1. Event Operating System
  2. Planification

Gardez toute votre équipe sur les rails, chaque jour

Offrez à votre équipe un début de journée clair et moins de tâches administratives. Chaque personne ouvre sa propre page Aujourd’hui pour voir le compte à rebours jusqu’à l’ouverture des portes, ses tâches et ses validations, et ce qui a changé depuis sa dernière visite. Fai rédige les e-mails, les tâches et les mises à jour, et vous approuvez chacun avant son envoi.

Réserver une démo en direct
  • Chacun sait ce qui l’attend aujourd’hui
  • Moins de temps passé sur les e-mails et les tâches
  • Chaque nouvelle édition préparée à partir de la précédente
Event Operating System de Ticket Fairy : Planification

Commencez chaque journée en sachant ce qui vous attend

Votre page Aujourd’hui affiche le compte à rebours jusqu’à l’ouverture des portes, les tâches et les validations qui vous attendent, ce que votre équipe a changé depuis votre dernière visite et l’avancement de chaque partie de l’événement. Les rubriques à gauche suivent l’ordre de déroulement d’un événement, de Programme à Après l’événement, et le groupe qui correspond à l’étape actuelle de votre événement s’ouvre en premier. Choisissez un ou plusieurs types d’événement, le principal en premier, et les rubriques et leurs noms suivent : une conférence affiche Intervenants, Salles, un Agenda et Networking, un festival gastronomique ou de boissons affiche Exposants, Stands et Dégustations, et un événement sportif affiche Athlètes, Lieux et un Calendrier des matchs.

  • Page Aujourd’hui: vos tâches, vos validations et les derniers changements de votre équipe
  • Des rubriques adaptées à votre type d’événement: choisissez vos types d’événement, et les rubriques dont vous avez besoin s’affichent avec les noms qu’utilise votre événement
Event Operating System de Ticket Fairy : Commencez chaque journée en sachant ce qui vous attend

Passez moins de temps sur les e-mails et les tâches

Fai rédige les e-mails, les tâches et les mises à jour dont votre événement a besoin à partir de ce qui s’y passe, pour que votre équipe parte d’un brouillon. Approuvez un brouillon tel quel, modifiez-le d’abord, reportez-le avec Pas maintenant ou refusez-le. Chaque e-mail part en votre nom, avec le logo et les couleurs de votre kit de marque.

  • Suggestions: approuvez, modifiez, reportez ou refusez chaque brouillon
  • Des e-mails à votre nom: le nom, le logo et les couleurs de votre marque sur chaque e-mail
  • Temps gagné grâce à Fai: voyez le temps que Fai a fait gagner à votre équipe sur cet événement
Event Operating System de Ticket Fairy : Passez moins de temps sur les e-mails et les tâches

Trouvez un artiste, une scène ou un jour en quelques secondes

Répondez tout de suite à une question sur n’importe quel artiste, scène ou jour. Appuyez sur Ctrl+K ou Cmd+K sur n’importe quelle page pour rechercher vos artistes, scènes, jours, tâches, documents et rubriques. Chaque artiste, scène et jour a sa propre page avec les horaires de passage, l’advance, les voyages, l’hôtel, l’équipe, les tâches et les loges.

  • Rechercher: tout l’événement, depuis n’importe quelle page
  • Pages artiste, scène et jour: tout ce qui concerne un artiste, une scène ou un jour de show, au même endroit
Event Operating System de Ticket Fairy : Trouvez un artiste, une scène ou un jour en quelques secondes

Préparez l’édition de l’an prochain à partir de ce qui a marché cette année

Après l’événement, envoyez un questionnaire de satisfaction aux personnes qui sont entrées, comparez votre Net Promoter Score à celui de votre dernière édition et laissez Fai regrouper ce que les gens ont aimé et ce qu’il faut améliorer. Transformez les principaux points à améliorer en tâches sur votre prochain événement. Lorsque vous le configurez, copiez depuis le précédent les scènes, les équipes, les créneaux, les types de pass, le plan du site, les blocs de chambres, le budget prévisionnel et les formulaires, avec les dates décalées.

