Lassen Sie Fai Ihr Event einrichten und die Arbeit für Sie entwerfen

Mit dem beginnen, was Fai schon über Ihr Event weiß

Öffnen Sie „Betrieb“ bei einem neuen Event, und Fai begrüßt Sie mit dem, was sie schon weiß, etwa Datum, Location und die Tickettypen im Verkauf, und schlägt dann vor, um welche Art von Event es sich handelt. Bestätigen Sie den Vorschlag oder haken Sie jede Art von Event an, die passt, und die Bereiche folgen mit den Namen, die Ihr Event verwendet: Speaker und Räume für eine Konferenz, Athleten und Spielstätten für ein Sportevent, Händler und Stände für ein Food- oder Getränkefestival.

Jede Antwort wird gespeichert, sobald Sie sie geben, sodass Sie mittendrin aufhören und später bei derselben Frage weitermachen können. Wenn Sie sich lieber zuerst umsehen, überspringen Sie den Schritt, und Fai zeigt die üblichen Bereiche für Ihre Art von Event. Jede Entscheidung können Sie später noch treffen.

• Fais Begrüßung: Datum, Location und Tickettypen, die sie schon kennt
• Art des Events: ihren Vorschlag bestätigen oder jede passende Art anhaken
• Laufend gespeichert: aufhören und bei derselben Frage weitermachen

• Run your event from its Today page

Ihrem Team nur die Bereiche zeigen, die Ihr Event braucht

Sagen Sie Fai, wobei Sie Hilfe möchten: Line-up und Advancing, Showtag, Personal und Freiwillige, Sicherheit, Geld, Sponsoren und Partner oder Essens-, Getränke- und Markthändler. Bei einer Konferenz fragt sie nach Speakern, bei einem Sportevent nach Athleten. Ihre Auswahl bestimmt, welche Bereiche Ihr Team sieht, sodass eine Clubnacht nicht mit Campingplatzplanung überladen ist und eine Konferenz nicht nach Ridern gefragt wird.

Ihre Rolle bestimmt, wo sich das Event für Sie öffnet: Eine Bühnenleitung beginnt bei „Jetzt und gleich“, eine Produktionsleitung beim „Ablaufplan“ oder bei „Advancing“, solange das Event noch Wochen entfernt ist, und alle anderen bei „Heute“. Ändern Sie jederzeit, wobei Fai hilft, fügen Sie einen Bereich für das ganze Team hinzu oder heften Sie die Bereiche, die Sie am meisten nutzen, oben an Ihre eigene Liste, ohne die Liste von anderen zu ändern.

Bevor Sie fertig sind, sehen Sie unter Ihrer Auswahl die Liste, die Ihr Team sehen wird, sodass niemand von einem fehlenden Bereich überrascht wird. Ein Bereich, in dem schon etwas steht, wird immer angezeigt.

• Wobei Fai hilft: die Teile des Events, bei denen Sie Hilfe möchten
• Ihre Rolle: Veranstalter, Produktionsleitung, Venue-Leitung oder Bühnenleitung
• Ihre eigenen Anheftungen: Ihre meistgenutzten Bereiche oben in Ihrer Liste

Fai Ihre Unterlagen und die Einrichtung vom letzten Jahr geben

Legen Sie Verträge, Rider, eine Line-up-Liste oder den Ablaufplan vom letzten Jahr bei „Mit Fai starten“ ab. Verträge und Rider überträgt sie in Ihr Line-up, alles andere legt sie unter „Dokumente“ ab und sucht dabei Line-up, Termine und Fristen heraus. Jede Datei erscheint, sobald sie damit beginnt, sodass sich das Event füllt, während Sie die nächste Aufgabe erledigen.

Fai findet auch das Event, das wie Ihre letzte Ausgabe aussieht, und bietet an, seine Einrichtung zu kopieren. Sie sehen, was jeder Teil hinzufügt, und haken an, was übernommen wird, bevor etwas kopiert wird. Personen, Buchungen, Antworten und ausgegebenes Geld werden nie kopiert. Auf „Heute“ schlägt sie einen Vorbereitungsplan für Ihre Art von Event vor, von der Unterschrift unter jedem Vertrag bis zur Abrechnung nach der Show, als Aufgaben mit errechneten Fälligkeitsdaten. Entfernen Sie den Haken bei Aufgaben, die Sie nicht brauchen, und benennen Sie welche um, bevor sie auf Ihre Aufgabenliste kommen.

Verbinden Sie Ihr Postfach, und sie legt die E-Mails des Events von Anfang an ab und findet die Aufgaben darin, sodass eine Frist, die in der E-Mail einer Agentur versteckt ist, auf „Heute“ als Vorschlag auftaucht.

