1. Event Operating System
  2. Accréditation
  3. Comptoir et entrées du personnel

Remettez chaque pass rapidement et réservez chaque zone aux personnes qui y ont leur place

La file d’attente devant la cabine d’accréditation est la première chose que voit votre équipe le jour du montage, et l’entrée backstage est l’endroit où un mauvais pass cause le plus de problèmes. Au comptoir de remise Ticket Fairy, chaque scan affiche la photo, les zones, les jours et les repas du pass, dit en termes simples ce qu’il faut régler d’abord et enregistre qui l’a récupéré. À vos entrées du personnel, chaque pass est vérifié au moment du scan par rapport à ses zones, ses jours et ses horaires, un refus en donne la raison, et un superviseur peut laisser passer quelqu’un avec la raison enregistrée. Bénévoles et personnel des entrées travaillent depuis leur propre téléphone avec un lien de comptoir, et chaque scan d’entrée et de sortie vous dit qui se trouve dans chaque zone à cet instant.

Réserver une démo en direct
  • Des files courtes et le bon pass entre les bonnes mains
  • Seules les bonnes personnes dans chaque zone, chaque exception enregistrée
  • L’appel de chaque zone à tout moment
Comptoir de remise Ticket Fairy avec le badge d’équipe d’un runner scanné et prêt à être récupéré, avec les zones, les jours et les repas du pass

Voyez qui est devant vous à chaque scan

Ouvrez le comptoir depuis Accréditation et scannez un billet ou un badge avec un scanner USB ou Bluetooth, ou saisissez une partie d’un nom, d’une organisation ou d’un rôle. La fiche affiche la photo, le pass, ses zones et ses jours, les repas et les besoins alimentaires du jour, et pour le personnel d’un commerçant, son emplacement, sa zone et l’entrée la plus proche. Prêt à remettre en vert signifie qu’il ne reste rien à vérifier, et le champ se vide pour la personne suivante.

Choisissez le nom du titulaire quand il récupère son pass en personne, ou enregistrez qu’une autre personne le récupère avec son nom. Chaque pass indique alors qui l’a récupéré et quel coéquipier l’a remis, et l’Accréditation se filtre sur les pass encore à récupérer. Quand deux comptoirs scannent le même pass, le premier compte et le second affiche qui l’a déjà récupéré : personne ne repart avec deux pass.

L’équipe de votre comptoir peut aussi enregistrer les besoins alimentaires de quelqu’un au comptoir, et le comptage cuisine les inclut aussitôt. Cela évite une deuxième file d’attente à la tente restauration le premier soir.

  • Scanner ou rechercher: un code, ou une partie d’un nom, d’une organisation ou d’un rôle
  • Tout le pass sur une seule fiche: photo, zones, jours, repas et besoins alimentaires
  • Où travaillent les commerçants: l’emplacement, sa zone et l’entrée la plus proche
Liste Accréditation de Ticket Fairy pour le samedi d’un festival, avec tous les pass émis, deux déjà récupérés et le bouton qui ouvre le comptoir de remise

Réglez les problèmes au comptoir pendant que la personne attend

Quand il faut d’abord régler quelque chose, la fiche affiche À vérifier avant de le remettre et liste chaque point en termes simples avec le bouton qui le règle. Pas encore de photo propose d’en prendre une avec l’appareil photo du téléphone du comptoir, et elle s’imprime sur le badge. Formation d’accueil non faite vous permet d’enregistrer le briefing sécurité au comptoir, ou de renvoyer à un bénévole sa page de bénévole.

Un membre de l’équipe peut quand même remettre le pass avec une raison quand une photo ou l’accueil sécurité peuvent attendre, et la raison reste sur le pass. Un pass pas encore émis, ou encore en attente de validation, reste au comptoir : les règles fixées dans l’Accréditation s’appliquent aussi au comptoir. La personne repart avec un pass qui fonctionne, et vous n’avez pas à la renvoyer au bureau de production.

