Gérez la billetterie d’un spectacle d’humour ou d’arts de la scène

Créez le spectacle à partir du modèle de théâtre

Créez un événement et utilisez le modèle Theatre show. Il configure les catégories Stalls, Circle et Balcony, un supplément programme, les heures d’ouverture des portes et de dernière entrée, puis vous demande si vous proposez des réductions et une réception le soir de la première. Pour une soirée de stand-up avec des tables, utilisez plutôt le modèle Club show. Pour un comedy club d’une seule salle, utilisez le modèle Concert avec l’option assise.

Remarque: Vous pouvez renommer et modifier les tarifs des catégories, suppléments et paramètres créés par le modèle. Dupliquez un spectacle de la saison précédente plutôt que de le recréer.

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Regroupez la salle en catégories de billets

Créez une catégorie de billets pour chaque zone de la salle, comme Stalls, Circle et Balcony, en saisissant son Nom de la catégorie. Placez-y chaque tarif de cette zone. Les acheteurs choisissent d’abord leur zone, puis le tarif. Un billet retourné est proposé à la liste d’attente de la même zone.

Remarque: Un comedy club d’une seule salle n’a besoin que d’une catégorie, voire d’aucune. Gardez les places debout dans une catégorie distincte pour qu’elles ne soient jamais revendues comme des sièges.

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Créez les tarifs et les réductions

Pour chaque zone, créez un type de billet par tarif, comme Stalls, Stalls concession et Stalls preview, avec sa propre allocation et sa période de vente, puis sélectionnez Créer un type de billet. Une réduction correspond à un type de billet avec son propre tarif. Indiquez dans sa description le justificatif demandé.

Remarque: La première, les avant-premières et une matinée sont des représentations distinctes. Leurs tarifs figurent donc dans leurs propres copies du spectacle. Le guide des types de billets décrit tous les champs.

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Vendez le programme et les boissons de l’entracte avec le billet

Ouvrez Add-Ons. Créez un supplément Programme et un supplément pour une boisson de l’entracte ou un jeton boisson, avec leurs tarifs et leurs stocks, puis sélectionnez Create Add-On. Les acheteurs les ajoutent au même panier. Le bar et l’accueil consultent les quantités dans le rapport des suppléments.

Remarque: Un minimum de deux boissons se vend sous forme de supplément de jetons boisson, limité aux types de billets concernés. Le guide des suppléments décrit le stock, les restrictions par billet et le retrait d’un supplément de la vente.

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Dupliquez le spectacle pour chaque représentation

Une fois la première représentation terminée, ouvrez-la et sélectionnez Duplicate Event pour chaque date et heure supplémentaire. Conservez les billets, les catégories, les suppléments et les paramètres. Modifiez la date, puis le tarif de toute représentation différente, comme une matinée ou une avant-première.

Remarque: Chaque représentation est un événement distinct. Un samedi complet ne bloque donc jamais un mardi, et chaque soir possède ses propres invitations, arrivées et rapports.

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Regroupez toute la série sur une seule page

Ouvrez Brand, puis Event Series. Sélectionnez Create Event Series, donnez-lui le nom du spectacle et activez sa page publique. Chaque représentation dont le nom correspond rejoint la série. Les acheteurs choisissent leur date depuis une seule adresse à imprimer sur l’affiche.

Remarque: Les futures représentations que vous dupliquez rejoignent automatiquement la série si leur nom respecte la règle. Le guide des séries décrit la règle, l’adresse et les éditions qui ne correspondent pas.

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Définissez les heures d’ouverture et la règle des retardataires pour chaque billet

Pour chaque type de billet, activez Different door times et définissez l’heure à laquelle ses détenteurs peuvent entrer ainsi que l’heure limite d’admission. Une heure de dernière entrée plus stricte pour les billets Stalls que pour Balcony empêche les retardataires de gêner la visibilité.

Remarque: Le scanner refuse un billet après son heure de dernière entrée. L’accueil peut donc installer manuellement un retardataire à l’entracte plutôt que de le scanner.

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Envoyez des invitations à la presse, aux critiques et aux invités

Ouvrez Guest Tickets. Saisissez le nom et l’adresse e-mail de chaque personne pour le type de billet et la représentation concernés, puis sélectionnez Send Guest Tickets. Chaque invité reçoit un billet avec un code-barres. La liste des invités indique qui l’a utilisé.

Remarque: Les billets invités utilisent le stock du type de billet. Ajoutez donc à l’allocation les places de la salle réservées à la presse. Le guide des billets invités décrit les feuilles de calcul et l’annulation d’une invitation.

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Donnez un pass multi-entrées aux artistes et à l’équipe

Ouvrez Pass multi-entrées sur votre marque, et non sur une seule représentation. Créez un type de pass pour les artistes, l’équipe et les critiques, puis saisissez les coordonnées de chaque personne dans Saisir un destinataire et envoyez le pass. Un pass créé sur la marque fonctionne pour tous les événements qu’elle organise. Il couvre donc toute la série sans billet pour chaque soir.

Remarque: Un pass créé pour une seule représentation ne fonctionne que pour celle-ci. Les utilisations sont comptées par événement. Définissez donc un maximum assez élevé pour une personne qui sort et revient pendant le spectacle. Le guide des pass décrit leur modification et leur suppression.

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Mesurez chaque annonce et laissez les artistes vendre

Créez un lien de suivi pour chaque annonce, newsletter et site partenaire. Lorsque vous publiez, envoyez à chaque humoriste ou membre de la compagnie un lien promoteur avec Envoyer les liens promoteur. Le rapport des liens de suivi indique quel emplacement a généré des ventes. Le rapport des promoteurs indique quel artiste a attiré son propre public.

Remarque: Un lien de suivi mesure un emplacement et n’inclut aucune récompense. Un lien promoteur appartient à un membre de l’équipe et comptabilise ses ventes.

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Suivez les arrivées pendant que la salle se remplit

Ouvrez la page de contrôle d’accès de la représentation et sélectionnez Hourly pour suivre les arrivées par rapport aux billets vendus à l’ouverture des portes. Le personnel scanne les billets avec l’application Entry Fairy. Si le scanner refuse un billet après son heure de dernière entrée, il affiche la zone du détenteur. L’accueil peut alors l’installer à l’entracte.

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