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  2. Budget et coûts
  3. Budget et coûts des artistes

Sachez ce que coûtera votre événement avant l’arrivée des factures

Les budgets dérivent quand le directeur de production, le booker et le responsable financier tiennent chacun leur propre tableur, et le cachet d’un artiste devient bien plus élevé une fois ajoutés les vols, les nuits d’hôtel, la part de l’agence et les per diem. Avec Ticket Fairy, votre événement a un seul budget, partagé par sa page Budget et l’Event Operating System, avec ce que vous avez prévu face à ce que vous avez dépensé pour chaque section. La fiche de chaque artiste additionne ce qu’il coûte vraiment, et les cachets, les commandes fournisseurs, les sponsors et les heures de l’équipe alimentent votre budget à partir des données que votre équipe tient déjà : tout le monde lit les mêmes chiffres.

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  • Un seul budget auquel toute votre équipe se fie
  • Le vrai coût de chaque artiste, du cachet à l’hôtel
  • Les coûts engagés visibles avant l’arrivée des factures
Budget d’un événement sur Ticket Fairy avec les dépenses totales, les recettes et le net, les vues par section, par scène et par jour, et des lignes pour les artistes, la location du lieu, la production, l’équipe et le sponsoring

Tenez un seul budget auquel toute votre équipe peut se fier

Donnez à chaque section de votre budget ses coûts et ses revenus prévus, enregistrez les coûts réels au fil de l’eau, et chaque section indique de combien elle dépasse le prévu ou reste en dessous. La page Budget de l’événement et le Budget de l’Event Operating System sont le même budget : un coût que votre directeur de production ajoute dans l’un apparaît dans l’autre, et le booker, le responsable financier et vous lisez tous les mêmes chiffres.

Construisez le budget selon votre façon de travailler : vos propres sections, avec autant de coûts et de revenus prévus que chacune en demande, et une note sur toute ligne qui mérite une explication. Le haut du budget met les dépenses totales en regard des recettes totales et affiche le net : vous savez d’un coup d’œil si l’événement va vers un excédent ou un déficit.

Les équipes modifient le même budget en même temps, et personne ne perd son travail. Si un collègue modifie une ligne pendant que vous la modifiez, vous voyez ce qu’elle indique maintenant et choisissez d’enregistrer la vôtre par-dessus ou de garder la sienne.

  • Prévu et enregistré: au-dessus ou en dessous du prévu pour chaque section
  • Coûts et revenus: le net de l’événement en haut du budget
  • Des modifications d’équipe sans risque: la modification d’un collègue n’est jamais écrasée à votre insu

Voyez ce que coûte vraiment chaque artiste, du cachet à l’hôtel

Vous convenez d’un cachet, puis les extras le transforment en un chiffre bien plus élevé. La carte Coût total sur la fiche de chaque artiste additionne chaque élément : le cachet et l’acompte de la réservation, la commission d’agence de l’offre, chaque trajet des voyages de l’événement, le séjour à l’hôtel, les per diem et le backline, et la part de l’artiste dans vos listes de location et d’achats. Vous savez ce que coûte chaque artiste avant le show, tant qu’il est encore temps de modifier le deal.

Chaque élément indique d’où vient son montant : personne ne saisit un coût deux fois et personne ne se demande d’où sort un chiffre. Tout ce qui n’a pas encore de prix est nommé en bas de la carte : les manques sont évidents avant que le service financier ne pose la question. Chaque modification du coût d’un trajet ou du tarif de chambre d’un séjour est enregistrée avec sa valeur avant et après, son auteur et sa date.

Les mêmes chiffres arrivent dans votre budget et dans le décompte du show. Dans le budget, le total suggéré pour Artistes et talents comprend le coût total de chaque artiste, et dans le décompte, les déplacements, l’hôtel et les per diem apparaissent comme frais du show avec la commission d’agence à côté du cachet de l’artiste, chacun compté une seule fois.

  • Ce que coûte cet artiste: un seul total en haut de la fiche de l’artiste
  • À partir de vos données: réservation, offre, voyages, hôtel, paiements à venir et location
  • Pas encore chiffré: tout ce qui n’a pas encore de prix, nommé sur la carte
  • Les mêmes chiffres dans le décompte: aucun vol ni hôtel compté deux fois
Carte Coût total d’un artiste sur Ticket Fairy, avec des totaux en euros et en livres et le cachet, l’acompte, la commission d’agence, deux trajets, l’hôtel, les per diem, le backline et l’accueil

Comptez la part de l’agence dès que l’offre est conclue

Ajoutez la commission d’agence à l’offre en montant fixe ou en pourcentage du cachet : elle rejoint le coût de l’artiste dès que l’agent accepte. Un pourcentage est calculé sur le cachet que paie vraiment le deal : un deal « versus » ou un pourcentage des entrées porte la bonne commission d’agence sans calcul séparé sur une calculatrice.

