Donnez à chaque personne qui travaille sur votre événement le bon pass, validé et prêt avant l’ouverture des portes

Faites entrer toutes les personnes déjà confirmées

Votre liste d’équipe, votre planning de bénévoles, l’advance de chaque artiste, vos commerçants approuvés et votre presse approuvée disent déjà qui travaille sur votre événement. Demandez à Fai d’ajouter les personnes : elle ajoute à la liste des pass votre équipe, les bénévoles confirmés ayant un créneau confirmé, l’équipe de tournée et la liste d’invités de chaque artiste, le personnel des commerçants approuvés et la presse approuvée. Personne n’est saisi deux fois, et personne ne reçoit de pass avant que vous ne l’émettiez.

Toute personne absente de ces listes, comme un metteur en scène de passage ou un agent municipal, vous l’ajoutez par son nom avec son e-mail, son rôle, son organisation et son type de pass. Sans e-mail, le pass vous revient pour que vous le transmettiez. Quand un artiste corrige un nom sur son advance, un pass encore en attente prend le nouveau nom tout seul, et un pass émis propose le nouveau nom pour que vous envoyiez un nouveau pass en une étape.

Fai ajoute les personnes pendant que vous continuez à travailler, et relancer l’opération plus tard n’ajoute jamais personne deux fois. Sur un grand festival, une semaine passée à recopier des noms d’un tableur à l’autre devient une liste que vous vérifiez et émettez.

• Ajouter les personnes: équipe, bénévoles, artistes, commerçants et presse depuis vos listes
• Ajouter une personne: n’importe quel autre nom, avec son rôle et son organisation
• Rien n’est envoyé sans votre feu vert: chaque personne attend que vous émettiez le pass

• Issue accreditation passes for your event

Gardez chaque liste d’invités et chaque service à la taille convenue

Regroupez les pass par service, artiste, commerçant ou équipe, et donnez à chaque groupe ses pass autorisés, l’heure de clôture des noms et un seul type de pass pour tous ses membres. La liste d’invités d’une tête d’affiche reste au nombre prévu dans le contrat, l’équipe du bar reste au nombre budgété, et un nom ajouté après la date limite attend votre décision, marqué comme en retard.

À l’émission, les pass au-delà du quota d’un groupe sont retenus et la fenêtre en donne la raison : une longue liste d’invités ne passe jamais inaperçue. Augmentez le quota ou émettez quand même si vous êtes d’accord. Les places sur liste d’invités de l’advance d’un artiste forment le même groupe de pass : le nombre que voit le tour manager sur son lien d’advance et celui de l’Accréditation sont toujours un seul et même nombre.

• Groupes de pass: l’équipe, un artiste et ses invités, le personnel d’un commerçant ou la presse
• Pass autorisés: le quota que chaque groupe peut remplir
• Clôture des noms: les noms tardifs attendent votre décision

• Préparez chaque artiste sans courir après les fils d’e-mails

Décidez exactement ce que chaque pass ouvre

Ajoutez vos zones, comme Backstage, Production, Village artistes ou Fosse presse, chacune avec une couleur imprimée en bande sur le badge. Puis donnez à chaque bracelet ou badge ses zones, ses jours de validité, ses horaires de début et de fin, ses repas par jour et s’il comprend le parking. Votre comptoir repas lit ces repas, et vos entrées du personnel vérifient ces zones, jours et horaires à chaque scan.

Les types de pass viennent des bracelets et badges de la page Identifiants de votre événement : un bracelet d’équipe, un badge plastifié tous accès et un bracelet de liste d’invités portent chacun leurs propres accès. Ne cochez aucun jour pour un pass valable tous les jours de l’événement. Quand une personne a besoin de plus, comme un régisseur de scène qui a aussi besoin du jour de montage, modifiez les zones ou les jours de ce seul pass, et l’entrée voit le changement au scan suivant.

