Commencez chaque journée en sachant ce qui vous attend et qui fait quoi

Commencez chaque matin avec le compte à rebours et votre propre travail

Ouvrez l’événement : le compte à rebours jusqu’à l’ouverture des portes est en haut, avec les billets vendus cette semaine par rapport à la semaine précédente, les décisions qui vous attendent, les tâches en retard et ce qui est à faire cette semaine. Ce qui vous revient liste les tâches que votre équipe vous a confiées, vos services et les scènes que vous coordonnez, avec un bouton qui demande à Fai ce que vous devriez faire ensuite. Vous savez par où commence votre journée avant d’avoir ouvert un seul e-mail.

Depuis votre dernière visite liste ce que vos collègues ont changé depuis votre visite précédente, du plus récent au plus ancien, avec le nom de la personne derrière chaque changement. Activité récente, en bas de la page, garde chaque validation, chaque rappel et chaque suggestion refusée avec le membre de l’équipe qui en est à l’origine : personne n’a à demander qui a décidé quoi. Comparé à la dernière fois montre où en sont les ventes par rapport à votre dernière édition au même moment, et Temps gagné grâce à Fai montre le travail que Fai a déjà épargné à votre équipe sur cet événement.

Fai vérifie l’événement toutes les heures et liste ce qu’elle trouve sous En attente de votre décision, des tâches en retard aux artistes sans hôtel, chaque point avec l’e-mail ou les tâches déjà rédigés. Rien n’est envoyé ni modifié tant qu’un membre de votre équipe ne l’a pas approuvé.

• Compte à rebours et chiffres: les jours avant l’ouverture, les billets vendus, les décisions, les tâches en retard et ce qui est à faire cette semaine
• Ce qui vous revient: vos tâches, vos services et les scènes que vous coordonnez
• Depuis votre dernière visite: les derniers changements de votre équipe, avec l’auteur de chacun
• En attente de votre décision: les suggestions de Fai avec les brouillons prêts pour votre accord

• Run your event from its Today page
• Laissez Fai configurer votre événement et préparer le travail pour vous

Voyez chaque rubrique de l’événement en un coup d’œil

L’événement en un coup d’œil donne à chaque rubrique une vignette qui dit en une ligne où elle en est, avec un anneau de progression et un chiffre en rouge quand quelque chose vous attend : places pourvues au planning, cues verrouillés dans le conducteur, advances validés, incidents graves encore ouverts. La liste des rubriques suit l’ordre du travail, de Programme à Après l’événement, et met en avant les groupes qui correspondent à l’étape où en est votre événement : la bonne partie de l’événement est toujours à portée de main.

Cochez chaque type d’événement qui s’applique et les rubriques suivent, nommées comme ce type d’événement les nomme. Une conférence affiche Intervenants, Salles et un Agenda, un événement sportif affiche Athlètes, Sites et un Calendrier des matchs, et un festival gastronomique ou de boissons affiche Exposants, Stands et Dégustations. Choisissez plusieurs types et vous obtenez les rubriques de chacun.

Ajoutez une rubrique pour toute votre équipe quand vous en avez besoin, ou épinglez les rubriques que vous utilisez le plus en haut de votre propre liste sans changer celle des autres. Votre rôle détermine où l’événement s’ouvre pour vous : un régisseur de scène arrive sur En ce moment et un directeur de production sur Conducteur. Sur votre propre événement, vous choisissez toujours ce que Fai prend en charge, du line-up et du jour J au personnel, à la sécurité, à l’argent, aux sponsors et aux exposants, et vous le modifiez sous Autres rubriques dès que vos plans changent.

• L’événement en un coup d’œil: une vignette par rubrique, avec l’avancement et ce qui vous attend
• Type d’événement: cochez chaque type d’événement qui s’applique, et les rubriques suivent
• Épingler en haut: les rubriques que vous utilisez le plus en haut de votre propre liste

Trouvez n’importe quel artiste, scène, personne ou tâche en quelques secondes

Appuyez sur Ctrl K, ou Cmd K sur un Mac, depuis n’importe quelle partie de l’événement et saisissez quelques lettres. Les résultats sont regroupés en artistes, scènes, personnes, tâches, fichiers et rubriques de l’événement, et les mots de tous les jours fonctionnent aussi, comme « hôtels » pour Hébergement. Quand rien ne correspond, le dernier résultat envoie ce que vous avez saisi à Fai sous forme de question : la réponse n’est jamais loin.

