Prévenez vite les bonnes personnes et suivez chaque incident du signalement à la clôture

Ne prévenez que les personnes concernées

Cochez les groupes à qui s’adresse un message : équipes, personnes au planning, toute l’équipe, bénévoles, équipes des artistes, commerçants, presse, sponsors ou personnes ayant répondu à l’un de vos formulaires. Affinez chaque groupe par statut, rôle, jour, équipe ou créneau : un changement de porte part aux agents de l’entrée du samedi et à personne d’autre, et une personne présente dans deux groupes reçoit le message une seule fois.

Chaque équipe qui travaille sur votre événement est déjà dans le tableau de bord : aucune liste à exporter ni conversation de groupe à tenir à jour. Affinez les personnes ayant répondu à un formulaire selon votre décision ou l’une de leurs réponses, comme chaque candidat bénévole que vous avez accepté, ou toutes les personnes qui ont choisi l’équipe du bar dans leurs réponses.

• Destinataires: chaque équipe qui travaille sur votre événement, prête à cocher
• Affiner chaque groupe: par statut, rôle, jour, équipe ou créneau
• Personnes ayant répondu à un formulaire: filtrées selon votre décision ou une réponse

• Message the crew, volunteers and traders working on your event

Écrivez vite avec les modèles du jour J et les brouillons de Fai

Partez d’un message rapide du jour J comme Pause météo, Changement de porte, Changement d’horaire, Retard ou Feu vert, ou dites à Fai ce que vous voulez dire et elle le rédige dans le ton de votre marque. Ajoutez le prénom, l’horaire du créneau, l’équipe, le rôle ou la scène de chaque personne pour que chaque message semble écrit pour elle, et envoyez-le par e-mail, par SMS ou les deux.

Sous pression, personne ne veut rédiger un message de zéro. Les modèles reprennent les mots d’une équipe événementielle, avec des emplacements marqués pour l’entrée, l’heure ou la scène, et le brouillon de Fai vous donne un point de départ à modifier avant tout envoi. Avec le groupe d’un formulaire coché, vous pouvez insérer la réponse de chaque personne à l’une de ses questions, comme son jour d’arrivée.

Quand un horaire de passage du conducteur bouge d’un quart d’heure ou plus, Fai suggère un e-mail aux équipes concernées sur la page Aujourd’hui de l’événement, et rien ne part avant qu’une personne de votre équipe ne l’approuve.

• Messages rapides du jour J: pause météo, changement de porte, retard et plus
• Demander un brouillon à Fai: dites ce dont vous avez besoin et vérifiez ses mots
• Les informations de chacun: prénom, horaire du créneau, équipe, rôle ou scène
• E-mail et SMS: un canal ou les deux dans le même message

Vérifiez qui le reçoit, puis envoyez maintenant ou plus tard

Avant tout envoi, voyez qui le reçoit par e-mail et par SMS, et qui est laissé de côté et pourquoi, comme un numéro de portable manquant ou un numéro qui a répondu STOP. Envoyez-le tout de suite ou programmez-le dans le fuseau horaire de l’événement, et annulez un message programmé à tout moment avant son départ. Le jour J, Écrire aux personnes figure aussi en haut de la vue du jour J.

Si le groupe change entre votre vérification et votre envoi, par exemple quand de nouveaux bénévoles rejoignent le planning, vous voyez le nouveau nombre et vérifiez à nouveau : le nombre que vous avez accepté est celui qui part. Programmez le briefing du lendemain matin la veille au soir, et l’équipe le reçoit au petit-déjeuner pendant que vous dormez.

• Vérifier avant l’envoi: chaque destinataire, par canal
• Envoyer plus tard: à l’heure choisie, dans le fuseau horaire de l’événement
• Annuler: un message programmé, jusqu’à son départ

Voyez qui chaque message a atteint et renvoyez-le

Ouvrez n’importe quel message pour voir chaque personne comme envoyé, ouvert, en route ou non envoyé, et filtrez sur les personnes qu’il n’a pas atteintes. Une fois l’envoi terminé, renvoyez-le à ces seules personnes, et ouvrez la fiche de n’importe quel membre de l’équipe pour voir tous les messages qu’il a reçus au sujet de l’événement.

Quand un agent de sécurité dit n’avoir jamais entendu parler du changement de porte, vous voyez ce qui lui a été envoyé et quand, et si cela lui est parvenu. Les réponses par e-mail arrivent à l’adresse e-mail de votre marque : la réponse d’un commerçant parvient aux personnes qui peuvent y répondre.

• Distribution: envoyé, ouvert, en route ou non envoyé pour chaque personne
• Renvoyer: seulement aux personnes qu’il n’a pas atteintes
• Messages à une personne: tout ce qu’elle a reçu au sujet de l’événement

Envoyez votre planning et vos listes à l’équipe selon un calendrier

Envoyez le planning, le conducteur, l’état de la préparation, la liste des chambres ou les transferts aux bonnes personnes chaque jour ou chaque semaine, au jour et à l’heure de votre choix. Chaque personne reçoit un e-mail avec un lien et se connecte pour télécharger le fichier, toujours généré à partir de la liste telle qu’elle est à ce moment-là. Générez un fichier à tout moment, et mettez en pause ou arrêtez un envoi programmé quand vous voulez.

