Couvrez chaque créneau et payez chaque heure travaillée

Partez des effectifs dont votre public a besoin

Indiquez à Fai combien de personnes vous attendez au moment le plus chargé, l’heure d’ouverture des portes et l’heure de départ des derniers, et elle propose le nombre de personnes nécessaires à chaque équipe pour chaque heure de la journée. Ajoutez ses créneaux à votre planning tels quels, ou ajustez-en d’abord certains. Vous partez d’un plan dimensionné pour votre public, et vous consacrez votre temps aux arbitrages que vous seul pouvez faire.

Votre équipe tient peut-être déjà le planning dans un tableur, ou un prestataire de personnel vous envoie le sien. Déposez le fichier CSV ou Excel tel quel, et Fai associe chaque colonne au jour, aux horaires, au service et au rôle. Vous voyez chaque ligne et tout problème éventuel avant l’ajout du moindre créneau, et chaque règle du planning s’applique aux créneaux importés. Importer deux fois le même fichier ne double jamais vos créneaux.

Pour les créneaux que vous ajoutez vous-même, répétez un créneau sur plusieurs jours en une fois, comme le même créneau à l’entrée chaque jour du montage au démontage, et un créneau qui finit après minuit se prolonge jusqu’au lendemain matin.

• Effectifs suggérés: le nombre de personnes par équipe et par heure, selon le public attendu
• Créneaux depuis un tableur: votre planning CSV ou Excel, chaque ligne vérifiée avant l’ajout
• Répéter sur plusieurs jours: le même créneau chaque jour, du premier au dernier

• Build your event rota and check staff in
• Add shifts to your event rota from a spreadsheet

Voyez où il manque du monde tant qu’il est encore temps

Choisissez un jour : le planning affiche le nombre de places pourvues, puis la couverture de chaque équipe heure par heure, en vert ce qui est couvert, en orange ce qui manque encore de monde. Chaque créneau indique s’il lui faut du monde, s’il est complet ou si tout le monde a confirmé, et en l’ouvrant vous voyez qui y est et la prochaine étape pour chaque personne. Vous voyez le trou au bar du samedi après-midi dès le lundi, pas le samedi.

Définissez vos règles du planning une fois : le repos minimum entre deux créneaux, le maximum d’heures par jour et le maximum d’heures sur sept jours. Une alerte au-dessus du planning nomme chaque personne placée sur deux créneaux à la fois, qui travaille trop longtemps ou sans assez de repos : un agent de sécurité épuisé est repéré à la planification et pas à l’entrée. La limite sur sept jours compte les créneaux de tous les événements de votre marque : un barman qui fait votre soirée club du vendredi et votre festival du samedi est compté une seule fois sur les deux.

Les règles guident votre équipe sans l’enfermer. Vous pouvez toujours ajouter quelqu’un à un créneau complet ou une personne visée par une alerte : le planning demande d’abord, puis l’ajoute comme invitée avec une note pour vérifier. Fai ne suggère jamais une personne qui enfreindrait vos règles.

• Couverture par équipe et par heure: places pourvues par rapport aux places nécessaires
• Règles du planning: repos minimum, maximum d’heures par jour et sur sept jours
• Alertes de conflit: chaque personne sur deux créneaux à la fois ou sans assez de repos
• Sur tous vos événements: les heures d’une personne sur chaque événement de votre marque

Comblez chaque trou avec des personnes qui conviennent

Demandez à Fai de compléter le planning : elle liste des personnes pour chaque place ouverte, en commençant par la même équipe ou un rôle correspondant, et explique pourquoi chacune convient. Ou proposez un créneau à quelques personnes et laissez le premier oui prendre la place. Dans les deux cas, chaque personne proposée par Fai est libre à cette heure sur tous vos événements, reposée, assez âgée et possède la compétence requise par le créneau.

Une proposition part aux personnes que Fai coche pour vous, avec ses raisons en termes simples, comme a la compétence, a déjà fait ce poste ou toujours venu, et le nombre de personnes écartées avec la raison. Décochez qui vous ne voulez pas et envoyez. Chaque personne reçoit un e-mail avec un lien vers sa propre page, où elle accepte ou décline. La première qui accepte rejoint le créneau comme confirmée, et toutes celles qui hésitent encore voient que la place est prise : personne ne se présente à un créneau déjà complet.

