Bringen Sie Ihr Publikum schnell durch den Einlass, ohne dass jemand zweimal hineinkommt

Geben Sie jeder Person am Einlass ein eigenes Login zum Scannen

Laden Sie jede Person, die scannt, als „Einlasspersonal“ ein. Dieses Login öffnet die App Entry Fairy und nichts in Ihrem Dashboard, sodass Sie es für einen Abend an Aushilfen geben können, ohne ihnen Ihre Verkäufe, Ihre Gästeliste oder Ihre Käufer zu zeigen. Da jede Person ihr eigenes Login hat, trägt jeder Einlass den Namen der Person, die gescannt hat, und Sie sehen später, wer welchen Besucher eingelassen hat.

Nehmen Sie Ihr festes Einlassteam in Ihre Marke auf, dann gilt sein Login für jedes Event der Marke. Nehmen Sie eine Crew für einen Abend stattdessen in das Team dieses Events auf, dann endet ihr Zugang mit diesem Event. Die Einladung enthält die Links zum App Store und zu Google Play, sodass Ihr Team die App vor dem Tag selbst installiert.

• Einlasspersonal: die Scan-App und sonst nichts in Ihrem Dashboard
• Marken- oder Event-Team: Ihre feste Crew für jedes Event oder eine Crew für einen Abend
• Ein Name bei jedem Einlass: sehen Sie später, wer jeden Besucher eingelassen hat

• Prepare your door team for event day
• Ihrem Team den richtigen Zugriff geben und jedes Konto schützen

Halten Sie die Schlange an jedem Eingang in Bewegung

Ihr Einlassteam richtet das Smartphone auf den QR-Code auf dem Smartphone eines Käufers, einem Wallet-Pass oder einem ausgedruckten Ticket, und die App lässt den Besucher ein oder sagt, warum nicht. Ein am Haupteingang eingelassenes Ticket erscheint auf jedem anderen Smartphone als bereits eingecheckt, mit der Uhrzeit und dem Namen der Person, die es gescannt hat. Ein erstattetes, storniertes, weiterverkauftes oder ersetztes Ticket wird mit dem Grund in klaren Worten abgewiesen, sodass die Person hineinkommt, die das Ticket jetzt hält.

Wenn einem Besucher vorn in der Schlange gesagt wird, er sei schon drin, sucht Ihr Einlassleiter auf der Seite „Check-in“ unter „Einzelne Tickets“ nach Name oder E-Mail-Adresse. „Eingecheckt um“ und „Eingecheckt von“ zeigen, wann das Ticket eingelassen wurde und wer es gescannt hat, sodass das Gespräch mit Fakten geklärt ist. Wenn ein Ticket versehentlich eingelassen wurde, setzt „Ticket-Scan rückgängig machen“ es zurück, damit der Besucher ordnungsgemäß eingelassen werden kann.

Zeigen Sie die Antworten auf Ihre eigenen Fragen aus dem Checkout in der Scan-Ansicht an, etwa einen Wunsch zur Barrierefreiheit oder eine Essenswahl, und Ihr Einlassteam sieht sie in dem Moment, in dem das Ticket jedes Gastes gescannt wird.

• App Entry Fairy: kostenlos im App Store und bei Google Play
• Jedes Smartphone auf dem neuesten Stand: ein Scan an einem Eingang erscheint auf jedem anderen Smartphone
• Einzelne Tickets: nach Name oder E-Mail suchen und sehen, wer gescannt hat
• Ticket-Scan rückgängig machen: einen versehentlichen Scan korrigieren

• Scan tickets at the door

Lassen Sie jedes Ticket so oft durch den Einlass, wie Sie es verkauft haben

Ein Ticket für einen Abend lässt seinen Inhaber einmal ein, sodass ein an einen Freund weitergegebener Screenshot keine zweite Person hineinbringt. Ein Wochenendpass muss jeden Tag wiederkommen, und ein Backstage-Pass kommt und geht den ganzen Abend. Geben Sie jedem Tickettyp die Regel, die er braucht, und die App prüft sie bei jedem Scan auf jedem Smartphone, sodass Ihr Einlassteam am Tor nie selbst entscheiden muss.

Eine Regel „Tag“ legt fest, wie viele Einlässe ein Ticket pro Tag erlaubt, und eine Regel „Stunde“, wie viele Rückkehrer es innerhalb einer Stunde erlaubt. Kombinieren Sie beide bei einem Tickettyp, etwa ein Einlass pro Tag und höchstens zwei pro Stunde, und die App lässt den Inhaber nur ein, solange jede Regel noch Spielraum hat. Die Zeitfenster bewegen sich mit dem Ticket, sodass ein Wochenendpass, der am Freitag um acht Uhr abends gescannt wurde, am Samstag um acht wieder bereit ist.

