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  2. Codes promo et réductions
  3. Réservations d’entreprise

Concluez les réservations d’entreprise comme achètent les services financiers

Une entreprise qui achète quarante pass pour une conférence demande un numéro de bon de commande et trente jours pour payer, pas un paiement par carte au moment de l’achat. La plupart des outils de billetterie vous laissent avec un tableur, un outil de facturation à part et un bloc de billets en espérant que personne d’autre ne les achète. Ticket Fairy garde tout le contrat sur votre événement : l’entreprise, la personne qui reçoit la facture, les pass et extras issus de vos vrais types de billets, le bon de commande et les conditions, la validation des personnes qui approuvent les contrats, et une seule facture avec un lien de paiement. Le bloc est réservé dès l’envoi de la facture, et l’acheteur remet les pass à son équipe une fois la facture payée.

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  • Des blocs vendus aux entreprises comme les services financiers achètent
  • Chaque gros contrat validé avant d’être facturé
  • Une facture et un lien de paiement pour chaque entreprise
Tableau des réservations de groupe de Ticket Fairy listant chaque entreprise avec ses pass, son prix, ses conditions de paiement et son statut, du brouillon au paiement

Vendez des blocs de pass sans tableur à côté

Les équipes des conférences, des cérémonies de remise de prix et de l’hospitalité vendent certaines de leurs plus grosses commandes à des entreprises, et ces acheteurs travaillent avec des bons de commande, des codes budgétaires et des conditions de paiement. La page Réservations de groupe de votre événement liste chaque contrat d’entreprise avec ses pass, le prix unitaire, le total, les conditions et son avancement : brouillon, en attente de validation, validée, facturée, payée ou annulée. Toute votre équipe voit la même liste, et le filtre de statut affiche les contrats qui attendent votre action.

Choisissez une réservation d’entreprise quand une organisation achète un bloc, paie selon des conditions et veut une seule facture. Quand des amis, une équipe de collègues ou un groupe en car veulent simplement un prix plus bas en achetant ensemble au paiement, une remise de groupe le leur offre sans aucune paperasse.

  • Une ligne par entreprise: pass, prix, total, conditions et statut
  • Filtre de statut: les contrats en attente de validation ou de paiement
  • À côté de vos remises de groupe: le bon outil pour chaque type de groupe

Prenez la commande telle que l’entreprise l’a passée

Chaque réservation indique l’entreprise et l’acheteur, la personne qui reçoit la facture et distribue les pass à son équipe. Trouvez l’acheteur parmi les personnes qui vous ont déjà acheté quelque chose, ou ajoutez-le comme nouveau contact. Le bloc est constitué de vos propres types de billets et extras, au prix de la devise de votre événement : le contrat puise dans la même jauge et apparaît dans les mêmes rapports que toutes les autres ventes.

Enregistrez le numéro de bon de commande, les conditions de paiement, le code budgétaire et le centre de coûts communiqués par l’entreprise, avec des notes pour tout ce que votre équipe doit savoir. Ils restent sur la réservation pour votre équipe et votre suivi financier, et la facture que reçoit l’entreprise reste épurée. Laissez le numéro de facture vide, et Ticket Fairy numérote la facture pour vous quand vous l’émettez.

Un total se met à jour à mesure que vous ajoutez billets et extras, et des lignes peuvent rester sans prix pendant que le contrat se négocie. Si l’e-mail de l’acheteur a déjà un compte, la réservation y est liée tout en utilisant le nom que vous avez saisi.

  • Entreprise et acheteur: la personne qui reçoit la facture et distribue les pass
  • Billets et extras: issus de vos propres types de billets et prix
  • Bon de commande et conditions: avec le code budgétaire et le centre de coûts pour votre équipe
Formulaire Nouvelle réservation de groupe de Ticket Fairy avec le nom de l’entreprise, la section Acheteur et sa recherche de clients, les lignes de billets et d’options et les conditions de facturation

Fixez un prix par pass ou facturez un total convenu

La plupart des blocs sont facturés au pass, ce qui garde les montants visibles des deux côtés et correspond à ce que l’entreprise a validé. Quand le contrat a été conclu au forfait, comme un package sponsor ou un prix de table négocié, facturez un montant total convenu : la facture affiche le montant unique sans détail par pass.

