1. Event Operating System
  2. Accueil et badges
  3. Sessions et networking

Remplissez chaque salle avec les bons participants et faites-les échanger

Les participants viennent à une conférence pour les sessions qu’ils ont choisies et les personnes qu’ils rencontrent, et les deux déraillent de façon bien connue : une salle d’atelier se remplit de gens qui ne s’y sont jamais inscrits pendant que les inscrits attendent dehors, et le networking ne se fait qu’entre personnes qui se connaissaient déjà. Avec Ticket Fairy, les participants choisissent les conférences et les ateliers de votre agenda sur leur page de commande, avec une place chacun et une liste d’attente quand une salle est pleine. Votre équipe d’entrée ne scanne que les personnes qui ont choisi chaque session, et le rapport de présence vous dit à quelles sessions les gens sont vraiment venus. En parallèle, les participants rejoignent un annuaire des participants selon leurs propres conditions, réservent des rendez-vous en tête-à-tête à vos tables et à vos horaires, et posent des questions et votent aux sondages dans chaque session depuis un QR code.

Réserver une démo en direct
  • La fréquentation des salles connue avant le jour J
  • Les bons participants à la porte de chaque session
  • Des rendez-vous réservés et des questions posées dans chaque session
Fenêtre Ticket Fairy pour ouvrir au choix un atelier sur le dossier sponsors, avec son type, son horaire, ses places, sa salle, son parcours et l’option de liste d’attente

Transformez votre agenda en sessions que les participants peuvent choisir

Chaque conférence et chaque atelier de votre agenda que les participants ne peuvent pas encore choisir attend dans Sessions, prêt à être ouvert. Son titre, son horaire et sa salle viennent directement de l’agenda : vous ajoutez seulement la capacité de la salle, un parcours comme Design ou Leadership, et une description que les participants lisent avant de choisir.

Ouvrez une session au choix maintenant, ou préparez-la et ouvrez-la quand votre programme est définitif. Regroupez les sessions par type et par parcours comme dans votre programme imprimé : un participant qui cherche tous les ateliers leadership les trouve ensemble. Ajoutez aussi des sessions qui ne figurent pas dans votre agenda, comme le petit-déjeuner d’un sponsor.

Activez une liste d’attente pour les sessions que vous pensez voir se remplir. Quand quelqu’un se désiste d’une session, la personne suivante sur la liste reçoit un e-mail pour prendre la place : un atelier prisé reste plein sans que votre équipe ne coure après personne.

  • Depuis votre agenda: titre, horaire et salle déjà remplis
  • Types et parcours: conférences et ateliers regroupés comme dans votre programme
  • Liste d’attente: la personne suivante reçoit un e-mail quand une place se libère
Fenêtre Ajouter une session de Ticket Fairy avec le titre, le type de session, le début et la fin, les places, la salle, le parcours et la description

Donnez à chaque participant son propre agenda

Les participants trouvent Vos sessions sur la page de commande qu’ils ont déjà, avec le jour, l’horaire, la salle et les places restantes de chaque session. Ils choisissent, abandonnent ou rejoignent une liste d’attente, et un seul bouton ajoute tous leurs choix à leur propre agenda. Un acheteur qui a réservé pour des collègues choisit pour chacun d’eux.

Une session qui chevauche une autre déjà choisie l’indique avant que le participant n’appuie : personne ne garde deux places à la même heure en laissant un siège vide. Aucune application à télécharger ni second compte à créer, car l’agenda se trouve sur la commande reçue par les participants lors de leur achat.

Votre équipe voit aussi les choix de chaque participant. Recherchez n’importe quel détenteur de billet, voyez les sessions qu’il a choisies et ajoutez-le à une autre, ce qui convient à l’invité d’un intervenant ou à un sponsor qui a besoin d’un siège dans une salle pleine.

