Payez tout le monde à temps et faites le décompte de chaque show avec des chiffres vérifiables

Voyez chaque paiement par date d’échéance

Paiements à venir, dans la rubrique Contrats de l’événement, montre ce qui est en retard, dû cette semaine, à venir ou encore sans date, avec en haut ce qui reste à payer. Les acomptes et les soldes viennent directement des deals de vos artistes, les commandes fournisseurs s’ajoutent une fois approuvées, et vous ajoutez vous-même les per diem, le backline et les autres coûts d’un artiste : rien ne vit dans un tableur à part.

Payez en plusieurs fois et chaque montant affiche ce qui reste après chaque paiement. Quand des paiements sont en retard ou dus dans la semaine, Fai suggère une tâche pour chacun sur Aujourd’hui, et Opérations événementielles liste les paiements à venir de tous les événements de votre marque : l’acompte du show du mois prochain ne passe jamais après celui de ce soir.

• Paiements à venir: en retard, dû cette semaine, à venir et sans échéance
• Paiements partiels: ce qui reste de chaque montant après chaque paiement
• Sur tous vos événements: les paiements à venir de chaque événement de votre marque

• Raise purchase orders and track what your event owes

Passez des commandes fournisseurs que votre budget compte immédiatement

Saisissez le fournisseur et chaque ligne commandée, avec les taxes, la date de livraison et la date avant laquelle vous paierez, et la commande est prête à être approuvée. Quand le devis d’un fournisseur est confirmé, Fai rédige la commande pour vous et la marque Rédigé par Fai. Approuvez-la et elle compte comme coût engagé dans le budget de l’événement au même instant, puis envoyez-la au fournisseur par e-mail depuis l’événement.

Une commande approuvée est figée : le montant que votre responsable financier voit dans le budget est celui qui a été envoyé au fournisseur. Modifiez une commande avant de l’approuver, ou annulez-la avec un motif : une commande annulée reste enregistrée et ne compte plus comme engagée.

• Nouveau bon de commande: fournisseur, lignes, taxes, livraison et paiement avant le
• Rédigé par Fai: une commande prête à vérifier pour chaque devis confirmé
• Envoyer au fournisseur: la commande approuvée envoyée par e-mail au fournisseur

• Sachez ce que coûtera votre événement avant l’arrivée des factures
• Louez exactement ce dont votre show a besoin et sachez où se trouve chaque élément

Repérez une facture qui ne correspond pas à la commande

Ajoutez la facture du fournisseur à sa commande : Fai lit le total, puis indique s’il correspond à ce que vous avez commandé. Une facture qui diffère est signalée sur la commande et dans la liste des commandes, pour que votre équipe la conteste avant tout paiement. Si Fai ne peut pas la lire, saisissez le total et comparez-le vous-même à la commande.

• Ajouter sa facture: un PDF ou une photo de la facture du fournisseur
• Comparée à la commande: conforme, ou l’écart signalé

Enregistrez chaque paiement et corrigez proprement les erreurs

Marquez un paiement comme payé avec le montant, la date, le moyen de paiement et une référence de paiement, et saisissez moins que le montant total quand vous payez en plusieurs fois. Un paiement enregistré par erreur est annulé avec votre motif : l’historique montre à la fois le paiement et la correction. Un coût que vous ne devez plus est supprimé avec un motif et reste enregistré, marqué comme supprimé.

Payer avec Vault vous emmène directement vers vos virements Vault pour envoyer l’argent, et vous enregistrez le paiement une fois parti. Chaque acompte, solde et paiement fournisseur garde son propre historique de paiements : la réponse à « avons-nous payé la société de sonorisation ? » est à portée de regard.

• Marquer comme payé: montant, date de paiement, payé par et référence du paiement
• Annuler le paiement: une écriture de correction à côté du paiement d’origine
• Payer avec Vault: directement vers vos virements Vault

• Dépensez et gérez l’argent de vos billets avant le versement
• Pay everyone you owe for an event

Préparez le décompte à partir de ce qui s’est vraiment passé

Choisissez le show et l’offre acceptée, et Fai prépare le décompte : les recettes de billetterie et la TVA à partir des données de billetterie de l’événement après remboursements, les frais du show à partir des coûts réels de son budget et le cachet de l’artiste à partir du deal. Dès qu’un show est terminé sans décompte, À traiter le liste avec Faire le décompte : aucun show n’attend son décompte.