Avant qu’une place soit attribuée, Ticket Fairy vérifie à nouveau que le créneau a encore de la place et convient toujours à la personne : deux oui rapprochés ne remplissent jamais deux fois la même place. Vous voyez chaque proposition comme en attente, acceptée, refusée ou place prise, et vous pouvez retirer une proposition encore en attente.

• Compléter le planning: les choix de Fai pour chaque place ouverte, avec la raison pour chacun
• Propositions de créneaux: la première personne qui accepte prend la place
• Personnes écartées: comptées par raison, comme trop peu de repos ou compétence manquante
• Réponses aux propositions: en attente, acceptée, refusée ou place prise

• Offer open shifts on your event rota to crew and volunteers

Sachez la veille qui est toujours partant

La veille de chaque créneau, demandez à chaque personne prévue si elle est toujours partante, et suivez les réponses qui s’additionnent : partant, indisponible et pas encore de réponse. Toute personne indisponible libère aussitôt sa place, et Fai suggère à qui la proposer tant qu’il reste du temps pour la pourvoir. Les désistements deviennent une liste que vous traitez la veille au soir, pas une surprise à l’entrée.

Le jour J, une alerte nomme toute personne qui n’a pas pointé après le début de son créneau. Une seule action la marque absente et ouvre une proposition pour sa place : trouver un remplaçant prend une minute. Si elle arrive finalement, vous enregistrez son arrivée comme d’habitude.

Deux options dans Règles du planning permettent à Fai d’envoyer les premières propositions d’un créneau dès qu’il manque du monde, et de poser la question « toujours partant ? » la veille de chaque créneau, sans vous attendre. Vous approuvez toujours les propositions suivantes. Les deux options sont désactivées au départ et se choisissent pour chaque événement : un festival avec des centaines de bénévoles peut tourner tout seul, tandis qu’une petite soirée club reste entièrement entre vos mains.

• Toujours partant ?: une seule question à toutes les personnes des créneaux du lendemain
• Absent: le marquer et trouver un remplaçant en une seule étape
• Propositions automatiques: désactivées jusqu’à ce que vous les activiez, pour chaque événement

Donnez à chacun une seule page pour tous ses créneaux

Chaque membre de l’équipe et chaque bénévole reçoit un lien privé Mes créneaux qui ouvre sa propre page, sans compte ni mot de passe. Il y voit ses créneaux sur tous vos événements, accepte vos propositions, répond à « toujours partant ? », vous indique les jours où il peut travailler et ajoute ses créneaux à son agenda. Chaque réponse s’affiche aussitôt dans votre planning, et « je commence à quelle heure ? » n’est plus une question pour vous.

La même page contient les documents requis pour ses créneaux, votre accueil sécurité, ses besoins alimentaires pour la cantine de l’équipe et les heures travaillées, avec pour chaque ligne si elle attend l’approbation ou si elle est approuvée. Elle n’affiche que ses propres créneaux, propositions et documents, jamais le nom d’un autre membre de l’équipe. Quand une personne quitte votre équipe, une seule action désactive tous les liens que vous lui avez envoyés.

• Page Mes créneaux: chaque créneau sur chaque événement, sans compte
• Ajouter à l’agenda: un créneau ou tous dans son application d’agenda
• Jours disponibles: pour que les propositions partent les bons jours
• Ses heures: heures travaillées, en attente d’approbation ou approuvées

• Give your event crew one page for all their shifts
• Constituez une équipe et des bénévoles sur qui compter chaque année

Envoyez les créneaux et pointez votre équipe le jour J

Quand le planning est prêt, envoyez à chaque personne un seul e-mail avec uniquement ses propres horaires, son lieu et son rôle pour la journée, et ses réponses vous parviennent. Le jour J, passez le planning en liste de pointage, trouvez chaque personne par son nom, et enregistrez son arrivée, marquez-la absente ou enregistrez son départ. Chaque étape peut être annulée, et la liste s’actualise pendant que votre équipe l’utilise.