  • Choisir et abandonner: sur la page de commande que les participants ont déjà
  • Alertes de chevauchement: avant que deux choix ne se chevauchent
  • Leur agenda: tous les choix ajoutés en une étape
  • Ajouter à une session: votre équipe place un participant à la main

Modifiez une session sans bouleverser les plans de personne

Dès que des participants ont choisi une session, son horaire et ses places restent tels quels : personne ne perd sa place ni ne découvre un chevauchement qu’il n’a pas choisi. Vous pouvez toujours modifier le titre, la salle, le parcours et la description, ce qui couvre les changements d’intervenant et de salle de la dernière semaine.

Quand une conférence change d’horaire dans votre agenda, sa session affiche Horaire modifié dans le programme : votre équipe voit la différence et ne travaille jamais avec deux horaires différents. Demandez à Fai de créer une session à partir d’un élément de l’agenda ou d’en ouvrir une au choix, et elle vous montre la session avant de l’enregistrer.

  • Choix protégés: horaire et places figés dès que des participants ont choisi
  • Tout le reste modifiable: titre, salle, parcours et description
  • Horaire modifié dans le programme: signalé quand la conférence change d’horaire dans votre agenda
Fenêtre Ticket Fairy pour modifier une conférence déjà choisie par des participants, qui indique que son horaire et ses places restent tels quels

Ne laissez entrer dans une session que les personnes qui l’ont choisie

Votre équipe d’entrée scanne chaque billet à la porte de la salle. La porte affiche Laissez entrer, Déjà entré avec l’heure de sa première entrée, ou Pas pour cette session avec la raison en termes simples : la personne ne l’a pas choisie, la salle est pleine, la porte n’est pas encore ouverte, la session est terminée, ou un autre billet du même compte a déjà utilisé la place.

La porte indique combien de personnes sont à l’intérieur, combien ont choisi la session et combien de places compte la salle : votre salle ne dépasse jamais sa capacité et votre équipe d’entrée n’a jamais à compter les têtes. Deux portes qui scannent le même billet au même moment ne le laissent entrer qu’une fois.

  • Porte de la session: admet les participants qui l’ont choisie
  • Des raisons claires: chaque refus expliqué en termes simples
  • À l’intérieur, choisie et places: les chiffres de la salle d’un coup d’œil
Porte de la conférence « Hiring your first designer » dans Ticket Fairy, avec le champ du billet et les chiffres À l’intérieur, Choisie et Places

Placez un bénévole à chaque porte de salle

Partagez un lien de porte pour chaque session, et un bénévole scanne les billets depuis son propre téléphone sans accès au tableau de bord. La page de la porte affiche le prénom et le type de billet de chaque personne pour que le bénévole puisse l’accueillir, et jamais une adresse e-mail ni une commande.

Chaque lien ouvre la porte d’une seule session et rien d’autre, et vous l’arrêtez quand la session est terminée. Demandez à Fai de créer un lien de porte pour une session, et elle vous le montre avant de le créer.

  • Lien de porte de session: une session, un téléphone, sans connexion
  • Seulement ce dont la porte a besoin: prénom et type de billet
  • Fai: crée un lien de porte après votre accord
Porte de session Ticket Fairy sur le téléphone d’un bénévole, avec le champ du billet et le nombre de personnes à l’intérieur

Préparez l’an prochain à partir des sessions réellement suivies

Présence montre, pour chaque session, combien de participants l’ont choisie, sont entrés, ne sont pas venus et ont été refusés, avec les sessions les plus et les moins populaires en tête. Dimensionnez les salles de l’an prochain à partir de ces chiffres, reconduisez les ateliers qui ont fait le plein et repensez ceux qui ne l’ont pas fait.

Les absents sont le chiffre que la plupart des organisateurs ne voient jamais. Une session où beaucoup de participants ont pris une place sans jamais venir vous dit de la surréserver la prochaine fois ou de l’éloigner du déjeuner, et une session qui a refusé du monde à la porte vous dit qu’il lui faut une plus grande salle.