  • Prendre la photo maintenant: avec l’appareil photo du téléphone du comptoir, enregistrée sur le pass
  • Accueil fait ici: enregistré pendant que la personne attend
  • Remettre quand même: avec une raison conservée sur le pass
Comptoir de remise Ticket Fairy avec le badge d’une bénévole qui exige d’abord l’accueil sécurité et une photo, chacun avec sa solution et une raison pour le remettre quand même

Remettez les pass de toute une équipe à une seule personne

Quand le chef d’équipe du bar vient chercher les pass de tout le monde, remettez tout le groupe d’un coup. Décochez les personnes dont le pass n’est pas récupéré et saisissez qui les récupère : chaque pass enregistre la personne qui l’a récupéré et le coéquipier qui l’a remis. Tout pass non émis, en attente de validation ou déjà récupéré est laissé de côté, et le comptoir indique lesquels et pourquoi.

Une remise faite par erreur revient au comptoir avec une raison, et l’historique du pass garde qui l’avait récupéré et pourquoi il est revenu. Cette trace répond à la question que chaque responsable de l’accréditation entend le jour du show : qui a les pass de mon équipe de sécurité ?

  • Remettre à un groupe: une seule personne récupère pour toute une équipe
  • Qui a récupéré chaque pass: la personne qui l’a récupéré et le coéquipier qui l’a remis
  • Annuler une remise: avec une raison, conservée dans l’historique du pass
Fenêtre Ticket Fairy pour remettre les pass de l’équipe du bar à une seule personne, avec combien sont récupérés et les pass encore à récupérer

Tenez chaque comptoir et chaque entrée depuis un téléphone avec un lien

Vos bénévoles, traiteurs et personnel des entrées n’ont jamais besoin d’un accès au tableau de bord. Créez un lien de comptoir, nommez-le d’après son utilisateur, comme Téléphone de l’entrée backstage, et choisissez quand il s’arrête. Ils l’ouvrent sur leur propre téléphone ou tablette sans connexion, et il ne fait que le travail de ce comptoir, qu’il s’agisse du comptoir de remise, d’un point repas ou d’une entrée du personnel pour une zone.

Tout ce qui est fait via un lien est enregistré sous son nom : chaque remise, chaque repas et chaque scan indique où il a eu lieu. Donnez au lien d’un superviseur le pouvoir de laisser passer une personne refusée avec une raison, et laissez-le désactivé pour tous les autres. Comptoirs liste chaque comptoir de votre événement avec ses liens, leur fréquence d’utilisation et leur dernière utilisation. Si un téléphone disparaît, arrêtez son lien et le téléphone est bloqué aussitôt, puis créez un nouveau lien pour le remplaçant.

  • Liens de comptoir: un seul comptoir d’un seul événement, sans accès au tableau de bord
  • Option superviseur: un refus levé seulement avec une raison
  • Arrêter un lien: coupé aussitôt sur chaque téléphone qui l’utilise
Fenêtre Créer un lien de comptoir de Ticket Fairy pour une entrée du personnel, avec le nom, la zone contrôlée, l’option superviseur et la date de fin

Remettez pass et repas quand le réseau tombe

Champs, parkings et cabines en béton perdent le réseau au pire moment. Les comptoirs de remise et de repas continuent de scanner sans connexion : chaque action est gardée sur l’appareil, une barre compte ce qui attend, et tout part au retour de la connexion. Si Ticket Fairy refuse quelque chose, comme un repas pour quelqu’un qui n’en a plus, cela reste dans la liste avec la raison jusqu’à ce que le personnel le masque.

La file continue d’avancer pendant la coupure et rien n’est perdu. Votre équipe garde la page ouverte jusqu’à ce que la barre indique que tout est envoyé, et chaque remise et chaque repas rejoint l’historique une fois envoyé.

  • Aucune connexion nécessaire: remises et repas gardés et envoyés plus tard
  • En attente d’envoi: le nombre d’actions encore sur l’appareil
  • Refus expliqués: tout ce qui n’est pas enregistré dit pourquoi
Comptoir repas Ticket Fairy sans connexion, avec trois repas en attente d’envoi et un repas que Ticket Fairy n’a pas enregistré

Vérifiez chaque pass par rapport à la zone, au jour et à l’heure

Le backstage, la fosse et le village de production se remplissent de gens dont le pass n’a jamais été prévu pour ces lieux. Indiquez à l’appareil de quelle entrée il s’agit, choisissez entrée ou sortie, et scannez. L’entrée affiche la photo, les zones, les jours et les horaires de la personne avec une réponse claire, comme Ana Ruiz peut entrer. Quand un pass ne correspond pas, l’entrée en donne la raison en termes simples : il n’ouvre pas cette zone, il n’est pas valable aujourd’hui, il n’est pas valable à cette heure-ci, il n’a jamais été émis ou il a été annulé.