Chaque arrivée et chaque départ deviennent le début et la fin des heures de la personne : personne ne remplit de feuille d’heures et personne ne saisit d’horaires après l’événement. Toute personne de l’équipe de votre événement peut demander à Fai d’enregistrer l’arrivée ou le départ d’un agent depuis son téléphone, comme un superviseur à une entrée éloignée, et Fai attend d’abord son accord.

• Envoyer ses créneaux à chacun: un e-mail par personne avec uniquement ses créneaux
• Liste de pointage: arrivée, absent et départ
• Annuler n’importe quelle étape: une erreur de manipulation corrigée en un instant

• Build your event rota and check staff in

Approuvez les heures issues des pointages avec les vérifications de Fai

Chaque personne a une ligne par créneau, minutée depuis l’arrivée et le départ enregistrés par votre équipe. Fai vérifie d’abord chaque ligne et signale toute anomalie en termes simples : pas de départ, pas d’arrivée, départ tardif, très court, deux créneaux à la fois ou horaires modifiés après approbation. Approuvez en une fois toutes les lignes sans anomalie, puis consacrez votre temps aux seules lignes qui demandent l’attention d’une personne.

Corrigez une ligne en ajoutant ou en retirant du temps, ou en fixant le total attendu, et indiquez pourquoi, avec des raisons courantes comme une pause non payée ou un départ oublié prêtes à choisir. Une seule action remplit les heures prévues du créneau. Chaque ligne approuvée indique qui l’a approuvée et quand, chaque modification avec sa raison et tout son historique, et ses heures et son coût restent tels qu’approuvés. Modifiez une ligne approuvée et elle repart en approbation au tarif auquel elle a été approuvée la première fois.

Votre responsable du bar ou votre chef de la sécurité sait qui a vraiment travaillé à chaque créneau. Nommez-le responsable de son service : il approuve et corrige les heures de sa propre équipe depuis sa page Mes créneaux, avec les mêmes vérifications de Fai et sans connexion. Les responsables ne voient que les heures, jamais les coûts, n’approuvent jamais leur propre ligne, et chaque approbation porte leur nom.

• Signalées par Fai: les lignes à regarder en premier, avec ce qu’elle a remarqué
• Approuver en une fois: chaque ligne sans anomalie
• Une raison pour chaque modification: conservée sur la ligne pour quiconque la vérifie
• Responsables de service: approuvent les heures de leur équipe, jamais les coûts

• Approve the hours your event crew and volunteers worked
• Let department leads approve their team's hours at your event

Comparez chaque facture d’agence aux heures réelles

Indiquez l’équipe externe qui fournit le personnel d’un créneau et son coût horaire, et les heures se classent toutes seules par agence. Chaque équipe affiche ses personnes et ses lignes, les heures enregistrées et approuvées, ce qui est encore en attente et le coût approuvé. Quand la facture de la société de sécurité arrive, vous la comparez aux heures réellement travaillées par ses agents, pas à leur feuille d’heures.

Les heures approuvées multipliées par le coût horaire vont dans une section Personnel et équipe du Budget de votre événement, à côté du coût prévu des heures pas encore approuvées : vous voyez vos dépenses de personnel avant l’arrivée des factures. Téléchargez les lignes de n’importe quel jour, service ou équipe externe, avec sur chaque ligne les horaires, les modifications, l’approbateur, le tarif et le coût, et chaque téléchargement est enregistré à votre nom.

Demandez à Fai combien de lignes sont en attente pour samedi : elle approuve les lignes que vous choisissez ou toutes les lignes sans anomalie, en vous indiquant d’abord combien.

• Par équipe externe: heures enregistrées, approuvées et encore en attente pour chaque agence
• Coût horaire: défini sur le créneau et figé à l’approbation
• Budget: coûts de personnel approuvés et prévus sur votre événement
• Téléchargement: horaires, modifications, approbateur, tarif et coût pour chaque ligne

• Sachez ce que coûtera votre événement avant l’arrivée des factures