1. Event Operating System
  2. Gästeservice
  3. VIP & Merch

Sich um jeden VIP-Gast kümmern und jeden Merch-Stand gefüllt halten

VIP-Gäste und Merchandise gehören nach den Tickets selbst zu den größten Einnahmequellen eines Events, und beide werden meist aus einer Tabelle heraus geführt: ein Tischplan auf einem Klemmbrett, ein Host, der von der Ankunft seines Gastes erfährt, wenn der Gast ihn findet, und eine Bestandszählung per Rundgang über das Gelände. Mit Ticket Fairy verkaufen Sie Tische und VIP-Pakete mit online kassierter Anzahlung, richten Ihre VIP-Bereiche und Tische ein und geben jedem Gast einen Host, der sofort erfährt, wenn sein Ticket am Eingang gescannt wird. Jeder Tickettyp listet, was er enthält, sodass jeder Host weiß, wofür seine Gäste bezahlt haben. Beim Merch hat jeder Stand seinen eigenen Bestand, Ihre Kassenverkäufe werden laufend davon abgezogen, und der Anteil jedes Acts an seinem Merch kommt als eigene Zeile in seine Abrechnung.

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  • Ein Host für jeden VIP-Gast, sofort über die Ankunft informiert
  • Der Bestand jedes Merch-Stands, während verkauft wird
  • Der Merch-Anteil jedes Acts in seiner Abrechnung

Tische und VIP-Pakete vor dem Abend verkaufen

Verkaufen Sie einen Booth oder ein Paket mit Flaschenservice als Tischtyp, gebucht von einer Gruppe, wobei der Käufer beim Bezahlen die Gruppengröße wählt und der Preis sich dabei anpasst. Kassieren Sie den ganzen Preis online oder eine Anzahlung, und Ihr Einlassteam sieht beim Scannen der Buchung den noch offenen Betrag, sodass niemand am Tisch hinterherlaufen muss.

Geben Sie jedem Tischtyp eigene Verkaufsdaten, ein eigenes Kontingent und einen Preis für jeden zusätzlichen Gast, und lassen Sie Ihre Promoter Tische über ihre eigenen Links verkaufen. Jede Tischbuchung durchläuft eine Identitätsprüfung, bevor die Karte belastet und das Ticket ausgestellt wird, sodass Sie wissen, wer den Booth gebucht hat, bevor die Gruppe ankommt.

Die Scan-App zeigt beim Scannen der Buchung „Noch zu zahlen“ mit dem offenen Betrag. Ihr Team kassiert die Zahlung vor Ort, wie Sie es möchten, und markiert sie dann in der App als bezahlt, sodass das Tischgeld der Nacht Buchung für Buchung nachvollziehbar ist.

  • Tischtypen: ein Booth oder Paket, von einer Gruppe gebucht
  • Online-Anzahlung: der ganze Preis oder ein Teil beim Bezahlen kassiert
  • Noch zu zahlen: der offene Betrag beim Scannen der Buchung
Formular „Tischtyp erstellen“ in Ticket Fairy mit Name, Preis, Kontingent, Gästegrenzen und Online-Anzahlung für einen VIP-Booth

Ihre VIP-Bereiche und Tische anlegen

Legen Sie jeden VIP-Bereich und die Tische darin an, und jeder Tisch hat eine Karte mit seinen Gästen, seinem Host und dem, was ihre Tickets enthalten. Ihre Hospitality-Leitung sieht die ganze VIP-Seite des Events in einem Plan, von den Booths auf der Terrasse bis zur Plattform neben der Bühne.

Die Tische, die Sie als Tischtypen verkaufen, bringen ihre Gruppengröße mit, sodass Ihr Team vor Ankunft der Gäste weiß, wie viele Plätze an jedem Tisch nötig sind. Ihre Hosts sehen dieselben Tischkarten, sodass das ganze VIP-Team mit demselben Plan arbeitet.