  • Présence: choisie, entrés, absents et refusés
  • Les plus et les moins populaires: vos sessions les plus fortes et les plus faibles en premier
  • Absents: les participants qui ont pris une place et ne sont jamais venus
Rapport de présence Ticket Fairy d’une conférence de design, avec les places choisies, les personnes entrées, les absents, les personnes refusées et les sessions les plus et les moins populaires

Aidez les participants à rencontrer les personnes pour qui ils sont venus

Activez l’annuaire des participants, et les détenteurs de billets voient Rencontrer d’autres participants sur leur page de commande. Chaque participant choisit ce que les autres voient, de sa fonction et son entreprise à ses centres d’intérêt et aux personnes qu’il aimerait rencontrer, et seuls les participants qui l’ont rejoint se voient entre eux. Les personnes qui partagent un centre d’intérêt, comme la billetterie ou le développement durable, se voient suggérées les unes aux autres.

Ajoutez vos lieux de rendez-vous, comme le salon de rendez-vous du niveau 2, avec le nombre de rendez-vous que chacun accueille en même temps, puis ajoutez des plages de rendez-vous pour chaque jour. Les participants se proposent des rendez-vous parmi vos horaires, la personne sollicitée en accepte un, et chaque rendez-vous réservé obtient une table libre. Personne, ni aucune table, n’est réservé deux fois au même moment, et chaque demande, réponse et modification parvient à l’autre personne par e-mail. Les exposants activent la prise de rendez-vous depuis leur propre page d’exposant, ajoutent ce qu’ils proposent et leurs propres horaires, vos horaires de rendez-vous, ou les deux. Les détenteurs de billets les trouvent dans Exposants sur leur page de commande et réservent, l’équipe de l’exposant accepte ou refuse chaque réservation, et vous voyez chaque rendez-vous d’exposant à côté des autres dans Rendez-vous.

Un participant qui ne sait pas quoi dire à un inconnu demande à Fai un premier message. Elle rédige une courte note dans sa langue à partir de ce que les deux personnes ont choisi de montrer, et le participant la modifie et l’envoie lui-même. Fai n’envoie jamais de demande de rendez-vous au nom de quelqu’un.

  • Annuaire des participants: les participants le rejoignent et choisissent ce qui s’affiche
  • Rendez-vous à vos tables: réservés aux horaires que vous fixez, jamais en double
  • Centres d’intérêt communs: les bonnes personnes suggérées les unes aux autres
  • Un premier message: rédigé par Fai et envoyé par le participant

Donnez à chaque session des questions-réponses et des sondages en direct

Ajoutez des questions-réponses à une keynote ou à une table ronde, reliées à sa session dans votre agenda, et affichez leur QR code au projecteur. Les participants le scannent avec l’appareil photo de leur téléphone pour poser des questions, voter pour celles auxquelles ils veulent une réponse et répondre aux sondages, sans application ni connexion.

Choisissez si les questions s’affichent aussitôt ou après approbation d’un modérateur, autorisez les questions anonymes quand vous voulez des questions franches, et décidez si les participants voient les résultats des sondages après avoir voté. Votre modérateur affiche, marque comme répondue, masque ou rétablit chaque question.

La vue présentateur affiche les questions les plus votées en gros caractères avec le sondage en cours à côté : votre intervenant prend le pouls de la salle d’un coup d’œil. Les nouvelles questions arrivent en quelques secondes, et clôturer des questions-réponses garde toutes les questions pour la suite, prêtes à être rouvertes.

  • QR code et lien: affichés dans la salle, sans connexion
  • Modération: afficher, marquer comme répondue, masquer ou rétablir chaque question
  • Sondages: avec des résultats pour la salle ou pour vous seul
  • Vue présentateur: les questions les plus votées en gros caractères

Comment les organisateurs gèrent sessions et networking

  • Une conférence de design avec des ateliers pratiques

    Chaque salle d’atelier a un nombre de places fixe : chaque atelier s’ouvre au choix avec une liste d’attente. Les désistements du matin même vont à la personne suivante sur la liste, et chaque atelier se déroule complet sans que personne ne soit refusé à la porte.

