Choisissez vos artistes, calez l’ordre de passage et annoncez votre programmation à temps

Ouvrez votre appel à interventions ou à candidatures d’artistes

Lancez un formulaire Postuler pour jouer pour les artistes ou un appel à interventions pour les intervenants : chaque réponse arrive dans Candidatures sous Nouvelles, En évaluation, Acceptées et Refusées. Une conférence gère son appel à communications depuis la même rubrique qu’un événement musical utilise pour ses candidatures d’artistes : équipes de programme et bookers partagent une même façon de travailler.

Triez la liste par meilleur score des évaluateurs ou meilleur score de Fai, et travaillez à partir du haut. Mettez une candidature en liste d’attente, marquez-la comme retirée quand le candidat se désiste, ou refusez-la avec un motif pour votre équipe. Personne ne reçoit d’e-mail pour un refus, et vous pouvez la remettre en évaluation dès que vous changez d’avis. Quand le formulaire le permet, les candidats modifient ce qu’ils ont envoyé depuis le lien privé de leur e-mail jusqu’à votre décision.

• Postuler pour jouer et Proposer une intervention: des formulaires prêts à partager, qui alimentent une seule liste
• De Nouvelles à Acceptées: chaque candidature à son étape
• Trier par score: le meilleur score des évaluateurs ou de Fai en premier

• Review act and talk applications for your event with your team
• Take act and trader applications for your event

Laissez tout votre jury noter depuis son propre lien

Ajoutez des évaluateurs au jury et envoyez à chacun son propre lien. Ils l’ouvrent sans connexion, lisent votre note sur ce que vous recherchez, et notent chaque candidature ouverte de 1, pas pour nous, à 5, indispensable, avec un commentaire s’ils le souhaitent. Vous voyez quand chaque évaluateur a ouvert son lien pour la dernière fois et combien de candidatures il a notées, et l’évaluation signale quand les avis divergent.

Choisissez si les évaluateurs voient les noms. Avec les noms masqués, ils lisent ce qui a été proposé mais jamais qui l’a envoyé, ni son e-mail ni son numéro de téléphone : un intervenant qui débute est lu de la même façon qu’un habitué. Les interventions commencent avec les noms masqués et les artistes avec les noms visibles, et vous pouvez changer l’un ou l’autre. Les membres de l’équipe de l’événement notent depuis le tableau de bord, chaque score modifié est gardé dans l’historique, et vous arrêtez le lien d’un évaluateur à tout moment tandis que ses scores restent.

• Jury d’évaluation: des évaluateurs extérieurs à votre équipe, chacun avec son propre lien
• Les évaluateurs voient les noms: masqués pour les interventions, visibles pour les artistes, ou selon votre choix
• Les avis divergent: signalé quand les scores sont très éloignés

Transformez un oui en réservation en une étape

Fai lit chaque candidature qui arrive d’un formulaire et lui donne un résumé, une note sur 5 avec ses raisons et, pour un artiste, ce qu’il a fait lors de vos précédents événements. Peut-être un doublon signale une candidature qui partage un e-mail ou un titre avec une autre. Acceptez un artiste et il rejoint Artistes avec un brouillon d’offre au cachet demandé et son advance lancé. Acceptez une intervention, choisissez l’heure de début de la session, sa durée et la salle, et l’intervenant arrive avec une session à l’agenda.

Seuls vous et votre équipe voyez les notes de Fai : les évaluateurs notent selon leur propre lecture. Une fois la candidature acceptée, Fai prépare le lien d’advance pour que vous l’envoyiez, ou l’envoie tout de suite si vous activez cette option. Accepter deux fois la même candidature n’ajoute jamais rien en double, et une seconde acceptation ne fait que terminer une étape restée inachevée : personne ne ressaisit un artiste choisi dans la programmation ou l’agenda.

• Les notes de Fai: un résumé et une note avec ses raisons
• Brouillon d’offre: le cachet demandé, prêt dans Contrats
• Session à l’agenda: heure de début, durée et salle définies au moment d’accepter
• Advance lancé: son lien prêt à envoyer

• Préparez chaque artiste sans courir après les fils d’e-mails

Repérez chaque conflit dans l’ordre de passage avant le jour J

Construisez les horaires de passage sur toutes les scènes et tous les jours : la vérification du conducteur s’exécute à nouveau à chaque modification du conducteur. Elle repère les sets qui se chevauchent, un artiste sur deux scènes en même temps, un artiste qui n’a pas assez de temps pour passer d’une scène à l’autre, des sets avant l’ouverture ou après la fermeture d’une scène, une scène utilisée son jour de fermeture et des sets au-delà de l’heure limite. Chaque problème est marqué Grave, À vérifier ou Mineur : vous commencez par ce qui ferait le plus de dégâts.

La vérification compare aussi l’arrivée et le départ de chaque artiste avec ses horaires de convocation. Les heures viennent des réservations de voyage, ou de l’advance quand il n’y a pas de réservation : un vol qui atterrit après la balance ou part avant la fin du set apparaît dès que l’un ou l’autre change. Fai compare le rider technique de chaque artiste avec les caractéristiques de la scène où il joue, y compris des lignes comme Pas de praticable batterie : un manque est repéré tant qu’il reste du temps pour louer le matériel, convenir d’un remplacement ou déplacer l’artiste.

La même vérification lit l’agenda d’une conférence : keynotes et sessions de questions-réponses dans chaque salle sont vérifiées comme les sets sur une scène de festival. Chaque feuille de route du tableau de bord affiche les problèmes qui touchent ses propres tops.

