Jeden Act unterbringen, abholen und pünktlich auf die Bühne bringen

Jedes Zimmerkontingent so erfassen, wie das Hotel es vereinbart hat

Ihr Team arbeitet mit demselben Deal, den das Hotel unterschrieben hat. Legen Sie ein Kontingent mit erster und letzter Nacht und den Zimmern an, die das Hotel pro Nacht hält, mit einer anderen Zahl in den Nächten, die es brauchen. Geben Sie den Zimmerpreis in der Währung des Hotels ein, was der Preis enthält, das Freigabedatum und den Kontakt im Hotel, und geben Sie dem Kontingent einen Namen, etwa „Crew-Zimmer“, wenn ein Hotel mehr als eines hält.

Absprachen mit Hotels ändern sich, und das Kontingent zieht mit. Ändern Sie die Nächte oder die Zimmer in einer beliebigen Nacht und sehen Sie, wie viele Zimmernächte Sie hinzufügen oder zurückgeben, mit einem Grund, den Ihr Team im Verlauf des Kontingents liest. Hält ein Hotel zwei Kontingente, wählen Sie, welches einen Aufenthalt zählt, und schließen Sie ein Kontingent, sobald es abgerechnet ist, damit seine Zimmer bleiben, wie sie sind.

Noch bevor Sie überhaupt ein Hotel haben, fragen Sie Fai auf einer Künstlerseite nach Unterkünften in der Nähe Ihrer Venue mit ihren Preisen pro Nacht oder nach Flugoptionen mit Zwischenstopps und geschätzten Preisen. Sie vergleichen sie und buchen Ihre Wahl.

• Zimmer Nacht für Nacht: jede Nacht dieselbe Zahl oder in jeder eine andere
• Preis in seiner eigenen Währung: der Preis des Hotels, auch wenn Ihre Tickets in einer anderen Währung verkauft werden
• Verlauf: wer das Kontingent geändert hat, was sich geändert hat und warum
• Schließen und wieder öffnen: ein abgerechnetes Kontingent bleibt, wie es ist, bis Sie es wieder öffnen

• Hold hotel rooms for your event's artists and crew
• Keep track of where your event's artists and crew are staying

Zusehen, wie sich jedes Kontingent mit den Aufenthalten füllt

Niemand zählt Zimmer von Hand. Wenn Sie einem Act, einem Speaker, einer Athletin oder einem Crew-Mitglied einen Aufenthalt im Hotel mit Daten geben, zählt das Kontingent seine Zimmer in jeder Nacht, die es hält. Über den Kontingenten nennt eine Liste jeden Act, der noch ein Zimmer braucht, sodass nicht ausgerechnet die Nachzügler ohne Bett bleiben.

Ein Aufenthalt zählt die Zimmer auf der Zimmerliste, sonst die Zimmer, die die Reisegruppe des Acts laut Advance braucht. Jede Nacht zeigt die gehaltenen, belegten und freien Zimmer, und eine Nacht mit mehr belegten Zimmern, als das Hotel hält, trägt eine Warnung, sodass Sie das Hotel um mehr bitten, bevor jemand vor einem vollen Haus steht.

Mit einem Preis im Kontingent sehen Sie, was die belegten Zimmer kosten und was Sie zahlen würden, wenn das Hotel jedes gehaltene Zimmer berechnet. Ein Aufenthalt ohne eigenen Preis zählt mit dem Preis seines Kontingents in die Gesamtkosten dieses Acts, sodass das Hotel ohne zweite Tabelle in den Kosten des Acts erscheint.

• Gehalten, belegt und frei: Zimmernächte über alle Kontingente und für jede Nacht eines Kontingents
• Acts noch ohne Zimmer: aus ihrer Reisegruppe und den Zimmern, die ihr Angebot zulässt
• Kosten des Kontingents: die belegten Zimmer und alle gehaltenen Zimmer nebeneinander

• Wissen, was Ihr Event kostet, bevor die Rechnungen kommen
• See the all-in cost of each act on your event

Leere Zimmer zurückgeben, bevor Sie dafür zahlen

Wenn das Freigabedatum näher rückt, vergleicht Fai die leeren Zimmer mit den Acts, die noch keines haben. Sie schlägt vor, die überzähligen Zimmer zurückzugeben und genug für diese Acts zu behalten, oder entwirft eine E-Mail, die das Hotel um mehr bittet, wenn Ihre Acts sie brauchen, und nichts geht raus, bevor ein Teammitglied es auf der Seite „Heute“ des Events freigibt.

