Wissen, wer jeden Termin hält, und jedes Angebot sicher kalkulieren

Optionen und Shows jedes Raums auf einen Blick sehen

Der Kalender im „Veranstaltungsbetrieb“ Ihrer Marke zeigt Ihre Events, jede Option und jedes offene Angebot an dem Tag, den sie betreffen, über alle Räume und Bühnen, die Sie betreiben. Jede Option zeigt ihren Platz, etwa „1. Option“, und ein gebuchter Termin zeigt „Bestätigt“, sodass das ganze Team weiß, welche Termine frei sind und wer bei den übrigen in der Reihe steht.

Legen Sie jeden Raum, jede Bühne oder Fläche, die Sie buchen, einmal mit ihrer Kapazität an und setzen Sie von da an Optionen darauf. Wechseln Sie zur Wochenansicht oder wählen Sie einen Raum, wenn ein Tag voll ist. Eine Venue-Gruppe sieht alle ihre Räume zusammen, und ein Promoter, der mehrere Venues bucht, hat jeden Termin im selben Kalender.

• Monat und Woche: Optionen, Shows und offene Angebote an den Tagen, die sie betreffen
• Räume: jeder Raum, jede Bühne oder Fläche mit ihrer Kapazität
• Reihenfolge: 1., 2. und 3. Option an jedem Termin

• Hold dates for shows at your venue

Einen Termin in Sekunden optionieren und Ihren Platz kennen

Wählen Sie den Tag, geben Sie in eigenen Worten ein, für wen die Option ist, den Künstler, den Promoter oder den Kunden, und eine Meldung sagt Ihnen Ihren Platz in der Reihe. Fügen Sie weitere Tage, Start- und Endzeiten, einen Kontakt, ein Ablaufdatum oder eines Ihrer Events hinzu, sobald Sie sie haben, und die Option behält alles mit ihrem vollständigen Verlauf.

Eine Option mit Ablaufdatum endet am Ende dieses Tages von selbst, und jede Option dahinter rückt einen Platz auf. Lassen Sie das Datum leer, und die Option bleibt, bis Sie sie bestätigen oder freigeben. Niemand außerhalb Ihres Teams erfährt von Ihrer Option, sodass Sie entscheiden, wann Sie die Gegenseite informieren.

• Option setzen: Künstler, Promoter oder Kunde in Ihren eigenen Worten
• Option läuft ab am: eine Option, die von selbst endet und die Reihe aufrücken lässt
• Mehrere Tage: eine Reihe von Terminen gemeinsam optioniert

Die erste Option zur Entscheidung auffordern

Sie stehen bei einem Termin, den Sie brauchen, hinter jemand anderem? Fordern Sie die erste Option zur Entscheidung auf und geben Sie ihr eine Frist, um zu bestätigen oder den Termin freizugeben. Bestätigt sie, gehört der Termin ihr, und Ihre Option behält ihren Platz. Antwortet sie nicht rechtzeitig, geht der Termin mit einer Freigabe an Sie, und jede Option behält ihren vollständigen Verlauf, wann und warum sie aufgerückt ist.

• Erste Option zur Entscheidung auffordern: eine Frist, um zu bestätigen oder den Termin freizugeben
• Rückt von selbst auf: Optionen hinter einer freigegebenen oder abgelaufenen rücken einen Platz auf
• Verlauf der Option: jede Änderung, wann und warum

Die Show bestätigen und über die anderen Optionen entscheiden

Ist die Show vereinbart, bestätigt die 1. Option den Termin. Behalten Sie die anderen Optionen als Reserve, falls die Buchung platzt, oder geben Sie sie frei, und verknüpfen Sie das Event der Show, damit Fai nach dem Abend seine Abrechnung entwerfen kann. Der Kalender zeigt „Bestätigt“ neben dem Namen, mit den behaltenen Reserven in ihrer neuen Reihenfolge darunter.

• Bestätigen: der Termin gebucht und als „Bestätigt“ angezeigt
• Als Reserve behalten: andere Optionen bleiben in der Reihe
• Mit einem Event verknüpfen: die Abrechnung der Show wird nach ihrem Ende entworfen

• Alle pünktlich bezahlen und jede Show mit Zahlen abrechnen, die beide Seiten prüfen können

Heute auf die Termine und Deals reagieren, die Sie brauchen

„Braucht Ihre Aufmerksamkeit“ oben im „Veranstaltungsbetrieb“ listet verpasste Entscheidungsfristen, bald ablaufende Optionen, unbeantwortete Angebote und Shows ohne Abrechnung, jeweils mit der passenden Schaltfläche. Fai prüft jede Stunde, und ist eine Show mit einem Event verknüpft, entwirft sie den nächsten Schritt in den Vorschlägen dieses Events zu Ihrer Freigabe, sodass ein Termin nie an den falschen Promoter geht, während alle beschäftigt sind.

Fragen Sie Fai, was an einem Samstag optioniert ist, oder bitten Sie sie, eine Option zu setzen oder zur Entscheidung aufzufordern, die erste Option zu bestätigen oder eine freizugeben. Sie zeigt Ihnen jede Änderung und wartet auf Ihr Ja, bevor sie sie vornimmt, und nichts in Ihrem Kalender ändert sich allein auf ihr Wort.

