Louez exactement ce dont votre show a besoin et sachez où se trouve chaque élément

Laissez chaque rider alimenter votre liste de backline

Programmez vos artistes avec leurs horaires de passage et ajoutez leurs riders techniques dans Préparation des artistes : Location backline se remplit tout seul, avec chaque article sur la bonne scène et le bon jour et le besoin de chaque artiste cité d’après son propre rider. Une ligne indiquant que l’artiste apporte son propre matériel est écartée, et les lignes trop floues pour être comptées vous sont listées pour vérification sur le rider. Quand un rider change, la liste suit.

Fai lit chaque rider à son arrivée puis à chaque modification, et suggère d’ajouter les articles qu’elle trouve dans les documents de production que vous importez. Quand un rider modifie un besoin fixé à la main par votre équipe, l’article affiche Rider modifié : à vérifier, et vous choisissez d’utiliser le rider ou de garder votre chiffre. Un rider n’écrase jamais une décision prise par votre équipe.

• Lu dans les riders: le besoin de chaque artiste cité d’après son propre rider
• Lignes floues signalées: avec un raccourci vers le rider pour les vérifier
• Rider modifié : à vérifier: utiliser le rider ou garder le chiffre de votre équipe

• Préparez chaque artiste sans courir après les fils d’e-mails
• Work out the backline and production to hire for your event

Louez chaque article une seule fois pour le jour le plus chargé

Les artistes d’une même scène et d’un même jour partagent : c’est le besoin de l’artiste le plus exigeant qui compte, et un artiste qui a besoin de son propre matériel s’ajoute par-dessus. Le matériel réutilisable est loué une fois pour le jour le plus chargé sur chaque scène, les consommables comme les peaux de batterie, les cordes et le gaffer s’additionnent chaque jour, et ce que la scène possède déjà ou ce que vous avez déjà est déduit en premier. Vous arrêtez de payer un troisième jeu de CDJ qui resterait dans son flight case tout le week-end.

Comment nous l’avons calculé, sur chaque article, montre chaque jour et chaque scène derrière le chiffre : vous pouvez répondre au promoteur qui demande pourquoi vous en avez loué quatre et pas six. La fiche technique de la scène et le matériel que vous possédez sont lus comme un rider : une sonorisation maison ou vos propres tables de mixage sont déduites du compte.

La location de production se trouve à côté du backline avec le même calcul. Ajoutez la sonorisation, la lumière, les structures, l’électricité et tout ce que vous louez, avec son emplacement, les jours où il faut et s’il est réutilisable, et un article identique rejoint la ligne déjà existante. Fixez les jours de déchargement avant et de chargement après, et chaque période de location et chaque prix journalier suivent. Pour une conférence, ajoutez le matériel de chaque salle de la même façon.

• Réutilisation d’un jour à l’autre: matériel loué une fois, consommables comptés chaque jour
• Votre matériel d’abord: la fiche technique de la scène et votre matériel sont déduits
• Location production: sonorisation, lumière, structures, électricité et plus
• Période de location: jours de déchargement et de chargement sur chaque ligne

N’envoyez à chaque fournisseur que ce qui a changé

Fai rédige l’e-mail à chaque fournisseur à partir de ses articles, de ses dates de location et de ses horaires de livraison et d’enlèvement, pour que vous le lisiez et l’envoyiez. Chaque envoi garde une copie de la liste telle qu’elle était : chaque article modifié depuis l’indique, et l’e-mail suivant ne liste que ces modifications. Votre loueur de backline ne prépare jamais votre show à partir de la version du mois dernier.

Suivez chaque ligne de À commander à Devis reçu, Commandé, Confirmé, Livré puis Rendu. Les articles marqués commandés comptent comme engagés dans le budget de votre événement, et les articles chiffrés d’un fournisseur deviennent un bon de commande provisoire en une étape. Imprimez une fiche claire pour n’importe quel fournisseur avec chaque article, la quantité et les dates de location, la livraison et l’enlèvement en haut.