  • Un sommet technologique avec trois parcours

    Les participants construisent leur propre agenda entre les parcours Produit, Data et Leadership et l’ajoutent à leur agenda personnel. Le rapport de présence montre que les conférences data de l’après-midi étaient pleines, et l’an prochain elles passent dans la grande salle.

  • Un événement professionnel bâti sur les rendez-vous

    Acheteurs et fournisseurs rejoignent l’annuaire, se trouvent grâce à leurs centres d’intérêt communs et réservent des rendez-vous dans le salon de rendez-vous. Chaque rendez-vous a sa propre table, et personne n’est réservé deux fois sur le même créneau.

  • Le congrès annuel d’une association

    Les questions-réponses de la keynote acceptent les questions anonymes avec la modération activée. Le président de séance lit les questions les plus votées dans la vue présentateur, et les questions restées sans réponse sont conservées pour la suite.

  • Une journée de formation avec des ateliers limités

    Les bénévoles scannent les participants à l’entrée de chaque atelier depuis un lien de porte sur leur téléphone. Un participant qui n’a pas choisi l’atelier apprend pourquoi à la porte, et l’atelier ne dépasse jamais le nombre de postes de travail.

Configurez-le étape par étape

Les guides sont en anglais.

Questions fréquentes : Sessions et networking

Sessions et networking

Les conférences, les conventions et les événements professionnels ont des sessions, dans une section appelée Agenda pour une conférence, Planning pour une convention et Programme pour un événement professionnel. Le networking fait partie des sections Programme des conférences, des événements technologiques, des conventions et des événements professionnels ou d’entreprise.

Il vous faut un accès propriétaire, administrateur ou producteur sur l’événement, depuis la page Opérations de l’événement. Fai peut aussi créer une session à partir d’un élément de l’agenda et l’ouvrir au choix après votre confirmation.

Les sessions que les participants choisissent sur leur page de commande sont comprises dans leur billet. Vendez un atelier payant comme option, avec le nombre de places de la salle comme stock.

Non. Un refus à la porte d’une session est définitif. Ajoutez la personne à la session dans Détenteurs de billets, puis scannez à nouveau son billet.

Elle ouvre 30 minutes avant le début de la session. Chaque scan nécessite une connexion, car la porte vérifie que la personne a choisi cette session. La porte indique quand elle n’a pas de connexion : demandez aux gens de patienter et scannez-les à son retour.

Une fois la session terminée. Choisi mais pas venu compte les personnes qui l’ont choisie et dont le billet n’a jamais été scanné à l’entrée.

Non. L’annuaire est désactivé jusqu’à ce que vous l’activiez, et les participants le rejoignent eux-mêmes. Chaque personne choisit quelles informations les autres voient, peut les modifier ou le quitter à tout moment, et personne ne peut télécharger l’annuaire. Chaque fois qu’une personne de votre équipe ouvre la liste des personnes ou des rendez-vous, c’est enregistré.

Retirez-le avec une raison. Il est aussitôt masqué pour tout le monde, ses demandes et ses rendez-vous à venir prennent fin, et il ne peut plus rejoindre l’annuaire de cet événement. Vous pouvez aussi annuler n’importe quel rendez-vous avant qu’il n’ait lieu, et les deux personnes reçoivent un e-mail avec votre raison.

Un participant propose jusqu’à trois de vos horaires, et la personne sollicitée en accepte un. Sans lieu de rendez-vous, les rendez-vous sont réservés avec un horaire seulement et les deux personnes conviennent de l’endroit où se retrouver.

Les questions anonymes n’affichent leur auteur qu’aux personnes qui modèrent. Un sondage a de 2 à 6 réponses. Une fois que des gens ont voté, la question et les réponses restent telles quelles, un sondage clôturé ne peut pas rouvrir, et ouvrir un sondage clôture tout autre sondage ouvert.

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