  • VIP-Bereiche: jeder Bereich mit seinen eigenen Tischen
  • Tischkarten: Gäste, Host und Leistungen für jeden Tisch

Jedem Gast einen Host geben, der von seiner Ankunft erfährt

Weisen Sie jedem Gast oder Tisch einen Host zu, sodass sich um jeden VIP die ganze Nacht eine Person kümmert. Wird das Ticket eines VIP-Gastes am Eingang gescannt, bekommt sein Host eine Benachrichtigung, sodass der Empfang bereit ist und niemand in der Menge nach einem Gesicht sucht, das er nur von einer Gästeliste kennt.

Die Benachrichtigung kommt aus dem Scan, den Ihr Einlassteam ohnehin macht, ohne zusätzlichen Schritt am Eingang. Ihre Hospitality-Leitung sieht, wer wen betreut, und schließt jede Lücke vor Einlass, sodass eine späte Änderung im Host-Plan den Tisch eines Sponsors nicht ohne Betreuung lässt.

  • Host-Zuweisungen: eine Person für jeden Gast oder Tisch
  • Ankunftsbenachrichtigungen: der Host erfährt, wenn sein Gast durch den Eingang ist
  • Betreuung auf einen Blick: jeder Gast einem Host zugeordnet

Jedem Host zeigen, was jedes Ticket enthält

Listen Sie auf, was jeder Tickettyp enthält, etwa einen Begrüßungsdrink, ein Meet-and-Greet oder ein Merch-Paket, und Ihre Hosts sehen es neben jedem Gast. Ein Gast mit VIP-Ticket bekommt alles, wofür er bezahlt hat, und Ihre Hosts geben nie etwas heraus, das ein Ticket nicht enthält.

Die Leistungen stehen beim Tickettyp, sodass Sie sie einmal für jeden Gast mit diesem Ticket festlegen und in einem Zug ändern. Ein Gast mit Gold-Paket und ein Gast mit Silber-Paket bekommen jeweils, was ihr eigenes Ticket auflistet, ohne Briefingzettel, den Ihre Hosts auswendig lernen müssen.

  • Leistungen pro Tickettyp: was jedes Ticket seinem Inhaber bietet
  • Neben jedem Gast: der Host sieht, wofür dieser Gast bezahlt hat

Ihrer VIP-Gästeliste echte Tickets senden

Jeder Name auf Ihrer VIP-Gästeliste bekommt per E-Mail ein echtes Ticket mit eigenem QR-Code, sodass Gäste so schnell einchecken wie Käufer und ihr Host trotzdem von ihrer Ankunft erfährt. Fügen Sie Gäste einzeln oder aus einer CSV-Datei mit Namen und E-Mail-Adressen hinzu.

Geben Sie einem Partner, etwa einem Sponsor oder einem Label, eine Delegation: eine festgelegte Anzahl an Gästetickets und einen eigenen Link, über den er sie ausstellt, ohne Login für Ihr Event. Bei Ihrer Anzahl ist Schluss, und die Delegation zeigt ihm sonst nichts über Ihr Event. Nach dem Abend sehen Sie, wer wann hereingekommen ist, sodass Sie wissen, ob die Gäste jedes Partners erschienen sind.

  • Gästetickets: einzeln oder aus einer CSV-Datei
  • Delegationen: ein Partner stellt über seinen Link eigene Namen aus
  • Ankünfte: ob jede Gästeliste erschienen ist
Formular „Gästetickets senden“ in Ticket Fairy mit dem Tickettyp „Gästeliste“ und dem eingegebenen Namen des Ticketinhabers

Wissen, was jeder Merch-Stand hat und verkauft

Jeder Merch-Stand hat seinen eigenen Bestand, sodass Sie sehen, was er vorrätig hat und was er heute verkauft hat. Ihr Merch-Team verkauft an den Kassen, die es schon nutzt, und die Verkäufe kommen aus Ihrem Kassensystem, sodass der Bestand jedes Stands mit jedem verkauften Teil sinkt und niemand um Mitternacht eine Verkaufsliste abtippt.

Die Zählung je Stand zeigt Ihnen, welchen Stand Sie aus dem Lager auffüllen müssen, bevor der Bestseller vor einer Schlange ausgeht, und welcher Stand Ware hat, die er nicht verkaufen wird. Ihre Merch-Leitung sieht die Zählung jedes Stands im Dashboard auf dem Smartphone.