Besoin d’un fournisseur près d’un lieu où vous n’avez jamais travaillé ? Décrivez ce qu’il vous faut et Fai liste des fournisseurs locaux avec leur site web et leurs coordonnées.

• Fai rédige l’e-mail: articles, dates, livraison et enlèvement
• Envoyer les modifications: un court e-mail avec seulement ce qui est nouveau
• Bon de commande: les articles chiffrés d’un fournisseur en une étape
• Budget: articles commandés comptés comme engagés

• Send your event hire lists to suppliers
• Sachez ce que coûtera votre événement avant l’arrivée des factures

Faites confirmer chaque commande et laissez Fai lire chaque devis

Donnez à chaque loueur sa propre page, sans connexion, et envoyez-lui le lien par e-mail. Sur Ce que nous vous avons commandé, le fournisseur voit chaque ligne avec ses dates, ses scènes et son prix et les confirme en une fois. Quand il ne peut fournir qu’une quantité moindre, un autre article ou à un autre prix, il demande un changement, ou demande à décaler les horaires de livraison et d’enlèvement, et vous acceptez ou refusez chaque demande.

Le fournisseur importe son devis en PDF ou en photo, ou vous en ajoutez un qu’il a envoyé par e-mail. Fai le lit au regard de vos lignes et place une suggestion sur Aujourd’hui avec les prix du devis et les éventuels articles de remplacement, et nomme les lignes que le devis oublie ou pour lesquelles il prévoit moins. Approuvez-la et les prix se reportent sur vos lignes : personne ne ressaisit un devis à la main.

La page du fournisseur montre toujours chaque ligne telle qu’elle est maintenant, et chaque nouveau lien que vous envoyez désactive le précédent : seul votre dernier e-mail fonctionne. Demandez à Fai ce que vos fournisseurs ont demandé et où en est chaque devis.

• À confirmer: chaque ligne commandée confirmée par le fournisseur
• Demander un changement: moins, un autre article, un autre prix ou d’autres horaires
• Devis lus par Fai: prix, remplacements et manques, à approuver par vous

• Get hire suppliers to confirm orders and count deliveries for your event

Comptez les livraisons à l’arrivée et au départ et ne payez que ce qui est arrivé

Quand une livraison arrive au quai, votre équipe compte combien d’éléments sont arrivés et combien sont abîmés, avec une note. Quand le fournisseur vient récupérer, elle compte ce qui repart. Chaque ligne indique alors combien manquent, sont en trop ou sont abîmés, et le dernier comptage indique qui a compté et quand.

Ouvrez le bon de commande du fournisseur, et Ce qui est arrivé compare chaque ligne commandée à ce qui a été compté à l’arrivée et au retour. Un manque ou un dommage est signalé en termes simples : vous contestez la facture avec les faits sous les yeux et ne payez que ce que vous avez reçu. Une erreur au quai s’annule en une étape.

• Compter l’arrivée: combien sont arrivés et combien sont abîmés
• Compter le départ: ce qui est reparti et dans quel état
• Ce qui est arrivé: commandé comparé à compté, ligne par ligne

• Payez tout le monde à temps et faites le décompte de chaque show avec des chiffres vérifiables

Remettez radios et matériel par scan et voyez qui a quoi

Mettez tout votre matériel sur une seule liste : un objet unique avec sa propre étiquette, comme une voiturette ou un trousseau de clés, un ensemble numéroté comme toutes les radios, ou un lot que vous comptez, comme les gilets haute visibilité. Au comptoir matériel, un scanner de codes-barres lit l’étiquette et ouvre la bonne étape : vous remettez le matériel à un membre de l’équipe, à un bénévole ou à n’importe qui par son nom, avec une note de caution et une heure de retour, aussi vite que la file avance.