Cela remplace la tournée des tableurs du lundi : le planning au responsable sécurité, la liste des chambres à l’équipe voyages, les transferts au responsable des transports. Les listes qui contiennent des noms ne partent qu’aux propriétaires et administrateurs, chaque fichier et chaque téléchargement est enregistré, et si plus aucun destinataire choisi ne peut voir une liste, Ticket Fairy met l’envoi en pause et prévient les propriétaires et administrateurs.

• Envoi régulier: chaque jour ou chaque semaine, à votre heure
• Vos listes: planning, conducteur, préparation, liste des chambres et transferts
• Téléchargements avec connexion: un lien vers le fichier, jamais une pièce jointe

• Send your event lists to your team on a schedule

Consignez ce qui s’est passé en quelques secondes

Saisissez ce qui s’est passé, où et avec quelle gravité, et le signalement est fait. L’heure est maintenant et l’auteur du signalement, c’est vous, sauf si vous les changez, et vous pouvez choisir l’endroit sur votre plan du site. Les personnes impliquées se saisissent dans les détails supplémentaires, séparées du récit, et seule votre équipe sécurité peut les lire. Toute personne de l’équipe de votre événement peut aussi demander à Fai de consigner un incident ou d’ajouter une mise à jour depuis son téléphone, et elle attend d’abord son accord.

Chaque niveau de gravité s’accompagne d’une description simple : un agent de sécurité sait qu’un danger de mort est critique et qu’un petit choc noté pour mémoire est faible. Marquez un signalement comme confidentiel, et seuls votre équipe sécurité et son auteur le lisent en entier ; tous les autres voient seulement qu’il s’est passé quelque chose, quand et avec quelle gravité. Les incidents médicaux, de protection des personnes vulnérables et de bien-être sont confidentiels dès le départ, et chaque ouverture d’un incident confidentiel est enregistrée.

• Trois réponses: ce qui s’est passé, où et avec quelle gravité
• Choisir sur le plan: l’endroit sur votre plan du site
• Confidentiel: activé dès le départ pour le médical, la protection et le bien-être
• Signaler via Fai: pour toute personne de l’équipe de votre événement

• Report and handle incidents at your event

Prévenez votre responsable sécurité dès qu’un incident grave survient

Quand un incident est signalé comme élevé ou critique, ou relevé à l’un de ces niveaux plus tard, Fai envoie aussitôt un e-mail à votre responsable sécurité et aux propriétaires et administrateurs de l’événement, avec la gravité, le type, le lieu et l’heure, et un lien vers l’incident. L’e-mail ne dit jamais ce qui s’est passé ni qui était impliqué. Si un incident critique est toujours ouvert plus tard, ils reçoivent un nouvel e-mail et une tâche urgente montre à votre équipe qu’il fait l’objet d’une relance.

Fai vérifie aussi votre registre des incidents chaque heure pour repérer des tendances. Quand plusieurs incidents du même type surviennent au même endroit en peu de temps, comme des appels médicaux au bar principal, elle rédige un e-mail à votre responsable sécurité pour demander si la zone a besoin de plus de monde, ou une tâche si aucun responsable sécurité n’est désigné, que votre équipe approuve.

• Alertes sécurité: pour chaque signalement élevé ou critique
• Relevé plus tard: un incident dont la gravité augmente les alerte aussi
• Tendances: le même type d’incident au même endroit

• Gérez PC sécurité, foule et poste de secours depuis une seule vue en direct

Laissez Fai trier chaque signalement pendant que votre équipe décide

Fai lit chaque signalement et suggère son type et sa gravité, et la personne qui le traite accepte sa suggestion d’un bouton ou garde la sienne. Indiquez qui le traite, faites passer l’incident de nouveau à en cours de traitement, résolu puis clôturé, et ajoutez des mises à jour au fil des événements. Chaque étape rejoint sa chronologie avec qui l’a franchie et quand, et les mises à jour s’ajoutent sans jamais rien écraser.

Le registre liste d’abord ce qu’il faut traiter, le plus grave en haut, avec les nombres par statut : le responsable de permanence voit d’un coup d’œil ce qui est ouvert. Les incidents ne sont jamais supprimés : un incident consigné par erreur est clôturé avec une note, et un incident clôturé peut être rouvert. Le moment venu, supprimez les données personnelles d’un incident : les personnes impliquées et le texte de chaque mise à jour sont effacés, tandis que l’historique de qui a fait quoi et quand reste complet.

Chaque incident nourrit aussi l’événement suivant. Fai lit les incidents des événements précédents de votre marque quand elle rédige un registre des risques : un type d’incident qui se répète apparaît dans le registre de l’an prochain avec le nombre à côté.

• Suggestions de Fai: le type et la gravité
• Étape suivante: prendre en charge, marquer comme résolu, clôturer ou rouvrir
• Ce qui s’est passé jusqu’ici: chaque étape et mise à jour avec qui et quand
• Supprimer les données personnelles: les personnes et les mises à jour effacées, l’historique conservé

• Voyez venir la météo et les risques, avec votre plan prêt