Les conditions de paiement vont du paiement immédiat à soixante jours : la réservation indique toujours ce à quoi l’entreprise s’est engagée. Une facture au pass aide un service financier à la rapprocher de son bon de commande, et un total unique évite qu’un package négocié se transforme en marchandage ligne par ligne.

  • Prix par pass: les montants visibles des deux côtés
  • Un total convenu: un montant unique pour un package
  • Conditions de paiement: les conditions avec lesquelles l’entreprise travaille

Faites valider les gros contrats avant de facturer

Un contrat avec remise ou un gros bloc mérite souvent un second regard. Exigez une validation sur une réservation et envoyez-la aux approbateurs que vous désignez : elle ne peut pas être facturée tant que chacun d’eux ne l’a pas approuvée. La décision de chaque approbateur est enregistrée à côté de son nom avec la date : « qui a accepté ce prix ? » a toujours une réponse.

Un rejet renvoie la réservation en brouillon avec son motif : vous modifiez les conditions et l’envoyez de nouveau pour validation. Une réservation qui n’exige pas de validation peut être approuvée immédiatement : les petits contrats avancent aussi vite que vous.

  • Envoyer pour validation: à chaque approbateur que vous désignez
  • Approuver ou Rejeter: enregistré à côté de chaque approbateur avec la date
  • Retour en brouillon: une réservation rejetée prête à être modifiée et renvoyée
Détails d’une réservation de groupe Ticket Fairy en attente de validation, avec Approuver et Rejeter à côté de chaque approbateur

Envoyez une facture unique payable selon les conditions de l’entreprise

Une fois une réservation approuvée, émettez sa facture avec la date d’échéance prévue par les conditions de l’entreprise, par exemple trente jours à compter d’aujourd’hui. Ticket Fairy envoie immédiatement la facture et son lien de paiement à l’acheteur par e-mail, ou la garde pour que vous l’envoyiez plus tard. L’entreprise paie en ligne via le lien, et la réservation passe au statut payée dès que l’argent arrive, sans que personne ait à éplucher un relevé bancaire.

  • Émettre la facture: avec son propre numéro de facture et sa date d’échéance
  • Lien de paiement: l’entreprise paie la facture en ligne
  • Envoyée à l’acheteur par e-mail: la facture et le lien envoyés pour vous
Fenêtre Émettre la facture de Ticket Fairy avec l’entreprise, les billets et le total, le champ Date d’échéance et Envoyer la facture maintenant activé

Protégez les pass de l’entreprise pendant le paiement de la facture

Les billets et extras d’une facture sont retirés de la vente dès son envoi et jusqu’à son paiement : le bloc ne peut pas être épuisé sous le nez de l’entreprise pendant que son service financier la traite. Une fois la facture payée, l’acheteur reçoit un e-mail pour distribuer les pass à son équipe, et l’entreprise tient sa propre liste des personnes qui viennent.

Si l’entreprise se retire, annuler la réservation retire avec elle une facture impayée : son lien de paiement cesse de fonctionner et les billets reviennent en vente. La réservation annulée reste dans la liste : le bloc et la raison de son annulation restent consultables des mois plus tard.

  • Retirés de la vente: dès l’envoi de la facture
  • Des pass pour l’équipe: distribués par l’acheteur une fois la facture payée
  • Annuler la réservation: retire une facture impayée et son lien de paiement

Travaillez en équipe sur les contrats d’entreprise, avec Fai à vos côtés

Quand deux personnes modifient la même réservation, le second enregistrement n’écrase pas le premier. Tout ce que vous avez saisi reste dans le formulaire, et vous choisissez de garder vos modifications ou de recharger celles de votre coéquipier. Indiquez à Fai, l’assistante intégrée à votre tableau de bord, l’entreprise, l’acheteur, les billets, le bon de commande et les conditions, et elle prépare la réservation pour que vous la vérifiiez.