Reprenez chaque élément avec son état au retour, et le matériel abîmé est signalé dans la liste du matériel pour qu’une radio défectueuse ne soit pas aussitôt redistribuée. Qui a quoi montre tout ce qui est sorti, par personne ou par article, avec ce qui est en retard, et vous reprenez d’un coup le matériel de toute une équipe à la fin de son créneau. Après l’événement, demandez à Fai de rédiger un rappel à chaque personne qui a encore du matériel, approuvez-les sur Aujourd’hui, et marquez ce qui est perdu en gardant son historique.

Gardez votre plan radio à côté de votre matériel, avec chaque canal tel qu’il s’affiche sur la radio, qui l’utilise, et chaque indicatif avec la personne qui répond. Imprimez une fiche radio à afficher, et la feuille de route de chaque équipe indique ses propres canaux.

• Scanner ou rechercher: un scanner de codes-barres ouvre la bonne étape
• Qui a quoi: par personne ou par article, avec ce qui est en retard
• Rappels de Fai: un e-mail par personne, approuvé par vous
• Plan radio: canaux, indicatifs et qui répond

• Hand out radios and kit to your event crew

Laissez les équipes externes commander votre matériel en surplus à vos prix

Équipes de presse, prestataires et exposants ont tous besoin de radios, de voiturettes et de tables. Proposez le matériel de votre liste au prix que vous fixez pour chaque équipe, et chaque équipe commande depuis sa propre page sans connexion, en choisissant les dates et l’emplacement du matériel. La disponibilité vient toujours de votre liste de matériel : vous ne promettez jamais à une équipe ce dont votre propre équipe a besoin.

Ajoutez votre propre coût pour voir votre marge sur chaque commande, et fixez le maximum qu’une équipe peut commander, une date limite de commande et les types d’équipe qui peuvent commander : le mobilier de stand va aux exposants et les radios à la presse. Approuvez une commande et le matériel est aussitôt réservé pour cette équipe, avec une facture que l’équipe règle depuis sa page.

Imprimez une liste de préparation des commandes approuvées par jour et par lieu, remettez chaque commande pour que l’équipe apparaisse dans Qui a quoi comme détentrice du matériel, et reprenez-la ligne par ligne avec son état. L’équipe peut repasser la même commande à votre prochain événement en une étape.

• Votre liste de prix: ce que paie chaque équipe, avec votre marge
• Réservé à l’approbation: le matériel approuvé ne peut pas être promis deux fois
• Liste de préparation: par jour et par lieu, prête à imprimer
• Facture: pour chaque commande chiffrée, réglée depuis la page de l’équipe

• Let outside teams order kit and equipment for your event

Ayez l’assurance et les documents de chaque fournisseur avant le déchargement

Demandez à chaque fournisseur, traiteur ou prestataire une assurance responsabilité civile, une évaluation des risques, un mode opératoire, ou un certificat d’hygiène alimentaire, de sécurité gaz ou de sécurité électrique, avec une échéance et ce que le fichier doit montrer. Chaque équipe ajoute le fichier sur sa propre page, et les équipes de ce type que vous ajoutez plus tard reçoivent aussi la demande.

Sous chaque fichier, Fai montre ce qu’elle y a lu, comme la date d’expiration, la couverture et le nom assuré, et signale ce qui ne correspond pas, comme une police qui se termine avant la fin de votre événement. Vous l’acceptez en confirmant la date d’expiration, ou vous le renvoyez en indiquant ce qui doit changer, et l’équipe reçoit un e-mail dans sa propre langue.

Chaque demande montre quelles équipes sont à jour, quels fichiers sont à vérifier, qui est en retard et ce qui expire bientôt. Laissez Fai suggérer chaque rappel sur Aujourd’hui, ou faites envoyer des rappels avant l’échéance et avant l’expiration d’un fichier accepté. Les fichiers acceptés se trouvent sous chaque équipe dans Licences et certificats, à côté des certificats de vos commerçants.

• Documents courants: assurance, évaluation des risques, mode opératoire et certificats de sécurité
• Ce que Fai a lu: date d’expiration, couverture et nom assuré
• Rappels: avant l’échéance et avant l’expiration

• Collect insurance and certificates from your event's outside teams