Disposez chaque emplacement selon vos règles et facturez votre part des ventes

Faites glisser chaque commerçant sur son emplacement

Chaque commerçant accepté sans emplacement attend sous Exposants à placer, à côté de votre plan du site. Faites-en glisser un sur un emplacement, ou choisissez Placer ici sur l’emplacement, et le commerçant prend le nom de l’emplacement et la zone qui l’entoure, comme l’espace restauration. Sa page commerçant affiche alors son numéro d’emplacement, la zone et un plan des alentours, et elle change dès que vous le déplacez.

Les emplacements sont les zones que vous avez déjà dessinées sur le plan du site de votre festival : il n’y a pas de second plan à tenir à jour. Quand un emplacement est pris, la boîte de dialogue indique qui s’y trouve avant que vous ne fassiez l’échange. Un commerçant qui appelle le matin de l’installation pour savoir où aller peut ouvrir sa propre page et voir le plan, et votre équipe voit le même emplacement dans le panneau du commerçant.

Un petit marché sans plan du site fonctionne aussi. Saisissez un numéro d’emplacement dans le panneau du commerçant, et sa page affiche le numéro sans le plan.

• Exposants à placer: glisser-déposer sur les emplacements que vous avez dessinés
• Emplacement et zone: affichés dans le panneau du commerçant et sur sa page
• Emplacements pris: la boîte de dialogue indique qui s’y trouve avant l’échange

• Place your traders on pitches on your event site map
• Gardez votre plan du site à jour et faites passer chaque livraison par la bonne entrée

Saisissez les règles d’emplacement comme vous les diriez

Saisissez une règle comme éloigner les deux camions à café, garder la cuisine chaude près des places assises ou garder la voie pompiers dégagée, et Fai la lit au regard de votre plan et affiche la règle qu’elle va vérifier. Les règles peuvent éloigner des commerçants ou les garder près d’un lieu, limiter le nombre de commerçants dans une zone, garder un lieu dégagé ou fixer l’électricité dont dispose une zone. La vérification des emplacements liste ensuite chaque emplacement À corriger et chaque emplacement À vérifier.

Chaque problème est entouré sur le plan : vous voyez le camion à café garé en travers de la voie pompiers au lieu de le lire. Une règle que Fai ne sait pas lire s’ouvre pour que vous indiquiez ce qu’elle fait et quels commerçants et quels lieux elle concerne : aucune règle n’est perdue à cause d’une formulation inhabituelle. Désactivez une règle pour un week-end où elle ne s’applique pas et réactivez-la plus tard sans la saisir deux fois.

Les règles vous guident sans vous bloquer. Vous pouvez toujours placer un commerçant n’importe où à la main et voir ce qui coince, tandis que le plan de Fai et les réponses aux demandes de déplacement n’utilisent jamais un emplacement à corriger.

• Des règles avec vos mots: lues par Fai et reformulées sous la forme de la vérification qu’elle applique
• Vérification des emplacements: À corriger et À vérifier, entourés sur le plan
• Désactiver une règle: la mettre en pause sans la perdre

• Set pitch rules and let Fai plan your trader pitches at your event

Laissez Fai préparer le plan pour les commerçants encore sans emplacement

Demandez le plan de placement de Fai : elle place les commerçants encore sans emplacement sur des emplacements libres qui respectent toutes les règles et ne chevauchent rien, avec sa raison pour chacun. Décochez ceux que vous préférez placer vous-même, puis placez le reste d’un coup. Rien ne bouge tant que vous ne l’avez pas décidé, et la vérification des emplacements affiche Rien à corriger dès que chaque emplacement respecte vos règles.

Le plan de Fai transforme une soirée à déplacer des noms dans un tableur en quelques minutes de vérification de ses raisons. Chaque placement est revérifié au moment où il se fait : si un collègue prend un emplacement pendant que vous examinez le plan, ce commerçant est refusé et on vous demande de réessayer, et personne ne se retrouve sur un emplacement en double.

• Plan de placement de Fai: des emplacements libres qui respectent toutes les règles, chacun avec une raison
• Vous l’approuvez: décochez n’importe quel commerçant avant le placement
• Rien à corriger: la vérification confirme toute la disposition

Répondez à chaque demande de changement d’emplacement

Un commerçant déjà placé demande à changer d’emplacement depuis sa propre page, avec la raison et l’endroit où il aimerait être : personne n’a besoin de vous appeler. Vous choisissez un emplacement libre, la boîte de dialogue le vérifie au regard de vos règles avant que vous ne confirmiez, et le commerçant voit la réponse sur sa page et par e-mail.

Chaque demande attend dans une seule liste Demandes de déplacement avec la raison du commerçant, comme le besoin d’un emplacement plat et stable pour un camion à café. Refusez avec une note quand il ne peut pas changer : la note lui parvient sur sa page et dans son e-mail. Chaque demande passée garde qui l’a faite, qui a répondu et quand : un litige le jour J a une réponse claire.

