1. Event Operating System
  2. Équipe et bénévoles

Faites couvrir chaque créneau par les bonnes personnes

Comblez les trous de votre planning avant le jour J et récompensez les bénévoles qui donnent de leur temps. Fai suggère qui peut occuper chaque créneau sur l’ensemble de vos événements, la première personne qui accepte une proposition prend la place, et chacun voit ses créneaux sur une seule page. Les bénévoles postulent depuis leur téléphone, et vous envoyez des billets invités pour les heures qu’ils donnent.

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  • Des créneaux libres pourvus par les bonnes personnes
  • Une seule page pour les créneaux de chaque personne
  • Des billets invités pour les heures données par les bénévoles
Event Operating System de Ticket Fairy : Équipe et bénévoles

Comblez chaque trou de votre planning

Voyez où il vous manque du monde tant qu’il est encore temps d’agir. Planifiez les créneaux par équipe et voyez combien de places sont pourvues pour chaque équipe et chaque heure. Pour chaque créneau libre, Fai liste les personnes qui conviennent : disponibles sur tous vos événements, reposées, assez âgées, avec la compétence requise et dans les limites d’heures que vous fixez. Envoyez des propositions, et la première personne qui accepte prend la place.

  • Couverture par équipe et par heure: places pourvues et places encore libres
  • Propositions de créneaux: la première personne qui accepte prend la place
  • Règles des créneaux: les pauses et les heures de travail que vous fixez
  • Toujours partant ?: Fai pose la question la veille et propose toute place libérée
Event Operating System de Ticket Fairy : Comblez chaque trou de votre planning

Constituez une équipe que vous pouvez rappeler

L’onglet Personnes des Opérations événementielles de votre marque liste toutes les personnes qui ont travaillé ou été bénévoles sur vos événements. Voyez leurs événements, les créneaux effectués, leurs absences et leurs compétences. Chaque personne a une page Mes créneaux pour tous vos événements, où elle accepte les propositions, indique les jours où elle peut travailler et ajoute ses créneaux à son agenda.

  • Personnes: toutes les personnes qui travaillent sur vos événements, avec leur historique
  • Compétences: ajoutées par votre équipe, avec des suggestions de Fai
  • Page Mes créneaux: chaque créneau sur chacun de vos événements, sans compte
Event Operating System de Ticket Fairy : Constituez une équipe que vous pouvez rappeler

Recrutez tous les bénévoles dont vous avez besoin

Rendez la candidature facile et la décision rapide. Les bénévoles postulent depuis un formulaire conçu pour le téléphone, Fai compare chaque candidat à vos postes, et vous acceptez, mettez en liste d’attente ou refusez les candidats par lots, avec un seul e-mail par personne. Invitez les bénévoles de l’an dernier à revenir avec leurs réponses déjà remplies.

  • Formulaire de candidature: conçu pour le téléphone
  • Vérifiés par Fai: chaque candidat comparé à vos postes
  • Bénévoles de retour: réinvités avec leurs réponses déjà remplies
Event Operating System de Ticket Fairy : Recrutez tous les bénévoles dont vous avez besoin

Prenez soin de vos bénévoles et faites-les revenir l’an prochain

Donnez aux bénévoles ce dont ils ont besoin pour la journée et une récompense pour leur temps. Chaque bénévole a une page privée pour choisir ses créneaux, demander à en échanger ou à en abandonner un, lire sa feuille de route et ses consignes d’accueil, et téléverser des documents. Comparez les heures pour lesquelles chaque bénévole s’est inscrit aux heures effectuées, et envoyez les billets invités qu’il a gagnés.

  • Page bénévole: créneaux, échanges, feuille de route et documents
  • Heures: heures prévues à côté des heures effectuées
  • Récompenses: des billets invités pour les bénévoles qui les ont gagnés
Event Operating System de Ticket Fairy : Prenez soin de vos bénévoles et faites-les revenir l’an prochain

Approuvez les heures et vérifiez chaque facture d’agence

Approuvez les heures de chaque personne à partir de ses pointages d’arrivée et de départ sur ses créneaux. Fai vérifie d’abord chaque ligne : vous approuvez en une fois les lignes sans anomalie et corrigez les autres avec un motif. Les responsables de service approuvent les heures de leur propre équipe depuis leur téléphone, et les heures par équipe externe montrent ce que les personnes de chaque agence ont travaillé et coûté.

