Jede E-Mail, jeder Call und jedes Dokument arbeitet für Ihr Event

Jeden Verlauf zum Event mit einer Zusammenfassung obenauf lesen

Fai ordnet jedes E-Mail-Gespräch dem Event zu, um das es geht, aus jedem Postfach, das Ihre Marke verbindet. So liegen Hospitality-Rider, das Angebot für die Absperrgitter und die Genehmigungsauflagen zusammen, die neuesten zuerst. Öffnen Sie eines und lesen Sie Fais Zusammenfassung vor den Nachrichten, mit Kennzeichnungen für die Dringlichkeit und das Thema, etwa Hospitality, Genehmigungen, Zahlung oder Produktion. Jeder im Team kann ein Gespräch übernehmen, ohne den ganzen Verlauf nachzulesen.

Ihr Producer, Ihre Produktionsleitung und Ihr Promoter lesen alle dieselben Gespräche und dieselben Zusammenfassungen, sodass niemand eine E-Mail weiterleiten muss, um eine Kollegin auf den neuesten Stand zu bringen. Jedes Event Ihrer Marke liest aus denselben verbundenen Postfächern, sodass ein Lieferant, der bei drei Ihrer Events arbeitet, jedes Gespräch beim richtigen Event abgelegt bekommt.

„Verbundene Postfächer“ zeigt jedes Gmail- oder Outlook-Postfach, das Fai liest, ob es funktioniert und wann sie es zuletzt geprüft hat. So wissen Sie sofort, wenn ein Postfach Aufmerksamkeit braucht.

• Event-Posteingang: die Gespräche zu diesem Event aus den Postfächern Ihrer Marke
• Fais Zusammenfassung: was in jedem Gespräch steht, bevor Sie es lesen
• Dringlichkeit und Thema: Kennzeichnungen an jedem Gespräch

• Read your event's email in one inbox

Jede Nachfassaktion aus einer E-Mail mit einem Schritt zur Aufgabe machen

Unter „Von Fai gefundene nächste Schritte“ wartet jede Aufgabe, um die die E-Mail bittet, mit der Schaltfläche „Als Aufgabe hinzufügen“. Die Aufgabe kommt mit der zugehörigen E-Mail auf das Board des Events, sodass jeder, der sie übernimmt, die ganze Geschichte kennt, und die Nachfassaktion wird als hinzugefügt markiert, damit niemand sie doppelt anlegt. „Per E-Mail antworten“ öffnet Ihr eigenes E-Mail-Programm, adressiert und mit demselben Betreff, sodass die Antwort aus Ihrem Postfach geht und das Gespräch dort bleibt.

Werbemüll verlässt den Posteingang mit „Als Spam markieren“ und bleibt draußen, während die E-Mail selbst unverändert in Ihrem echten Postfach bleibt. Wenn Sie etwas versehentlich markiert haben, bewahrt die Spam-Liste es auf, damit Sie es zurückholen können.

Fragen Sie Fai, was diese Woche zum Event hereingekommen ist und was noch zu tun ist, und sie durchsucht die Gespräche, liest die wichtigen und listet die Nachfassaktionen auf. So sind Sie auf der Fahrt zum Gelände auf dem Laufenden, ohne einen einzigen Verlauf zu öffnen.

• Als Aufgabe hinzufügen: eine Nachfassaktion auf dem Aufgabenboard, mit ihrer E-Mail
• Per E-Mail antworten: aus Ihrem eigenen Postfach, im selben Gespräch
• Als Spam markieren: Werbemüll dauerhaft aus dem Posteingang des Events

• Starten Sie jeden Tag mit dem Wissen, was Sie braucht und wer was erledigt

Schicken Sie Fai zum Mitschreiben in Ihre Calls

Advance-Calls, Produktionsmeetings und Sicherheitsbriefings entscheiden die Hälfte dessen, was am Showtag passiert, und niemand im Call will derjenige sein, der mitschreibt. Geben Sie Fai den Link zu einem Zoom-, Google-Meet- oder Microsoft-Teams-Call und einen Namen wie „Advance-Call mit dem Tourmanager“, und ihr Notizbot nimmt teil, sobald der Call beginnt, zeichnet ihn auf und schreibt die Notizen für das Event.

Jeder Call zeigt, wo der Notizbot gerade steht, von „Wartet auf Teilnahme“ über „Nimmt auf“ und „Notizen werden geschrieben“ bis „Notizen fertig“, sodass Sie nie rätseln, ob er hineingekommen ist. Sie können ihn jederzeit absagen, dann nimmt er nicht teil oder verlässt den Call, wenn er schon drin ist. Ist Ihr Kalender verbunden, nimmt der Notizbot auch ohne Link an den Videocalls darin teil.

• Notizbot: nimmt für Sie an Ihrem Zoom-, Meet- oder Teams-Call teil
• Fortschritt live: wartet auf Teilnahme, nimmt auf oder Notizen fertig
• Aus Ihrem Kalender: Calls in einem verbundenen Kalender, ohne Link zum Einfügen

• Take notes on your event calls with Fai

Teilen Sie das Vereinbarte, sobald der Call endet

Öffnen Sie einen Call mit „Notizen fertig“, um seine Zusammenfassung zu lesen, die im Call vereinbarten Nachfassaktionen mit der Person, die jede übernommen hat, und dem Termin, sowie Notizen, die bereit sind, an alle Teilnehmenden zu gehen. Produktionsmeetings, Advance-Calls und Sicherheitsbriefings werden beim Event abgelegt, sodass jeder im Team noch Wochen später sieht, was vereinbart wurde, ohne die Person zu fragen, die dabei war.

