Sachez ce que chaque édition a rapporté, ce qu’elle a coûté et à quel rythme celle-ci avance

Voyez tout ce que votre marque dépense sur ses événements

Dépenses, dans les Opérations événementielles de votre marque, additionne les budgets de chaque événement de la période choisie : les 12 derniers mois, les 12 prochains mois, cette année ou l’an dernier. Les coûts enregistrés et prévus figurent côte à côte avec les recettes enregistrées par vos événements : un promoteur qui organise des dizaines de shows voit où est passé l’argent sur l’ensemble, et non budget par budget.

Sections du budget met chaque type de coût en regard de son prévu sur tous vos événements, du plus gros au plus petit : vous voyez si c’est la production, les artistes ou le personnel qui ne cesse d’augmenter. Principaux fournisseurs classe ceux avec qui vous dépensez le plus sur vos bons de commande, et sur combien de commandes : c’est la liste qu’il vous faut sous les yeux quand vous renégociez les tarifs de l’an prochain.

Chaque événement de la période affiche ses propres coûts prévus et enregistrés et son coût par personne entrée : le show qui a dépassé le prévu se distingue de ceux qui sont restés en dessous.

• Coûts enregistrés et prévus: tous les événements de la période additionnés
• Sections du budget: la même section sur tous vos événements, enregistré face au prévu
• Principaux fournisseurs: ce que vous dépensez avec chaque fournisseur et sur combien de commandes

• See what your brand spends across its events

Sachez ce que chaque personne entrée vous a vraiment coûté

Coût par participant enregistré divise les coûts enregistrés de vos événements par le nombre de personnes scannées par vos équipes d’entrée, pour votre marque et pour chaque événement. Il compte les personnes venues, jamais les billets vendus : vous comparez une soirée complète et une soirée calme sur ce que chaque invité vous a vraiment coûté.

Un groupe de salles voit quels soirs de la semaine font vivre la salle, un promoteur en tournée voit quelles villes coûtent le plus cher à remplir, et un festival voit si le site agrandi de l’an dernier a vraiment coûté plus cher par personne présente. Les événements qui n’ont pas encore commencé, ou où personne n’a été scanné, restent hors du calcul : le chiffre n’embellit jamais un show qui n’a pas eu lieu.

• Personnes scannées: les personnes scannées par vos équipes d’entrée
• Par participant enregistré: pour la marque et pour chaque événement

Voyez ce que chaque édition a rapporté, année après année

Résultats met les recettes de chaque édition en regard de ce qu’elle a coûté et affiche son bénéfice ou sa perte à côté des éditions précédentes. Vous voyez quelles années ont progressé, quels coûts ont augmenté plus vite que les recettes et ce qu’il faut changer avant la mise en vente de la prochaine édition, à partir des budgets que votre équipe tient déjà pour chaque événement.

Vous gérez plusieurs marques, une tournée ou une saison de soirées club ? Résultats affiche chaque marque côte à côte : vous savez quelles marques portent l’activité et où les coûts grimpent. Le budget de chaque événement met déjà les recettes totales en regard des dépenses totales et affiche le net : les chiffres derrière chaque édition sont ceux auxquels votre équipe se fiait le soir même.

• Résultats: les recettes face aux coûts pour chaque édition
• Édition par édition: cette année à côté des années précédentes
• Par marque: chaque marque que vous gérez, côte à côte

• Sachez ce que coûtera votre événement avant l’arrivée des factures

Prévoyez votre trésorerie avant l’échéance des acomptes

La prévision de trésorerie met l’argent des billets que laisse prévoir votre rythme de ventes en regard des acomptes, soldes et paiements fournisseurs que doivent vos événements, aux dates d’échéance de chacun. Vous voyez la semaine où la trésorerie sera tendue tant qu’il est encore temps de déplacer un paiement, de demander une échéance de solde plus tardive ou de planifier votre prochaine mise en vente de billets.

Les paiements viennent de la même liste Paiements à venir que votre équipe utilise sur chaque événement : les acomptes et les soldes des artistes issus de leurs deals, les per diem et le backline, et les commandes fournisseurs une fois approuvées. Les paiements à venir de tous les événements de votre marque figurent déjà dans Opérations événementielles : les dates derrière la prévision sont celles auxquelles votre équipe paie.