• Demandes de déplacement: chacune avec la raison et le souhait du commerçant
• Vérifié au regard de vos règles: voies pompiers, limites des zones et électricité respectées
• Réponse par e-mail: le nouvel emplacement ou votre raison, aussi sur sa page

• Handle trader requests to move pitch at your event

Donnez à votre électricien une fiche électricité toujours à jour

Créez un lien privé pour une zone ou pour tout le site et envoyez-le à votre électricien. La fiche liste chaque emplacement avec son commerçant, les ampères dont il a besoin et s’il a besoin d’eau, regroupés par zone avec les totaux en haut. Elle ne demande aucune connexion et montre les emplacements tels qu’ils sont maintenant : un commerçant que vous déplacez apparaît au bon endroit à la prochaine ouverture.

La fiche électricité n’affiche jamais les coordonnées d’un commerçant : vous pouvez l’envoyer à un prestataire sans arrière-pensée. Le lien indique combien de fois il a été ouvert, pour que vous sachiez que votre électricien l’a consulté avant le début du montage, et vous pouvez l’arrêter quand vous le voulez. Les mêmes chiffres d’ampères et d’eau figurent dans la vue Emplacements pour votre propre équipe de site.

• Fiches électricité: ampères et eau pour chaque emplacement, par zone
• Nombre d’ouvertures: vérifiez que votre électricien l’a consultée
• Arrêter le lien: coupez l’accès quand vous le voulez

• Share a power sheet with your event electrician
• Gardez le courant, des effets sûrs et chaque équipe connectée

Recueillez les recettes avec le rapport de caisse joint

Quand les frais d’emplacement comprennent une part des ventes, le plus difficile est d’obtenir les vraies recettes après l’événement. La page de chaque commerçant lui demande ses recettes totales, par carte et en espèces s’il le souhaite, et les rapports de sa caisse ou de son terminal de paiement en PDF, en photo ou en tableur. Un commerçant qui vous tend une feuille papier est tout aussi simple à gérer : vous saisissez vous-même ses recettes et le chiffre s’affiche comme saisi par l’équipe de l’événement.

La part elle-même a été convenue avant l’ouverture des portes. Des frais d’emplacement portent un pourcentage des ventes avec, si vous le souhaitez, un minimum et un maximum : un week-end calme vous rapporte quand même le minimum, et un commerçant qui vend tout ne paie jamais plus que le maximum. Les commerçants voient les frais quand ils postulent et, après l’événement, ce que serait leur part.

• Des rapports pour chaque chiffre: rapports de caisse et de carte envoyés avec les recettes
• Carte et espèces: détaillés quand le commerçant a les chiffres
• Saisir des recettes: pour les commerçants qui déclarent sur papier
• Frais minimum et maximum: un plancher et un plafond pour chaque part des ventes

• Check your traders' takings after your event and invoice their share of sales

Laissez Fai comparer chaque rapport au chiffre saisi

Fai lit chaque rapport et marque les recettes Rapports conformes, Rapports différents ou Rapports peu clairs, avec ce qu’elle a trouvé, comme un total d’export de carte supérieur à ce que le commerçant a saisi. Ouvrez les rapports à côté de sa lecture, et si elle ne peut pas lire un fichier, demandez-lui de le relire ou vérifiez-le vous-même. Fai ne fait que lire, et c’est vous qui décidez du chiffre retenu.

Quand les chiffres ne collent pas, interrogez le commerçant avec une note sur ce qui ne va pas. Le commerçant reçoit un e-mail, sa page lui demande de saisir à nouveau ses recettes, et le nouveau chiffre vous revient pour examen. Le chiffre précédent reste dans le panneau du commerçant marqué Remplacées : l’historique de chaque déclaration est là si quelqu’un le demande plus tard.

• Ce que Fai a lu dans les rapports: les totaux qu’elle a trouvés dans chaque rapport
• Conformes, différents ou peu clairs: une appréciation pour chaque commerçant dans la vue Recettes
• Poser une question: votre note au commerçant, par e-mail et sur sa page
• Chiffres remplacés conservés: chaque déclaration précédente dans l’historique du commerçant

Facturez votre part et voyez qui a payé

Acceptez les recettes et la part est calculée à partir des frais d’emplacement du commerçant, le panneau indiquant si le minimum ou le maximum s’est appliqué. Établissez la facture de part des ventes et le commerçant la reçoit par e-mail avec un lien pour payer. La vue Factures liste chaque facture de commerçant avec son objet et si elle est payée, avec les totaux payés et restant à payer dans chaque devise.

Frais d’emplacement, acomptes, soldes et parts des ventes figurent ensemble dans la vue Factures : le service financier voit ce que chaque commerçant doit pour l’événement sans ouvrir chaque panneau. Chaque facture de commerçant figure aussi dans Factures groupées avec le reste de vos factures, et les commerçants paient sur le compte de paiement de votre événement.

• Facture de part des ventes: établie à partir du chiffre accepté, avec un lien pour payer
• Vue Factures: frais, acomptes, soldes et parts des ventes réunis
• Payé et reste à payer: les totaux dans chaque devise

• Payez tout le monde à temps et faites le décompte de chaque show avec des chiffres vérifiables