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Sachez ce que chaque événement a rapporté, doit et vous verse

Le directeur financier d’une entreprise événementielle porte le risque que personne d’autre ne voit : des acomptes versés des mois avant la mise en vente, l’argent de la billetterie retenu jusqu’après le concert, et une équipe de production qui dépense sur un budget tenu dans un tableur. Ticket Fairy place le chiffre d’affaires, les coûts, le versement et les paiements de chaque événement sur les mêmes données que celles avec lesquelles votre équipe travaille. Deux personnes approuvent chaque paiement, chaque décompte montre son calcul, et Fai prépare les tâches financières courantes pour que vous les acceptiez.

Commencer gratuitement Réserver une démo
  • Le chiffre d’affaires, les coûts et le versement de chaque événement sous les yeux
  • Des paiements approuvés par une deuxième personne
  • Des décomptes que vos partenaires peuvent vérifier ligne par ligne
Argent d’un événement terminé dans Vault de Ticket Fairy, avec les ventes de billets et de suppléments, les remboursements, les frais, les parts des partenaires, le Capital remboursé et l’estimation de ce qui vous revient

Voyez ce que chaque événement a rapporté et quand vous êtes payé

La page Performance de votre événement affiche le revenu net dès la première vente, options et revenus des tables compris, avec les recettes du guichet sur leur propre carte. Les informations de paiement de chaque vérification avant publication indiquent quand le versement de cet événement est dû et ce qui peut le retenir. Dans Vault, l’argent de chaque événement détaille les ventes de billets et d’options, les remboursements, les frais, les parts des partenaires et l’estimation de ce qui vous parvient.

Revenu brut affiche le prix des billets avant taxe sur les ventes, et Revenus affiche la part que vous en gardez selon votre accord de frais : le chiffre que vous prévoyez et celui que vous recevez ne sont jamais confondus. Dès que Ticket Fairy envoie l’argent d’un événement pour lequel il encaisse les paiements, la carte Revenu net est marquée Viré en banque. La liste Événements de Vault affiche le versement de chaque événement à côté de tout montant Capital restant à rembourser : la trésorerie de toute une saison se lit sur une seule liste. La vue fondateur va plus loin : compte de résultat par édition et par marque, prévision de trésorerie à partir de votre rythme de ventes et de vos dates de paiement, et un dossier de conseil d’administration d’une page.

Chaque événement peut être versé sur le compte bancaire habituel de la marque ou sur ses propres coordonnées de versement, ce qui convient à un concert coproduit ou à une coentreprise avec son propre compte. Vérifier ces coordonnées avant l’événement plutôt qu’après fait la différence entre un versement à l’heure et un rappel de fonds.

  • Page Performance: le revenu net dès la première vente, actualisé sous vos yeux
  • L’argent de chaque événement: ventes, remboursements, frais, parts des partenaires et estimation
  • Dates de versement: quand chaque événement est versé et ce qui peut le retarder

Rapports de ventes Paiements et versements Vault

Page Événements de Vault sur Ticket Fairy listant six événements avec la destination de l’argent des billets de chacun, son versement et le Capital éventuel à rembourser

Tenez un seul budget auquel finance et production se fient

La page Budget de votre événement et le budget sur lequel travaille votre équipe de production sont le même budget : finance et production lisent les mêmes chiffres. Planifiez chaque section, enregistrez les coûts réels à mesure qu’ils arrivent, et voyez à côté les bons de commande approuvés, les coûts de réservation et la location commandée comme coûts engagés. Le dépassement apparaît tant qu’il est encore temps d’agir.

Le coût total de chaque artiste, du cachet et de la commission d’agence aux vols, à l’hôtel, aux per diem et au backline, entre dans le budget pour vous, et les heures validées de chaque créneau arrivent au coût horaire de ce créneau. Chaque devise garde son propre total : une tournée européenne ne cache jamais une surprise de change dans un seul chiffre.

Sur toute votre marque, Dépenses compare les coûts prévus et enregistrés de chaque événement sur une période, vos plus gros fournisseurs et le coût par personne scannée à l’entrée. Vous voyez quels événements ont couvert leurs coûts et quel fournisseur est discrètement devenu votre plus important. Les personnes dont le rôle ne permet pas de voir les finances de votre événement ne voient jamais le budget ni les contrats.

