Voyez venir la météo et les risques, avec votre plan prêt

Voyez la semaine à venir sur votre lieu, avec chaque alerte

Dès que votre événement est à une semaine, la météo de votre lieu s’affiche sous les chiffres de vente sur sa page Performance. Elle s’ouvre sur les conditions actuelles, avec la température, la température ressentie, l’humidité, le vent et la pluie récente, et une bande des jours à venir où chacun de vos jours d’événement est marqué. Une alerte météo pour la zone s’affiche au-dessus des prévisions, avec les heures qu’elle couvre et le service météo qui l’a émise.

Lire la météo à côté de vos ventes compte le jour où vous décidez de lancer une campagne de dernière minute, de commander plus d’eau ou de déplacer l’after à l’intérieur. L’alerte vient des avis officiels pour la zone autour de votre lieu : votre équipe sécurité lit la même alerte que celle sur laquelle les autorités agissent, avec ses heures à comparer à vos propres dates et à vos plans pluie et évacuation.

• Météo sur votre lieu: les jours à venir avec vos jours d’événement marqués
• Alertes officielles: les heures couvertes et qui les a émises
• Conditions actuelles: température, ressenti, humidité et vent

• Check the weather for your event

Lisez chaque jour de show en détail

Choisissez n’importe quel jour de la bande pour lire ses températures maximale et minimale, le risque de pluie, la pluie attendue, le vent et les heures de lever et de coucher du soleil sur le lieu. Votre équipe sait quand la lumière tombe pour un démontage, votre responsable de bar sait si la journée demande plus d’eau ou plus de ponchos, et votre régisseur de scène voit le vent le jour où l’accroche monte.

Les derniers jours d’une longue série rejoignent la bande à mesure qu’ils entrent dans la période de prévision, chacun avec son repère : une semaine de festival se remplit jour après jour. Un show qui se termine au petit matin est marqué le jour où il commence, pour que la bande corresponde à la façon dont votre équipe parle des dates.

• Jour d’événement: chacun de vos jours marqué sur la bande
• Pluie et vent: le risque de pluie, la pluie attendue et le vent
• Lever et coucher du soleil: sur votre lieu, chaque jour

Préparez-vous aux extrêmes déjà connus à votre date

Alors que votre événement est encore à plusieurs mois, voyez à quoi ressemble habituellement son premier jour sur votre lieu : les températures maximale et minimale moyennes, les records de chaleur et de froid, la pluie, l’humidité et le vent habituels, d’après des années d’historique. Prévoyez ombre et eau pour un record de chaleur, chauffages et abris pour un record de froid, et plaques de roulage pour une date habituellement pluvieuse, bien avant que les prévisions n’existent.

C’est la vue à ouvrir quand vous réservez des chapiteaux, louez des groupes électrogènes ou briefez votre prestataire médical sur la chaleur. Elle transforme « il fait généralement beau en juillet » en relevés réels pour votre terrain, et donne à votre commission de sécurité les chiffres derrière votre plan pluie.

• Records de chaleur et de froid: les extrêmes déjà connus à votre date
• Pluie habituelle: ce que la date apporte en général
• Des années d’historique: pour votre lieu et votre date

Reliez chaque seuil aux étapes que suit votre équipe

Définissez dans votre plan d’urgence les seuils de vent, de foudre, de chaleur et de foule, et reliez chacun à ses étapes, comme mettre une scène en pause, ouvrir des abris, ajouter de l’eau ou envoyer un message aux détenteurs de billets. Les jours de show, la météo de votre lieu arrive heure par heure et est comparée à vos seuils et aux alertes officielles : votre équipe sécurité voit à temps quelles heures dépassent un seuil, avec les étapes prêtes à côté.

Personne n’a à se souvenir de la procédure en plein orage. Quand un seuil est atteint, le plan affiche les étapes convenues avec vos prestataires de sécurité, de gardiennage et médicaux, dans l’ordre, et votre équipe les applique. Un seuil de foule fonctionne de la même façon, à partir du comptage des zones en direct dans votre PC sécurité : une zone qui se remplit trop vite et une ligne de grains qui arrive ouvrent toutes deux le plan que vous avez déjà écrit.

Envoyer un message aux détenteurs de billets fait partie des étapes qu’un seuil peut contenir : quand une scène se met en pause ou que les entrées changent, les personnes qui viennent à votre événement l’apprennent par vous, dans le cadre du même plan que suit votre équipe sécurité.

