Constituez une équipe et des bénévoles sur qui compter chaque année

Connaissez chaque personne qui a travaillé sur vos événements

Personnes, dans Opérations événementielles de votre marque, liste une seule fois chaque personne de l’équipe, chaque bénévole ou chaque personne sur un créneau de l’un de vos événements, quel que soit l’événement. Recherchez par nom ou adresse e-mail et voyez sur combien d’événements chaque personne a travaillé, le plus récent, et si elle fait partie de l’équipe ou des bénévoles. Faire revenir les barmen et les agents de sécurité en qui vous avez confiance commence par une recherche, pas par une fouille dans les tableurs de l’an dernier.

Chaque fiche montre ce que révèlent ses créneaux : les créneaux effectués, les heures entre l’arrivée et le départ, sa régularité de présence et les créneaux manqués ou annulés tardivement. Chaque chiffre vient de vos propres données de créneaux sur vos événements. Personne dans votre équipe ne note qui que ce soit : la fiche est juste envers la personne et utile pour vous.

Depuis la même fiche, vous voyez ses prochains créneaux et chaque événement où elle a travaillé, ouvrez le planning de n’importe lequel de ces événements pour l’ajouter à un créneau, lui envoyez son lien Mes créneaux par e-mail et voyez quand elle l’a ouvert pour la dernière fois, et désactivez ses liens quand elle quitte votre équipe.

• Personnes: une personne par adresse e-mail, sur tous vos événements
• Ce que révèlent ses créneaux: créneaux et heures effectués, présence
• Manqués ou annulés tardivement: les créneaux où elle n’est pas venue ou qu’elle a lâchés tard
• Prochains créneaux: où elle est prévue ensuite

• Find the crew and volunteers who work your events

Associez compétences et âges aux créneaux qui en ont besoin

Ajoutez les compétences de chaque personne, ou retenez une des suggestions de Fai tirées des équipes et des rôles où elle a le plus travaillé. Un créneau qui demande une compétence, comme un permis cariste ou une expérience au bar, n’est proposé qu’aux personnes qui l’ont. Quand vous avez vu la pièce d’identité de quelqu’un, confirmez qu’il a l’âge requis pour les créneaux avec un âge minimum, et la fiche garde qui l’a confirmé et quand.

La fiche ne contient jamais de date de naissance, seulement le fait que la personne a au moins l’âge que vous avez confirmé. Les personnes dont personne n’a confirmé l’âge peuvent cocher qu’elles ont l’âge requis quand elles acceptent un créneau avec un âge minimum : vous ne courez pas après une pièce d’identité pour chaque créneau au bar avant l’envoi des propositions.

• Compétences: saisies par votre équipe, avec des suggestions de Fai
• Âge confirmé: conservé avec le nom du coéquipier qui l’a confirmé
• Compétence sur le créneau: le créneau n’est proposé qu’aux personnes qui l’ont

• Couvrez chaque créneau et payez chaque heure travaillée

Ouvrez un formulaire de bénévolat à remplir sur téléphone

Ajoutez les rôles dont vous avez besoin et votre texte d’accueil, ou copiez en une étape les équipes de votre planning comme rôles, puis partagez le lien de candidature sur votre site et vos réseaux sociaux. Le nom, l’e-mail, le téléphone, les jours disponibles, un contact d’urgence et le consentement sont toujours demandés : vous n’ajoutez que vos propres questions. Les gens postulent depuis leur téléphone sans compte à créer.

Fixez un âge minimum, et un candidat plus jeune doit indiquer le nom, le numéro de téléphone et l’accord d’un parent ou d’un tuteur. Les candidats cochent qu’ils ont lu votre politique de confidentialité. Marquez toute question sur la santé ou sur tout autre sujet privé pour que ses réponses ne soient jamais transmises à Fai.

Si vous recueillez déjà des candidatures via un formulaire de votre événement, reliez-le plutôt à vos bénévoles, à votre équipe, à vos commerçants, à la presse ou aux contacts d’un artiste. Associez chaque information dont la liste a besoin à une question de votre formulaire, et chaque personne qui l’envoie est ajoutée à cette liste un instant plus tard, avec ses réponses conservées sur le formulaire et le reste dans les notes. Personne ne ressaisit de nom, et une candidature n’est jamais ajoutée deux fois.

• Formulaire de candidature: conçu pour le téléphone, sans compte à créer
• Utiliser les équipes du planning: les équipes de votre planning copiées comme rôles
• Âge minimum: avec l’accord d’un parent ou d’un tuteur pour les moins de 18 ans
• Vos propres formulaires: chaque candidat ajouté à la liste de votre choix

• Recruit volunteers for your event
• Add everyone who sends your event form to your volunteers, traders or crew

Laissez Fai lire chaque candidature, puis décidez par lots

Fai lit chaque candidature et indique si la personne est très adaptée, peut convenir ou est peu adaptée à un rôle, avec sa raison en termes simples. Filtrez la liste par rôle, par jour ou sur les profils très adaptés seulement, et ouvrez une candidature pour voir les jours et les rôles choisis, l’expérience et les réponses à vos questions. Fai suggère ; vous décidez.

Cochez les personnes que vous voulez, choisissez Accepter, Liste d’attente, Refuser ou Présélectionner, vérifiez l’e-mail et envoyez. Chaque personne reçoit un seul e-mail de votre part et ses réponses vous parviennent, tandis qu’une présélection reste une note pour votre équipe. Vous pouvez changer une décision plus tard, par exemple accepter quelqu’un de la liste d’attente quand une place se libère, avec ou sans e-mail.

Plusieurs coordinateurs peuvent travailler sur la même liste. Si un coéquipier a modifié une personne au même moment que vous, cette personne reste telle quelle et vous en êtes informé : deux d’entre vous n’envoient jamais de décisions contradictoires au même bénévole.

