Ein Crew- und Freiwilligenteam aufbauen, auf das Sie jedes Jahr zählen können

Alle kennen, die bei Ihren Events gearbeitet haben

„Personen“ im Veranstaltungsbetrieb Ihrer Marke listet alle, die bei einem Ihrer Events zur Crew gehören, freiwillig helfen oder in einer Schicht stehen, jeweils einmal, egal bei welchem Event sie gearbeitet haben. Suchen Sie nach Name oder E-Mail-Adresse und sehen Sie, bei wie vielen Events jede Person gearbeitet hat, welches das letzte war und ob sie Crew oder freiwillig ist. Die Barkräfte und Ordner, denen Sie vertrauen, wieder zu buchen, beginnt mit einer Suche, nicht mit dem Durchwühlen alter Tabellen.

Jeder Datensatz zeigt, was ihre Schichten zeigen: die geleisteten Schichten, die Stunden vom Check-in bis zum Check-out, wie oft die Person erschienen ist und welche Schichten sie verpasst oder spät abgesagt hat. Jede Zahl stammt aus Ihren eigenen Schichtdaten über Ihre Events hinweg. Niemand in Ihrem Team bewertet jemanden, daher ist der Datensatz fair zur Person und nützlich für Sie.

Im selben Datensatz sehen Sie die kommenden Schichten und jedes Event, bei dem die Person gearbeitet hat, öffnen den Dienstplan eines dieser Events, um sie einer Schicht hinzuzufügen, senden ihr den Link zu „Meine Schichten“ per E-Mail, sehen, wann sie ihn zuletzt geöffnet hat, und deaktivieren ihre Links, wenn sie Ihr Team verlässt.

• Personen: eine Person pro E-Mail-Adresse, über alle Ihre Events
• Was ihre Schichten zeigen: geleistete Schichten, geleistete Stunden und Erscheinen
• Nicht erschienen oder spät abgesagt: Schichten, zu denen die Person nicht kam oder die sie spät abgesagt hat
• Kommende Schichten: wo die Person als Nächstes gebucht ist

• Find the crew and volunteers who work your events

Fähigkeiten und Alter den Schichten zuordnen, die sie brauchen

Fügen Sie die Fähigkeiten jeder Person hinzu oder übernehmen Sie einen Vorschlag von Fai aus den Teams und Rollen, in denen sie am meisten gearbeitet hat. Eine Schicht, die eine Fähigkeit verlangt, etwa einen Staplerschein oder Bar-Erfahrung, wird nur Leuten angeboten, die sie haben. Wenn Sie einen Ausweis gesehen haben, bestätigen Sie, dass die Person alt genug für Schichten mit Mindestalter ist, und der Datensatz speichert, wer das wann bestätigt hat.

Der Datensatz enthält nie ein Geburtsdatum, nur dass die Person mindestens das bestätigte Alter hat. Personen, deren Alter noch niemand bestätigt hat, können beim Annehmen einer Schicht mit Mindestalter ankreuzen, dass sie alt genug sind, sodass Sie nicht für jede Barschicht Ausweisen hinterherlaufen, bevor die Angebote rausgehen.

• Fähigkeiten: von Ihrem Team eingegeben, mit Vorschlägen von Fai
• Bestätigtes Alter: mit dem Namen der Person im Team gespeichert, die es bestätigt hat
• Fähigkeit an der Schicht: nur Leuten mit dieser Fähigkeit wird die Schicht angeboten

• Jede Schicht besetzen und jede geleistete Stunde bezahlen

Ein Freiwilligenformular öffnen, das man am Handy ausfüllt

Fügen Sie die Rollen hinzu, die Sie brauchen, und Ihren Begrüßungstext, oder übernehmen Sie in einem Schritt die Teams aus Ihrem Dienstplan als Rollen, und teilen Sie dann den Bewerbungslink auf Ihrer Website und in sozialen Medien. Name, E-Mail, Telefon, die verfügbaren Tage, ein Notfallkontakt und die Einwilligung werden immer abgefragt, sodass Sie nur Ihre eigenen Fragen hinzufügen. Bewerbungen kommen vom Handy, ohne dass ein Konto angelegt werden muss.

Legen Sie ein Mindestalter fest, und jüngere Bewerbende werden nach Name, Telefonnummer und Zustimmung eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten gefragt. Bewerbende kreuzen an, dass sie Ihre Datenschutzhinweise gelesen haben. Markieren Sie Fragen zur Gesundheit oder zu anderen privaten Themen, damit ihre Antworten nie an Fai gesendet werden.