La commission d’agence figure dans l’e-mail de l’offre : l’agent voit exactement ce que vous avez accepté de payer en plus du cachet de l’artiste, et toute modification est conservée dans les versions de l’offre avec toutes les autres conditions.

  • Commission d’agence: un montant fixe ou un pourcentage du cachet
  • À partir de l’offre: comptée dès que l’offre est acceptée ou sous contrat
Formulaire Nouvelle offre de Ticket Fairy avec la section Commission d’agence ouverte, Pourcentage du cachet choisi et 10 saisi

Chiffrez les déplacements et les nuits d’hôtel à ce que vous avez vraiment payé

Saisissez une seule fois le coût d’un trajet, pour toutes les personnes de la réservation et dans la devise payée, et le coût de l’artiste l’inclut aussitôt. Les nuits d’hôtel comptent au tarif que vous payez vraiment : le tarif de chambre propre au séjour ou, nuit par nuit, le tarif du bloc de chambres dans lequel il se trouve, uniquement pour les nuits et les chambres de l’artiste.

Un groupe qui vient de deux villes en avion, un DJ avec un tour manager et une tête d’affiche dans un bloc de chambres : tous sont comptés juste sans tableur. Les chambres vides d’un bloc restent un coût du bloc, si bien qu’aucun artiste ne porte des chambres où personne n’a dormi, et chaque devise garde son propre total : un cachet en livres et un vol en euros ne se mélangent jamais.

  • Saisir le coût: un seul montant pour toutes les personnes de la réservation
  • Tarif de chambre par nuit: le tarif propre au séjour, ou celui du bloc de chambres
  • Devise payée: conservée dans la devise dans laquelle le trajet a été payé
Boîte de dialogue de Ticket Fairy demandant ce qu’a coûté le trajet d’un voyageur, avec le montant pour toute la réservation et sa devise

Voyez l’argent engagé avant l’arrivée des factures

Engagé auprès des fournisseurs montre l’argent promis mais pas encore payé : les bons de commande approuvés, les per diem et le backline des artistes, et les éléments de location et d’achat marqués comme commandés. Vous voyez votre exposition réelle des semaines avant l’arrivée des factures : un dépassement en production apparaît tant que vous pouvez encore réduire la commande.

Un élément qui figure sur un bon de commande ne compte qu’une fois, même s’il est aussi sur votre liste de location : le montant engagé est fiable. Une commande annulée sort du calcul, et elle reste enregistrée avec le motif de son annulation.

  • Bons de commande: commandes approuvées, envoyées et facturées
  • Per diem et backline: les coûts ajoutés pour chaque artiste
  • Location et achats: les éléments marqués comme commandés dans vos listes

Démarrez chaque section avec un total suggéré par vos propres données

Une section vide propose un total suggéré à partir de ce que contient déjà votre événement, prêt à devenir son premier coût prévu d’un seul geste. Artistes et talents additionne le coût total de chaque artiste, Sponsoring compte les accords en numéraire et en nature de vos sponsors, Exposants compte les frais de stand et Accessibilité compte vos dispositifs d’accessibilité : un nouveau budget démarre proche de la réalité.

Une conférence voit le cachet de chaque intervenant, un festival gastronomique ou de boissons les frais de stand de ses exposants et un festival les accords de ses sponsors. Les ventes de billets et d’options arrivent comme recettes en direct, et les cachets, les acomptes, les sponsors et les frais de stand se remplissent comme lignes marquées comme calculées pour vous : vous n’ajoutez à la main que ce qu’aucune autre donnée n’enregistre.

  • Utiliser la suggestion: un total prévu à partir de vos propres données
  • Sponsoring et Exposants: les accords de sponsoring et les frais de stand comme recettes
  • Recettes en direct: les ventes de billets et d’options au moment où elles ont lieu

Mettez les coûts du personnel et de l’équipe dans le budget à partir de leurs heures

Donnez à un créneau son équipe externe et un coût horaire, et la section Personnel et équipe se remplit toute seule : le coût des heures que vous avez approuvées, plus le coût prévu des heures pas encore approuvées. Les stewards d’agence, les équipes de bar et la sécurité figurent dans le budget à côté de tout le reste, sans calcul séparé de feuilles de temps à la fin de l’événement.

Heures par équipe externe montre chaque agence ou société avec les heures enregistrées, les heures approuvées et le coût approuvé : vous pouvez comparer sa facture aux heures que vous avez validées avant de la payer.

  • Coût horaire: défini sur chaque créneau
  • Équipe externe: l’agence ou la société qui fournit le personnel
  • Heures approuvées: ce que le créneau a vraiment coûté une fois les heures approuvées
Boîte de dialogue Modifier le créneau de Ticket Fairy pour un créneau de steward, avec une agence de personnel événementiel comme équipe externe et 14,50 comme coût horaire

Lisez le budget par section, par scène ou par jour de spectacle

Passez de toutes les lignes à vos sections, à chaque scène et à chaque jour de spectacle pour voir ce que coûtent vraiment la grande scène ou le samedi. Les filtres séparent les dépenses des recettes et les lignes calculées pour vous de celles saisies par votre équipe, et une recherche trouve n’importe quelle ligne en quelques secondes. Téléchargez le budget en CSV dès que le service financier ou un partenaire le demande.