• L’avis de Fai: très adapté, peut convenir ou peu adapté, avec la raison
• Décider par lots: accepter, liste d’attente, refuser ou présélectionner
• Un e-mail par personne: avec la décision, et les réponses vous parviennent
• Sûr entre coéquipiers: une personne qu’un autre vient de modifier n’est pas touchée

Faites revenir vos meilleurs bénévoles de l’an dernier

Choisissez un événement précédent pour voir l’équipe de l’an dernier avec les créneaux effectués par chacun, et Fai suggère qui réinviter, comme les personnes qui ont fait tous leurs créneaux. Invitez en une fois toutes les personnes qu’elle suggère : leurs réponses de la dernière fois sont préremplies, et postuler à nouveau ne leur prend qu’un instant.

Les bénévoles qui reviennent rejoignent la même liste de candidatures que tout le monde, et vous décidez pour eux avec les mêmes e-mails par lots. Chaque personne saisit à nouveau son contact d’urgence : la liste de cette année contient les informations de cette année.

• Bénévoles qui reviennent: l’équipe de l’an dernier avec les créneaux effectués par chacun
• Les suggestions de Fai: avec des raisons comme a fait tous ses créneaux
• Réponses préremplies: à partir de leur dernière candidature

Donnez à chaque bénévole une page qui répond à ses questions

Envoyez à chaque personne acceptée sa propre page avec un e-mail chacune, ouverte par un lien privé sans mot de passe. Les bénévoles confirment leurs créneaux, choisissent des créneaux libres et demandent à en échanger ou à en lâcher un : le planning se remplit sans série de SMS. La page contient leur feuille de route avec les horaires clés et les chefs d’équipe, le briefing à lire et à confirmer, et un espace pour ajouter les documents demandés par votre équipe.

Les bénévoles ne peuvent choisir qu’un créneau qui respecte vos règles de repos et d’heures et correspond à son âge minimum, sa compétence et ses documents, et leur page leur indique quelle règle les bloque. Vous approuvez ou refusez chaque échange ou abandon, et un échange n’est validé que si le nouveau créneau a de la place et respecte toujours vos règles. Désactivez le choix des créneaux dès que vous voulez figer le planning.

Ils répondent aussi à « toujours partant ? », vous indiquent les jours où ils peuvent travailler, ajoutent chaque créneau à leur agenda et donnent leurs besoins alimentaires pour la cantine de l’équipe. Désactivez un lien ou créez-en un nouveau depuis leur candidature à tout moment. Pour les bénévoles qui travaillent sur plusieurs de vos événements, le lien Mes créneaux depuis Personnes affiche chaque événement sur une seule page.

• Choisir d’autres créneaux: uniquement des créneaux conformes à vos règles du planning
• Demander un échange ou un abandon: chaque demande approuvée ou refusée par vous
• Feuille de route et briefing: horaires clés, chefs d’équipe et consignes
• Documents et photo: ajoutés par eux, ouverts seulement par vos propriétaires et administrateurs

• Give your event volunteers their own page and track their hours

Récompensez les heures que vos bénévoles donnent

Voyez les heures pour lesquelles chaque bénévole s’est inscrit au planning à côté des heures travaillées d’après ses arrivées et ses départs, avec ses créneaux et ses absences. Fixez une récompense une fois, comme un billet week-end gratuit après un certain nombre de créneaux effectués, et Fai vous dit qui l’a méritée. Remettez les billets en une étape, et chaque personne reçoit son billet gratuit par e-mail comme billet invité.

Personne ne reçoit deux fois la même récompense, quel que soit le nombre de fois où votre équipe appuie sur le bouton. Une personne arrivée mais jamais repartie ressort pour que vous vérifiiez avant l’envoi des récompenses, et chaque bénévole affiche les récompenses qu’il a déjà méritées.

Téléchargez la liste des bénévoles avec ou sans coordonnées et contacts d’urgence, ou le fichier des heures avec seulement les noms et les heures, et chaque téléchargement est enregistré avec le nom de la personne qui l’a fait. Quand un bénévole vous demande de supprimer ses données, un propriétaire ou un administrateur supprime définitivement son nom, ses coordonnées, ses réponses et ses fichiers, tandis que ses créneaux et ses heures restent dans vos totaux.

• Heures données et travaillées: pour chaque bénévole et au total
• Récompenses: un billet mérité en effectuant les créneaux que vous fixez
• Billets invités: envoyés par e-mail à chaque personne qui en a mérité un
• Jamais deux fois: chaque récompense va une seule fois à une personne

Demandez à Fai de gérer les tâches répétitives avec vous

Demandez à Fai qui a fait le plus de créneaux l’été dernier, d’ajouter une compétence à la fiche de quelqu’un, d’accepter les profils très adaptés pour le bar, de réinviter l’équipe de l’an dernier ou d’envoyer leur page aux bénévoles de cette année. Elle lit la même liste Personnes et les mêmes candidatures que vous, vous montre exactement qui reçoit quel e-mail ou quelle modification, et attend votre accord avant d’enregistrer ou d’envoyer quoi que ce soit.

Fai peut aussi répondre à une demande d’échange d’un bénévole, vous lire les heures données et travaillées, et remettre les récompenses méritées une fois qu’un propriétaire ou un administrateur a approuvé. Elle travaille dans les limites de votre propre rôle : elle n’accède qu’aux événements et aux personnes auxquels vous avez accès.

• Vos propres mots: demandez comme vous le feriez à un collègue
• Votre accord: chaque e-mail et chaque modification attendent votre oui

• Laissez Fai configurer votre événement et préparer le travail pour vous