Obtenez chaque autorisation et validez chaque barrière avant l’ouverture des portes

Suivez chaque autorisation avec l’autorité qui la délivre

Classez chaque autorisation sous son autorité : licences, pompiers, police, voirie et santé. Votre coordinateur des autorisations voit où en est chaque demande dans un seul tableau de suivi, et tout le reste de l’équipe sait à qui demander pour la fermeture de route, l’autorisation de fermeture tardive ou la visite d’hygiène alimentaire.

Un événement multi-services, c’est une série de discussions séparées qui doivent toutes aboutir avant le même matin. Le tableau de suivi garde chacune avec son autorité, son contact et ses dates : une réponse lente de la voirie est visible des semaines avant qu’elle ne bloque le plan de circulation, et un nouveau coordinateur reprend toute la situation dès son premier jour.

• Par autorité: licences, pompiers, police, voirie et santé
• Où en est chaque autorisation: ce qui est accordé et ce qui vous attend encore

Remplissez chaque condition avant son échéance

Chaque autorisation porte les conditions que l’autorité y a attachées, chacune avec son échéance. Traitez-les une à une, voyez d’un coup d’œil ce qui est encore ouvert, bientôt dû ou en retard, et arrivez au jour d’ouverture avec chaque condition remplie et la preuve à côté.

C’est sur les conditions que les événements se font piéger : le ratio de stewards fixé par la licence, la surveillance du bruit demandée par la mairie, la couverture médicale fixée par la commission de sécurité. Chacune est rattachée à son autorisation avec une date : personne ne découvre la dernière semaine qu’une condition de la réunion du printemps n’a jamais été attribuée.

• Conditions: toutes celles que l’autorité a attachées
• Échéances: ce qui est ouvert, bientôt dû ou en retard

Rassemblez les documents que demande chaque autorité

Consignez les documents que vous envoyez à chaque autorité, et commencez par récupérer ceux dont vous avez besoin auprès de vos fournisseurs. Demandez une seule fois à vos équipes externes leurs assurances, évaluations des risques, modes opératoires et certificats de sécurité gaz ou électrique, et chaque équipe ajoute son fichier sur sa propre page, sans connexion. Fai lit chaque fichier pour en relever la date d’expiration et la couverture, et signale ce qui ne correspond pas, comme une police qui se termine avant votre événement ; vous l’acceptez ou demandez des modifications.

Chaque document indique combien d’équipes l’ont fait accepter, ce qui reste à vérifier, qui est en retard et quelle couverture arrive à échéance. Relancez en une fois toutes les équipes à qui il manque un fichier, accordez plus de temps à une équipe, ou ajoutez un fichier qu’un fournisseur vous a envoyé par e-mail pour qu’il soit lu et vérifié de la même façon. Avant qu’un document accepté n’expire, l’équipe reçoit un rappel pour en envoyer un plus récent.

• Documents envoyés: ce qui est parti à chaque autorité, et quand
• Documents des équipes externes: assurances, évaluations des risques et certificats
• Lus par Fai: la date d’expiration, la couverture et ce qui ne correspond pas
• Rappels: avant l’échéance d’un fichier et avant son expiration

• Collect insurance and certificates from your event's outside teams

Voyez chaque licence et certificat, les plus urgents en premier

Le suivi des autorisations s’appuie sur Licences et certificats, où les licences de débit de boissons, les autorisations alimentaires et sanitaires, les attestations d’assurance et les validations incendie de l’événement sont triées selon ce qui vous attend en premier : expirés, puis expirant bientôt, puis en attente d’examen. Recherchez par juridiction, autorité émettrice ou numéro de document, et marquez chaque document comme vérifié ou refusé.

Dans un festival gastronomique, cela couvre les licences de boissons et les autorisations alimentaires de chaque bar et de chaque commerçant, et dans un salon, les autorisations liées à l’âge. Les certificats de vos commerçants sont à côté des documents de vos équipes externes : la personne qui vérifie les papiers avant l’arrivée du matériel travaille sur une seule liste.

