Jede Bühne vom ersten bis zum letzten Lkw planen

Den Tag jeder Bühne auf einer Timeline sehen

Jeder Tag Ihres Events bekommt seine eigene Timeline, mit einer Zeile pro Bühne und jedem Set über die Stunden verteilt, sodass eine Bühne, die zur selben Stunde zwei Acts versprochen ist, auffällt, bevor es jemand am Tag selbst merkt. Zwei Sets, die sich auf einer Bühne überschneiden, werden als Konflikt markiert, mit dem Set, mit dem sie kollidieren. Öffnen Sie ein beliebiges Set, um es zu ändern, und alle, die die Timeline lesen, sehen die Änderung.

Wechseln Sie zur Tabelle, wenn Sie jedes Set als Liste sehen möchten, und grenzen Sie sie dann nach Bühne oder Tag ein oder suchen Sie nach einem Act, einer Bühne oder einer Notiz. Ein Set über Mitternacht bleibt an dem Tag, an dem es begonnen hat, so wie die Menschen, die daran arbeiten, darüber denken, und das Set, das gerade auf der Bühne läuft, ist während des Tages markiert.

Der Versionsverlauf hält jede Änderung an einem Set mit Person und Zeitpunkt fest, sodass eine verschobene Zeit nie ein Rätsel ist. Dieselbe Timeline dient für die Agenda einer Konferenz, die Vorführungen eines Filmfestivals und die Spiele eines Sportevents, jeweils so benannt, wie diese Art von Event sie nennt.

• Eine Zeile pro Bühne: jedes Set über die Stunden des Tages
• Markierte Konflikte: zwei gleichzeitig gebuchte Sets auf einer Bühne
• Timeline oder Tabelle: nach Bühne und Tag, mit Suche

• Build the running order for your event day

Jede Bühne, jeden Raum und jedes Spielfeld einmal anlegen

Legen Sie jeden Ort an, an dem nicht zwei Dinge gleichzeitig passieren können, mit Kapazität, Lage, technischer Ausstattung und Farbe. Die Namen folgen Ihrem Event: Bühnen bei einem Festival, Räume bei einer Konferenz, Kinosäle bei einem Filmfestival und Spielstätten bei einem Sportevent. Jeder wird zu einer Zeile auf der Timeline und bekommt eine eigene Seite, sodass Ihre Bühnenleitung eine Seite für alles zu ihrer Bühne öffnet.

Eine Bühnenseite enthält die Sets der Bühne für jeden Tag, ihren Ablaufplan, die Abteilungen und Leitungen mit Cues darauf, ihre Schichten, ihre Technik-Notizen und ihre offenen Aufgaben. Die Farbe der Bühne zieht sich durch den Ablaufplan und ihre Garderoben, sodass ein volles Produktionsbüro den Tag auf einen Blick liest.

Jede Bühne hat außerdem ihre eigenen Zeitregeln: ihre kürzeste Umbauzeit, ihre Öffnungs- und Schließzeiten und die Tage, an denen sie geschlossen ist. Legen Sie sie einmal an der Bühne fest, und jede Ablauf-Prüfung nutzt sie.

• Bühnen: oder Räume, Kinosäle und Spielstätten, benannt nach Ihrem Event
• Technische Ausstattung: was die Bühne schon hat, für jeden Act
• Bühnenseite: Sets, Ablaufplan, Teams, Schichten und Technik-Notizen zusammen

Zu kurze Umbauten und Sperrstunden-Probleme vor dem Showtag erkennen

Der Ablauf ändert sich viele Male, wenn sich Set-Zeiten, Flüge und Bühnen verschieben. Fai prüft jeden Tag bei jeder Änderung und zeigt auf das Problem, bevor ein Act, eine Bühnenleitung oder die Sperrstunde es findet: überschneidende Sets, ein Umbau, der kürzer ist, als die Bühne erlaubt, ein Act auf zwei Bühnen, ein Flug, der nach dem Soundcheck landet, ein Set außerhalb der Bühnenzeiten oder nach der Sperrstunde und eine Rider-Zeile, die die Bühne nicht erfüllen kann.