• Geben Sie mir etwas zu lesen: Verträge, Rider, Line-up-Listen und Ablaufpläne
• Mit Ihrer letzten Veranstaltung beginnen: Sie wählen, was übernommen wird
• Vorbereitungsplan: die ersten Aufgaben, jede mit Fälligkeitsdatum
• Postfach verbinden: die E-Mails des Events von Anfang an abgelegt

• Aus diesem Jahr lernen und das nächste Jahr schon eingerichtet starten
• Jede E-Mail, jeder Call und jedes Dokument arbeitet für Ihr Event

Von Problemen erfahren, solange noch Zeit zum Lösen ist

Jede Stunde prüft Fai das Event und listet, was sie findet, unter „Wartet auf Ihre Entscheidung“: überfällige Aufgaben, bei denen nachzufassen ist oder die jemanden brauchen, der sie übernimmt, Künstler ohne Anreise oder Hotel, wenn das Event näher rückt, leere Zimmer in einem Hotelkontingent vor dessen Freigabedatum, zwei gleichzeitig gebuchte Sets auf einer Bühne und Fristen, die sie in Ihren Verträgen, E-Mails und Gesprächsnotizen gelesen hat. Jede Karte sagt, was ihr aufgefallen ist, was Ihre Zustimmung bewirkt und worauf es beruht.

„Heute“ zeigt die wichtigsten Vorschläge zuerst, darüber den Countdown, die verkauften Tickets im Vergleich zur Vorwoche, überfällige Aufgaben und was diese Woche fällig ist. Verschiebt sich eine Set-Zeit in Ihrem Ablaufplan so weit, dass es zählt, entwirft Fai eine E-Mail an die betroffenen Teams. Bitten Sie Fai nach einer großen Änderung, etwa einem neuen Vertrag oder einem verschobenen Set, das Event sofort zu prüfen, und sie sagt Ihnen, wie viele neue Dinge sie gefunden hat.

Fai schließt einen Vorschlag selbst, wenn das Problem anders gelöst wurde, etwa wenn die Anreise des Künstlers gebucht ist. So bleibt die Liste eine Liste echter Arbeit.

• Stündliche Prüfung: jeder Teil des Events, jede Stunde
• Grundlage: die Einträge hinter jedem Vorschlag
• Fai diese Veranstaltung prüfen lassen: eine neue Prüfung nach einer großen Änderung

• Starten Sie jeden Tag mit dem Wissen, was Sie braucht und wer was erledigt

Jedem Entwurf zustimmen, ihn ändern, verschieben oder ablehnen

Stimmen Sie einer Karte zu, und sie wird sofort ausgeführt: Die E-Mail wird gesendet, die Aufgaben kommen auf Ihre Aufgabenliste oder die Änderung wird vorgenommen. Bearbeiten Sie vorher die Empfänger, den Betreff oder die Nachricht einer E-Mail, oder entfernen Sie den Haken bei Aufgaben und benennen Sie sie um, bevor sie hinzugefügt werden. Verschieben Sie einen Vorschlag auf morgen oder nächste Woche oder lehnen Sie ihn mit einer Begründung ab, und stoppen Sie diese Art von Vorschlag für das Event, wenn sie Ihnen nichts nützt.

Vorschläge derselben Art teilen sich eine Karte, sodass zehn überfällige Aufgaben auf einer Karte stehen, die Sie öffnen, um jede einzelne zu sehen. Kümmert sich zuerst jemand aus dem Team um einen Vorschlag, wird nichts doppelt ausgeführt, und die Karte zeigt den aktuellen Stand. „Letzte Aktivitäten“ nennt, wer jedem Vorschlag zugestimmt, ihn verschoben oder abgelehnt hat, und „Von Fai gesparte Zeit“ zeigt die Stunden, die sie Ihrem Team bei diesem Event gespart hat.

Wurde ein Versand gestartet, aber sein Ergebnis kam nie zurück, warnt die Karte, dass die E-Mail möglicherweise nicht rausgegangen ist. So prüfen Sie Ihre gesendeten E-Mails, bevor Sie sie erneut senden, und niemand bekommt eine Nachricht doppelt.

• Zustimmen: die E-Mail, die Aufgaben oder die Änderung mit einem Klick
• Erst bearbeiten: den Entwurf ändern, bevor er rausgeht
• Nicht jetzt: später erinnern, ablehnen oder diese Art stoppen
• Von Fai gesparte Zeit: die Stunden, die sie Ihrem Team gespart hat

Jede E-Mail in Ihrem Namen und im Look Ihrer Marke senden

Ist Ihr Google-Postfach zum Senden verbunden, sendet Fai die E-Mail von dort in Ihrem Namen, und sie erscheint in Ihren gesendeten E-Mails. Andernfalls geht sie im Namen Ihrer Marke raus, und Antworten kommen bei Ihnen an. Jede E-Mail trägt Logo, Farbe und Schrift aus Ihrem Brand Kit, sodass eine Agentur, ein Lieferant oder ein Freiwilliger auf jeder Nachricht Ihre Marke sieht.

