Ne faites travailler sur votre site que des personnes qualifiées et briefées

Demandez une fois ce dont chaque type de créneau a besoin

Nommez le document avec vos propres mots, ou choisissez-en un courant comme un certificat de secourisme, un certificat d’hygiène alimentaire, une carte professionnelle de sécurité, un permis cariste ou un certificat de travail en hauteur. Puis choisissez qui en a besoin : toutes les personnes sur un créneau, un service comme Secours, un rôle comme Cariste, ou un seul créneau. Chaque personne sur un créneau concerné voit sur sa propre page ce qu’elle doit apporter, sans chaîne d’e-mails.

Ajoutez une note pour préciser exactement ce qui est accepté, comme Niveau 3 ou supérieur, pour que chacun envoie le bon certificat du premier coup. Le haut de Licences et certificats liste chaque document demandé par votre événement et combien de personnes l’ont déjà, avec en dessous les personnes de vos créneaux à qui il manque encore quelque chose : vous savez qui relancer le lundi plutôt qu’à l’entrée le vendredi.

• Documents courants: secourisme, hygiène alimentaire, sécurité, cariste et plus
• Qui en a besoin: chaque créneau, un service, un rôle ou un seul créneau
• Une note pour les personnes: le niveau ou le détail que le document doit montrer

• Collect crew certificates and licences before they work an event shift

Recueillez chaque document une fois pour tous vos événements

Chaque personne ajoute son document depuis Documents dont vos créneaux ont besoin sur sa propre page Mes créneaux, en photo, en PDF ou en fichier Word. Un document appartient à la personne, pas à l’événement : la carte professionnelle d’un agent de sécurité compte pour votre soirée club, votre festival et votre tournée d’automne jusqu’à son expiration. Fai lit la date d’expiration dans le fichier quand personne ne l’a saisie.

Quand un membre de l’équipe vous remet un certificat papier, enregistrez-le vous-même, avec ou sans fichier, et Fai lit quand même la date de tout fichier que vous ajoutez. Les personnes voient vos demandes à côté de leurs créneaux, de leur accueil sécurité et de leurs besoins alimentaires : les formalités font partie de la préparation au travail, pas d’une course à part.

• Ajouté depuis sa propre page: sur la page où la personne voit ses créneaux
• Dates d’expiration lues par Fai: tirées du fichier quand personne ne l’a saisie
• Compte sur chaque événement: un seul certificat pour toute votre marque jusqu’à son expiration

• Give your event crew one page for all their shifts

Vérifiez chaque fichier et renvoyez ce qui doit changer

Ouvrez les documents d’une personne et voyez chacun de ceux que ses créneaux exigent, à partir de quel jour, où elle en est et le fichier qui y répond. Marquez un document comme vérifié une fois que votre équipe l’a regardé, ou renvoyez-le en indiquant ce qui doit changer : la personne voit votre raison sur sa propre page et en ajoute un nouveau. Corrigez une date d’expiration en une étape.

Les documents personnels méritent du soin. Seuls les propriétaires, administrateurs et producteurs de votre événement les voient, et chaque ouverture d’un fichier est enregistrée avec le nom du membre de l’équipe qui l’a ouvert : vous pouvez toujours dire qui a consulté la carte d’un membre de l’équipe et quand.

• Marquer comme vérifié: un document que votre équipe a regardé et accepté
• Renvoyer avec une raison: la personne voit quoi corriger sur sa propre page
• Chaque ouverture enregistrée: qui a ouvert quel fichier, et quand

Ne réservez que des personnes qui ont ce que le créneau exige

Un document compte chaque jour des créneaux d’une personne tant qu’il est valide ou pas encore vérifié : personne n’est bloqué avant que votre équipe ne l’ait regardé. Un document manquant, renvoyé ou qui expire avant le créneau ne compte pas. Fai écarte ces personnes des propositions de créneaux, les bénévoles ne peuvent pas choisir le créneau depuis leur page, et si vous ajoutez quelqu’un vous-même, ce qui lui manque est indiqué.

Les vrais événements demandent de la souplesse. Quand le secouriste en qui vous avez confiance attend son renouvellement par la poste, ajoutez-le quand même avec votre raison, qui est conservée avec sa place sur le créneau et dans le journal d’activité. Fai suit la même règle : elle ne réserve une personne sans document qu’avec la raison que vous lui donnez.