• Zones: chacune avec une bande de couleur sur le badge
• Jours et horaires: quand chaque type de pass fonctionne
• Repas et parking: repas par jour et place de parking sur le pass

• Nourrissez chaque membre de l’équipe et sachez ce que coûte chaque repas

Envoyez des pass que votre équipe d’entrée scanne comme des billets

Émettez les pass, et chaque personne reçoit le sien par e-mail sous forme de billet invité gratuit de son type de pass. Votre équipe d’entrée le scanne dans l’application de contrôle qu’elle utilise déjà, et chaque scan affiche les zones, les jours, les horaires, les repas et le parking du pass. Pas de second système à apprendre ni de liste séparée à l’entrée.

Émettez tous les pass prêts ensemble, ou cochez-en quelques-uns et n’émettez que ceux-là. Modifiez le groupe, le rôle, les zones, les jours ou le parking d’un pass après son émission, et l’entrée le voit au scan suivant. Annulez un pass et son billet est refusé à l’entrée ; émettez-le à nouveau quand la personne revient dans l’équipe. Chaque pass garde son historique : vous voyez qui l’a émis, modifié ou annulé, et quand.

• Pass par e-mail: chacun est un billet invité nominatif de son type de pass
• Une seule application de scan: pass et billets scannés de la même façon
• Annuler et émettre à nouveau: un pass annulé est refusé à l’entrée

• Remettez chaque pass rapidement et réservez chaque zone aux personnes qui y ont leur place

Imprimez des badges photo reconnaissables au premier coup d’œil

Importez une photo sur le pass, ou envoyez au titulaire un lien photo qu’il ouvre sur son téléphone pour ajouter sa propre photo sans créer de compte. Cochez les pass et imprimez des badges A6 à porter autour du cou ou des cartes CR80. Chaque badge porte le nom, la photo, les zones, les jours, les repas et le code d’entrée, avec les couleurs des zones en haut : un agent de sécurité voit depuis l’autre bout d’un couloir où le porteur peut aller.

Imprimez les badges avant l’émission, pour un lot à distribuer le jour du montage : ils s’impriment sans code d’entrée tant que le pass n’est pas émis. Les équipes externes ajoutent les photos de badge de leur personnel sur leur page, et l’équipe de votre comptoir peut prendre une photo manquante avec l’appareil photo d’un téléphone pendant que la personne attend.

• Liens photo: les titulaires ajoutent leur photo sans connexion
• A6 ou CR80: badges à porter autour du cou ou cartes depuis la même liste
• Couleurs des zones: la bande de chaque badge montre ce qu’il ouvre

Laissez chaque équipe externe nommer son propre personnel

Sociétés de sécurité, traiteurs, fournisseurs, sponsors et journaux envoient souvent leurs noms tard, chacun dans son propre tableur. Donnez à chaque organisation un quota de pass, un type de pass et une date de clôture des noms, et envoyez par e-mail à son contact une page dédiée, sans connexion. Il ajoute les personnes une par une, colle une liste ou choisit un fichier CSV ou Excel sans modèle, ajoute les photos de badge et suit chaque pass, de l’attente à l’envoi.

Le contact ouvre la page sur n’importe quel téléphone ou ordinateur dans sa propre langue, et les personnes qu’il a amenées au dernier événement de votre marque lui sont reproposées en un geste. Chaque ligne d’Équipes externes indique combien de pass ont un nom, ce qui manque encore et si le lien de la page fonctionne : vous voyez en un instant qui vous doit encore des noms. Les personnes nommées par une équipe attendent dans l’Accréditation comme n’importe quel autre pass, et quand leurs pass partent, le contact reçoit un seul e-mail qui les liste toutes.

La même page porte le reste du travail de l’équipe avec vous : les assurances et certificats que vous demandez, les horaires de livraison à vos entrées et les commandes de matériel issues de votre liste de matériel. Indiquez une équipe externe sur un créneau avec son coût horaire, et les heures approuvées de son personnel entrent dans votre budget ; les repas qu’il prend à votre comptoir repas sont comptés pour que vous puissiez les facturer à l’équipe.