Faites aussi le décompte d’un show sans cachet d’artiste, comme une soirée club avec un DJ résident à tarif fixe que vous ajoutez comme ligne. Chaque ligne indique si elle vient des ventes de billets, du budget ou du deal, et comment elle a été calculée : le tour manager vérifie les chiffres au lieu de les contester.

• Des ventes de billets: recettes et TVA après remboursements
• Du budget: les coûts réels enregistrés par votre équipe
• Du deal: le cachet de l’artiste tiré de l’offre acceptée

• Settle a show with an artist after your event
• Sachez qui a une option sur chaque date et chiffrez chaque offre en toute confiance

Calculez n’importe quel deal et comptez une seule fois les coûts de l’artiste

Un cachet fixe, une garantie contre un pourcentage, une garantie plus une part de ce que le show rapporte au-delà, ou un pourcentage simple : la ligne du cachet le calcule à partir du deal et détaille le calcul en termes simples. Le pourcentage peut porter sur les ventes brutes, les ventes après taxes ou les ventes après taxes et frais, exactement comme le prévoit votre offre.

Quand le show a l’offre acceptée de l’artiste, le décompte intègre ses déplacements, son séjour à l’hôtel et ses per diem comme frais du show, et la commission de l’agence comme paiement à côté du cachet de l’artiste, calculée sur le cachet que paie le deal. Les mêmes coûts de la rubrique Artistes et talents du budget sont exclus de ce décompte : un vol enregistré deux fois ne compte qu’une fois, et chaque devise garde son propre total.

• Deals « versus »: le plus élevé entre la garantie et le pourcentage
• Garantie plus: la garantie et une part au-delà
• À partir des coûts de l’artiste: déplacements, hôtel, per diem et commission de l’agence

• Sachez ce que coûtera votre événement avant l’arrivée des factures

Corrigez n’importe quelle ligne et gardez un historique propre

Ajoutez une ligne pour tout autre montant convenu entre les deux parties, et saisissez un montant négatif pour un avoir, comme une part du merchandising que vous devez rendre. Une ligne erronée est contrepassée par une nouvelle ligne qui l’annule, et les deux restent sur le décompte : l’équipe de l’artiste voit toujours ce qui a changé. Mettre à jour reprend un remboursement tardif ou un nouveau coût du budget sans rajouter une ligne que vous avez contrepassée.

• Ajouter une ligne: recettes, déductions, frais du show ou paiements à l’artiste
• Contrepasser: une ligne d’annulation, les deux restant sur le décompte
• Mettre à jour: les dernières ventes de billets, les coûts du budget et le deal

Partagez-le, validez-le, marquez-le payé et soyez prévenu quand les ventes changent

Partagez le décompte et ses lignes se verrouillent, puis imprimez-le ou enregistrez-le en PDF pour le tour manager ou l’agent. Marquez-le comme validé quand les deux parties acceptent les chiffres, et comme payé une fois l’artiste payé. Si quelque chose change ensuite, rouvrez-le avec votre motif : la version partagée reste exactement telle qu’elle était, et une nouvelle version repart des mêmes lignes.

Un remboursement ou une vente tardive à l’entrée après le partage d’un décompte ne passe plus inaperçu. Fai compare toutes les heures les décomptes récemment partagés et validés aux données de billetterie, et quand les chiffres diffèrent, elle suggère de le rouvrir en nouvelle version avec les chiffres actuels, pour que vous l’approuviez. Elle prépare, met à jour, partage et rouvre les décomptes, et enregistre les paiements, seulement après votre accord, et elle ne déplace jamais d’argent d’elle-même.

• Partager: des lignes verrouillées sur lesquelles les deux parties peuvent compter
• Imprimer ou enregistrer en PDF: une copie à envoyer à l’équipe de l’artiste
• Versions: chaque version partagée conservée quand vous rouvrez
• Ventes de billets vérifiées: Fai suggère une nouvelle version quand elles changent