Zu jedem Problem gibt es Lösungen, die Fai schon mit dem Rest des Tages geprüft hat, sodass eine Lösung nie anderswo ein ernstes Problem verursacht. Sie sehen jeden Cue, den sie verschiebt, und die neue Uhrzeit, bevor Sie sie anwenden, und Sie können sie direkt danach rückgängig machen. Eine gesperrte Bühne oder ein am Showtag schon aufgerufener Cue wird nie verschoben.

Fai vergleicht den technischen Rider jedes Acts mit der technischen Ausstattung der Bühne, auf der er spielt, einschließlich Zeilen wie „Kein Drum-Riser“. Sie sehen die Lücke mit genug Zeit, um das Equipment zu mieten, mit dem Act einen Ersatz zu vereinbaren oder ihn auf eine Bühne zu verlegen, die es hat.

• Zeitregeln: kürzeste Umbauzeit, Öffnungszeiten und Schließtage jeder Bühne
• Lösungen von Fai: mit dem Rest des Tages geprüft und mit einem Schritt rückgängig gemacht
• Rider-Lücken: was eine Bühne für einen Act nicht erfüllen kann

• Check your running order for clashes before show day
• Acts auswählen, die Running Order richtig planen und das Line-up pünktlich ankündigen

Auf- und Abbautage in den Ablaufplan aufnehmen

Fügen Sie einen Aufbautag vor der Show oder einen Abbautag danach hinzu, und haken Sie die üblichen Cues an, um Load-in, Rigging und Soundcheck oder De-Rigging und Load-out einzutragen. Auf- und Abbautage funktionieren im Ablaufplan und in den Tagesplänen wie jeder Showtag, sodass Ihre Crew ihre Einsatzzeiten die ganze Woche auf dieselbe Weise sieht und der Geländeaufbau mit derselben Sorgfalt geplant wird wie das Headliner-Set.

Buchen Sie Garderoben im selben Ablaufplan. Fai schlägt für jeden Act einen Raum rund um sein Set vor und markiert jede Buchung, die sich mit einer anderen überschneidet. Jede Buchung erscheint im Ablaufplan, in den Tagesplänen und auf den Seiten der Acts und Bühnen, sodass niemand in einen Raum kommt, in dem schon jemand anderes ist.

• Aufbautage: Load-in, Rigging und Soundcheck
• Abbautage: De-Rigging und Load-out
• Garderoben: ein Raum für jeden Act rund um sein Set

• Book dressing rooms and plan build and break days for your event
• Jeden Cue planen, die Show live rufen und alle Teams auf derselben Zeit halten

Bühnenplan, Inputs und Strombedarf jedes Acts an seine Bühne geben

Ihre Bühnenleitung sollte nicht neben der Bühne sechs Rider lesen, während der nächste Act wartet. Jede Bühne listet Bühnenplan, Inputliste und Strombedarf jedes Acts, Act für Act durch den Tag, ausgefüllt aus seinem technischen Rider. Bühnenleitung, Monitortechnik und Elektriker lesen dieselben Specs, sodass die Bühne für jeden Act bereit ist, bevor er sie betritt.

Die Specs bauen auf den Ridern auf, die Ihr Team schon unter „Advancing“ sammelt, und auf der Mietliste, die den Bedarf jedes Acts schon Zeile für Zeile aus seinem Rider übernimmt. Eine Rider-Änderung wird dort zu Ihrer Prüfung zurückgehalten, sodass eine Änderung des Acts nie eine Entscheidung überschreibt, die Ihr Team von Hand getroffen hat.

• Bühnenplan: wo für jeden Act alles steht
• Inputliste: jeder Kanal, den jeder Act braucht
• Strom: was jeder Act auf der Bühne braucht

• Advancen Sie jeden Act, ohne E-Mail-Verläufen hinterherzulaufen

Jeden Umbau planen und die Crew dafür einteilen

Planen Sie den Umbau zwischen jedem Act und dem nächsten, sodass jeder Wechsel nach einem Plan läuft, den Ihre Crew sehen kann. Crew-Einsätze für jeden Umbau stehen im Ablauf, sodass Bühnenhelfer, Backline-Techniker und Monitortechnik da sind, wenn der Wechsel beginnt, mit dem richtigen Equipment für den nächsten Act.

