Gardez votre plan du site à jour et faites passer chaque livraison par la bonne entrée

Partez du plan que votre équipe site utilise déjà

Importez sous forme d’image le plan du site sur lequel votre équipe travaille déjà et dessinez directement dessus. Marquez deux points dont vous connaissez la distance, saisissez-la en mètres, et chaque lieu du plan affiche sa taille réelle, de la longueur d’une ligne de clôture à la surface d’un camping. Vous planifiez le terrain dont vous disposez vraiment, et personne ne mesure deux fois un emplacement.

Placez un plan de rues ou une photo satellite de votre site sous le plan, alignez-les une fois, et votre équipe dessine sur le terrain réel. La carte en dessous vous donne aussi un moyen rapide de définir l’échelle, ou de vérifier celle définie à la main : la taille des emplacements et les distances à pied sont en vrais mètres. Choisissez l’intensité d’affichage de la carte pour que votre propre dessin reste lisible.

Quand le plan change, importez la nouvelle version et tout ce que vous avez dessiné reste en place. Vous conservez des mois de travail sur le plan à chaque révision du dessin.

• Votre propre plan: le dessin que votre équipe site utilise déjà
• Définir l’échelle: longueurs et surfaces en vrais mètres
• Carte en dessous: un plan de rues ou une photo satellite sous votre plan

• Draw your event site map and share it

Placez chaque scène, bar, toilette et itinéraire sur un seul plan partagé

Dessinez des zones pour l’aire de spectacle, les campings et les parkings, des points pour les scènes, les bars, la restauration, les toilettes, les postes de secours, les entrées, les sorties, l’eau potable et l’électricité, et des lignes pour les itinéraires et les clôtures. Nommez chaque lieu à votre façon, comme Bar VIP ou Camping Gold, et reliez-le à une scène ou à une équipe. Toute votre équipe ouvre le même plan sur ordinateur, tablette ou téléphone : le régisseur de scène, le responsable sécurité et le responsable du bar regardent tous le plan de cette semaine.

Dessinez chaque emplacement de commerçant comme une zone et faites glisser vos commerçants approuvés sur leurs emplacements : le numéro d’emplacement du commerçant correspond au plan et sa propre page de commerçant indique où il se trouve. Saisissez le nombre de toilettes d’un bloc, et Fai les compte quand elle vérifie votre plan. Quand votre équipe signale un incident, elle peut choisir l’endroit sur ce même plan du site : le PC sécurité voit où cela s’est passé.

Deux personnes peuvent travailler sur le plan en même temps. Chaque lieu indique qui l’a modifié en dernier, et si deux d’entre vous modifient le même lieu au même moment, le deuxième enregistrement est bloqué et le plan affiche la version de votre coéquipier : personne n’écrase par erreur le travail d’un collègue.

• Zones, points et lignes: avec annuler et rétablir toujours à portée de main
• Reliés aux scènes et aux équipes: le plan et votre organisation concordent
• Les commerçants sur leurs emplacements: chaque commerçant approuvé glissé sur le plan
• Modification en équipe: avec qui a modifié chaque lieu en dernier

• Disposez chaque emplacement selon vos règles et facturez votre part des ventes

Laissez Fai vérifier l’essentiel côté sécurité pour votre public

Indiquez à Fai combien de personnes vous attendez au moment le plus chargé, et elle vérifie sur votre plan les postes de secours, les sorties, l’eau potable, les toilettes et les espaces accessibles pour un public de cette taille. Elle dit en termes simples ce qui manque encore et combien il en faut de chaque, et un seul clic place le point manquant sur votre plan, prêt à être déplacé au bon endroit.

C’est la vérification que vous feriez sinon avec une calculatrice et une impression la veille de la réunion de la commission de sécurité. Relancez-la après chaque modification du plan, et vous arrivez à la réunion en sachant que l’essentiel figure sur le plan.

Fai peut aussi lire votre plan, ajouter, déplacer ou supprimer un lieu, le relier à une scène ou à une équipe, placer un commerçant sur un emplacement, définir l’échelle et publier ou retirer le plan public quand vous le lui demandez. Elle vous montre chaque modification et attend votre accord avant de la faire.

• Vérifier mon plan: secours, sorties, eau, toilettes et espaces accessibles
• Adapté à votre public: d’après le nombre de personnes attendues au moment le plus chargé
• Le placer: chaque point manquant ajouté à votre plan

Publiez un plan épuré que vos participants peuvent suivre

Choisissez les lieux dont les participants ont besoin, comme les scènes, les bars, les toilettes, les entrées et les postes de secours, et publiez. Les participants voient votre plan avec seulement ces lieux, sous la programmation sur votre page d’événement, tandis que vos notes, vos lieux privés et les zones techniques restent réservés à votre équipe.

Le plan de votre équipe et le plan public sont séparés : vous pouvez continuer les modifications de la semaine suivante sans que les participants voient un plan à moitié terminé. Quand vous êtes prêt, Mettre à jour le plan public liste exactement ce que les participants verront avant la mise en ligne, et vous pouvez retirer le plan public à tout moment. Imprimez le plan avec sa légende pour le mur du bureau de production, ou enregistrez-le en PDF pour un dossier de briefing.

• Seulement ce dont les participants ont besoin: vos notes n’atteignent jamais le plan public
• Sur votre page d’événement: sous la programmation que les participants lisent déjà
• Imprimer: le plan et sa légende, ou enregistré en PDF

Donnez aux secours et aux fournisseurs un plan en direct des lieux qui les concernent

Créez un lien privé vers le plan pour les pompiers, l’équipe d’ambulance, une équipe accessibilité ou un fournisseur d’électricité. Choisissez Services de secours, Accessibilité, Fournisseurs ou les types de lieux exacts, et le lien les ajoute au plan public : sorties, itinéraires, postes de secours et lieux à garder dégagés, ou électricité, eau, parkings et backstage. Personne n’a besoin de se connecter, et le lien montre toujours votre site tel qu’il est maintenant.