• Conflits entre scènes: chevauchements, doubles réservations et artistes sans temps pour se déplacer
• Arrivées et convocations: les vols qui atterrissent trop près de la balance ou du set
• Rider et caractéristiques de la scène: le matériel que demande l’artiste et que la scène n’a pas
• Heure limite et horaires des scènes: les sets hors des horaires d’une scène, les jours de fermeture et après l’heure limite

• Check your running order for clashes before show day

Corrigez un conflit en un geste et annulez-le tout aussi vite

Chaque problème est accompagné des corrections que Fai a essayées sur une copie de la journée : déplacer un set, le déplacer avec tout ce qui suit, échanger deux sets ou en raccourcir un légèrement. Une correction n’est proposée que si elle règle le problème sans en créer un grave. Vous voyez chaque top qui bouge et sa nouvelle heure avant de l’appliquer, et l’annulation les remet tous en place.

Définissez les règles horaires de chaque scène : son changement de plateau le plus court, ses horaires d’ouverture et de fermeture et ses jours de fermeture, ainsi que le temps dont un artiste a besoin entre deux passages et l’avance avec laquelle il doit être sur place avant une convocation. Un chapiteau qui demande plus de temps entre deux sets ou ferme plus tôt est jugé selon ses propres règles. Une fois la journée calée, Fai rédige les horaires de convocation pour chaque artiste et chaque service, par e-mail et par SMS quand il y a un numéro de mobile, et rien n’est envoyé tant que vous n’avez pas approuvé chaque message.

• Déplacer, échanger ou raccourcir: le plus petit changement qui règle le problème
• Annuler: chaque top déplacé remis à sa place
• Règles horaires: changement de plateau, horaires et jours de fermeture pour chaque scène
• Brouillons des convocations: chaque artiste et chaque service, approuvés par vous

• Planifiez chaque top, menez le show en direct et gardez toutes les équipes à la même heure

Dévoilez chaque vague de votre programmation à la minute choisie

Cochez les artistes de la prochaine vague, choisissez la date et l’heure : ils partent avec votre prochaine publication mais restent masqués jusqu’à ce moment-là. L’annonce arrive en même temps sur votre page d’événement, votre site web et votre planning, sans que personne veille jusqu’à minuit pour appuyer sur un bouton. Les fans voient une nouvelle vague tomber à la minute promise sur les réseaux sociaux.

Donnez à chaque artiste le nom sous lequel il apparaît dans la programmation, une photo, une biographie, ses liens et ses genres. Demandez à Fai de rédiger la biographie à partir de son site web, de ses liens musicaux ou d’une page de dossier de presse : son brouillon attend à côté de la biographie jusqu’à ce que vous choisissiez de l’utiliser. Cachets, contacts et notes n’arrivent jamais dans la programmation publique.

• Annoncer à une heure précise: une vague d’artistes, dans le fuseau horaire de l’événement
• Afficher ou masquer chaque artiste: seuls les artistes que vous activez deviennent publics
• La biographie rédigée par Fai: à partir des propres pages de l’artiste, utilisée seulement si vous le choisissez

• Publish your event line-up and set times

Sachez exactement ce qui devient public avant que ça le devienne

Vérifier et publier liste chaque artiste ajouté ou retiré, chaque profil mis à jour et chaque horaire de passage qui bouge, et vous prévient si un artiste devient public sans biographie, photo ou horaire. Si un collègue modifie quelque chose pendant votre lecture, rien n’est publié et vous voyez la dernière vérification : personne ne publie une modification qu’il n’a pas vue.

Quand des horaires bougent après la publication, l’e-mail à vos détenteurs de billets s’ouvre avec un brouillon qui liste les changements, prêt à être vérifié et envoyé. Fai vous le rappelle sur la page Aujourd’hui de l’événement quand des horaires ont changé depuis votre dernière publication. L’historique des publications montre chaque publication et chaque retrait, qui l’a fait et combien de modifications il comportait, et retirer toute la programmation garde vos artistes et votre historique pour la prochaine publication.

• Vérifier et publier: les artistes, profils et horaires qui changent
• Informations manquantes: les artistes sur le point de devenir publics sans photo, biographie ou horaire
• Historique des publications: chaque publication et chaque retrait, qui l’a fait et ce qui a changé

Mettez sur votre propre site un planning à partir duquel les fans organisent leur journée

Votre page d’événement affiche d’elle-même la programmation publiée. Copiez le code du planning des horaires de passage ou de la programmation et collez-le sur n’importe quelle page de votre site, ou ajoutez une section programmation ou planning à un site que vous créez avec Ticket Fairy. Sur le planning, les fans filtrent par jour et par scène, mettent en favoris les sets qu’ils veulent voir et les ajoutent à leur propre calendrier à la bonne heure locale.

Chaque emplacement se met à jour quand vous publiez à nouveau : la page d’événement, votre site web et le planning intégré ne se contredisent jamais sur un horaire. Les fans gardent leurs sets favoris sur leur téléphone, et leur propre calendrier leur rappelle chaque set qu’ils ont choisi.

• Copier le code: le planning ou la programmation sur n’importe quel site web
• Mon planning: les sets favoris gardés sur le téléphone du fan
• Ajouter au calendrier: chaque set favori à la bonne heure locale

• Guidez chaque fan tout au long de sa journée et laissez-le payer d’un geste