  • Prévu et réel: l’écart pour chaque section, scène ou jour de spectacle
  • Coûts engagés: bons de commande, réservations et locations commandées
  • Coûts de l’équipe: heures approuvées au coût horaire de chaque créneau
  • Dépenses sur tous vos événements: coûts par événement, par fournisseur et par participant

Budget et coûts Contrats et paiements

Budget d’un événement Ticket Fairy avec les coûts prévus et réels par section et les coûts engagés à côté

Payez artistes, fournisseurs et équipe sous le contrôle de deux personnes

Paiements à venir affiche chaque acompte, solde, per diem, paiement de backline et de fournisseur comme en retard, dû cette semaine ou à venir. Envoyez un bon de commande, rapprochez-en la facture du fournisseur, et payez en un seul lot depuis votre solde Vault tous ceux à qui l’événement doit de l’argent. Activez les approbations de paiement, et un autre propriétaire ou administrateur envoie chaque paiement que quelqu’un prépare.

La règle d’approbation couvre les lots de paiements, les paiements uniques et les paiements récurrents, et la personne qui a préparé un lot ne peut jamais l’envoyer. Un fournisseur que vous payez à chaque événement peut être marqué comme de confiance, ce qui demande qu’un propriétaire ou un administrateur en fasse la demande, un délai de réflexion et l’approbation d’un second propriétaire ou administrateur. Chaque lot garde l’historique de qui l’a préparé et qui l’a envoyé, et un paiement envoyé s’accompagne d’une lettre de confirmation que vous pouvez remettre à un artiste ou à un fournisseur qui affirme n’avoir jamais été payé.

Fai lit chaque facture fournisseur et indique si elle correspond au bon de commande : une facture gonflée est repérée avant d’être payée. Donnez à votre équipe des cartes Vault avec les limites, les dates et les types de commerces que vous fixez, et chacun ajoute au paiement une photo de chaque reçu et le rattache à l’événement : les dépenses par carte arrivent dans le bon budget sans note de frais.

  • Bons de commande: la facture du fournisseur rapprochée de la commande
  • Lots de paiements: tous ceux à qui un événement doit de l’argent, payés ensemble
  • Validation des paiements: une deuxième personne envoie ce que quelqu’un a préparé
  • Cartes avec plafonds: pour chaque membre de l’équipe, avec un reçu sur chaque paiement

Vault Contrats et paiements

Lot de paiements Vault de Ticket Fairy vu par la personne qui l’a préparé, indiquant qu’une autre personne doit l’envoyer

Bouclez chaque décompte et encaissez ce que vos partenaires vous doivent

Fai prépare chaque décompte à partir de vos ventes de billets, de vos coûts et de l’accord, et chaque ligne montre comment son chiffre a été calculé : l’équipe de l’artiste peut le vérifier avant que vous le marquiez comme accepté. Les commerçants saisissent leurs recettes et vous facturez votre part de leurs ventes, les sponsors paient des factures Vault avec des lignes détaillées et une date d’échéance, et un lien de paiement encaisse l’acompte d’une table ou des frais de location.

Un décompte prend les ventes de billets après remboursements, les coûts réels du budget et le cachet de l’accord, et ajoute le voyage, l’hôtel et la commission d’agence propres à l’artiste sans rien compter deux fois. Un remboursement tardif ou un nouveau coût se met à jour en une fois. Une ligne erronée est annulée par une nouvelle ligne, et les deux restent sur le décompte : ce qui a été convenu ne change jamais dans le dos de quelqu’un. Une fois partagées, les lignes sont verrouillées, et toute modification devient une nouvelle version.

La part de chaque artiste sur son merch et les dépenses cashless par bar et par commerçant entrent aussi dans vos décomptes. Fai lit les rapports de caisse et de terminal de paiement de chaque commerçant et indique s’ils correspondent au chiffre saisi, vos parts minimale et maximale des ventes sont appliquées pour vous, et la facture part avec un lien de paiement. Les équipes extérieures paient les repas d’équipe pris par leur personnel.

