Donnez des cartes à votre équipe et soyez payé pour tout ce qui n’est pas un billet

Laissez les personnes qui font tourner vos événements payer directement depuis Vault

Chaque membre de l’équipe est ajouté une seule fois comme titulaire de carte et peut avoir une carte virtuelle pour payer en ligne, par téléphone et dans les applications, ou une carte physique pour les caisses sur place. La carte est établie à son nom et dépense depuis votre compte Vault : les fournisseurs sont payés le jour même et personne ne vous relance pour des notes de frais. Chaque carte porte un surnom, comme Caisse production, et l’événement pour lequel elle paie.

Le numéro d’une carte virtuelle est prêt dès son émission, ce qui convient à un runner qui réserve des camionnettes ou à un tour manager qui paie des hôtels en ligne. Une carte physique convient à quelqu’un qui achète des fournitures dans un magasin de matériaux près du site. Chaque paiement dans Activité des cartes affiche l’événement à côté : les dépenses par carte sont rattachées au bon concert.

• Cartes virtuelles: un numéro de carte pour payer dès l’émission de la carte
• Cartes physiques: gardées par le titulaire et établies à son nom
• Associée à l’événement: chaque paiement indique l’événement concerné

• Let your event team spend with Vault cards

Fixez les bons plafonds en choisissant à quoi sert la carte

Indiquez à quoi sert la carte et Vault définit des règles adaptées que vous pouvez modifier. Une carte d’équipe fonctionne de la veille du début de votre événement au lendemain de sa fin, avec un plafond quotidien. Une carte fournisseur paie un seul type de commerce, jusqu’au montant convenu et jusqu’à une date de votre choix. Une carte d’abonnements fonctionne uniquement en ligne avec un plafond mensuel, et Vos propres réglages vous laisse décider de chaque règle.

Ajuster les règles donne le reste aux utilisateurs avancés : un ou plusieurs paiements, plafonds par paiement, par jour ou par mois, modes de paiement de la carte, retraits d’espèces, et où et quand elle fonctionne. Une carte réglée sur Un seul paiement, puis elle s’arrête convient à un acompte unique.

• Carte d’équipe pour un événement: fonctionne autour des dates de votre événement, avec un plafond quotidien
• Carte fournisseur: un type de commerce, un montant, jusqu’à une date de votre choix
• Abonnements en ligne: en ligne uniquement, avec un plafond mensuel
• Ajuster les règles: paiements, plafonds, modes de paiement, espèces, lieux et dates

• Let your event team spend with Vault cards

Donnez une carte à chaque membre de l’équipe en une seule fois

Avant le montage d’un festival, donnez en une seule fois à tous les membres de l’équipe qui ont besoin d’une carte le même usage, le même événement et le même plafond. Vault suggère un nom pour chaque carte, que vous pouvez modifier, et affiche chaque carte avec ses règles avant que vous ne les émettiez ensemble. Chaque personne reçoit sa propre carte avec les mêmes plafonds et les mêmes dates : personne ne partage de carte et vous pouvez en geler une sans arrêter les autres.

Les résultats affichent chaque carte comme Émise, ou indiquent quand les informations d’une personne doivent d’abord être corrigées sur la page Titulaires de carte. Relancez l’émission des cartes qui n’ont pas été émises, et Vault ne donne jamais une deuxième carte à quelqu’un qui en a déjà reçu une dans la même série.

• Émettre plusieurs cartes: un seul jeu de règles pour toute l’équipe
• Un nom sur chaque carte: suggéré à partir de l’événement et de la personne
• Vérifiez avant d’émettre: chaque carte et ses règles dans une seule liste

• Issue Vault cards to your whole event crew at once

Gelez, modifiez ou annulez n’importe quelle carte en quelques secondes

Gelez une carte perdue et tout nouveau paiement avec elle est refusé jusqu’à ce que vous la dégeliez, puis annulez-la quand vous savez qu’elle est définitivement perdue. Augmentez un plafond avant une grosse commande fournisseur, changez où et quand une carte fonctionne, renommez-la ou associez-la à un autre événement depuis Gérer cette carte. Si un collègue a modifié la même carte pendant que vous la modifiiez, Vault vous montre la carte telle qu’elle est maintenant et n’enregistre rien par-dessus sa modification.

Indiquez à Fai, l’assistante intégrée à votre tableau de bord, qui a besoin d’une carte, à quoi elle sert, le plafond et l’événement, et elle émet des cartes virtuelles pour les titulaires que vous avez ajoutés, une personne ou toute l’équipe. Elle peut geler, dégeler ou annuler une carte, modifier ses plafonds et ses règles, la renommer et l’associer à un événement. Elle vous montre chaque carte et chaque modification, et attend votre accord avant de la faire.

• Geler et dégeler: les paiements s’arrêtent aussitôt et reprennent quand vous le décidez
• Modifier les plafonds: par paiement, par jour et par mois
• Annuler la carte: pour une carte définitivement perdue
• Demander à Fai: des cartes émises et modifiées après votre accord

• Freeze, cancel or change the limits on an event team's Vault card
• Faites avancer votre billetterie en le demandant à Fai

Gardez un reçu et un événement derrière chaque paiement par carte

Activité des cartes liste ce qu’a fait chaque carte Vault, du plus récent au plus ancien : le commerçant, la carte par son surnom, le montant et son statut. Ajoutez une photo ou un PDF du reçu à un paiement, et Vault en lit le total et le commerce. Si le total ne correspond pas au paiement, le paiement affiche Montant différent : vous vérifiez qu’il s’agit du bon reçu ou ajoutez une note qui explique l’écart.