  • Avis après l’événement: un questionnaire pour les personnes venues, avec les thèmes dégagés par Fai
  • Des améliorations en tâches: les principaux points à améliorer ajoutés à votre prochain événement
  • Copier depuis le dernier événement: voyez ce que chaque partie ajoute avant toute copie
Event Operating System de Ticket Fairy : Préparez l’édition de l’an prochain à partir de ce qui a marché cette année

Donnez à chacun le tableau de bord dont son rôle a besoin

Invitez votre responsable sécurité, votre responsable billetterie ou votre régisseur de scène par le nom de son rôle : il commence avec le menu, les autorisations, la page Aujourd’hui, l’aide de Fai et les guides dont ce rôle a besoin. Chaque personne ouvre un seul lien pour tout ce que ses rôles lui donnent : ses créneaux, ses comptoirs, ses tournées, ses missions et ses documents.

  • Kits de rôle: le menu, les autorisations, la page Aujourd’hui et l’aide de Fai pour chaque rôle
  • Invitation par rôle: choisissez le rôle par son nom quand vous invitez un membre de l’équipe
  • Un lien pour chaque personne: chaque comptoir, tournée, mission et document que ses rôles lui donnent
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Que mettre dans votre PDF

Nous vous enverrons cette présentation par e-mail. Nous pourrons aussi vous écrire de temps en temps au sujet des fonctionnalités de Ticket Fairy utiles pour vos événements. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment en un clic.

Aller plus loin : Planification

Découvrez comment votre équipe fait chaque travail dans le tableau de bord, configurez-le pas à pas et obtenez des réponses à vos questions.

Gardez la main sur chaque tâche, document, e-mail et appel

  • Tâches

    Affichez vos tâches en liste, en calendrier, en tableau ou en chronologie, avec les responsables, les sous-tâches et les tâches dont chacune dépend. Fai suggère des tâches à ajouter.

  • Charge de travail de l’équipe

    Saisissez la durée de chaque tâche, voyez les heures de chaque personne par jour entre tâches et créneaux, et confiez une tâche à quelqu’un qui a le temps.

  • Documents

    Gardez les documents de votre événement au même endroit. Fai lit chacun d’eux et en extrait les dates clés, les cachets et tout ce que vous devez vérifier.

  • Boîte de réception de l’événement

    Lisez chaque fil d’e-mails sur votre événement avec un résumé de Fai, et transformez n’importe quel e-mail en tâche.

  • Prise de notes en réunion

    Envoyez le preneur de notes de Fai à vos appels Zoom, Meet ou Teams et retrouvez le résumé et les suites à donner sur l’événement.

  • Validations

    Définissez qui valide les pass, les commandes de matériel et les livraisons, et laissez les validateurs qui ne gèrent pas l’événement décider depuis un lien dans leur e-mail.

  • L’apparence de vos e-mails

    Chaque e-mail envoyé par l’Event Operating System utilise votre kit de marque, avec un aperçu avant toute modification.

  • Copier depuis le dernier événement

    Reprenez la configuration d’un événement précédent dans un nouveau, avec les dates décalées.

  • Avis

    Envoyez un questionnaire aux personnes qui sont entrées, consultez les notes de chaque scène, artiste et commerçant, et lisez les thèmes dégagés par Fai.

  • Listes d’équipe programmées

    Envoyez par e-mail à votre équipe les créneaux, le conducteur, l’état de préparation des artistes, la liste des chambres ou les prises en charge, chaque jour ou chaque semaine.

  • Responsables et votre travail

    Donnez un responsable à une scène, un artiste, une tâche, un sponsor ou toute autre fiche, et chaque personne voit ce qui la concerne sur sa page Aujourd’hui.

  • Voyez qui modifie

    Quand un membre de l’équipe a la même fiche ouverte, vous voyez son nom pendant que vous la modifiez, pour ne pas écraser le travail l’un de l’autre.

  • Historique des versions

    Voyez qui a modifié une scène, une tâche, un sponsor ou toute autre fiche, et quand, puis restaurez une version précédente. La restauration ajoute une nouvelle version : rien n’est perdu.