• Vérification à la réservation: le planning indique ce qui manque à chacun
• Propositions aux personnes qui conviennent: les propositions écartent toute personne sans le document
• Raisons conservées: chaque réservation faite quand même garde sa raison

• Couvrez chaque créneau et payez chaque heure travaillée

Préparez un seul briefing sécurité pour tout le monde sur le site

Saisissez ce que les gens doivent lire, comme les sorties, les canaux radio et la conduite à tenir en cas d’urgence, ou mettez un lien vers votre vidéo ou votre document de briefing. Choisissez s’il concerne les personnes qui travaillent sur l’événement ou toutes celles qui ont un pass, invités et équipes de tournée compris. Chaque membre de l’équipe, bénévole et prestataire voit alors le même briefing : personne sur le site n’a entendu une autre version.

Choisissez si le comptoir de remise vérifie l’accueil sécurité avant de remettre un pass. Laissez-le activé pour un site où personne ne doit commencer sans briefing, ou désactivez-le pour un petit événement où votre équipe briefe les gens à l’entrée. Les bénévoles qui ont eu un accueil dans le cadre du programme voient l’accueil sécurité de votre événement dès que vous l’avez préparé.

• Votre briefing: saisi ici, ou un lien vers une vidéo ou un document
• Qui en a besoin: les personnes qui y travaillent, ou toutes celles qui ont un pass
• Vérifié au comptoir: une seule option pour que le comptoir de remise le demande

• Run a safety induction for everyone who works your event

Vérifiez que le briefing a été lu avec un court test rédigé par Fai

Demandez à Fai de rédiger un test : elle écrit des questions à partir de votre propre briefing, chacune avec ses réponses et la bonne réponse choisie. Le test reste un brouillon que personne ne voit, et vous modifiez d’abord n’importe quelle question ou réponse. Mettez-le en ligne, et les gens terminent l’accueil sécurité en atteignant le score minimum que vous fixez : vous avez la trace que chaque personne a compris le briefing, et pas seulement qu’elle l’a ouvert.

Toute personne qui a confirmé avoir lu l’accueil sécurité avant la mise en ligne du test reste à jour : activer un test en plein montage n’annule jamais votre travail déjà fait. Retirez le test pour le modifier et il redevient un brouillon, les gens confirmant avoir lu l’accueil sécurité jusqu’à ce que vous le remettiez en ligne.

• Rédigé par Fai: des questions tirées du briefing que vous avez saisi
• Vérifié par vous: chaque question et réponse modifiable avant la mise en ligne
• Votre score minimum: le score nécessaire pour terminer l’accueil sécurité

Laissez chacun faire l’accueil sécurité depuis sa propre page

L’équipe ouvre l’accueil sécurité depuis sa page Mes créneaux et les bénévoles depuis leur propre page, à côté de leurs créneaux, documents et besoins alimentaires. Sans test, ils confirment l’avoir lu, et avec un test en ligne, ils répondent aux questions et les envoient. Toute personne qui n’atteint pas le score minimum voit son score et réessaie : les gens arrivent sur le site déjà briefés.

La liste de l’accueil sécurité montre qui l’a fait et qui ne l’a pas fait : votre responsable sécurité voit les manques avant la fin de la semaine, quand il reste du temps pour les combler avant l’ouverture des portes.

• Sur leur propre page: à côté de leurs créneaux, documents et besoins alimentaires
• Lu ou testé: une case à cocher sans test, des réponses avec un test
• Réessayer: chacun voit son score et retente sa chance

• Constituez une équipe et des bénévoles sur qui compter chaque année

Retenez chaque pass jusqu’à ce que l’accueil sécurité soit fait

Avec la vérification au comptoir activée, le comptoir de remise affiche Formation d’accueil non faite pour toute personne qui ne l’a pas terminée, avant la remise de son pass. La fiche propose la solution : enregistrer l’accueil fait au comptoir après avoir briefé la personne de vive voix, ou renvoyer sa page à un bénévole. Un membre de l’équipe peut quand même remettre le pass avec une raison, qui reste attachée à la remise.

Vous avez briefé un runner en retard au comptoir ? Enregistrez-le comme fait sur place, et il récupère son pass aussitôt. Dans la liste de l’accueil sécurité, marquez comme fait toute personne briefée en personne. Chaque enregistrement indique qui l’a marqué et quand : votre dossier sécurité tient quand on vous le demande.

Demandez à Fai qui, sur les créneaux de samedi, n’a toujours pas de certificat de secourisme, d’enregistrer un certificat que vous avez vu avec sa date d’expiration, d’en renvoyer un avec votre raison, de préparer l’accueil sécurité et de rédiger son test, ou de marquer quelqu’un comme fait après l’avoir briefé. Elle attend votre accord avant chaque modification.

• Formation d’accueil non faite: affiché sur la fiche avant la remise du pass
• Accueil fait ici: enregistré au comptoir pendant que la personne attend
• Remettre quand même: seulement avec une raison conservée
• Demandez à Fai: qui manque de quoi, et des modifications sur simple demande

• Remettez chaque pass rapidement et réservez chaque zone aux personnes qui y ont leur place