Planifiez chaque top, menez le show en direct et gardez toutes les équipes à la même heure

Commencez chaque journée à partir du brouillon de Fai

Choisissez les jours et le changement de plateau souhaité entre les sets, et Fai construit l’ouverture des portes, les balances, les sets, les changements de plateau et le couvre-feu à partir de votre planning, de vos scènes, de vos horaires d’ouverture et de la préparation technique. Chaque top rédigé arrive avec les équipes qui interviennent habituellement dessus. Gardez ce que vous voulez et laissez le reste, et les tops enregistrés affichent Rédigé par Fai pour que votre équipe les distingue. Les jours verrouillés et les sets qui ont déjà un top ne sont pas touchés.

Planifiez les jours autour du show sur la même ligne de temps. Ajoutez un jour de montage avant et un jour de démontage après, chacun commençant par les tops habituels de déchargement, d’installation et de balance, ou de démontage et de chargement. Les horaires de déchargement des commerçants apparaissent aussi sur le conducteur de leur journée : site, production et équipes de scène planifient tous à partir d’un seul ordre de passage.

Une conférence fonctionne de la même façon. Elle commence avec des équipes comme Audiovisuel, Accueil intervenants et Accueil et billetterie, et les keynotes, les sessions de questions-réponses et la musique d’entrée sont des types de tops. Ajoutez n’importe quel top avec une heure de début, ce qui se passe et la scène, et Fai déduit son type du nom que vous saisissez, de l’ouverture des portes à un effet pyrotechnique. Un top au petit matin après un show tardif reste sur le jour de show auquel il appartient.

• Brouillon avec Fai: de l’ouverture des portes au couvre-feu, d’après votre planning et la préparation
• Équipes sur chaque top: les équipes qui interviennent habituellement dessus
• Jours de montage et de démontage: déchargement, installation, démontage et chargement
• Après minuit: les tops tardifs restent sur le bon jour de show

• Plan your run of show and who calls it

Repérez chevauchements et fins tardives avant le jour J

Un top à vérifier est encadré avec la raison en termes simples : il chevauche un autre top sur la même scène, aucune équipe n’en est responsable, il dépasse le couvre-feu de la scène ou de tout le site, ou la préparation de l’artiste n’est pas encore validée. Un badge rouge à côté du jour et de la scène compte ce qui reste, et Fai liste les chevauchements et les trous dans En attente de votre décision sur la page Aujourd’hui de l’événement.

Les vérifications de l’ordre de passage relisent toute la journée à chaque changement. Elles repèrent un artiste qui atterrit après sa balance, un changement de plateau plus court que ce qu’exige la scène, un rider que la scène ne peut pas satisfaire et un set qui dépasse le couvre-feu, chacun marqué selon sa gravité. Beaucoup arrivent avec une correction que Fai a déjà testée sur le reste de la journée : vous voyez chaque top déplacé et les nouveaux horaires avant de l’appliquer, et vous pouvez l’annuler juste après.

Définissez une fois le changement de plateau minimum et les horaires d’ouverture de chaque scène, ainsi que le temps nécessaire à un artiste entre deux passages, et les vérifications y soumettent chaque changement ultérieur. Fai peut aussi rédiger les horaires d’appel de chaque artiste et de chaque équipe pour que vous les approuviez, et les rédige à nouveau quand un top bouge.

• Tops à vérifier: chacun avec la raison en termes simples
• Corrections de Fai: chaque top déplacé affiché avant que vous n’appliquiez
• Règles horaires: changements de plateau et horaires d’ouverture pour chaque scène
• Horaires d’appel: rédigés pour chaque artiste et chaque équipe, envoyés après votre approbation

• Check your running order for clashes before show day

Déplacez un top et le reste de la scène suit

Avancez ou reculez un top du nombre de minutes de votre choix, et choisissez si chaque top suivant sur cette scène bouge d’autant. Les tops déjà terminés ou passés restent où ils sont : un changement tardif ne réécrit jamais ce qui s’est passé, et chaque feuille de route, chaque écran backstage et chaque agenda suit les nouveaux horaires.