• Seuils météo: les niveaux de vent, de foudre et de chaleur que vous choisissez
• Seuils de foule: pour une zone qui se remplit trop vite
• Surveillance heure par heure: chaque jour de show comparé à vos seuils
• Étapes prévues: pause d’une scène, abris, eau, message aux détenteurs de billets

• Gérez PC sécurité, foule et poste de secours depuis une seule vue en direct

Partez d’une ébauche de registre des risques faite pour votre événement

Fai prépare un registre de départ à partir de votre type d’événement, du public attendu au moment le plus chargé, du fait que vous soyez en intérieur ou en extérieur, de vos dates et de votre heure de fin. Un festival en plein air reçoit la pression de la foule aux barrières et la météo extrême, une conférence reçoit les salles en surcapacité lors des sessions populaires, et une fin tardive apporte les plaintes pour bruit et le public qui rejoint les transports dans le noir. Chaque risque indique pourquoi il figure sur la liste, et rien n’est enregistré tant que vous n’avez pas choisi ce que vous gardez.

L’ébauche s’adapte à l’événement. Un public plus nombreux ajoute la sécurité des entrées et l’écrasement quand tout le monde part en même temps, un événement sur plusieurs jours ajoute la fatigue du personnel et des bénévoles, et un événement en extérieur couvre la chaleur, les orages et les vents violents. Chaque risque proposé arrive avec des actions suggérées, comme des stewards aux points de resserrement aux heures de pointe ou des limites de vent convenues avec vos fournisseurs : vous modifiez un registre au lieu de partir d’un tableur vide.

• Préparé par Fai: les risques que votre type d’événement comporte habituellement
• La raison de chaque risque: pourquoi Fai l’a mis sur la liste
• Vous choisissez ce que vous gardez: rien n’est enregistré tant que vous ne l’ajoutez pas

• Keep a risk register for your event

Tirez les leçons de chaque incident de vos éditions précédentes

Fai lit les incidents que votre équipe a consignés lors des événements précédents de votre marque. Un type d’incident qui se répète augmente la probabilité de ce risque dans l’ébauche, ou ajoute le risque quand votre registre ne l’avait pas, et l’ébauche indique combien d’incidents le justifient. Votre registre s’affine à chaque événement que vous organisez, à partir de la trace que votre équipe tient déjà.

Cela boucle la boucle que la plupart des équipes sécurité laissent ouverte. Le malaise au bar en août dernier et l’enfant perdu dans l’espace familles en juin ne sont plus des lignes dans une vieille main courante : ils deviennent des raisons dans le registre de cette année, avec les éléments à côté pour votre commission de sécurité.

• Incidents passés: ce qui s’est mal passé, compté pour chaque risque
• Probabilité relevée: les risques qui se répètent notés plus haut

• Prévenez vite les bonnes personnes et suivez chaque incident du signalement à la clôture

Notez, attribuez et révisez chaque risque de la même façon

Choisissez la probabilité d’un risque et sa gravité, et le score est calculé pour vous : chaque risque du registre est noté de la même façon par tout le monde. Indiquez ce que vous faites pour l’éviter, une action par ligne, puis désignez son responsable et sa date de révision. Le registre affiche les scores les plus élevés en premier, et la vignette Risques de la page Aujourd’hui de votre événement compte les risques à réviser.

À mesure que vos actions portent leurs fruits, baissez la probabilité ou la gravité et le score suit : le registre montre où vous en êtes maintenant. Deux personnes peuvent travailler sur le registre en même temps : l’enregistrement d’un collègue entre-temps n’est jamais écrasé, et le formulaire affiche sa version pour que vous la vérifiiez avant d’enregistrer à nouveau.

• Score: la probabilité multipliée par la gravité, jamais saisi à la main
• Ce que vous faites pour l’éviter: les actions pour chaque risque
• Responsable: une personne qui répond de chaque risque
• À revoir le: la date à laquelle chaque risque est réexaminé

Montrez aux agents des licences et aux assureurs un registre tenu à jour

Marquez un risque comme maîtrisé quand vos actions sont en place, acceptez-le quand vous avez décidé de vivre avec, et clôturez-le quand il ne s’applique plus. Un risque clos peut être rouvert, les risques ne sont jamais supprimés et chaque modification est conservée dans l’historique du risque : le registre que vous montrez à l’agent chargé des licences est celui sur lequel votre équipe a travaillé.

Interrogez Fai sur la météo ou le registre avec vos propres mots : ce que prévoit la météo pour samedi, si une alerte est en vigueur pour le lieu, à quoi ressemble habituellement la date, ou quels risques auraient déjà dû être révisés. Elle peut préparer le registre, ajouter des risques et changer leur statut quand vous le demandez, et elle vous montre chaque modification et attend d’abord votre accord.

• Maîtrisé, accepté ou clos: un statut clair pour chaque risque
• Historique complet: chaque modification conservée, rien de supprimé
• Demander à Fai: la météo, l’historique et le registre, avec vos propres mots