Demandez à Fai, l’assistante intégrée à votre tableau de bord, ce que l’événement a dépensé par rapport au prévu, ce que coûte un artiste tout compris ou quelle section dépasse le plus. Elle peut ajouter un coût prévu, enregistrer un coût réel, modifier une section ou saisir le coût d’un trajet ou le tarif de chambre d’un séjour, et elle vous montre chaque modification et attend d’abord votre accord.

  • Par scène et par jour: ce que coûte chaque scène et chaque jour de spectacle
  • Filtres et recherche: dépenses, recettes et lignes calculées pour vous
  • Télécharger le CSV: chaque ligne, prête pour le service financier
  • Demander à Fai: des réponses tirées du budget, des modifications après votre accord

Comment les organisateurs maîtrisent leurs coûts avec Ticket Fairy

  • Un festival de trois jours

    Le directeur de production prévoit les coûts de chaque scène et le responsable financier suit Engagé auprès des fournisseurs à mesure que les commandes sont approuvées. Six semaines avant, la vue Par scène montre que la deuxième scène dépasse le prévu, et l’équipe réduit sa commande de lumière avant l’arrivée de la facture.

  • Un promoteur de club qui booke des DJ internationaux

    La fiche de chaque DJ additionne le cachet, les 10 % de l’agence, deux vols et deux nuits d’hôtel. Le promoteur voit qu’un artiste coûte presque le double de son cachet et confie la date suivante à une première partie locale.

  • Une conférence avec des intervenants rémunérés

    Artistes et talents suggère un total à partir du cachet et des déplacements de chaque intervenant, adopté d’un seul geste. L’organisateur ajoute à la main la location du lieu et le traiteur et dispose d’un budget complet dès le premier après-midi.

  • Un festival gastronomique et de boissons

    Exposants remplit les frais de stand comme recettes et Sponsoring compte l’accord en numéraire et en nature de la brasserie. L’organisateur voit le net en haut du budget et sait que l’événement couvre ses coûts avant la mise en vente des billets.

  • Un concert en aréna avec des stewards d’agence

    Chaque créneau de steward a l’agence de personnel et un coût horaire. Les heures approuvées remplissent la section Personnel et équipe, et la facture de l’agence est comparée au coût approuvé avant d’être payée.

Configurez-le étape par étape

Les guides sont en anglais.

Questions fréquentes : Votre budget d’événement et les coûts des artistes

Budget et coûts des artistes

Oui. La section Budget de l’Event Operating System et la page Budget du menu de l’événement affichent un seul budget : un coût prévu ajouté dans l’un apparaît dans les deux.

Il vous faut un rôle de propriétaire ou d’administrateur sur l’événement pour modifier les coûts prévus et enregistrés. Les collègues qui peuvent ouvrir le budget sans pouvoir le modifier le voient en lecture seule. Il vous faut un rôle de propriétaire, d’administrateur ou de producteur pour voir le coût total d’un artiste.

La deuxième personne voit ce que la ligne indique maintenant et garde ce qu’elle a saisi. Enregistrez pour la remplacer par votre modification, ou annulez pour garder celle de votre collègue.

La section Budget et la carte Coût total font le total de chaque devise séparément et ne les additionnent jamais, et une section prévue dans plusieurs devises l’indique. La page Budget de l’événement peut aussi afficher chaque ligne dans une devise d’affichage de votre choix.

Sur une section standard qui n’a pas encore de coût prévu : Artistes et talents, Sponsoring, Accessibilité et Exposants. Personnel et équipe s’affiche dès qu’un créneau a un coût horaire ou que la section existe déjà.

Dès qu’il est approuvé. Les commandes envoyées et facturées comptent toujours, et une commande annulée ne compte plus.

L’acompte fait partie du cachet : l’additionner le compterait deux fois. Il ne compte séparément que lorsque la réservation n’a pas de cachet.

Non. Un artiste ne compte que les nuits et les chambres de son propre séjour. Les chambres vides sont un coût du bloc, affiché dans le bloc lui-même.

Oui, après confirmation. Ses coûts prévus et enregistrés disparaissent aussi, ici et sur la page Budget de l’événement, et c’est irréversible : le tableau de bord vous le demande donc d’abord.

Oui. Fai lit le budget et le coût total de chaque artiste, et elle ajoute des coûts prévus, enregistre des coûts réels, modifie des sections et saisit le coût d’un trajet ou le tarif de chambre d’un séjour quand vous le lui demandez. Elle vous montre chaque modification et attend d’abord votre accord.

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