• Braucht Ihre Aufmerksamkeit: die Optionen und Deals, die jetzt eine Entscheidung brauchen
• Termin an den Herausforderer geben: eine Freigabe, wenn eine Entscheidungsfrist verpasst wurde
• Stündliche Prüfungen: Fai schaut jede Stunde erneut

Jedes Angebot mit dem beginnen, was Sie bisher gezahlt haben

Geben Sie den Künstler ein, und „Was Sie bisher gezahlt haben“ erscheint neben dem Angebot, mit jeder früheren Show, der Gage und der Anzahl verkaufter Tickets. Fai schlägt eine Garantiespanne aus Ihren eigenen Shows mit dem Act vor, angepasst an die Kapazität des Raums, oder aus Shows ähnlicher Größe, wenn Sie keine haben, mit einer Kennzeichnung, wie viel Verlauf dahintersteht.

Übernehmen Sie die Mitte der Spanne oder verwenden Sie Ihr letztes Angebot an den Act mit Deal und Formulierungen wieder, und das Angebot nennt alles, was vom letzten Mal abweicht. „Fai um eine Erklärung bitten“ fasst die Gründe hinter der Spanne in Worte. Beginnen Sie ein Angebot aus einer Option, und es ist schon mit Künstler, Raum und Terminen ausgefüllt.

• Was Sie bisher gezahlt haben: frühere Gagen mit den verkauften Tickets jeder Show
• Vorgeschlagene Garantiespanne: aus Ihrem Verlauf, mit „Fai um eine Erklärung bitten“
• Ihr letztes Angebot wiederverwenden: Deal und Formulierungen, mit benannten Abweichungen

• Make an offer to an artist's agent for your show

Jeden Deal so darstellen, wie Agenturen es erwarten, und senden

Wählen Sie, wie die Gage berechnet wird: eine Festgage, eine Garantie gegen einen Prozentsatz, eine Garantie plus Prozentsatz, ein Door Deal oder ein Deal in Ihren eigenen Worten. Fügen Sie Anzahlung und Restzahlung mit ihren Fälligkeiten, die Setlänge, Kosten und Ticketpreis, Formulierungen zu Storno und Gebietsschutz und die Agenturgebühr hinzu, und führen Sie Notizen für Ihr Team, die die Agentur nie erreichen.

Fai entwirft die E-Mail an die Agentur mit dem vollständigen Angebot und findet die Agentur im Angebot, in der Buchung des Künstlers oder in Ihrem letzten Angebot an ihn. Ändern Sie, was Sie wollen, prüfen Sie die Adressen und senden Sie die E-Mail aus Ihrem verbundenen Postfach, und eine Kopie dessen, was genau rausging, bleibt beim Angebot. Legen Sie ein Datum unter „Gültig bis“ fest, und Fai erinnert Sie, bevor es verstreicht.

Speichern Sie Ihre Standarddeals und -formulierungen als Angebotsvorlagen, sodass ein neues Angebot für einen regelmäßigen Support-Slot oder eine Residency mit Bedingungen beginnt, denen Sie schon vertrauen.

• Jede Art von Deal: Festgage, Garantie gegen Prozent, Garantie plus, Door Deal oder Ihre eigenen Worte
• Vorbereiten und senden: die Angebots-E-Mail, von Fai entworfen, zum Anpassen
• Angebotsvorlagen: Ihre Standarddeals und -formulierungen, sofort nutzbar
• Gültig bis: eine Frist mit einer Erinnerung von Fai davor

• Wissen, was Ihr Event kostet, bevor die Rechnungen kommen

Jedes Gegenangebot behalten und den Act bei Zusage buchen

Antwortet die Agentur, findet Fai die Antwort in den E-Mails Ihrer Marke und trägt ein, was gesagt wurde. Die Bedingungen der Agentur bleiben als neue Version neben der, die Sie geschickt haben, und antworten Sie mit eigenen Bedingungen, senden Sie diese, bevor Sie eine Annahme erfassen können, sodass die Agentur immer dem zustimmt, was sie gesehen hat. Erfassen Sie eine Zusage, und der Act kommt in die Liste „Künstler“ Ihres Events, mit vereinbarter Gage, Anzahlung, Fälligkeiten und Setlänge, bereit für das Advancing.

„Rückgängig“ nimmt die Buchung zurück, wenn Sie das falsche Event gewählt haben. Sobald der Vertrag unterschrieben ist, wird das Angebot als „Vertrag geschlossen“ markiert, und das Hochladen der gegengezeichneten Fassung des eigenen Vertrags der Agentur erledigt das für Sie. Die vereinbarte Agenturgebühr fließt in die Gesamtkosten des Acts und in die Abrechnung der Show, sodass Sie genau den Deal bezahlen, den Sie geschlossen haben.

• Nach ihrer Antwort suchen: die Antwort der Agentur, von Fai gefunden und gelesen
• Versionen: jede gesendete und gekonterte Fassung der Bedingungen, der Reihe nach
• Im Event gebucht: die vereinbarten Bedingungen in der Buchung des Acts
• Rückgängig: die Buchung zurückgenommen, wenn das Event falsch war

• Jede Eventvereinbarung entworfen, geprüft und unterschrieben
• Advancen Sie jeden Act, ohne E-Mail-Verläufen hinterherzulaufen