Einlasszeiten funktionieren genauso. Geben Sie VIP einen früheren Einlass oder schließen Sie die Gästeliste um Mitternacht, mit einer „Einlasszeit“ und einem „Letzten Einlass“ nur für diesen Tickettyp. Ein Ticket, das außerhalb seiner Zeiten gescannt wird, wird als noch nicht gültig oder nicht mehr gültig abgewiesen, sodass niemand am Tor auf die Uhr schauen muss. Sagen Sie Fai, welcher Tickettyp welche Regel braucht, etwa ein Einlass pro Tag für den Wochenendpass, und sie speichert die Änderung, sobald Sie zustimmen.

• Standardmäßig ein Einlass: ein zweiter Scan wird an jedem Eingang abgewiesen
• Regeln für Tag und Stunde: Wochenendpässe kommen jeden Tag wieder, Crew geht ein und aus
• Einlasszeiten pro Tickettyp: früher Einlass für VIP, ein Schluss für die Gästeliste

• Set ticket entry and repeat-scan rules

Legen Sie jedem Gast das richtige Bändchen an

Ein Tagesticket, das mit einem Wochenendbändchen durchs Tor geht, oder ein Camper ohne Campingbändchen lässt jemanden in einen Bereich, für den er nicht bezahlt hat. Ordnen Sie jedes Bändchen oder Badge den Tickettypen und Add-ons zu, die es bekommen, und die App zeigt Ihrem Einlassteam bei jedem Scan den Namen und das Artwork des Bändchens. Das Team legt das Bändchen an, das es sieht, ohne sich zu merken, welche Tickettypen eine Farbe teilen, während die Schlange wächst.

Ein Bändchen kann mehrere Tickettypen abdecken, etwa ein Tagesbändchen für die Tickets für Freitag, Samstag und Sonntag. Geben Sie auch einem Add-on ein Bändchen, etwa ein Campingbändchen für alle, die Camping gekauft haben, und ein VIP-Ticket mit Camping zeigt beide Bändchen. Wählen Sie „Badge“ für einen Ausweis am Umhängeband, etwa einen Künstler- oder Crew-Ausweis, der einem Crew-Tickettyp zugeordnet ist, den Sie von Ihrer öffentlichen Eventseite fernhalten.

Bearbeiten Sie ein Bändchen, um zu ändern, welche Tickets es bekommen, deaktivieren Sie ein Bändchen, das Sie noch nicht ausgeben, und schalten Sie „Zugangsnachweise“ ein, wenn Sie das Event duplizieren, damit Ihre aktiven Bändchen auf die Tickettypen des nächsten Jahres übergehen. Jedes Bändchen bekommt einen „Code“, den Sie an die Referenz Ihrer Bändchenbestellung anpassen können.

• Armband oder Badge: ein Bändchen am Tor oder ein Ausweis am Umhängeband
• Bändchen für Add-ons: das Camping- oder Parkbändchen folgt dem Add-on
• Mit Ihrem Event kopiert: aktive Bändchen gehen auf die nächste Ausgabe über

• Assign wristbands to each ticket type
• Crew, Künstlern, Händlern und Presse den richtigen Zugang geben

Testen Sie jedes Smartphone am Tag vor dem Einlass

Der Abend läuft glatt, wenn der Einlass am Vortag geklärt ist. Senden Sie der Gästeliste ihre Tickets, schicken Sie sich dann selbst ein Gästeticket und scannen Sie es auf jedem Smartphone. Das erste Smartphone lässt es ein, jedes andere zeigt es als bereits eingecheckt, und Sie wissen, dass jedes Smartphone angemeldet und verbunden ist, bevor der erste Gast kommt.

Gästetickets tragen den Namen jedes Gastes und einen eigenen Code, sodass Ihr Einlassteam sie wie jedes andere Ticket scannt und es keine separate Liste am Einlass gibt. Künstler und Crew können mit einem Crew- oder Künstler-Tickettyp hereinkommen, den Sie von Ihrer öffentlichen Eventseite fernhalten, mit eingeschaltetem wiederholten Scannen, damit sie während Aufbau und Show kommen und gehen können.

• Tickets für die Gästeliste: Tickets mit Namen, die Ihr Einlassteam wie jedes andere scannt
• Testticket: jedes Smartphone vor dem Einlass geprüft
• Eine saubere Zählung: Testscans vor dem ersten echten Gast rückgängig gemacht

• Send free tickets to your guest list
• Führen Sie Ihre Gästeliste ohne Tabellenkalkulation

Sehen Sie Ihr Publikum Stunde für Stunde ankommen

Während der Einlass läuft, zeigt „Check-in“ auf Ihrem Smartphone oder Laptop im Tab „Stündlich“, wie viele Tickets Ihr Einlassteam in jeder Stunde gescannt hat, verglichen mit den verkauften Tickets, mit einem Tab für jeden Tag eines mehrtägigen Events. So sehen Sie, wann sich die Schlange bildet und wann der Ansturm vorbei ist. Nach dem Event sagt Ihnen derselbe Bericht, wann Sie beim nächsten Mal mehr Personal an den Einlass stellen sollten.