„So sehen Ihre E-Mails aus“ zeigt eine echte E-Mail des Events, bevor jemand eine bekommt, und woher Absender, Antworten, Logo, Farbe, Schrift und Fußzeile kommen. Ein Festival mit eigener Identität kann sein eigenes Logo oder seine eigene Hauptfarbe verwenden, während Ihre anderen Events beim Brand Kit bleiben, und ein Schritt setzt es zurück. Derselbe Look gilt für Advance-Anfragen, Angebote, Verträge, Mietlisten, Tagespläne, E-Mails zu Schichten und an Freiwillige und die Feedback-Umfrage.

• Aus Ihrem Postfach: in Ihrem Namen, in Ihren gesendeten E-Mails
• Ihr Brand Kit: Logo, Farbe und Schrift auf jeder E-Mail
• Live-Vorschau: eine echte E-Mail des Events, bevor sie rausgeht

• Choose how your event emails look

Wählen, welche Arbeit Fai bei jedem Event übernimmt

Eine Clubnacht braucht kein Auslesen von Catering-Unterlagen und eine Konferenz keine Rider-Prüfung. Fais Fähigkeiten listen die Arbeit, die sie für das Event selbstständig erledigt, etwa Verträge, Rider und Versicherungsnachweise lesen oder Aufgaben in Dokumenten und E-Mails finden, und Sie schalten jeden Teil davon nur für dieses Event aus. Ihre anderen Events behalten ihre eigenen Einstellungen, und das Wiedereinschalten ist ein Schritt.

„Was Fai kann“ listet jede Aktion, die sie bei dem Event auf Ihre Bitte ausführt, jeweils markiert mit „Fragt Sie zuerst“ oder „Liest nur“. So weiß Ihr Team von Anfang an, dass alles, was das Event ändert, auf eine Person wartet. Bei den Schichten entscheiden Sie gesondert, ob Fai die ersten Angebote einer Schicht und die Frage „Kommst du noch?“ selbst senden darf.

• Was Fai erledigt: jede Art von Arbeit für dieses Event ein- oder ausschalten
• Was Fai kann: die Aktionen, die sie auf Ihre Bitte ausführt
• Fragt Sie zuerst: jede Aktion, die etwas ändert, wartet auf Sie

• Choose what Fai does on your event

Fai in eigenen Worten um jede Aufgabe beim Event bitten

Fragen Sie so, wie Sie eine Kollegin fragen würden, getippt oder laut. Fai kann einen Ordner in der Schichtplanung einchecken, eine offene Schicht anbieten, ein Advance aus einem Rider ausfüllen, einen Vorfall melden, Risiken in Ihr Register eintragen, die Einrichtung vom letzten Jahr kopieren oder die Feedback-Umfrage planen. Sie fragt nach, wenn eine Bitte zwei Dinge bedeuten kann, zeigt Ihnen genau, was sie gleich senden oder ändern wird, und wartet auf Ihr Ja.

Sprechen Sie mit Fai, während Sie über das Gelände gehen: Sie antwortet, während Sie noch sprechen, hört sofort auf, wenn Sie sie unterbrechen, und jedes Wort erscheint im Panel, sodass Sie später tippend weitermachen können. Eine Änderung geht nie mit einem beiläufigen Ja durch. Sie stimmen ihr im Panel zu oder laut, indem Sie genau die Worte sagen, die Fai für diese Änderung vorliest.

Fai liest E-Mails, Rider und Dateien als Informationen, nie als Anweisungen, und sie arbeitet im Rahmen Ihrer Berechtigungen, sodass sie nur die Marken und Events erreicht, die Ihre Rolle erreicht. Bitten Sie um ein Diagramm, wenn der Verlauf wichtiger ist als die Zahlen, oder um eine schriftliche Zusammenfassung, wenn die Antwort an einen Partner geht.

• Ihre eigenen Worte: keine Berichts- oder Feldnamen nötig
• Mit Fai sprechen: laut fragen und weiterreden, während sie arbeitet
• Ihre Berechtigungen: Fai kann nur, was Sie auch können
• Ihre Zustimmung: im Panel oder mit genau den Worten, die sie vorliest

• Ask Fai about your event
• Ihre Ticketing-Arbeit erledigen, indem Sie Fai fragen