Fai entwirft schon Load-in, Soundcheck, Umbau, Bühnenaufruf und Set jedes Acts sowie die Cues jeder Abteilung, per E-Mail und per SMS, wo es eine Mobilnummer gibt. Jeder Entwurf wartet auf „Heute“, bis Sie ihn freigeben, und ein verschobener Cue wird neu entworfen, sodass niemand zu einer alten Uhrzeit erscheint.

• Umbaupläne: zwischen jedem Act und dem nächsten
• Crew-Einsätze: für jeden Umbau im Ablauf
• Einsatzzeiten von Fai: für Acts und Abteilungen entworfen, gesendet nach Ihrer Freigabe

Ermitteln, was zu mieten ist und wer es liefert

Fai ermittelt aus jedem Rider die Backline und Produktionstechnik, die zu mieten ist, Bühne für Bühne und Tag für Tag, und zieht ab, was jede Bühne schon hat, sodass Sie mieten, was der vollste Tag braucht, und nicht mehr. Der Bereich „Produktion“ enthält die eventweite Arbeit, die nicht zu einem Act oder einem Crewmitglied gehört, als Aufgaben, Notizen und Posten für Finanzen, Technik, Hospitality, Catering und Reisen.

Beschreiben Sie, was Sie brauchen, etwa Bühnenbau, Rigging, Generatoren oder temporäre Bauten, und Fai recherchiert Produktionsfirmen in der Nähe Ihres Events mit ihrer Website und ihren Kontaktwegen. Antworten und Angebote von Lieferanten stehen im Verlauf neben der Arbeit, sodass die Produktionsleitung sieht, wo jede Bestellung steht.

• Miete aus Ridern: Backline und Produktionstechnik nach Bühne und Tag
• Aufgaben, Notizen und Posten: für jede Produktionsabteilung
• Lieferanten mit Fai finden: Produktionsfirmen vor Ort und ihre Kontaktwege

• Work out the backline and production to hire for your event
• Genau das mieten, was Ihre Show braucht, und wissen, wo jedes Teil ist

Ihre Sets an Fans streamen, die nicht dabei sein können

Fans, die kein Ticket bekommen haben oder nicht anreisen konnten, wollen trotzdem zusehen. Ihr Streaming-Plan beginnt mit dem Ablauf, den Ihr Produktionsteam schon führt, mit jedem Act auf seiner Bühne und zu seiner Set-Zeit, und die Streaming-Rechte jedes Acts kommen aus seinem Vertrag, sodass nur die Sets gestreamt werden, die Sie streamen dürfen. Der Stream läuft auf Ihrer Eventseite, wo Fans schon ihre Tickets kaufen.

Vereinbaren Sie das Streaming vor der Show im Vertrag. Fai entwirft den Vertrag jedes Acts oder Speakers aus der Buchung, sie unterschreiben online ohne Konto, und beide Seiten bekommen die unterschriebene Fassung, sodass die Rechte, unter denen Sie streamen, dokumentiert sind und Ihr Team am Showtag nie eine unterschriebene Vereinbarung suchen muss. Veröffentlichen Sie Ihr Line-up und Ihre Set-Zeiten über „Öffentliches Line-up“ auf Ihrer Eventseite, nachdem Sie jede Änderung geprüft haben. Verschieben sich Set-Zeiten, können Sie Ihren Ticketinhabern einen Entwurf mit den Änderungen per E-Mail senden, sodass die Menschen zu Hause und vor Ort wissen, wann jedes Set beginnt.

• Streaming-Plan: aus Ihrem Ablauf erstellt
• Streaming-Rechte: für jeden Act, aus seinem Vertrag
• Auf Ihrer Eventseite: der Stream dort, wo Fans ihre Tickets kaufen

• Jede Eventvereinbarung entworfen, geprüft und unterschrieben