Chaque artiste, chaque scène et chaque jour a sa propre page. La journée en un coup d’œil liste chaque set par scène, le conducteur, les arrivées, les prises en charge et les départs, les arrivées et départs à l’hôtel, les créneaux par équipe, les tâches à faire et les incidents de la journée, et vous pouvez passer à la veille ou au lendemain ou l’imprimer pour le bureau de production. La page d’une scène rassemble ses sets, son conducteur, ses équipes, son planning et ses notes techniques pour la journée.

• Tout trouver: tout l’événement depuis une seule recherche, sur n’importe quelle page
• La journée en un coup d’œil: sets, déplacements, hôtels, créneaux, tâches et incidents d’une journée
• Pages des scènes et des artistes: tout ce qui concerne une scène ou un artiste, au même endroit

• Find any performer, stage or day on your event

Donnez à chaque tâche un responsable, une date et une priorité

L’autorisation, la location des barrières, les chiffres du traiteur et les feuilles de route doivent tous être prêts avant l’ouverture des portes. Placez chaque tâche sur un seul tableau partagé par toute votre équipe, avec les personnes qui s’en chargent, la date d’échéance et son degré d’urgence. Les cartes passent d’ouvert à en cours puis à terminé, et la colonne bloqué montre ce qui attend une autorisation, un fournisseur ou une décision : c’est la première chose que vous lisez chaque matin.

Changez de vue selon la question. Le tableau montre ce qui bloque, la liste montre tout d’un coup, le calendrier montre ce qui est à faire cette semaine, et la chronologie présente le travail daté dans l’ordre : vous voyez ce qui doit être terminé avant que la suite commence. Chaque tâche indique les tâches qui la bloquent et celles qu’elle bloque, et vous pouvez enregistrer les vues que votre équipe utilise le plus.

Une tâche qui revient, comme une réunion de production hebdomadaire ou un tour du site quotidien, peut se répéter chaque jour, semaine, mois ou année : personne n’a à penser à l’ajouter. Les collègues qui veulent seulement garder un œil sur une tâche la suivent, et chaque tâche garde l’historique de ses changements de statut.

• Responsables et abonnés: toutes les personnes qui font la tâche, et celles qui la surveillent
• Priorité: faible, moyenne, élevée ou urgente sur chaque carte
• Tableau, liste, calendrier et chronologie: le même travail par statut, d’un coup, par date ou dans l’ordre
• Tâches récurrentes: les tâches qui reviennent chaque jour, semaine ou mois

• Keep the jobs behind your event moving

Gardez la discussion, les fichiers et l’historique avec la tâche

Ouvrez une tâche pour en discuter en commentaires, joindre le devis ou le plan dont elle dépend, lui ajouter des étiquettes et lancer un minuteur pendant que vous y travaillez. Une tâche ajoutée depuis la Boîte de réception de l’événement garde l’e-mail dont elle vient : la personne qui la reprend a toute l’histoire. Mes tâches rassemble tout ce qui vous est confié ou que vous suivez sur tous les événements de votre marque : un producteur qui gère trois événements ce mois-ci voit tout son travail au même endroit.

Quand un collègue a la même scène, la même tâche ou une autre fiche ouverte, vous voyez son nom pendant que vous modifiez : vous n’écrasez pas le travail de l’autre. S’il enregistre en premier, vous voyez sa version et décidez de ce que vous gardez. L’historique des versions montre qui a modifié une fiche et quand, et restaurer une version précédente en ajoute une nouvelle : rien de ce qu’a fait quelqu’un n’est jamais perdu.