  • Bestand je Stand: was jeder Stand vorrätig hat und verkauft hat
  • Verkaufsimport: aus Ihrem Kassensystem
  • Bestand folgt den Verkäufen: jeder Verkauf wird von seinem Stand abgezogen

Jedem Act seinen Merch-Anteil in der Abrechnung zahlen

Die Merch-Verkäufe jedes Acts fließen in seine Show-Abrechnung, sein Anteil kommt als eigene Zeile hinzu, und der zu zahlende Gesamtbetrag aktualisiert sich. Der Tourmanager sieht die Merch-Zahl neben den Ticketeinnahmen und den Kosten, und jede Zeile sagt, woher ihre Zahl stammt.

Auf einer Abrechnung wird nichts gelöscht. Stornieren Sie eine falsche Zahl, und eine neue Zeile hebt sie auf, wobei beide auf dem Blatt bleiben, sodass die Seite des Acts immer sehen kann, was sich geändert hat. Teilen Sie die Abrechnung als Link oder drucken Sie sie als PDF für den Tourmanager, markieren Sie sie als vereinbart, wenn beide Seiten die Zahlen akzeptieren, und als bezahlt, sobald der Act sein Geld hat.

Fai kann eine Abrechnung entwerfen, Zeilen hinzufügen oder stornieren und sie teilen, und sie zeigt Ihnen jede Änderung, bevor sie sie vornimmt.

  • Zeile für den Merch-Anteil: der Anteil des Acts als eigene Zeile
  • Eine Zeile stornieren: eine neue Zeile hebt sie auf, und beide bleiben
  • Teilen oder drucken: ein Link oder ein PDF für den Tourmanager
  • Vereinbart und bezahlt: jeder Schritt auf der Abrechnung festgehalten
Von Fai entworfene Abrechnung einer Show in Ticket Fairy, mit Ticketverkäufen, Umsatzsteuer, Ton und Licht und der Gage, jede mit Angabe, woher ihre Zahl stammt, und den Summen

Merch vor dem Tag mit jedem Ticket verkaufen

Verkaufen Sie ein T-Shirt, ein Poster oder ein Merch-Paket als Add‑on beim Bezahlen, mit eigenem Preis und Kontingent, sodass Fans vor ihrer Ankunft bezahlen und am Tag abholen. Fans bezahlen Wochen vor dem Event, und Sie bestellen Ware in dem Wissen, wie viel schon verkauft ist.

Bieten Sie ein Add‑on nur zu den passenden Tickettypen an, etwa ein signiertes Poster zum VIP-Ticket, und nehmen Sie ein Merch-Paket in die Leistungen eines VIP-Pakets auf, damit Ihre Hosts es übergeben. Online verkaufte Merch-Add‑ons erscheinen mit Ihren Tickets in Ihren Verkaufsberichten, und Sie fügen den Anteil des Acts daran als eigene Zeile zu seiner Abrechnung hinzu.

  • Merch-Add‑ons: beim Bezahlen bezahlt und am Tag abgeholt
  • Für bestimmte Tickettypen: ein signiertes Poster nur mit VIP
  • Kontingent für jedes Add‑on: niemand kauft, was Sie nicht haben
Formular „Add-on erstellen“ in Ticket Fairy mit Name, Preis, Kontingent, einem Editor für die Beschreibung und vier Schaltern

So organisieren Veranstalter VIP und Merch

  • Eine Clubnacht mit Booths und Flaschenservice

    Booths werden als Tischtypen mit Online-Anzahlung und Restzahlung vor Ort verkauft. Jeder Booth hat einen Host, der erfährt, wenn das Ticket der buchenden Person gescannt wird, und das Einlassteam markiert jeden Restbetrag als bezahlt, sobald er kassiert ist.

