Préparez chaque artiste sans courir après les fils d’e-mails

Voyez quels artistes ont besoin de vous aujourd’hui

Chaque artiste de la programmation a un advance, avec le nombre de sections confirmées, ce qui manque encore et le nombre de jours avant le concert. Filtrez sur les artistes à traiter, ceux qui attendent leur propre équipe ou ceux prêts à valider, et avancez dans la liste qui compte maintenant. Pour une conférence, la même liste prépare vos intervenants, et pour un festival de cinéma, vos cinéastes.

Un artiste est à traiter quand une section a été renvoyée pour modification, qu’une date limite est passée ou que le concert approche avec des sections encore ouvertes. La première fois que quelqu’un ouvre un advance, Fai remplit les réponses vides qu’elle trouve dans la réservation, les déplacements, l’hôtel, les horaires et les documents, indique pour chacune qu’elle l’a remplie et d’où elle vient, et ne remplace jamais une réponse donnée par une personne. Acceptez d’un coup toutes ses réponses d’une section, ou modifiez-en n’importe laquelle avant d’enregistrer.

• Filtres: à traiter, en attente de leur équipe, prêts à valider et validés
• L’avancement sur chaque ligne: sections confirmées, ce qui manque encore et jours restants
• Rempli par Fai: des réponses tirées de la réservation, chacune avec sa provenance

• Advance your performers before the show

Ne demandez à chaque artiste que ce dont il a besoin

Un DJ local en première partie n’a pas besoin du même advance qu’une tête d’affiche en tournée. Choisissez les sections dont chaque artiste a besoin, d’Arrivée et départ, Hôtel et Technique à Liste d’invités, Merch et Contenus et communication, et donnez à chacune sa propre date limite. Ajoutez une section à vous, comme Wi-Fi ou Sécurité, là où votre événement en a besoin.

Enregistrez les sections d’un artiste comme ensemble, un pour les têtes d’affiche et un autre pour les artistes locaux, et décrivez les artistes auxquels il convient. Fai associe ensuite les nouveaux artistes au bon ensemble, avec ses quotas : une affiche de cinquante artistes est préparée selon les conditions que vous appliquez chaque année. Une section que vous retirez garde ses réponses, disparaît du lien de son équipe et des relances de Fai, et revient dès que vous l’ajoutez à nouveau.

• Sections pour cet artiste: décochez ce dont l’artiste n’a pas besoin, et rajoutez-le à tout moment
• Une échéance par section: la date à laquelle il vous faut chaque partie
• Ensembles enregistrés: un ensemble pour les têtes d’affiche, un autre pour les artistes locaux, associés par Fai

Laissez le tour manager remplir sa partie

Choisissez un contact dans l’équipe de l’artiste, sélectionnez les sections qu’il peut voir et remplir, et envoyez le lien par e-mail ou copiez-le. Le tour manager l’ouvre sur n’importe quel téléphone ou ordinateur sans compte, voit en haut ce qui manque encore et enregistre au fur et à mesure ses réponses et ses fichiers, comme les plans de scène, les input lists et les riders. Chaque section qu’il enregistre s’affiche comme reçue sur votre advance.

Le tour manager peut inviter un membre de son équipe, comme son directeur de production, avec son propre lien pour les seules parties qu’il choisit. Paiement et règlement reste privé sauf si vous l’ajoutez. Constituez l’équipe de l’artiste à partir des agents, tour managers et ingénieurs que Fai a trouvés dans les documents de réservation, et désactivez un lien à tout moment sans perdre ce qui a déjà été rempli.

• Demander à son équipe: un lien vers les seules sections que vous choisissez, par e-mail ou copié
• Son équipe: agents, tour managers et ingénieurs, à partir des personnes trouvées par Fai
• Inviter un membre de l’équipe: son propre lien pour les parties que choisit le tour manager

Transformez tour books, riders et réponses en informations

Ajoutez un tour book ou un rider, ou laissez le tour manager envoyer le sien depuis le lien d’advance, et Fai le lit avec les réponses de l’artiste à vos e-mails et ce qu’il avait lors de votre dernier événement. Chaque réponse qu’elle trouve attend dans Réponses à vérifier, à côté du passage où elle l’a trouvée. Acceptez les nouvelles réponses ensemble, ne remplacez une réponse existante que si vous le choisissez, et rejetez tout ce qui est faux.

Les réponses techniques et d’accueil acceptées mettent aussi à jour vos listes de location et d’achats : la commande de backline et les courses pour la loge suivent l’advance. À l’approche du concert, Fai rédige un e-mail au contact principal de l’artiste qui liste exactement les sections encore ouvertes, avec un nouveau lien pour les remplir. Vous le lisez et l’approuvez avant son envoi, et Paiement et règlement ne fait jamais partie d’une relance.

• Réponses à vérifier: chaque réponse avec le passage où Fai l’a trouvée
• Reprendre ce qu’il avait la dernière fois: les réponses de l’advance de l’artiste lors de votre événement précédent
• Les réponses lues pour vous: les e-mails des contacts de l’artiste dans votre boîte mail connectée
• Brouillons de relance: les sections manquantes listées, envoyées seulement quand vous approuvez

• Fill in each performer's advance for your event from tour books, riders and emails

Donnez à chaque artiste ce qui a été convenu, directement depuis l’offre

Le deal dit déjà ce que reçoit l’artiste. Utilisez les nombres de l’offre acceptée : les places sur la liste d’invités, les chambres d’hôtel, les nuits, les repas et les boissons se remplissent tout seuls, chacun marqué comme venant de l’offre. Modifiez n’importe quel nombre, ou laissez-en un vide pour n’avoir aucune limite, et voyez à côté de chacun ce qui est utilisé et ce qui reste.