Setzt ein Call eine Frist, etwa den finalen Rider bis Freitag, erfasst Fai sie zusammen mit den Fristen aus Ihren E-Mails und Verträgen und schlägt dafür eine Aufgabe auf „Heute“ vor. Fragen Sie Fai, was im Produktionsmeeting letzte Woche vereinbart wurde, und sie findet den Call und liest Ihnen die Notizen vor.

• Zusammenfassung: was im Call entschieden wurde
• Vereinbarte Nachfassaktionen: wer welche Aufgabe übernommen hat und bis wann
• Notizen zum Teilen: bereit zum Versand an alle Teilnehmenden des Calls

Jedes Dokument mit herausgesuchten Fristen aufbewahren

„Dokumente“ enthält die Verträge, Rider und anderen Dateien des Events, sortiert nach ihrem Thema: das ganze Event, die Produktion, ein Act, die Crew oder eine Bühne. Fai liest jede Datei auf Termine, Gagen und Details, und wenn ein Vertrag, eine E-Mail oder die Notizen eines Calls eine nahende Frist ohne Aufgabe enthalten, schlägt sie die Aufgabe auf Ihrer Seite „Heute“ vor. So rutscht kein Termin, der auf Seite neun versteckt ist, durch.

Was Fai liest, landet dort, wo es hingehört. Setlänge, Gage, Anreise, Hotel, Technik- und Catering-Details eines Acts werden in seinem Datensatz eingetragen, mit der Datei, aus der sie stammen. Widersprechen sich zwei Dokumente, zeigt der Datensatz das an, damit Sie es prüfen, bevor jemand nach dem falschen handelt. Jeder frühere Wert bleibt erhalten, und Sie können ihn zurückholen, wenn die neuere Datei falsch war.

Laden Sie eine Datei hoch, die schon da ist, entscheiden Sie, ob Sie sie ersetzen, beide behalten oder sie überspringen. Archivieren Sie Dateien, die Sie nicht mehr brauchen, damit die Liste kurz bleibt und nichts verloren geht.

• Dokumente: jede Datei des Events, sortiert nach ihrem Thema
• Gefundene Fristen: Termine aus Verträgen, E-Mails und Gesprächsnotizen
• Für Sie gelesene Details: im richtigen Datensatz abgelegt, Widersprüche markiert
• Archivieren: Dateien, die Sie nicht mehr brauchen, aus dem Weg und trotzdem aufbewahrt

• Jede Eventvereinbarung entworfen, geprüft und unterschrieben

Ihrem Team die Listen schicken, mit denen es arbeitet

Produktionsleitungen schicken im Vorfeld eines Events jeden Montag dieselben Tabellen an dieselben Leute. Planen Sie, dass Dienstplan, Ablaufplan, Advancing-Status, Zimmerliste oder Abholungen jeden Tag oder jede Woche an die richtigen Leute in Ihrem Team gehen, und jede Person bekommt zur gewählten Zeit die neueste Fassung, ohne dass jemand daran denken muss.

Die E-Mail enthält einen Link, und die Person meldet sich an, um die Datei herunterzuladen. So gibt eine weitergeleitete E-Mail die Telefonnummern Ihrer Crew nie an jemanden außerhalb des Teams. Listen mit Namen von Personen gehen nur an Inhaber und Admins, Kontaktdaten sind nur enthalten, wenn Sie das Kästchen ankreuzen, und jede Datei und jeder Download wird protokolliert. Mit „Datei jetzt erstellen“ bekommen Sie zwischen den geplanten Sendungen jederzeit eine Datei.

• Regelmäßig senden: jeden Tag oder jede Woche, in der Zeitzone des Events
• Die Listen, die Ihr Team nutzt: Dienstplan, Ablaufplan, Advancing, Zimmerliste und Abholungen
• Anmelden zum Herunterladen: nur Ihr Team öffnet die Datei, und jeder Download wird protokolliert

• Send your event lists to your team on a schedule

Ihre Marke auf jede E-Mail bringen, die das Event verschickt

Advance-Anfragen, Angebote, Verträge, Mietlisten, Tagespläne, Schicht-E-Mails und die Feedback-Umfrage gehen alle von Ihrem Event aus. „So sehen Ihre E-Mails aus“ zeigt eine echte E-Mail genau so, wie Agenten, Lieferanten, Crew und Teilnehmende sie erhalten: im Namen Ihrer Marke verschickt, mit Logo, Farbe und Schrift aus Ihrem Marken-Kit, und Antworten gehen an das Teammitglied, das sie verschickt hat.

Geben Sie einem Event ein eigenes Logo oder eine eigene Hauptfarbe, wenn ein Festival eine eigene Identität hat, und setzen Sie es mit einem Schritt auf Ihr Marken-Kit zurück. Ist eine Farbe zu hell, um auf einer Schaltfläche lesbar zu sein, verwenden die Schaltflächen stattdessen eine dunkle Farbe und der Bereich weist Sie darauf hin. So bleibt jede E-Mail lesbar.

Sie wählen auch, was Fai bei jedem Event tut. Schalten Sie jede Arbeit ab, die sie bei diesem Event nicht übernehmen soll, etwa das Lesen von Ridern bei einer Konferenz ohne Acts, und sehen Sie, welche ihrer Aktionen nur lesen und welche Sie immer zuerst fragen.

• So sehen Ihre E-Mails aus: eine echte Vorschau, bevor sich etwas ändert
• Nur für dieses Event: eigenes Logo oder eigene Farbe, wenn es sie braucht
• Fais Fähigkeiten: die Arbeit, die Fai bei jedem Event übernimmt, ein oder aus

• Choose how your event emails look
• Choose what Fai does on your event