Toute votre équipe de production peut travailler sur le conducteur en même temps. Si un coéquipier modifie le même top au même moment, le deuxième enregistrement n’écrase pas le premier : le conducteur vous montre sa version pour que vous la vérifiiez et réessayiez. Un top supprimé disparaît de chaque feuille de route et garde son historique.

• Déplacer le top: plus tôt ou plus tard, avec des boutons rapides
• Déplacer les tops suivants: le reste de la journée de la scène en une étape
• Sûr pour les équipes: aucune modification d’un coéquipier n’est écrasée

Verrouillez le plan et nommez qui mène chaque scène

Verrouillez la journée d’une scène quand le plan est définitif : personne ne peut ajouter, modifier, déplacer ou supprimer ses tops tant que quelqu’un ne l’a pas déverrouillée, et le lancement des tops le jour J fonctionne toujours. Verrouillez tout le site pour figer chaque scène ce jour-là. Nommez un régisseur de conduite pour chaque scène, ou un seul pour toutes : il peut lancer les tops et verrouiller ou déverrouiller sa scène, et rien d’autre.

C’est ainsi qu’un festival passe la journée du bureau de production aux régisseurs de scène. Le plan est figé, chaque régisseur de scène a exactement l’accès dont sa scène a besoin, et les propriétaires, administrateurs et producteurs de l’événement peuvent toujours mener n’importe quelle scène quand un régisseur est en pause. Un régisseur de conduite peut aussi demander à Fai de lancer un top avec ses propres mots, comme « la tête d’affiche est sur scène », et Fai attend son accord.

• Verrouiller ce jour: une scène ou tout le site
• Régisseurs de conduite: un régisseur nommé pour chaque scène
• Juste l’accès nécessaire: les régisseurs lancent les tops et verrouillent leur scène, rien d’autre

Lancez chaque top depuis le côté de la scène

En ce moment affiche le top en cours de chaque scène, le suivant avec un compte à rebours et le reste plus tard, selon l’horloge de l’événement : tout le monde lit la même heure, quel que soit le réglage de son téléphone. Votre régisseur de conduite marque chaque top en attente, en cours ou terminé avec de grands boutons conçus pour un téléphone tenu d’une main, ou passe un top qui n’a pas lieu. Passer en cours puis terminé enregistre l’heure réelle de début et de fin du top.

Une erreur de manipulation s’annule une étape à la fois, et les deux actions restent dans l’historique du top. Si deux personnes lancent le même top en même temps, la première action compte et la seconde s’affiche là où en est le top. La page se souvient de la scène de chaque personne, arrive en tête de la liste des sections sur un téléphone pendant l’événement, et garde la dernière version chargée si le réseau tombe, puis se remet à jour.

Les arrivées prévues aujourd’hui et les incidents ouverts figurent sur la même page : le régisseur de conduite sait qui est encore sur la route et ce qui se passe d’autre autour de la scène. Signalez un incident depuis le haut de En ce moment sans perdre le fil du show.

• Horloge de l’événement: une seule heure pour toute l’équipe
• En attente, en cours et terminé: de grands boutons pour le côté de la scène
• Annuler: une étape en arrière, avec l’historique conservé
• Arrivées et incidents: qui doit arriver sur le site et ce qui reste ouvert

• Call your show live on show day

Sachez le retard de chaque scène et rattrapez-le

Dès qu’une scène a un horaire lancé, elle indique son retard ou son avance, et chaque top à venir affiche l’heure à laquelle il est désormais attendu. Si la scène finit après sa fermeture à ce rythme, une alerte indique de combien. Quand une scène a du retard, un seul bouton décale le reste de la journée exactement du retard réel, et les tops déjà terminés restent tels quels.

Quand un top a été lancé en retard ou pas du tout, corrigez son heure de début ou de fin et saisissez la raison. Le retard se recalcule tout seul, et l’heure précédente reste dans l’historique du top avec le nom de la personne qui l’a modifiée : votre trace de la journée reste fidèle. Les horaires prévus ne changent que lorsque quelqu’un décale le reste de la journée ; d’ici là, En ce moment et les feuilles de route affichent le retard à côté du plan.