Les jours de show vivent d’exceptions : un régisseur de scène a besoin d’un jour de montage en plus, un technicien a besoin de la fosse avant le début de son pass. Un superviseur les laisse passer, saisit pourquoi ils peuvent entrer, et la raison est enregistrée avec le scan et le nom du superviseur ou le lien de comptoir. Un pass jamais émis ou annulé n’est jamais accepté : les exceptions restent des exceptions.

L’entrée du site vérifie le jour et les horaires, et l’entrée d’une zone comme Backstage vérifie aussi que le pass ouvre cette zone. Pour un pass du personnel d’un commerçant, l’entrée affiche aussi l’emplacement du commerçant et l’entrée la plus proche : un traiteur égaré est envoyé dans la bonne direction.

  • Entrées de zone: l’entrée du site vérifie le jour et les horaires, une zone vérifie aussi que le pass l’ouvre
  • Photo à chaque scan: le personnel des entrées voit si la personne correspond au pass
  • Laisser passer: malgré une mauvaise zone, un mauvais jour ou une mauvaise heure, avec une raison
Entrée backstage Ticket Fairy qui refuse un machiniste dont le pass est valable un autre jour et seulement pour le village de production, avec le bouton pour le laisser passer

Sachez qui est dans chaque zone pour un appel

Scannez les sorties de vos issues et chaque scan tient le compte à jour. Sur site maintenant compte les personnes sur le site et dans chaque zone, puis par groupe de pass ou par équipe externe, et s’actualise tout seul tant qu’il est ouvert. Ouvrez le comptage d’une zone, comme Backstage, pour voir les noms des personnes présentes et l’heure d’entrée de chacune, prêt pour un appel lors d’une évacuation ou un comptage rapide avant la tête d’affiche.

Déplacements, à côté d’une personne, liste chaque scan de son pass dans l’ordre : où il a eu lieu, entrée ou sortie, qui l’a scanné ou quel lien de comptoir, et la raison de chaque passage autorisé. Quand la sécurité demande comment quelqu’un est arrivé sur le côté de la scène, vous répondez à partir de l’historique. Chaque ouverture d’une liste de noms est aussi enregistrée : vous voyez qui l’a consultée.

  • Sur site maintenant: les personnes sur le site et dans chaque zone, en direct
  • Par groupe ou équipe externe: combien de personnes de chaque équipe, prestataire ou fournisseur sont présentes
  • Déplacements: chaque scan d’un pass, avec où, quand et qui
Sur site maintenant dans Ticket Fairy pour un festival, avec 1 284 personnes sur le site, le comptage de chaque zone et les comptages par groupe ou organisation

Voyez qui est arrivé et pourquoi quelqu’un a été refusé

Chaque pass émis indique quand et comment son titulaire est arrivé : remis au comptoir, entré par une entrée du personnel ou scanné à l’entrée. Filtrez l’Accréditation sur les personnes pas encore arrivées, pour n’importe quel groupe ou équipe externe, et voyez les arrivées de chaque groupe. Quelqu’un ne trouve pas son e-mail ? Renvoyez le pass à l’adresse à laquelle il a été émis, chaque envoi étant conservé dans son historique.

Scans refusés, sur la page Check-in, compte chaque pass refusé à vos entrées du personnel à côté des billets refusés à l’entrée du public, par raison, entrée, type de pass et heure, pour une journée ou tout l’événement. Une entrée backstage chargée qui refuse des pass pour la mauvaise zone signale généralement une signalétique ou un briefing erroné, et vous pouvez corriger avant le prochain rush. Ouvrez la liste de chaque scan refusé pour voir quand il a eu lieu, la raison, l’entrée et à qui appartenait le pass.