Wenn Sie Bewerbungen schon über ein Formular Ihres Events sammeln, verbinden Sie es stattdessen mit Ihren Freiwilligen, der Crew, Händlern, Presse oder den Kontakten eines Acts. Ordnen Sie jede Angabe, die die Liste braucht, einer Frage in Ihrem Formular zu, und jede Person, die es absendet, wird einen Moment später zu dieser Liste hinzugefügt, wobei ihre Antworten im Formular bleiben und alles Übrige in den Notizen landet. Niemand tippt einen Namen ab, und eine Bewerbung wird nie doppelt hinzugefügt.

• Bewerbungsformular: fürs Handy gemacht, ohne Konto
• Teams aus dem Dienstplan übernehmen: die Teams Ihres Dienstplans als Rollen übernommen
• Mindestalter: mit Zustimmung eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten für unter 18-Jährige
• Ihre eigenen Formulare: alle Bewerbenden zu der Liste hinzugefügt, die Sie wählen

• Recruit volunteers for your event
• Add everyone who sends your event form to your volunteers, traders or crew

Fai jede Bewerbung lesen lassen und dann gesammelt entscheiden

Fai liest jede Bewerbung und markiert, ob die Person für eine Rolle sehr gut passt, passen könnte oder eher nicht passt, mit ihrer Begründung in einfachen Worten. Grenzen Sie die Liste nach Rolle, nach Tag oder auf sehr gute Treffer ein und öffnen Sie eine Bewerbung, um die gewählten Tage und Rollen, die Erfahrung und die Antworten auf Ihre Fragen zu sehen. Fai schlägt vor, Sie entscheiden.

Kreuzen Sie die Leute an, die Sie wollen, wählen Sie „Annehmen“, „Warteliste“, „Ablehnen“ oder „Engere Wahl“, prüfen Sie die E-Mail und senden Sie. Jede Person bekommt eine E-Mail von Ihnen, und ihre Antworten kommen bei Ihnen an, während die engere Wahl eine Notiz für Ihr Team bleibt. Sie können eine Entscheidung später ändern, etwa jemanden von der Warteliste annehmen, wenn ein Platz frei wird, mit oder ohne E-Mail.

Mehrere Koordinatorinnen und Koordinatoren können dieselbe Liste bearbeiten. Hat jemand im Team eine Person im selben Moment geändert wie Sie, bleibt diese Person unverändert, und Sie erhalten einen Hinweis, sodass nie zwei von Ihnen einer freiwilligen Person widersprüchliche Entscheidungen senden.

• Fais Einschätzung: passt sehr gut, könnte passen oder passt eher nicht, mit Begründung
• Gesammelt entscheiden: annehmen, Warteliste, ablehnen oder engere Wahl
• Eine E-Mail pro Person: mit der Entscheidung, und Antworten kommen bei Ihnen an
• Sicher im Team: eine Person, die gerade jemand anderes geändert hat, bleibt unberührt

Die besten Freiwilligen vom letzten Jahr zurückholen

Wählen Sie ein früheres Event und sehen Sie das Team vom letzten Jahr mit den Schichten, die jede Person gearbeitet hat, und Fai schlägt vor, wen Sie wieder einladen, etwa die Leute, die jede Schicht gearbeitet haben. Laden Sie alle Vorgeschlagenen auf einmal ein, und ihre Antworten vom letzten Mal sind schon ausgefüllt, sodass die erneute Bewerbung nur einen Moment dauert.

Wiederkehrende Freiwillige kommen in dieselbe Bewerbungsliste wie alle anderen, sodass Sie mit denselben gesammelten E-Mails über sie entscheiden. Jede Person gibt ihren Notfallkontakt erneut ein, damit die Liste dieses Jahres die Angaben dieses Jahres enthält.

• Wiederkehrende Freiwillige: das Team vom letzten Jahr mit den Schichten jeder Person
• Wen Fai vorschlägt: mit Gründen wie „hat jede Schicht gearbeitet“
• Antworten ausgefüllt: aus der letzten Bewerbung

Allen Freiwilligen eine Seite geben, die ihre Fragen beantwortet

Senden Sie allen, die Sie angenommen haben, mit je einer E-Mail ihre eigene Seite, die sich über einen privaten Link ohne Passwort öffnet. Freiwillige bestätigen ihre Schichten, wählen offene Schichten und bitten darum, eine zu tauschen oder abzugeben, sodass sich der Dienstplan ohne eine Runde SMS füllt. Die Seite enthält ihren Tagesplan mit wichtigen Zeiten und Teamleitungen, die Einweisung zum Lesen und Bestätigen und einen Platz für die Dokumente, die Ihr Team angefordert hat.