Après le show, Déroulé de la journée montre pour chaque scène combien de tops ont été chronométrés, combien ont commencé en retard, le début moyen et le début le plus tardif. C’est la base de la discussion avec vos régisseurs de scène et votre responsable du couvre-feu, appuyée sur les horaires lancés par votre équipe.

• En retard ou en avance: d’après les horaires réellement lancés
• Horaires attendus et alerte couvre-feu: pour chaque top à venir
• Décaler le reste de la journée: du retard enregistré
• Déroulé de la journée: tops chronométrés, débuts en retard et début le plus tardif

Donnez à chaque équipe, artiste et scène sa propre feuille de route

Votre événement commence avec les équipes qu’un événement de ce type a habituellement, comme Régie plateau, Son et Sécurité pour un festival. La feuille de route d’une équipe liste les tops dont elle est responsable, ses membres, les transferts et les arrivées, les contacts clés, les canaux radio et ses créneaux du planning avec les places encore à pourvoir. La feuille d’un artiste ajoute son set, son hôtel, sa préparation et tout son séjour avec ce qui a changé depuis sa dernière consultation, et la feuille d’une scène liste ses artistes et ses contacts techniques.

Partagez une feuille par lien : toute personne qui l’a la lit sur son téléphone sans connexion, avec toujours le dernier conducteur et le retard de chaque scène. Les numéros de téléphone et les adresses d’hôtel ne figurent pas sur une feuille partagée, sauf si vous les incluez. Une seule étape envoie par e-mail à chaque responsable d’équipe sa propre feuille du jour, chaque lien indique combien de fois il a été ouvert, et vous pouvez désactiver un lien à tout moment. Imprimez n’importe quelle feuille pour le porte-bloc à l’entrée.

Ajoutez l’équipe, les bénévoles, les collaborateurs et toute autre personne à chaque équipe, et choisissez qui la dirige : le responsable reçoit la feuille et son numéro de téléphone y figure. La feuille de route d’un artiste peut aussi aller dans son dossier de documents, à côté des règles du site, de son contrat et de son rider.

• Feuilles des équipes: tops, personnes, arrivées, contacts et créneaux
• Feuilles des artistes: set, hôtel, préparation et séjour complet
• Lien de partage: sans connexion, toujours la dernière version
• Envoyer aux responsables d’équipe: chaque responsable reçoit sa propre feuille en une étape

• Share day sheets with your event's on-site teams

Affichez maintenant et ensuite sur les écrans backstage et dans chaque agenda

Créez un lien privé pour un écran sur le côté d’une scène ou dans la loge commune, choisissez une scène ou toutes, et ouvrez-le dans le navigateur de l’écran par lien ou QR code, sans connexion. L’écran affiche l’artiste en cours avec les minutes restantes, l’artiste suivant avec son heure de début, le changement de plateau entre les deux et si la scène est à l’heure ou en retard, en suivant le conducteur au fil des changements.

L’écran affiche les noms des artistes, les scènes et les horaires, jamais les notes, les numéros de téléphone ni les noms de votre équipe : il peut être installé là où passent artistes, invités et runners. Chaque lien d’écran indique quand il a été affiché pour la dernière fois : vous savez que chaque écran fonctionne, et vous pouvez arrêter un lien à tout moment.

Donnez à votre équipe de production un lien d’agenda pour toutes les scènes ou une seule, et chacun l’ajoute à Google Calendar, Apple Calendar, Outlook ou toute application d’agenda qui accepte une adresse web. Déchargements, balances et horaires de passage s’affichent à côté de tout le reste de leur emploi du temps, et un top déplacé bouge aussi dans leur agenda.

• Écrans backstage: maintenant, ensuite et retard, sans connexion
• Ouverture par QR code: sur n’importe quel écran avec un navigateur web
• Lien d’agenda: Google, Apple, Outlook ou toute application d’agenda

• Show now and next on screens backstage and at the side of the stage
• Add your run of show to your team's calendars