  • Arrivées: depuis le comptoir, une entrée du personnel ou l’entrée du public
  • Renvoyer le pass: le même pass, à la même adresse
  • Scans refusés: par raison, entrée, type et heure
Liste des pass Ticket Fairy d’un festival, avec l’heure d’arrivée de chaque titulaire d’un pass émis, le filtre Arrivé et les arrivées de chaque groupe

Comment les organisateurs gèrent leurs comptoirs et leurs entrées avec Ticket Fairy

  • Le jour du montage d’un festival en plein champ

    Trois bénévoles tiennent la cabine d’accréditation depuis des liens de comptoir sur leur propre téléphone. Les chefs d’équipe récupèrent les pass d’équipes entières d’un coup, les photos manquantes sont prises au comptoir, et la file qui traversait autrefois le parking a disparu en milieu de matinée.

  • Une entrée backstage pour un concert en aréna

    L’entrée backstage refuse un runner dont le pass ne vaut que pour l’accueil du public, et l’entrée dit pourquoi. Le directeur de production laisse entrer un éclairagiste en avance avec une raison, et l’historique montre exactement qui l’a autorisé.

  • Un exercice d’évacuation

    La sécurité ouvre Sur site maintenant et lit les noms des personnes présentes dans le village de production avec l’heure d’entrée de chacune. Chaque nom de la liste est retrouvé au point de rassemblement en quelques minutes.

  • Un prestataire qui n’est pas arrivé

    Le responsable du site filtre l’Accréditation sur les personnes du prestataire de structures qui ne sont pas encore arrivées, voit qu’il en manque deux et appelle le prestataire avant que son créneau de déchargement ne soit perdu.

  • Une cabine sans réseau

    La connexion tombe pendant une demi-heure le premier matin. Le comptoir continue de remettre les pass, la barre compte ce qui attend, et chaque remise part une fois le réseau revenu.

Configurez-le étape par étape

Les guides sont en anglais.

Questions fréquentes : Votre comptoir des pass et vos entrées du personnel

Comptoir et entrées du personnel

Il vous faut un rôle propriétaire, administrateur ou producteur sur l’événement, et vous les ouvrez depuis Accréditation ou Comptoirs sur la page Opérations de l’événement. Toute autre personne tient un comptoir ou une entrée depuis un lien de comptoir.

Seulement ce dont ce comptoir a besoin : les pass qu’elle scanne ou recherche, avec les noms et les photos qu’affiche le comptoir. Elle ne peut ouvrir ni votre tableau de bord, ni les autres comptoirs, ni les paramètres de l’événement.

Jusqu’au lendemain de la fin de l’événement, sauf si vous choisissez une autre date, et jusqu’à 120 jours. Un événement peut avoir jusqu’à 200 liens de comptoir, liens arrêtés compris, et un lien arrêté ne peut pas être réactivé.

Non. Une entrée du personnel vérifie chaque pass auprès de Ticket Fairy : sans connexion, elle l’indique et demande au personnel de vérifier les pass à l’œil. Les comptoirs de remise et de repas fonctionnent sans connexion ; gardez la page ouverte jusqu’à ce qu’elle indique que tout est envoyé.

Jusqu’à 200 pass à la fois. Les pass non émis, en attente de validation ou déjà récupérés sont laissés de côté.

Non. Le pass ouvre les mêmes zones les mêmes jours, qu’il ait été récupéré au comptoir ou non.

Elle est partie sans que sa sortie soit scannée. Le comptage ne bouge que lorsqu’une entrée scanne un pass : scannez les sorties à chaque issue tenue par votre personnel. Une sortie n’est jamais refusée.

Non. L’entrée du personnel vérifie les pass d’accréditation. Les détenteurs de billets sont contrôlés avec l’application de contrôle d’accès, ou à un comptoir d’enregistrement pour une conférence ou un salon professionnel.

Avec un scanner de codes-barres USB ou Bluetooth connecté à l’appareil du comptoir ou de l’entrée, ou le personnel saisit à la main le code imprimé sur le pass. Aux comptoirs de remise et de repas, il peut aussi rechercher par nom.

Fai trouve un pass par code, nom, organisation ou rôle et dit ce qu’il faut régler d’abord, enregistre une remise individuelle ou de groupe, vous dit qui est sur le site et dans chaque zone, lit les déplacements d’un pass et les raisons des refus, renvoie un pass et crée ou arrête des liens de comptoir. Elle vous montre chaque action et attend votre accord, et elle ne laisse passer une personne refusée qu’avec votre raison.

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