• Équipes externes: presse, prestataires, fournisseurs, sponsors ou votre propre catégorie
• Ajouter une liste: lignes collées ou fichier CSV ou Excel, sans modèle
• Il manque encore: les noms et les photos de badge que chaque équipe vous doit
• Dans sa propre langue: la page s’ouvre dans la langue choisie par le contact

• Let outside teams name their own people for event passes
• Louez exactement ce dont votre show a besoin et sachez où se trouve chaque élément

Faites arriver chaque demande de pass aux bonnes personnes, dans l’ordre

Les pass presse passent par le service de presse, un badge tous accès par la sécurité, et personne ne veut relancer l’un ou l’autre par e-mail. Définissez chaque règle une fois, et elle se relit comme une phrase simple, par exemple : quand des pass d’organisations de presse arrivent, demander au service de presse, puis à la sécurité. Les pass couverts par une règle attendent chaque étape tour à tour, et tout le reste avance comme toujours.

Une règle peut couvrir un type d’organisation, les organisations que vous choisissez, certains groupes de pass ou certains types de pass. Les règles sont essayées à partir du haut : une règle précise pour un prestataire se place au-dessus d’une règle générale pour tous les fournisseurs, et une règle que vous désactivez garde ses étapes pour la saison suivante. Les mêmes règles peuvent aussi consulter des personnes nommées sur les commandes de matériel des équipes externes, les réservations de livraison et la demande d’un artiste qui dépasse son quota.

Les valideurs qui ne gèrent pas l’événement reçoivent un seul e-mail qui liste tout ce qui les attend, avec un bouton vers une page sans connexion qui n’affiche que leurs demandes. Chaque demande porte les éléments qui permettent de trancher, comme le nombre de pass qu’il reste au média et si la personne avait un pass à votre dernier événement, et les demandes dont les noms ferment bientôt sont marquées urgentes. Un refus demande pourquoi, et la raison revient à la personne qui a fait la demande. Quand votre attaché de presse est en congé, un propriétaire ou un administrateur décide à sa place, avec son propre nom et sa raison conservés avec la décision.

• Des règles en phrases: relues en termes simples avant l’enregistrement
• Des étapes dans l’ordre: le service de presse d’abord, puis la sécurité
• Liens de décision: les valideurs décident depuis leur e-mail, sans connexion
• Décider à leur place: un propriétaire ou un administrateur intervient avec une raison

• Choose who approves accreditation requests for your event
• Approve or decline accreditation requests for your event

Donnez à votre équipe régulière un pass pour toute la saison

Pour l’équipe qui travaille à chaque spectacle, créez un pass multi-entrées sur votre marque : il fonctionne à chaque événement de la marque. Fixez combien de fois il peut servir à chaque événement, ajoutez les personnes une par une ou depuis un fichier CSV, et envoyez chaque pass par e-mail. Votre équipe d’entrée le scanne dans la même application que les billets, et chaque scan enregistre quand il a servi et qui l’a scanné.

Les pass d’événement conviennent à toutes les personnes que vous accréditez pour un spectacle, avec zones, repas et validations. Un pass saison convient à l’équipe maison, à l’équipe de sécurité interne et au personnel régulier du promoteur, qui auraient sinon besoin d’un nouveau pass chaque semaine. Utilisez les deux côte à côte : le pass saison fait entrer vos habitués, et les pass d’événement couvrent les invités, prestataires et journalistes qui changent d’un spectacle à l’autre.

• Chaque événement de votre marque: un seul pass pour ceux qui les font tous
• Utilisations par événement: entrées comptées à chaque événement
• Depuis un fichier CSV: toute une liste d’équipe en un seul import

• Issue reusable event passes to crew and artists