  • Mes tâches sur tous les événements

    Voyez les tâches qui vous sont attribuées ou que vous suivez sur chaque événement de votre marque, et ouvrez n’importe quelle tâche sur son événement.

  • Des listes en tableur

    Téléchargez vos listes d’artistes, d’équipe, de bénévoles, de sponsors, d’exposants, de presse et autres sous forme de fichier tableur.

  • Des rubriques adaptées à votre type d’événement

    Choisissez un ou plusieurs types d’événement, le principal en premier. Chaque type affiche les rubriques dont il a besoin, nommées comme ce genre d’événement les nomme.

  • Kits de rôle

    Invitez les membres de l’équipe par leur rôle, comme responsable sécurité ou régisseur de scène, et ils commencent avec le menu, la page Aujourd’hui, l’aide de Fai et les guides de ce rôle.

Organisez votre équipe étape par étape

Les guides sont en anglais.

Questions fréquentes : Planification

Planification

Non. Fai place ses brouillons dans vos suggestions, et un membre de votre équipe approuve, modifie ou refuse chacun d’eux avant tout envoi. Vous pouvez aussi désactiver les brouillons de Fai pour un événement.

Oui. Quand vous répondez, votre propre messagerie s’ouvre, et la réponse part donc de votre propre adresse. Notre équipe d’assistance connecte pour vous la boîte mail de votre événement.

Chaque fichier programmé contient jusqu’à 5 000 lignes. Vous pouvez créer jusqu’à 20 envois programmés avec jusqu’à 10 personnes chacun, et chaque personne reçoit un lien de connexion vers le fichier plutôt qu’une pièce jointe. Le fichier reste disponible pendant 7 jours.

Les personnes et leurs réponses, les réservations, les candidatures, les ventes, les dépenses, les messages envoyés, les liens et les codes. La copie ne fait qu’ajouter : ce que le nouvel événement contient déjà reste tel quel, et copier deux fois n’ajoute jamais deux fois la même chose.

Uniquement les personnes qui sont entrées. Vous pouvez aussi envoyer un court questionnaire aux détenteurs de billets qui ne sont pas venus. Chaque personne reçoit un seul e-mail avec son propre lien, dans la langue de son achat.

Vous voyez le nom d’un membre de l’équipe tant qu’il a la fiche ouverte. S’il enregistre en premier, vous voyez sa version et la conservez, ou, pour la plupart des fiches, vous appliquez de nouveau vos modifications par-dessus. L’historique des versions conserve chaque version précédente pour que vous puissiez la restaurer.

Uniquement si vous cochez la case pour les inclure. Ticket Fairy crée le fichier et enregistre chaque téléchargement.

Oui. Vos types d’événement déterminent les rubriques affichées et leur nom. Un concert, une soirée en club, un spectacle d’humour ou un festival affiche Artistes, Scènes et un planning. Une conférence ou un événement tech affiche Intervenants, Salles, un Agenda, Équipe de l’événement, Candidatures, Exposants et Networking. Une convention affiche Invités spéciaux, Salles, un Hall d’exposition et Networking. Un festival gastronomique, de boissons ou culinaire affiche Exposants, Stands et Dégustations. Un festival de cinéma ou une projection affiche Cinéastes, Cinémas et Projections. Un événement sportif, d’esport ou de jeu vidéo affiche Athlètes, Lieux et un Calendrier des matchs. Un événement professionnel ou d’entreprise affiche Intervenants et invités, un Agenda et Networking. Choisissez plusieurs types et vous obtenez les rubriques de chacun, nommées comme votre type principal les nomme.

Les propriétaires et les admins de l’événement, depuis le menu Configurer. C’est le même type d’événement que dans Détails de l’événement, et vos rubriques changent dès que vous enregistrez.

Le menu que voit la personne, ce qu’elle a le droit de faire, sa page Aujourd’hui, l’aide que Fai lui apporte et les guides pour son travail. Les invitations proposent chaque rôle par son nom.

Ticket Fairy en détail : plateforme de billetterie et d’inscription, avec les fonctionnalités, les tarifs et l’accompagnement derrière cette page.

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