Le tour manager voit les mêmes quotas sur son lien d’advance, avec ce qui reste de chacun et un moyen d’en demander plus à côté. Il ne peut pas ajouter plus de noms sur la liste d’invités ni une équipe plus nombreuse que ce que permettent les chambres : les limites tiennent sans que personne ait à les surveiller. Chaque demande indique ce qu’il veut et pourquoi : accordez-la et le quota augmente d’exactement ce montant, ou refusez-la avec un motif qu’il lit sur son lien. Quand une règle de validation couvre ces demandes, la demande va à la personne qu’elle désigne. Votre propre équipe peut toujours dépasser un quota, qui s’affiche alors comme dépassé.

Les places sur la liste d’invités sont le groupe de badges invités de l’artiste dans Accréditation : changer le nombre sur l’advance le change aussi là-bas. Le jour J, quand votre comptoir repas scanne un badge de l’équipe en déplacement de l’artiste, la carte affiche ses boissons du jour et votre équipe les sert en les déduisant du quota.

• Utiliser ces nombres: chaque quota repris de l’offre acceptée
• Utilisé et restant: ce que l’artiste a pris par rapport à ce qui lui est accordé
• Demandes supplémentaires: accordées, ou refusées avec un motif que lit l’artiste

• Set each performer's guest list, hotel and meal allowances for your event
• Donnez à chaque personne qui travaille sur votre événement le bon pass, validé et prêt avant l’ouverture des portes

Gardez une seule liste de l’équipe en déplacement pour toutes les équipes

Ajoutez chaque personne qui voyage avec l’artiste avec son rôle, ses coordonnées, son régime alimentaire, sa chambre et ses horaires d’arrivée et de départ, ou collez la liste directement depuis l’e-mail du tour manager et vérifiez qui a été trouvé avant que quiconque soit ajouté. Les badges, la liste des chambres de l’hôtel, les prises en charge et le décompte des régimes alimentaires de la cuisine prennent tous leurs noms dans cette seule liste.

La liste compte les personnes, celles qui dorment sur place et les chambres dont elles ont besoin, et vous prévient quand il faut plus de chambres que ce qui est accordé à l’artiste. Le tour manager peut la remplir lui-même sur son lien d’advance. Retirez quelqu’un et il quitte en même temps l’équipe en déplacement, la liste des chambres et les prises en charge : le chauffeur n’attend jamais un batteur resté chez lui.

• Équipe en déplacement: les personnes, les chambres partagées et les régimes alimentaires de chaque artiste
• Coller une liste: des noms tirés d’un e-mail, vérifiés avant tout ajout
• Alerte chambres: une ligne claire quand la liste demande plus de chambres que prévu

• Logez, transportez et amenez chaque artiste sur scène à l’heure

Transformez chaque rider en liste de contrôle que toute l’équipe peut suivre

Un rider, ce sont des dizaines de lignes, du backline aux serviettes en passant par la voiture depuis l’aéroport. Gardez le rider d’accueil, les besoins techniques et le catering de chaque artiste sous forme de lignes avec la quantité nécessaire et toute alternative que l’artiste accepte, comme « ou deux végétariens ». Chaque ligne commence en À faire et est barrée une fois faite : la personne de service voit ce qui reste ouvert sans appeler le booker.

Ajoutez à l’artiste des notes pour tout ce que l’équipe doit savoir, comme l’endroit où le groupe veut manger ou la loge qui lui est attribuée ; chaque note indique qui l’a ajoutée et quand, et vos collègues la voient tout de suite. Téléversez le rider et Fai relève ce qu’il demande, puis ajoute à la liste les éléments que vous indiquez. Elle classe aussi un document sous le bon artiste et la bonne partie de la réservation, et lit un contrat ou une facture pour en extraire le cachet, l’acompte et les dates de paiement.

• Éléments du rider: la quantité, l’élément et l’alternative que l’artiste accepte
• À faire et Terminé: les lignes terminées barrées, les lignes ouvertes faciles à repérer
• Notes d’équipe: qui a ajouté chaque note et quand
• Lecture des riders et des contrats: Fai relève les éléments du rider ainsi que le cachet, l’acompte et les dates

• Keep rider lists and notes for your event's artists
• Donnez à chaque artiste une loge et tout ce que demande son rider

Confirmez chaque partie et validez chaque artiste

Chaque artiste à l’affiche est une carte dans Artistes, avec un badge pour les finances, la technique, l’accueil, le catering et les déplacements et l’hébergement, qui ne passe à complet que lorsqu’un membre de votre équipe le marque ainsi. À deux semaines de l’événement, vous voyez exactement quels artistes relancer. Sur l’advance, marquez chaque section comme confirmée ou renvoyez-la pour modification, et validez l’advance quand toutes les sections sont confirmées.

Gardez pour votre équipe des notes que l’artiste ne voit jamais. La validation passe la page de l’artiste en lecture seule jusqu’à ce que vous la rouvriez, et vous pouvez imprimer une feuille de route pour l’artiste depuis l’advance. Ajoutez chaque jour de l’événement avec ses horaires d’ouverture et de fermeture : chaque set, chaque balance et chaque tâche du rider est planifié sur le bon jour, dans le fuseau horaire de l’événement, si bien qu’un artiste en tournée et votre bureau de production lisent la même heure. Déposez contrats et riders dans Artistes et Fai trie les fichiers par artiste : les documents que vous avez déjà alimentent chaque fiche. Passez à la vue tableau pour avancer dans une longue affiche.

• Badges de réservation: finances, technique, accueil, catering, déplacements et hébergement
• Statut de la section: reçue, à modifier et confirmée
• Valider et rouvrir: une page en lecture seule pour son équipe une fois terminé

• Track every artist booking for your event