Une note et l’événement figurent sur chaque paiement, et les colonnes REÇU et ÉVÉNEMENT montrent les paiements qui en ont encore besoin. Les préautorisations, les achats réglés, les remboursements et les préautorisations libérées ont chacun leur propre ligne, et un paiement dans une autre devise affiche ce que le commerçant a facturé sous votre montant. Un paiement refusé en donne la raison en une phrase, avec la marche à suivre.

Les rappels de reçus vous laissent choisir le montant qui compte pour vous. Quand un paiement par carte égal ou supérieur à ce montant n’a toujours pas de reçu, Fai rédige un rappel au titulaire et l’envoie par e-mail dès que vous êtes d’accord. Elle peut rattacher les paiements par carte au bon budget d’événement, et elle signale les dépenses par carte qui sortent de l’ordinaire, pour que vous puissiez geler la carte rapidement.

• Des reçus sur les paiements: une photo ou un PDF, avec le total lu pour vous
• Montant différent: s’affiche quand un reçu ne correspond pas au paiement
• Rappels de reçus: Fai les rédige et vous envoyez chacun d’eux
• Dépenses par carte inhabituelles: signalées pour que vous puissiez agir sur la carte

• Add receipts, notes and events to your team's Vault card payments
• Track what your event team spends on Vault cards

Signalez avec vos propres mots un paiement par carte qui s’est mal passé

Un fournisseur a débité deux fois la carte de production, ou la scène n’est jamais arrivée. Utilisez Signaler un problème avec ce paiement depuis le paiement lui-même et dites ce qui s’est passé avec vos propres mots, pour tout ou partie du paiement, avec la facture, les e-mails du fournisseur ou le bon de livraison comme preuves. Vault ouvre le litige auprès du réseau de cartes avec le motif qui convient.

Litiges, dans Activité des cartes, suit chacun d’eux avec ce qui s’est mal passé, le paiement, le montant, son statut et la date de sa dernière modification, de Envoyé au réseau de cartes et En cours d’examen jusqu’à la décision.

• Vos propres mots: Vault donne au réseau de cartes le motif qui convient
• Preuves: factures, e-mails du fournisseur et bons de livraison
• Litiges: chaque signalement avec son statut et sa dernière modification

• Report a problem with an event supplier's Vault card payment and follow the dispute

Encaissez acomptes de tables, frais de location et précommandes avec un lien

Un lien de paiement indique l’objet du paiement, comme Acompte table VIP, avec le montant et la devise, et peut être payé une fois ou plusieurs fois. Partagez-le dans votre confirmation de réservation ou dans un message, ou envoyez-le par e-mail depuis votre marque. Le payeur ouvre une page avec le nom de votre marque, l’objet du paiement et le montant, et l’argent arrive sur votre solde Vault.

Pour des précommandes de merchandising ou des acomptes de groupe de montants différents, laissez le payeur saisir le montant dans les devises que vous acceptez. Plus d’options ajoute des informations pour le payeur, l’événement auquel l’argent est destiné et la date limite de paiement. Liens de paiement liste ce que chaque lien a Encaissé, et vous désactivez un lien dès que vous avez terminé, les paiements déjà effectués restant sur votre solde.

• Montant fixe: le même montant pour chaque payeur, dans une devise
• Le payeur choisit: le payeur saisit le montant sur la page de paiement
• Envoi par e-mail: le lien part vers le payeur depuis votre marque

• Collect table deposits, venue hire and sponsorship for your events with Vault payment links
• Gagnez plus sur chaque acheteur grâce aux extras qu’il veut

Facturez sponsors, commerçants et salles partenaires depuis votre marque

Quand un sponsor ou une salle partenaire a besoin d’une vraie facture, émettez-la depuis Vault. Chaque facture indique le client, la devise et s’il paie en ligne depuis la facture ou par virement bancaire, avec une date d’échéance et un mémo, comme l’événement et ce que couvre la facture. Les lignes de facture viennent des produits et des prix que vous enregistrez, comme un sponsoring de la grande scène ou un emplacement de stand, et une facture finalisée a son propre lien et son propre PDF à envoyer.

Chaque facture affiche son statut et indique si elle a été payée : votre équipe voit d’un coup d’œil qui vous doit encore de l’argent. Une facture payée via son lien affiche Payée. Quand un client paie par virement bancaire, marquez la facture comme payée dès l’arrivée de l’argent. Si les projets changent, annulez une facture impayée : elle reste dans la liste pour vos archives.

Demandez à Fai de créer un lien de paiement, de l’envoyer par e-mail ou de le désactiver, d’ajouter un client de facturation, de rédiger une facture, de la finaliser, de la marquer comme payée ou de l’annuler. Quand de l’argent arrive qui correspond à une facture que vous avez envoyée, elle suggère de la marquer comme payée, et elle rédige un rappel aimable pour une facture en retard. Chaque modification et chaque e-mail attendent votre accord.

• Clients de facturation: les personnes et les entreprises que votre marque facture
• Lignes de facture: produits et prix enregistrés, avec taxes et totaux
• Marquer comme payée ou annuler: pour les virements bancaires et les changements de projet
• Rappels de retard: rédigés par Fai et envoyés depuis votre marque quand vous êtes d’accord

• Invoice sponsors and partners for your event from Vault