• Licences et certificats: chaque licence et autorisation de l’événement
• Les plus urgents en premier: expirés et expirant bientôt en haut
• Recherche: par juridiction, autorité ou numéro de document

Dessinez chaque ligne de clôture et de barrières sur votre plan du site

Dessinez la clôture d’enceinte, la barrière de devant de scène et chaque ligne de canalisation du public sur le plan du site sur lequel votre équipe travaille déjà. Fixez l’échelle une fois et chaque ligne affiche sa longueur : votre fournisseur de clôtures chiffre le bon nombre de panneaux et votre équipe de montage sait où chaque tronçon commence et se termine.

Faites glisser une ligne quand le plan change, avec annuler et rétablir toujours disponibles. Deux personnes peuvent travailler sur le plan en même temps, et les modifications à des endroits différents ne se gênent jamais. Fai peut vérifier le plan pour les premiers secours, les sorties, l’eau potable, les toilettes et les espaces d’observation accessibles selon le public attendu, et vous dit ce qui manque encore avant que la commission de sécurité ne le voie.

• Lignes de barrières: dessinées sur votre propre plan du site
• Longueurs: chaque ligne mesurée une fois l’échelle fixée
• Vérifier mon plan: Fai cherche sorties, premiers secours, eau et toilettes

• Draw your event site map and share it

Montez chaque ligne selon sa liste et inspectez-la à l’heure prévue

Donnez à chaque ligne de barrières sa liste de contrôle de montage et laissez votre équipe la cocher au fur et à mesure : votre directeur de production voit quelles lignes sont terminées et lesquelles demandent encore du travail bien avant l’ouverture des portes. Fixez ensuite quand chaque ligne est inspectée, du premier contrôle après le montage aux contrôles de chaque jour de show, et votre inspecteur parcourt la ligne point par point et la valide.

Une barrière est contrôlée aussi souvent que le prévoit votre plan de sécurité, et personne n’a à s’en souvenir. La barrière de devant de scène peut être inspectée avant l’ouverture des portes, au changement de plateau avant la tête d’affiche et après le set, tandis que la clôture d’enceinte est parcourue chaque matin, chaque ligne avec son propre horaire. Les scènes, les points d’accroche et les autres structures sont validés avec les mêmes inspections programmées.

• Listes de contrôle de montage: chaque étape pour chaque ligne
• Inspections programmées: quand chaque ligne doit être contrôlée
• Validation: par la personne qui a fait l’inspection

Montrez exactement ce qui a été contrôlé, quand et par qui

Chaque étape de montage, inspection et validation rejoint l’historique de la ligne, et chaque condition remplie, document envoyé et inspection réussie rejoint celui de l’autorisation. Quand l’agent chargé des licences, votre assureur ou votre débriefing pose une question sur une barrière ou une condition, la réponse est déjà là, avec les noms et les heures.

La même trace sert à l’édition suivante. Le coordinateur des autorisations de l’an prochain part des autorités, des conditions et des contacts qui ont fonctionné cette année, et l’équipe site sait quelles lignes de barrières ont demandé des contrôles supplémentaires et pourquoi.

• Historique complet: chaque contrôle, validation et condition conservés
• Prêt pour les questions: des agents des licences et des assureurs

Donnez aux pompiers et à vos fournisseurs le plan en direct

Envoyez aux pompiers, au service ambulancier ou à votre fournisseur de clôtures un lien privé vers votre plan du site en direct, avec les sorties, itinéraires, premiers secours ou l’alimentation électrique dont ils ont besoin en plus du plan public. Le lien montre toujours le plan tel qu’il est : une clôture déplacée ou un nouvel itinéraire d’urgence y figure la prochaine fois qu’ils l’ouvrent, et il expire à la date que vous choisissez.

Chaque lien indique pour qui il est, jusqu’à quand il fonctionne et combien de fois il a été ouvert. Donnez une nouvelle adresse à un lien s’il circule trop loin, ou désactivez-le à tout moment. La page qu’ils ouvrent ne montre que les emplacements et les itinéraires, jamais vos notes ni qui fait partie de votre équipe, et ne demande aucune connexion : un inspecteur peut l’ouvrir sur un téléphone pendant sa tournée.

• Liens privés vers le plan: pour les secours, l’accessibilité ou les fournisseurs
• Toujours le plan actuel: une clôture déplacée apparaît à la prochaine ouverture
• Désactivable à tout moment: mettez fin à un lien dès qu’il ne doit plus fonctionner

• Share a private event site map with emergency services and suppliers