• À partir de votre rythme de ventes: l’argent des billets que laisse prévoir votre rythme
• À partir de vos échéances: acomptes, soldes et paiements fournisseurs à leur échéance
• Entrées et sorties d’argent: côte à côte, aux dates où elles ont lieu

• Payez tout le monde à temps et faites le décompte de chaque show avec des chiffres vérifiables

Apportez un dossier d’une page à chaque réunion du conseil

Le dossier pour le conseil réunit votre compte de résultat et votre prévision de trésorerie sur une seule page, prête à partager avec votre conseil d’administration, vos investisseurs et vos partenaires. Personne ne passe la veille de la réunion à recopier des chiffres dans des slides, et tout le monde autour de la table lit les mêmes chiffres que ceux avec lesquels votre équipe gère les événements.

• Une seule page: résultats et trésorerie réunis
• Prêt à partager: pour votre conseil, vos investisseurs et vos partenaires

Sachez chaque matin si vous êtes en avance sur l’an dernier

Comparé à la dernière fois met les ventes de billets de cet événement en regard de votre dernière édition au même nombre de jours avant le début, et indique en une phrase de combien vous êtes en avance ou en retard. Il s’affiche sur la page Statistiques de l’événement et sur Aujourd’hui : votre équipe voit le rythme chaque matin sans lancer de rapport.

Comparez en billets ou en part de la capacité : la comparaison reste juste quand vous êtes passé à un lieu plus grand ou avez ajouté un jour. Pendant l’événement, la comparaison montre combien de personnes sont entrées jusqu’ici par rapport à la dernière fois au même moment : vous savez tôt si les entrées sont plus chargées que l’an dernier.

Demandez à Fai, l’assistante intégrée à votre tableau de bord, à quel rythme avance cette édition, ce qu’ont coûté vos événements sur la dernière année ou avec quel fournisseur vous dépensez le plus. Elle répond à partir des mêmes chiffres, et elle ne change l’événement de comparaison qu’après votre confirmation.

• Au même moment: le même nombre de jours avant chaque événement
• Part de la capacité: une comparaison juste quand la taille du lieu a changé
• Sur Aujourd’hui: la phrase et les deux courbes de ventes pour votre équipe

• Compare your ticket sales with your last event
• Commencez chaque journée en sachant ce qui vous attend et qui fait quoi

Comparez avec l’édition qui a du sens

Ticket Fairy vous suggère votre dernière édition parmi les événements précédents de votre marque portant le même nom ou un nom proche, environ un an plus tôt ou dans le même lieu, et indique pourquoi il l’a choisie. Choisissez un autre événement avec une recherche, ou désactivez la comparaison pour un show unique qui n’a rien à quoi se comparer.

La comparaison indique quel membre de votre équipe a choisi l’événement quand quelqu’un l’a changé, et si deux personnes le changent en même temps, le deuxième enregistrement s’arrête et nomme le premier : personne ne change discrètement la référence que lit toute l’équipe.

• Événement suggéré: avec la raison de la suggestion
• Trouver un événement: comparez avec n’importe quel événement précédent de votre marque
• Ne pas comparer: pour un show sans édition précédente

Tirez les leçons de l’arrivée du public avant de préparer la prochaine édition

Après l’événement, la comparaison indique combien de billets vous avez vendus de plus ou de moins que la dernière fois, met les absents en regard de ceux de la dernière fois et trace la rapidité des arrivées depuis le début. Vous voyez si les entrées ont mieux tenu que l’an dernier et combien de détenteurs de billets ne sont jamais venus, de quoi préparer le plan de la prochaine édition.

Mettez cela à côté du résultat de l’édition et de son coût par personne entrée, et la discussion sur l’an prochain part de ce qui s’est vraiment passé : ce que l’édition a coûté, ce qu’elle a rapporté et comment le public s’est comporté.

• Absents: par rapport à la dernière fois
• Arrivées depuis le début: la rapidité avec laquelle le public a passé les entrées
• Ventes finales face à la dernière fois: plus ou moins de billets vendus, en une phrase

• Tirez les leçons de cette année et commencez l’an prochain déjà configuré