  • Approbation des heures: chaque ligne vérifiée d’abord par Fai
  • Responsables de service: ils approuvent les heures de leur équipe sur leur page Mes créneaux
  • Heures par équipe externe: vérifiez la facture d’une agence par rapport aux heures effectuées
Event Operating System de Ticket Fairy : Approuvez les heures et vérifiez chaque facture d’agence
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Aller plus loin : Équipe et bénévoles

Découvrez comment votre équipe fait chaque travail dans le tableau de bord, configurez-le pas à pas et obtenez des réponses à vos questions.

Pourvoyez chaque créneau, pointez votre équipe et récompensez vos bénévoles

  • Personnel et équipes

    Tenez la liste de votre personnel avec les équipes et leurs responsables.

  • Créneaux

    Planifiez les créneaux, voyez la couverture par équipe et par heure, et recevez des alertes de conflit et des suggestions de Fai.

  • Propositions de créneaux

    Proposez les créneaux libres par lots aux personnes trouvées par Fai, et laissez la première qui accepte prendre la place.

  • Personnes sur tous vos événements

    Une seule fiche pour chaque personne qui travaille sur vos événements, avec les créneaux effectués, les compétences et un âge confirmé.

  • Page Mes créneaux

    Chaque personne voit ses créneaux sur tous vos événements, accepte les propositions et ajoute ses créneaux à son agenda.

  • Pointage d’arrivée et de départ

    Pointez l’arrivée et le départ de votre équipe et de vos bénévoles à chaque créneau, à l’entrée.

  • Charge de travail de l’équipe

    Voyez les heures de chaque personne par jour entre tâches et créneaux.

  • Liste des bénévoles

    Gardez le statut, la taille de T-shirt, les besoins alimentaires et le contact d’urgence de chaque bénévole, et importez des bénévoles depuis un tableur.

  • Recrutement des bénévoles

    Partagez un formulaire public, laissez Fai comparer les candidats à vos postes et envoyez vos décisions par lots.

  • Heures et récompenses

    Comparez les heures prévues aux heures effectuées et envoyez les billets invités gagnés.

  • Repas, certificats et accueil sécurité

    Nourrissez votre équipe, vérifiez ses certificats et organisez un accueil sécurité avant qu’elle ne commence.

    En savoir plus

  • Approbation des heures

    Approuvez les heures à partir des pointages d’arrivée et de départ, modifiez une ligne avec un motif et téléchargez les heures approuvées.

  • Créneaux depuis un tableur

    Déposez votre planning sous forme de tableur, et Fai repère quelle colonne contient le jour, les horaires et l’équipe avant d’ajouter les créneaux.

Pourvoyez vos créneaux et recrutez vos bénévoles

Les guides sont en anglais.

Questions fréquentes : Équipe et bénévoles

Équipe et bénévoles

La première qui accepte prend la place. Si le créneau est alors complet, la page de l’autre personne la remercie et lui indique que la place a été pourvue.

Non. Chaque personne affiche les créneaux effectués, ses absences, ses annulations tardives et ses heures, avec ses compétences. Personne n’est noté. La liste affiche une personne par adresse e-mail.

Fai suggère chaque lot de propositions et une personne l’approuve. Sur chaque événement, vous pouvez laisser le premier lot et la question Toujours partant ? partir automatiquement.

Jusqu’à 500 personnes par lot. Les invitations aux bénévoles de retour touchent jusqu’à 5 000 personnes issues de 25 événements passés au maximum, et le téléchargement des heures couvre les événements comptant jusqu’à 5 000 bénévoles.

Par défaut, les bénévoles doivent avoir 16 ans ou plus. Un bénévole de moins de 18 ans ajoute un parent ou un tuteur, qui donne aussi son accord.

Oui. Un responsable de service approuve et corrige les heures des créneaux de son service depuis sa page Mes créneaux. Les responsables ne voient jamais les coûts et n’approuvent jamais leurs propres heures.

Dans le Budget de l’événement, dès qu’un créneau a un coût horaire. Les heures approuvées sont valorisées au taux en vigueur au moment de leur approbation.

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