Geben Sie Zimmer selbst zurück, mit zwei Möglichkeiten: jedes leere Zimmer oder Nacht für Nacht mit den Zimmern, die Sie behalten wollen. Teilen Sie dem Hotel im selben Dialog per E-Mail mit, welche Zimmer zurückgehen, und Grund und E-Mail bleiben im Verlauf des Kontingents. Ein Zimmer, in dem ein Act oder ein Crew-Mitglied untergebracht ist, wird nie zurückgegeben. Im nächsten Jahr kopieren Sie die Kontingente mit verschobenen Daten ins neue Event.

• Fais Erinnerung: Zimmer zurückgeben oder um mehr bitten, wartet auf „Heute“ auf Ihr Ja
• Tage bis zum Freigabedatum: heruntergezählt bei jedem Kontingent mit leeren Zimmern
• Hotel per E-Mail informiert: welche Zimmer zurückgehen, aus demselben Dialog gesendet

• Give your event's unused hotel rooms back before the release date
• Starten Sie jeden Tag mit dem Wissen, was Sie braucht und wer was erledigt

Jedem Hotel eine Zimmerliste geben, die sich selbst aktualisiert

Die Zimmerliste füllt sich aus dem Hotel und den Daten, die Sie jedem Künstler und jedem Crew-Mitglied geben, sodass nichts abgetippt werden muss. Fügen Sie Zimmertyp, Anzahl der Zimmer und eine Notiz für das Hotel hinzu, etwa eine späte Ankunft, ein barrierefreies Zimmer oder ein Kinderbett, und schicken Sie dem Hotel dann einen privaten Link, statt je wieder eine Tabelle zu verschicken.

Das Hotel öffnet den Link ohne Konto und sieht Namen, An- und Abreisedaten, Zimmertypen und Ihre Notizen, jede Minute aktualisiert, auch bei Verbindungsabbruch lesbar und druckbereit. Zeigen Sie Telefonnummern und E-Mail-Adressen nur, wenn das Hotel sie braucht, sehen Sie, wie oft jeder Link geöffnet wurde, und schalten Sie einen Link jederzeit ab.

Für das Team in der Zentrale schicken Sie die Zimmerliste oder die Abholungen des Tages jeden Tag oder jede Woche als Download per E-Mail, sodass das Produktionsbüro eine Kopie hat, ohne zu fragen.

• Zimmerdetails: Einzelzimmer, Doppelzimmer, Zweibettzimmer, Suite oder ein eigener Zimmertyp
• Mit dem Hotel teilen: ein privater Link ohne Anmeldung
• Geöffnet und abgeschaltet: wie oft jeder Link geöffnet wurde, und „Ausschalten“, wenn Sie es brauchen
• Regelmäßig senden: die Zimmerliste oder die Abholungen per E-Mail nach Zeitplan

• Share your event's rooming lists with hotels and pickups with drivers
• Send your event lists to your team on a schedule

Jede Abholung planen, Konflikte vor dem Speichern erkannt

Planen Sie mit den Leuten und Fahrzeugen, die Sie wirklich haben: Crew und Volunteers aus Ihrem Team mit Namen, ein gemieteter Fahrer mit Telefonnummer und jeder Van und jedes Auto mit seinen Sitzplätzen und dem Platz für große Gepäckstücke. Abholungen kommen aus den Flügen und Zügen unter „Reise“, mit der Personenzahl aus der Reisegruppe des Acts, und Sie geben jeder einen Fahrer, ein Fahrzeug, eine Fahrzeit und das Gepäck.

Der Planer prüft den Plan, bevor Sie speichern. Er nennt einen Fahrer oder ein Fahrzeug, das gleichzeitig auf zwei Fahrten ist, einen Fahrer mit einer Schicht zur selben Zeit, einen Fahrer mit zu wenig Ruhezeit oder einem zu langen Tag nach Ihren Dienstplanregeln sowie mehr Personen oder Gepäck, als das Fahrzeug fasst. Sie beheben es oder planen trotzdem, wenn Sie es besser wissen, und jede Warnung des Tages wartet unter „Abholungen zum Prüfen“.

Fahrzeiten werden gespeichert, sodass die nächste Abholung zwischen demselben Flughafen und Hotel die zuletzt eingegebene Zeit anbietet. Ein Sportevent fährt seine Teams, eine Konferenz ihre Speaker und ein Festival seine Acts, alle aus derselben Liste von Fahrern und Fahrzeugen.