  • Ein Festival mit Hospitality-Dorf

    Die Hospitality-Leitung richtet die Terrasse im Dorf und die Plattform neben der Bühne ein, und jeder Gast hat einen Host. Sponsoren stellen ihre eigenen Gästetickets über Delegationen aus, und die Ankünfte zeigen, wessen Gäste gekommen sind.

  • Eine Headliner-Tourshow

    Merch wird an drei Ständen verkauft, und die importierten Kassenverkäufe werden vom Bestand jedes Stands abgezogen. Der Merch-Anteil des Acts kommt als eigene Zeile in die Abrechnung, und der Tourmanager stimmt dem Blatt zu, bevor der Bus abfährt.

  • Ein Hospitality-Tag im Stadion

    Jedes Hospitality-Paket listet seine Leistungen beim Tickettyp, vom Begrüßungsdrink bis zum Programmheft. Hosts sehen, wofür jeder Gast bezahlt hat, und Gäste mit dem besseren Paket bekommen den besseren Empfang.

  • Ein Fan-Event mit vorbestelltem Merch

    Fans fügen ihrem VIP-Ticket beim Bezahlen Wochen vor dem Tag ein signiertes Poster hinzu. Der Veranstalter bestellt die Auflage anhand der schon verkauften Vorbestellungen und fügt den Anteil des Acts daran als eigene Zeile zur Abrechnung hinzu.

Schritt für Schritt einrichten

Die Anleitungen sind auf Englisch.

Fragen zum Thema VIP-Hospitality und Merch

VIP & Merch

Der Host, der diesem Gast oder Tisch zugewiesen ist. Die Benachrichtigung kommt aus dem Scan am Eingang, sodass Ihr Einlassteam nichts zusätzlich tun muss.

Nein. Eine Tischbuchung ist ein Ticket für die ganze Gruppe, einmal für die buchende Person gescannt. Die Gästezahl steht in der Buchung, sodass Ihr Team weiß, wie viele Plätze nötig sind.

Wenn Ihr Einlassteam die Buchung in der Entry Fairy App scannt, zeigt sie „Noch zu zahlen“ mit dem offenen Betrag. Kassieren Sie die Zahlung vor Ort, wie Sie es möchten, und markieren Sie sie dann in der App als bezahlt.

Ja. Nach dem Bezahlen fotografiert der Käufer ein Ausweisdokument und macht ein Selfie, und das Ticket wird ausgestellt, sobald die Prüfung bestanden ist. Eine Anzahlung wird auf der Karte des Käufers reserviert und belastet, sobald er die Prüfung bestanden hat.

Ja, mit einer Delegation: eine festgelegte Anzahl an Gästetickets und ein eigener Link, ohne Login für Ihr Event. Bei Ihrer Anzahl ist Schluss.

Ja. Öffnen Sie „Bestellungen“, wählen Sie den Tab „Gast“ und stornieren Sie diese Bestellung. Der QR-Code funktioniert nicht mehr und das Ticket geht zurück in Ihr Kontingent, die E-Mail lässt sich allerdings nicht zurückholen.

Ja. Fügen Sie eine Zeile hinzu, wählen Sie die Art und geben Sie ein, wofür sie ist und den Betrag. Geben Sie für eine Gutschrift einen negativen Betrag ein, etwa einen Merch-Anteil, den Sie zurückschulden.

Stornieren Sie die Zeile, und eine neue Zeile hebt sie auf, wobei beide auf dem Blatt bleiben. Eine geteilte, vereinbarte oder bezahlte Abrechnung wird mit Ihrer Begründung als neue Version wieder geöffnet, und die frühere Version bleibt genau so, wie sie war, markiert als „Ersetzt“.

Nein. Das Markieren als bezahlt hält die Zahlung fest. Jede Währung auf einer Abrechnung wird unter „Summen“ separat summiert.

Sie brauchen einen Login als Inhaber, Admin oder Produzent für die Marke. Fai kann ebenfalls eine Abrechnung entwerfen, Zeilen hinzufügen oder stornieren und sie teilen, wobei sie Sie vor jeder Änderung fragt.

Ticket Fairy im Überblick: Online-Ticketsystem, mit den Funktionen, Preisen und dem Support hinter dieser Seite.

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