Freiwillige können nur eine Schicht wählen, die Ihre Regeln zu Ruhezeiten und Stunden einhält und zu Mindestalter, Fähigkeit und Dokumenten passt, und ihre Seite sagt ihnen, welche Regel sie aufhält. Sie geben jeden Tausch und jede Abgabe frei oder lehnen sie ab, und ein Tausch geht nur durch, wenn die neue Schicht Platz hat und Ihre Regeln weiter eingehalten werden. Schalten Sie die Schichtwahl aus, wann immer der Dienstplan feststehen soll.

Sie beantworten außerdem „Kommst du noch?“, nennen die Tage, an denen sie arbeiten können, übernehmen jede Schicht in ihren Kalender und geben ihre Ernährungswünsche für die Crew-Küche an. Deaktivieren Sie einen Link oder erstellen Sie jederzeit aus ihrer Bewerbung einen neuen. Für Freiwillige, die bei mehreren Ihrer Events arbeiten, zeigt der Link zu „Meine Schichten“ aus „Personen“ alle Events auf einer Seite.

• Weitere Schichten wählen: nur Schichten, die zu Ihren Dienstplan-Regeln passen
• Tausch oder Abgabe anfragen: jede Anfrage von Ihnen freigegeben oder abgelehnt
• Tagesplan und Einweisung: wichtige Zeiten, Teamleitungen und das Briefing
• Dokumente und Foto: von den Freiwilligen hinzugefügt, nur von Ihren Eigentümern und Admins geöffnet

• Give your event volunteers their own page and track their hours

Die Stunden belohnen, die Ihre Freiwilligen geben

Sehen Sie die Stunden, für die sich jede freiwillige Person im Dienstplan eingetragen hat, neben den Stunden, die sie laut Check-ins und Check-outs geleistet hat, mit ihren Schichten und jedem Nichterscheinen. Legen Sie einmal eine Belohnung fest, etwa ein kostenloses Wochenendticket nach einer bestimmten Zahl geleisteter Schichten, und Fai sagt Ihnen, wer sie sich verdient hat. Vergeben Sie die Tickets in einem Schritt, und jede Person bekommt ihr kostenloses Ticket per E-Mail als Gästeticket.

Niemand bekommt dieselbe Belohnung zweimal, egal wie oft Ihr Team die Schaltfläche drückt. Wer eingecheckt, aber nie ausgecheckt hat, fällt Ihnen zur Prüfung auf, bevor Belohnungen rausgehen, und bei allen Freiwilligen sehen Sie, welche Belohnungen sie schon verdient haben.

Laden Sie die Freiwilligenliste mit oder ohne Kontaktdaten und Notfallkontakte herunter oder die Stundendatei nur mit Namen und Stunden, und jeder Download wird mit dem Namen der Person gespeichert, die ihn gemacht hat. Bittet eine freiwillige Person Sie, ihre Daten zu löschen, entfernt ein Eigentümer oder Admin ihren Namen, ihre Kontaktdaten, Antworten und Dateien endgültig, während ihre Schichten und Stunden in Ihren Summen bleiben.

• Eingetragene und geleistete Stunden: für alle Freiwilligen und insgesamt
• Belohnungen: ein Ticket, verdient durch die Schichten, die Sie festlegen
• Gästetickets: per E-Mail an alle, die eines verdient haben
• Nie doppelt: jede Belohnung geht einmal an eine Person

Fai die Fleißarbeit mit Ihnen erledigen lassen

Fragen Sie Fai, wer letzten Sommer die meisten Schichten gearbeitet hat, oder bitten Sie sie, einem Datensatz eine Fähigkeit hinzuzufügen, die sehr guten Treffer für die Bar anzunehmen, das Team vom letzten Jahr wieder einzuladen oder den Freiwilligen dieses Jahres ihre Seiten zu senden. Sie liest dieselbe Personenliste und dieselben Bewerbungen wie Sie, zeigt Ihnen genau, wer welche E-Mail oder Änderung bekommt, und wartet auf Ihr Ja, bevor etwas gespeichert oder gesendet wird.

Fai kann auch die Tauschanfrage einer freiwilligen Person beantworten, Ihnen die eingetragenen und geleisteten Stunden vorlesen und die verdienten Belohnungen vergeben, sobald ein Eigentümer oder Admin zustimmt. Sie arbeitet innerhalb Ihrer eigenen Rolle und erreicht daher nur die Events und Personen, die Sie erreichen können.

• In Ihren eigenen Worten: fragen Sie so, wie Sie eine Kollegin fragen würden
• Ihre Zustimmung: jede E-Mail und Änderung wartet auf Ihr Ja

• Lassen Sie Fai Ihr Event einrichten und die Arbeit für Sie entwerfen