„Eingecheckt“ zählt die bisherigen Scans, „Insgesamt verkauft“ die ausgegebenen Tickets, und „verbleibend“ zeigt die Differenz. Die Tabs „Datum“, „Tickettyp“ und „Add-ons“ schlüsseln die Ankünfte nach Tag, Tickettyp und Add-ons wie Parken oder Camping auf, und „Nach Mitarbeiter“ listet, wie viele Tickets jede Person an Ihrem Einlass gescannt hat. Die Zahlen bleiben bei jedem vergangenen Event erhalten, sodass Sie vergleichen können, wann der Ansturm dieses und letztes Jahr kam. Wählen Sie die Ticketinhaber, die noch nicht eingecheckt haben, als Zielgruppe für eine E-Mail und erinnern Sie sie an den letzten Einlass oder den Weg zum Eingang.

Fragen Sie Fai, die Assistentin in Ihrem Dashboard, von Ihrem Smartphone aus, während Sie über das Gelände gehen, wie viele Personen drin sind, wie schnell der Einlass vorankommt oder ob ein bestimmter Gast angekommen ist. Sie antwortet aus denselben Check-in-Zahlen. Sie kann auch Ihr Einlassteam einladen, der Gästeliste ihre Tickets senden und die Regeln für Wiedereinlass eines Tickettyps festlegen. Dabei zeigt sie Ihnen jede Einladung, jedes Ticket und jede Änderung und bittet Sie zuerst um Ihre Zustimmung.

• Stündlich: die Scans pro Stunde im Vergleich zu den verkauften Tickets
• Nach Mitarbeiter: die Tickets, die jede Person an Ihrem Einlass gescannt hat
• Fai fragen: wie viele drin sind und ob ein Gast angekommen ist

• Ihre Ticketing-Arbeit erledigen, indem Sie Fai fragen

Sehen Sie, warum Personen abgewiesen wurden, solange Sie noch handeln können

Der Tab „Abgelehnte Scans“ unter „Check-in“ zählt jeden Scan, den Ihr Einlassteam abgelehnt hat, nach Grund, nach Eingang oder Scanner, nach Tickettyp und nach Stunde. Eine Häufung von Tickets, die nach dem Check-in an verschiedenen Eingängen erneut vorgezeigt werden, bedeutet meist, dass ein Ticket als Screenshot geteilt wird. Ein Eingang, der Tickets außerhalb ihrer Check-in-Zeiten abweist, bedeutet meist, dass ein Schild oder ein Briefing falsch ist. Sie sehen beides, während der Einlass noch läuft.

Sehen Sie sich einen Tag oder das ganze Event an und öffnen Sie die Liste jedes abgelehnten Scans, um zu sehen, wann er passiert ist, den Grund, den Eingang, den Tickettyp und den Ticketinhaber. Mit der nach Ort und Grund eingegrenzten Liste kann Ihr Einlassleiter das Muster angehen statt nur die Person vor ihm. Fai kann denselben Bericht lesen und Ihnen sagen, welcher Grund zunimmt.

• Abgelehnte Scans: nach Grund, Eingang, Tickettyp und Stunde
• Nach dem Check-in erneut vorgezeigt: als Screenshot geteilte Tickets erkennen
• Jeder abgelehnte Scan: wann, warum, wo und wessen Ticket

Verkaufen Sie an Spontanbesucher auf dem Smartphone, das scannt

Ihr Einlassteam verkauft Tickets an Spontanbesucher in derselben App Entry Fairy, mit der es scannt. Nehmen Sie Bargeld an oder lassen Sie den Käufer seine Karte, sein Smartphone oder seine Uhr an die Rückseite des Smartphones Ihres Teams halten, sodass Sie kein Kartenlesegerät mieten oder verschicken müssen. Das Geld läuft über das Zahlungskonto, das Ihre Online-Tickets bereits nutzen, und ein zweiter Eingang, ein mobiler Verkäufer und die Abendkasse können alle gleichzeitig Zahlungen annehmen.

„Kassenverkäufe“ auf der Seite „Performance“ Ihres Events zeigt jeden Verkauf nach Datum oder nach Verkäufer, mit Bargeld und Karte getrennt, sodass Sie am Ende des Abends mit jedem Verkäufer abrechnen können. Ein Spontanbesucher, der lieber auf dem eigenen Smartphone bezahlt, kann am Einlass einen QR-Code zum Schnellkauf scannen und dort kaufen, während Ihr Team weiter scannt. Fragen Sie Fai, ob kontaktloses Bezahlen für Ihr Event bereit ist, und sie sagt Ihnen, was zu beheben ist, falls nicht.

• Abendkasse in der App: Tickets für Spontanbesucher gegen Bargeld oder Karte
• Kontaktlos zahlen am Smartphone: Karte, Smartphone oder Uhr an das Smartphone Ihres Teams
• Kassenverkäufe: nach Verkäufer oder nach Datum, mit Bargeld und Karte getrennt

• Ein Ticket auf jedes Smartphone und ein Verkauf an jeden, der Ihren Code scannt