• Fahrer aus Ihrem Team: Crew und Volunteers mit Namen, ihre Schichten geprüft
• Sitzplätze und Gepäckraum: für jeden Van, jedes Auto und jeden Kleinbus
• Prüfen Sie das vor dem Speichern: jeder Konflikt benannt, mit der Möglichkeit, trotzdem zu planen
• Gespeicherte Fahrzeiten: erneut angeboten zwischen denselben Orten

• Plan your artists' pickups with drivers and vehicles for your event
• Advancen Sie jeden Act, ohne E-Mail-Verläufen hinterherzulaufen

Den ganzen Tag neu planen, wenn ein Flug zu spät landet

Ein verspäteter Flug bedeutet keinen Nachmittag voller Telefonate mehr. Ein verfolgter Flug verschiebt seine Abholung von selbst, oder Sie geben die Verspätung ein. Verschiebt sich eine geplante Abholung so weit, dass es zählt, prüft Fai den Tag des Fahrers und schlägt einen neuen Plan vor: mit demselben Fahrer, wenn er frei ist, oder mit dem am wenigsten ausgelasteten freien Fahrer und einem passenden Fahrzeug.

Der neue Plan wartet unter „Neue Pläne von Fai“ und auf der Seite „Heute“ des Events, bereits geprüft nach denselben Regeln für Sitzplätze, Gepäck, Ruhe- und Arbeitszeiten wie ein Plan, den Sie selbst machen. Fahrer mit Telefonnummer bekommen eine SMS erst, wenn Sie zustimmen, sodass niemand von einer Änderung erfährt, die Sie nicht abgesegnet haben.

• Flug verspätet: die Abholung verschiebt sich mit der Landezeit
• Neue Pläne von Fai: ein geprüfter Plan für den Rest des Tages des Fahrers
• Zustimmen und den Fahrern schreiben: niemand bekommt eine SMS, bevor Sie Ja sagen

Shuttles betreiben und jedem Fahrer seinen Tag aufs Handy geben

Bewegen Sie viele Crew-Mitglieder und Künstler nach einem Fahrplan, auf den sich alle verlassen können. Legen Sie ein Shuttle mit Route, Tagen, erster und letzter Abfahrt und Takt an, dann Sitzplätze, Fahrzeug und Fahrer und ob es nach jeder Fahrt zurückfährt. Jede Fahrt erscheint bei den Abholungen des Tages.

Jeder Fahrer öffnet einen privaten Link ohne Konto und sieht nur seine eigenen Abholungen und Shuttlefahrten: wie viele er hat, wann die erste ist und zu jeder Abholung Fahrgäste, Gepäck, Fahrzeug und Zieladresse, mit markierten Zeiten, die sich verschoben haben. Zeigen Sie die Telefonnummern der Reisenden im Link nur, wenn der Fahrer sie braucht.

Fahrer tippen unterwegs auf „Abgeholt“ und „Abgesetzt“, mit „Rückgängig“ nach einem Fehler. Jedes Tippen aktualisiert die Abholung unter „Reise“ und die Ankünfte am Showtag, sodass Sie wissen, wo jeder Act ist, ohne jemanden anzurufen.

• Shuttle-Fahrplan: erste und letzte Abfahrt und Takt
• Der Tag des Fahrers: nur seine eigenen Abholungen und Shuttlefahrten
• Abgeholt und Abgesetzt: je ein Tippen, mit „Rückgängig“ nach einem Fehler

Jedem Act seinen gesamten Aufenthalt und alle Änderungen zeigen

Geben Sie jedem Act einen Reiseplan statt einer Kette einzelner E-Mails. „Gesamter Aufenthalt“ listet die Flüge, die Abholung, die Hotelnächte und jeden Call vom Load-in über den Soundcheck bis zum Set, der Reihe nach und in der Ortszeit des Events. Er steht im Tagesplan des Acts, sodass Ihr Artist-Liaison-Team und der Tourmanager denselben Plan lesen.

Eine verpasste Änderung lässt einen Act am Flughafen stranden. Jedes Mal, wenn der Act den Link zu seinem Tagesplan öffnet, wird die Liste gespeichert, die er gesehen hat, sodass „Gesamter Aufenthalt“ markiert, was seitdem hinzugefügt, entfernt oder verschoben wurde, mit alten und neuen Zeiten. Ihr Team sieht dieselbe Anzahl an Änderungen, die der Act noch nicht gesehen hat, und Fai sagt Ihnen auf Nachfrage, was sich für jeden Act geändert hat.

Ein Flug aus einer anderen Zeitzone zeigt, wann er bei Ihrem Event landet, sodass niemand in der Ankunftshalle Zeitzonen umrechnet.

• Gesamter Aufenthalt: Reise, Hotel und Calls der Reihe nach
• Ortszeit des Events: ein Flug aus einer anderen Zeitzone zeigt, wann er hier landet
• Geändert seit dem letzten Blick: hinzugefügt, entfernt und verschoben, mit alten und neuen Zeiten

• Show each act their whole stay and what changed
• Jeden Cue planen, die Show live rufen und alle Teams auf derselben Zeit halten