Fai peut modifier un brouillon, envoyer une réservation pour validation, émettre la facture, annuler une réservation et vous dire quels contrats attendent encore une validation ou un paiement. Chacune de ces étapes engage de l’argent ou touche l’entreprise : elle vous demande donc votre accord avant chacune.

  • Une modification en équipe sans risque: aucune modification perdue quand deux personnes modifient
  • Les réservations de groupe avec Fai: une réservation préparée à partir d’une phrase
  • Vous approuvez chaque étape: avant que quoi que ce soit parvienne à l’entreprise

Comment les organisateurs vendent aux entreprises

  • Une conférence qui vend des blocs de participants

    Une conférence prend un bloc de quarante pass participants pour un éditeur de logiciels avec un paiement à trente jours, le bon de commande et le centre de coûts figurant sur la réservation. Les pass sont réservés le jour de l’envoi de la facture, et l’office manager de l’entreprise les distribue à l’équipe une fois la facture payée.

  • Un dîner de gala qui vend des tables

    Une soirée de remise de prix vend des tables aux sponsors sous forme de total convenu : la facture de chaque sponsor affiche le prix du package sans détail. Le directeur des événements valide chaque table à prix réduit avant sa facturation.

  • Un festival avec des offres d’hospitalité pour les entreprises

    Un festival vend des packages d’hospitalité aux entreprises locales, avec billets week-end et parking en extra sur chaque réservation. Le filtre de statut montre au service financier chaque facture encore impayée deux semaines avant l’ouverture.

  • Un théâtre qui réserve pour des groupes scolaires

    Un théâtre prend le bloc de billets d’une école pour une matinée avec un paiement à quatorze jours. Quand l’école change les effectifs, le brouillon est mis à jour avant l’envoi pour validation, et l’intendant paie la facture en ligne.

  • Une agence qui gère les contrats de ses clients

    Une agence qui organise un salon professionnel demande à Fai de préparer les pass du personnel de chaque exposant à partir d’un e-mail, les vérifie et les envoie pour validation. Chaque approbation est enregistrée : le client voit qui a accepté chaque prix.

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Les guides sont en anglais.

Questions fréquentes : Réservations de groupe d’entreprise

Réservations d’entreprise

Non. Un brouillon, une réservation en attente de validation et une réservation approuvée enregistrent le bloc sans bloquer de billets. Les billets sont bloqués dès l’envoi de la facture et jusqu’à son paiement. Quand la soirée est presque complète, mettez ces billets de côté séparément pendant le traitement du bon de commande.

L’entreprise, les billets et extras et le total, ou le total convenu si vous facturez un forfait. Le numéro de bon de commande, les conditions de paiement, le code budgétaire et le centre de coûts restent sur la réservation pour votre équipe.

À la date d’échéance que vous choisissez en l’émettant. Si vous laissez la date d’échéance vide, la facture est payable dès sa réception : choisissez donc la date prévue par les conditions de paiement de l’entreprise.

Vous sollicitez chaque approbateur et enregistrez Approuver ou Rejeter à côté de son nom sur la réservation. Ticket Fairy ne conserve les approbateurs que lorsque la validation est exigée sur la réservation : activez-la donc avant de l’envoyer.

Seul un brouillon peut être modifié. Une fois une réservation envoyée pour validation, annulez-la et enregistrez le bloc révisé comme nouvelle réservation. Une réservation dont la facture a été payée ne peut pas être annulée.

Non. L’entreprise paie la facture via son lien de paiement, et la réservation passe au statut payée dès que l’argent arrive. Une réservation doit contenir au moins un billet ou un extra avec un prix avant de pouvoir être facturée.

Vous ne pouvez plus émettre de facture pour cette réservation. Annulez-la et créez une nouvelle réservation avec un autre acheteur.

Vous devez être propriétaire ou administrateur de l’événement. Rechercher l’acheteur parmi vos clients existants exige un rôle de propriétaire, d’administrateur ou de statistiques sur la marque. Avec un rôle sur l’événement uniquement, saisissez plutôt le nom et l’e-mail de l’acheteur.

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