  • Décomptes préparés: chaque ligne avec le calcul de son montant
  • Recettes des commerçants: votre part des ventes facturée à chaque commerçant
  • Factures et liens de paiement: sponsors, frais de location et acomptes payés sur Vault

Contrats et paiements Commerçants et marchés Gestion de salle

Décompte partagé Ticket Fairy pour un concert, avec ses lignes verrouillées et Marquer comme accepté et Rouvrir au-dessus

Financez vos acomptes et choisissez quand l’argent de la billetterie vous parvient

Choisissez pour chaque marque si Ticket Fairy encaisse les paiements par carte et vous paie après l’événement, ou si l’argent va sur votre propre compte de traitement des paiements à mesure que les acheteurs paient. Décidez qui paie les frais de réservation sur chaque événement, et proposez des plans de paiement pour les billets les plus chers. Quand la tête d’affiche et la salle veulent des acomptes avant votre mise en vente, faites une demande de Ticket Fairy Capital.

Le paiement après l’événement convient à une entreprise qui veut que Ticket Fairy encaisse les paiements par carte pour elle. L’argent au fil des ventes convient à une entreprise établie qui a besoin de sa trésorerie pour les acomptes et dispose d’un compte de traitement pour l’encaisser. Dans les deux cas, la page Performance et la liste Événements de Vault montrent ce que chaque événement a rapporté et quand il est versé.

Ticket Fairy Capital est une avance sur vos futures ventes de billets, évaluée d’après votre historique de ventes sur n’importe quelle plateforme de billetterie et remboursée par vos ventes de billets à mesure qu’elles arrivent. La liste Événements de Vault montre ce que chaque événement doit encore rembourser.

  • Calendrier des versements: après votre événement, ou au fil des ventes
  • Choix des frais de réservation: ajoutés, absorbés ou ajoutés plus tard au paiement
  • Ticket Fairy Capital: une avance remboursée sur vos ventes de billets

Paiements et versements Capital

Choix du mode de versement lors de l’inscription sur Ticket Fairy, avec Avant votre événement, au fil des ventes sélectionné et le bouton qui associe un compte de paiement par carte

Laissez Fai préparer le travail financier et donnez chaque chiffre à votre comptable

Après chaque événement, Fai détermine qui payer à partir de vos réservations, le cachet final d’un accord au pourcentage à partir du contrat et des ventes de billets, les lots de paiements et les relances de factures. Chaque suggestion montre chaque étape de son calcul avec le contrat ou l’argent de l’événement dont elle vient, et vous l’acceptez, la modifiez d’abord ou l’écartez.

Choisissez Désactivé, Suggérer ou Le faire pour moi pour chaque type de tâche financière. Accepter une suggestion qui touche à l’argent ne fait que la préparer, comme un bénéficiaire sur la liste de l’événement ou un lot prêt à partir, et une personne de votre équipe l’envoie toujours elle-même. Écartez une suggestion avec un motif, et Fai ne la proposera plus sauf si ses détails changent.

Pour la comptabilité, Vault fournit un relevé PDF officiel pour chaque devise avec les soldes d’ouverture et de clôture, ou un tableur de chaque paiement entrant et sortant. Les exports de commandes donnent une ligne par commande ou une ligne par billet, et un accès Statistiques permet à votre comptable de lire chaque rapport sans pouvoir rien modifier. Chaque personne sur la liste de ceux à qui un événement doit de l’argent indique qui l’a modifiée en dernier et quand : la réponse à la question d’un auditeur est déjà consignée.

  • Préparé pour vous: qui payer, cachets des accords, lots et relances
  • Chaque étape affichée: le calcul et les chiffres dont il provient
  • Relevés et exports: relevés Vault, mouvements et exports de commandes

Fai Équipes et sécurité

Suggestion Vault de Ticket Fairy pour l’accord au pourcentage d’un artiste, avec chaque étape du calcul de Fai et le contrat et l’argent de l’événement dont il provient

Comment les équipes financières utilisent Ticket Fairy

  • Un festival avec des dizaines de fournisseurs

    Les bons de commande partent depuis l’événement, Fai vérifie chaque facture par rapport à sa commande, et les soldes partent en un seul lot qu’un second directeur approuve. En fin d’année, Dépenses montre quels fournisseurs ont pris de l’ampleur et ce que chaque participant a coûté à accueillir.

  • Une salle qui boucle des décomptes chaque semaine

    Fai prépare chaque décompte le lendemain matin du concert à partir des ventes de billets et du budget. Le tour manager vérifie chaque ligne, les deux parties le marquent comme accepté, et le paiement part avec une lettre de confirmation.