• Commentaires, fichiers et étiquettes: la discussion et les documents restent sur la tâche
• Minuteur: le temps passé sur chaque tâche
• Mes tâches: votre travail sur tous les événements de votre marque, au même endroit
• Voir qui modifie: le nom d’un collègue quand vous avez tous les deux une fiche ouverte

• Faites travailler chaque e-mail, appel et document pour votre événement

Partez du plan dont a besoin chaque événement de votre type

Fai suggère un plan de préparation pour votre type d’événement, de la signature de chaque contrat à la comparaison du budget avec vos dépenses. Une conférence reçoit les intervenants, le son et les écrans et les chiffres du traiteur, un festival la couverture médicale et un plan de circulation, un événement gastronomique ou de boissons les certificats d’hygiène des exposants, et un événement sportif ses arbitres et officiels. Décochez ce dont vous n’avez pas besoin, renommez n’importe quelle tâche et ajoutez le reste, chacune avec la date d’échéance calculée par Fai.

Quand une tâche prend du retard, Fai rédige le rappel à son responsable, ou trouve un responsable pour une tâche en retard que personne n’a prise. Elle lit aussi les échéances dans vos contrats, vos e-mails et vos notes d’appel, et suggère une tâche pour chacune qui n’en a pas encore. Chaque suggestion attend sur Aujourd’hui qu’un membre de votre équipe l’approuve, la modifie d’abord, la reporte ou la refuse.

• Plan de préparation: les tâches dont votre type d’événement a besoin, avec leurs dates d’échéance
• Choisir et renommer: ne gardez que les tâches que vous voulez, nommées à votre façon
• Relances des tâches en retard: un rappel rédigé pour vous, ou un responsable trouvé

Répartissez le travail avant que quiconque s’épuise

Ce sont généralement les deux mêmes personnes qui se retrouvent avec l’essentiel du travail pendant les deux dernières semaines. Charge de travail additionne, jour par jour, le temps des tâches et les créneaux du planning de chaque personne, par rapport au nombre d’heures par jour que vous fixez, et signale toute personne au-delà de la limite. Fai suggère la tâche à déplacer et le collègue le moins chargé ces jours-là : vous rééquilibrez en quelques instants tant qu’il est encore temps.

Confirmez un déplacement : la nouvelle personne est ajoutée à la tâche avant que la première en soit retirée, et la tâche n’est donc jamais sans responsable. Les tâches sans durée prévue ou sans date d’échéance sont listées à part : vous complétez ce qui manque et pouvez vous fier aux chiffres. Choisissez jusqu’où regarder, la semaine prochaine ou les deux prochaines, selon la proximité de l’événement.

• Heures par jour: le temps des tâches et les créneaux du planning de chaque personne
• Au-delà de la limite: toute personne qui dépasse le nombre d’heures que vous autorisez
• Déplacements suggérés: la tâche à déplacer et qui a le temps de s’en charger

• Balance your event team's workload
• Couvrez chaque créneau et payez chaque heure travaillée

Donnez à chaque membre de l’équipe la partie de l’événement que son rôle gère

Un directeur de la sécurité, un régisseur de scène et un coordinateur des bénévoles ont chacun besoin d’une partie différente de votre événement. Invitez chaque personne par le rôle qu’elle occupe, comme responsable sécurité ou régisseur de scène, et son kit de rôle définit son menu, ses autorisations, sa page Aujourd’hui, l’aide que Fai lui apporte et les guides qu’elle voit. Elle commence dans son propre travail, sans rien sur son chemin dont son poste n’a pas l’usage.

Chaque personne ouvre ensuite un seul lien privé pour tout ce que ses rôles lui donnent. Un steward qui travaille aussi aux services du site voit chaque créneau, poste, ronde, tâche et document de ses deux rôles sur une seule page : c’est la page Mes créneaux que votre équipe utilise déjà pour voir ses créneaux sur chacun de vos événements, accepter les créneaux que vous proposez et ajouter les documents que ces créneaux exigent, sans compte ni mot de passe. Invitez une seule fois vos membres permanents sur la marque, et un renfort d’un soir dans l’équipe de cet événement.

• Inviter par rôle: choisissez le rôle par son nom quand vous invitez un membre de l’équipe
• Kits de rôle: le menu, les autorisations, la page Aujourd’hui, l’aide de Fai et les guides de chaque rôle
• Un lien par personne: chaque poste, ronde, tâche et document que ses rôles lui donnent

• Give your event crew one page for all their shifts