Un point incendie déplacé ou un nouvel itinéraire apparaît sur le plan la prochaine fois que les pompiers ouvrent le lien : vous arrêtez d’envoyer un nouveau PDF après chaque modification. La page affiche les noms, les formes et les symboles, jamais vos notes ni les membres de votre équipe.

Chaque lien compte ses ouvertures : vous voyez que la commission de sécurité l’utilise vraiment. Donnez une nouvelle adresse à un lien ou arrêtez-le dès qu’il parvient à quelqu’un qui ne devrait pas l’avoir, et Fai peut créer, renouveler ou arrêter un lien vers le plan pour vous après votre confirmation.

• Services de secours: sorties, itinéraires, postes de secours et lieux à garder dégagés
• Accessibilité: lieux accessibles, toilettes, itinéraires et parkings
• Fournisseurs: électricité, eau, parkings, entrées et backstage
• Arrêter ou renouveler: une nouvelle adresse ou un arrêt à tout moment

• Share a private event site map with emergency services and suppliers

Étalez vos livraisons sur la journée de montage

Ouvrez des horaires d’arrivée pour chaque entrée ou zone, avec le nombre de véhicules que chacun peut accueillir, et votre journée de montage se remplit d’un flux régulier de livraisons. Chaque horaire affiche le nombre de places réservées et se ferme quand il est complet : un créneau chargé du matin ne devient jamais une file de camions sur la route d’accès.

Choisissez qui peut réserver chaque horaire : vos équipes externes, vos commerçants ou les deux. Le déchargement d’un commerçant et une livraison de structures partagent alors les mêmes entrées sans se gêner. Ajoutez ce que les chauffeurs doivent savoir, comme l’entrée à utiliser et le gilet haute visibilité obligatoire sur le site, et chaque équipe le lit au moment de réserver. Les horaires se prolongent jusqu’au lendemain matin quand vous avez besoin d’une arrivée de nuit.

• Horaires d’arrivée: par jour, entrée ou zone et nombre de véhicules
• Qui peut le réserver: équipes externes, commerçants ou les deux
• Ce que les chauffeurs doivent savoir: affiché à chaque équipe au moment de réserver

• Book delivery times for your event and check vehicles in at the gate

Laissez fournisseurs et commerçants réserver leurs propres véhicules

Chaque équipe externe ouvre sa propre page, sans compte, choisit un horaire d’arrivée qui a encore des places et saisit la plaque d’immatriculation, le véhicule, la société de livraison, le chauffeur et ce qu’il apporte. Elle reçoit un code de référence et un code que l’entrée peut scanner, et elle peut modifier les informations, changer l’horaire ou annuler jusqu’à l’arrivée du véhicule. Vous économisez les appels et les chaînes d’e-mails, et chaque réservation arrive complète.

Les équipes reçoivent un e-mail quand une livraison est réservée, déplacée, annulée ou tranchée, et quand vous changez son horaire d’arrivée. Quand un fournisseur réserve par téléphone, réservez pour lui et envoyez-lui le code par e-mail. Déplacez ou annulez une livraison, et sa place revient à l’horaire d’arrivée pour quelqu’un d’autre.

Pour les livraisons qui demandent un second regard, comme une grue ou un convoi exceptionnel, ajoutez une règle de validation. Chaque réservation concernée attend les personnes désignées dans la règle, sa place réservée, l’équipe lit votre raison si vous refusez, et l’entrée ne peut pas l’enregistrer tant qu’elle n’est pas validée.

• Réservations sur leur page: plaque, véhicule, chauffeur et chargement
• Codes de référence et d’entrée: à montrer par le chauffeur à son arrivée
• Règles de validation: les personnes qui décident pour chaque type de livraison

• Donnez à chaque personne qui travaille sur votre événement le bon pass, validé et prêt avant l’ouverture des portes

Gérez l’entrée depuis un téléphone et sachez qui est sur le site

Votre équipe ouvre l’entrée sur un téléphone ou une tablette et voit combien de véhicules sont prévus, sur place, repartis, en retard, pas arrivés et en attente de validation. Elle trouve un véhicule par son code ou sa plaque d’immatriculation, enregistre son arrivée, puis son départ quand il repart. Vous savez toujours quels fournisseurs sont sur le site et lesquels sont en retard.

Un véhicule réservé pour un autre jour vous demande d’abord pourquoi vous le laissez entrer, et une erreur de manipulation s’annule en une étape. Une fois un horaire d’arrivée terminé, marquez un véhicule comme pas arrivé, et enregistrez son arrivée comme d’habitude s’il se présente plus tard. L’ouverture de l’entrée et chaque recherche sont enregistrées, car elles affichent les noms et les numéros de téléphone des chauffeurs.

Demandez à Fai quelles livraisons sont prévues cet après-midi, ou de réserver, déplacer ou annuler une livraison, d’ajouter un horaire d’arrivée ou d’enregistrer l’arrivée d’un véhicule, avec vos propres mots. Elle vous montre la modification et attend d’abord votre accord.

• Vue de l’entrée: chaque véhicule sous son horaire d’arrivée
• Référence ou plaque: trouvez un véhicule réservé pour n’importe quel jour
• Arrivée et départ: avec annulation, en retard et pas arrivé