  • Un promoteur qui finance une tournée

    Ticket Fairy Capital paie les acomptes de la tête d’affiche avant la mise en vente, et les remboursements sont prélevés sur les ventes de billets, date par date. La liste Événements de Vault montre ce que chaque date a rapporté et ce qu’elle doit encore rembourser.

  • Un festival gastronomique qui prend une part des ventes

    Les commerçants déposent leurs rapports de caisse après le week-end, Fai lit chacun d’eux, et l’équipe financière accepte les chiffres et émet toutes les factures de part des ventes le même après-midi. La liste des factures montre qui a payé et qui ne l’a pas fait.

  • Une société de production avec une équipe en tournée

    Chaque chef d’équipe a une carte Vault limitée aux dates de la tournée et aux types de commerces dont il a besoin. Les reçus sont ajoutés à chaque paiement au moment où il a lieu, et les dépenses par carte arrivent dans le bon budget d’événement sans note de frais.

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Tout ce qu’il faut pour gérer l’argent de vos événements

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Les guides sont en anglais.

Questions sur Ticket Fairy pour Directeurs financiers

Directeurs financiers

Non. The Ticket Fairy, Inc. est une plateforme technologique et n’est pas une banque. Les services bancaires Vault sont fournis par l’intermédiaire de partenaires bancaires réglementés, et le financement Ticket Fairy Capital est fourni par des partenaires tiers de crédit privé, qui prennent chaque décision de financement.

Pour un événement dont Ticket Fairy encaisse les paiements, les versements sont traités 10 à 15 jours ouvrés après la fin de l’événement. Quand vous encaissez les paiements par carte sur votre propre compte, vous êtes payé selon le calendrier de ce compte. Les événements reportés, les demandes de remboursement en attente et les rétrofacturations peuvent allonger l’attente, et la vérification avant publication indique le calendrier de l’événement concerné.

Un propriétaire ou un administrateur ouvre le compte Vault de votre marque et termine une vérification. Vous pouvez finaliser la configuration dans Ticket Fairy pour une entreprise aux États-Unis, en Australie, au Canada, au Royaume-Uni, à Singapour, dans un pays de l’UE, en Islande, au Liechtenstein ou en Norvège.

C’est ce que Vault peut déplacer aujourd’hui. Il ne déduit pas les remboursements que vous devez encore, le Capital que vous n’avez pas remboursé ni l’argent dû à d’autres : soustrayez-les donc avant de vous engager sur un paiement.

Les propriétaires et les administrateurs de la marque utilisent Vault, et seul le propriétaire de la marque active ou désactive la validation des paiements. Les propriétaires, les administrateurs et les accès Statistiques voient toute la page Performance, mais Revenu brut est masqué pour un accès Statistiques sauf s’il est activé pour votre compte. Budget et Contrats ne s’affichent que pour les personnes dont le rôle permet de voir les finances de votre événement.

Une demande lance un délai de réflexion de 24 heures, pendant lequel n’importe quel propriétaire ou administrateur peut la rejeter. Ensuite, un second propriétaire ou administrateur, jamais la personne qui a fait la demande, l’approuve après avoir vérifié les coordonnées bancaires. Si les coordonnées changent après la demande, l’approbation s’arrête et une nouvelle demande est nécessaire.

Pas dans le coût total d’un artiste ni dans les dépenses de votre marque : chaque devise y a son propre total. Un paiement Vault peut être prélevé sur un solde dans une autre devise, avec le taux et les frais affichés avant que quiconque l’envoie.

Non. Accepter une suggestion financière ne fait que préparer quelque chose, comme un bénéficiaire sur la liste d’un événement ou un lot de paiements prêt à partir. Une personne de votre équipe l’envoie après avoir confirmé son identité, et une deuxième personne l’approuve quand les approbations de paiement sont activées. Le faire pour moi n’est proposé que pour les tâches financières qui ne déplacent pas d’argent et n’envoient pas d’e-mail.

Jusqu’à un an, se terminant au plus tard aujourd’hui. La préparation prend généralement quelques minutes, et un fichier prêt peut être téléchargé pendant 30 jours.

Si votre entreprise événementielle est éligible, vous pouvez demander jusqu’à 3 M$ aux États-Unis, jusqu’à 3 M€ en Europe et jusqu’à 5 M£ au Royaume-Uni. Un partenaire de financement examine votre historique de ventes de billets, vos antécédents d’événements et vos ventes prévues, décide d’approuver ou non votre demande et fixe les conditions.

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