Logez, transportez et amenez chaque artiste sur scène à l’heure

Enregistrez chaque bloc de chambres exactement tel que l’hôtel l’a accepté

Votre équipe travaille à partir du même accord que celui signé par l’hôtel. Ajoutez un bloc avec sa première et sa dernière nuit, les chambres que l’hôtel garde chaque nuit et un nombre différent les nuits qui le demandent. Saisissez le tarif de la chambre dans la devise de l’hôtel, ce que comprend le tarif, la date de libération et le contact à l’hôtel, et nommez le bloc, par exemple Chambres de l’équipe, quand un même hôtel en garde plusieurs.

Les accords avec les hôtels changent, et le bloc suit. Modifiez les nuits ou les chambres de n’importe quelle nuit et voyez combien de nuitées vous ajoutez ou rendez, avec un motif que votre équipe lit dans l’historique du bloc. Quand un hôtel garde deux blocs, choisissez quel bloc compte un séjour, et clôturez un bloc une fois réglé pour que ses chambres restent telles quelles.

Avant même d’avoir un hôtel, demandez à Fai, depuis la page d’un artiste, des logements près de votre lieu avec leurs tarifs à la nuit, ou des options de vol avec les escales et des prix estimés. Vous les comparez et réservez celui que vous choisissez.

• Chambres nuit par nuit: le même nombre chaque nuit, ou un nombre différent pour chacune
• Tarif dans sa propre devise: le tarif de l’hôtel, même quand vos billets se vendent dans une autre
• Historique: qui a modifié le bloc, ce qui a changé et pourquoi
• Clôturer et rouvrir: gardez un bloc réglé tel quel jusqu’à ce que vous le rouvriez

• Hold hotel rooms for your event's artists and crew
• Keep track of where your event's artists and crew are staying

Voyez chaque bloc se remplir à mesure que les séjours arrivent

Personne ne compte les chambres à la main. Quand vous attribuez à un artiste, un intervenant, un athlète ou un membre de l’équipe un séjour à l’hôtel avec ses dates, le bloc compte ses chambres sur chaque nuit qu’il couvre. Au-dessus des blocs, une liste nomme chaque artiste qui a encore besoin d’une chambre : les derniers ajouts ne sont jamais ceux qui se retrouvent sans lit.

Un séjour compte les chambres de la liste des chambres, à défaut les chambres dont l’équipe en déplacement de l’artiste a besoin selon son advance. Chaque nuit affiche les chambres gardées, occupées et encore libres, et une nuit avec plus de chambres occupées que l’hôtel n’en garde porte une alerte : vous en demandez plus à l’hôtel avant que quiconque arrive dans un hôtel complet.

Avec un tarif sur le bloc, vous voyez ce que coûtent les chambres occupées et ce que vous paieriez si l’hôtel facturait toutes les chambres qu’il garde. Un séjour sans tarif propre est compté au tarif de son bloc dans le coût total de l’artiste : l’hôtel apparaît dans le coût de l’artiste sans second tableur.

• Gardées, occupées et encore libres: les nuitées de tous les blocs, et pour chaque nuit d’un bloc
• Artistes encore sans chambre: d’après leur équipe en déplacement et les chambres que leur offre prévoit
• Coût du bloc: les chambres occupées et toutes les chambres gardées, côte à côte

• Sachez ce que coûtera votre événement avant l’arrivée des factures
• See the all-in cost of each act on your event

Rendez les chambres vides avant de les payer

À l’approche de la date de libération, Fai compare les chambres vides avec les artistes qui n’en ont pas encore. Elle suggère de rendre les chambres en trop tout en en gardant assez pour ces artistes, ou rédige un e-mail pour demander plus de chambres à l’hôtel quand vos artistes en ont besoin, et rien ne part tant qu’un membre de l’équipe ne l’a pas approuvé sur la page Aujourd’hui de l’événement.

Rendez vous-même des chambres avec deux options : toutes les chambres vides, ou nuit par nuit avec les chambres que vous voulez garder. Indiquez par e-mail à l’hôtel les chambres rendues depuis la même boîte de dialogue, et le motif et l’e-mail restent dans l’historique du bloc. Une chambre occupée par un artiste ou un membre de l’équipe n’est jamais rendue. L’année suivante, copiez les blocs dans le nouvel événement avec leurs dates décalées.

• Le rappel de Fai: rendre des chambres ou en demander plus, en attente de votre accord sur Aujourd’hui
• Jours avant la date de libération: un compte à rebours sur chaque bloc avec des chambres vides
• L’hôtel prévenu par e-mail: les chambres rendues, envoyé depuis la même boîte de dialogue

• Give your event's unused hotel rooms back before the release date
• Commencez chaque journée en sachant ce qui vous attend et qui fait quoi

Donnez à chaque hôtel une liste de chambres qui se met à jour toute seule

La liste des chambres se remplit à partir de l’hôtel et des dates que vous attribuez à chaque artiste et membre de l’équipe : il n’y a rien à ressaisir. Ajoutez le type de chambre, le nombre de chambres et une note pour l’hôtel, comme une arrivée tardive, une chambre accessible ou un lit bébé, puis envoyez à l’hôtel un seul lien privé et ne renvoyez plus jamais de tableur.

L’hôtel ouvre le lien sans compte et voit les noms, les dates d’arrivée et de départ, les types de chambre et vos notes, actualisés chaque minute, toujours lisibles si la connexion coupe et prêts à imprimer. N’affichez les numéros de téléphone et les e-mails que si l’hôtel en a besoin, voyez combien de fois chaque lien a été ouvert et désactivez un lien à tout moment.

Pour l’équipe au bureau, envoyez par e-mail la liste des chambres ou les prises en charge du jour chaque jour ou chaque semaine en téléchargement : le bureau de production a une copie sans la demander.

• Détails des chambres: Simple, Double, Lits jumeaux, Suite ou votre propre type de chambre
• Partager avec l’hôtel: un lien privé sans connexion
• Ouvert et désactivé: combien de fois chaque lien a été ouvert, et Désactiver quand vous en avez besoin
• Envoyer régulièrement: la liste des chambres ou les prises en charge par e-mail selon un calendrier

• Share your event's rooming lists with hotels and pickups with drivers
• Send your event lists to your team on a schedule

Planifiez chaque prise en charge avec les conflits repérés avant d’enregistrer

Planifiez avec les personnes et les véhicules dont vous disposez vraiment : l’équipe et les bénévoles de votre équipe par leur nom, un chauffeur engagé avec un numéro de téléphone, et chaque van et voiture avec ses places passagers et les gros bagages qui y tiennent. Les prises en charge viennent des vols et des trains de Voyages, avec le nombre de personnes repris de l’équipe en déplacement de l’artiste, et vous attribuez à chacune un chauffeur, un véhicule, un temps de trajet et les bagages.

Le planificateur vérifie le plan avant que vous l’enregistriez. Il signale un chauffeur ou un véhicule sur deux trajets à la fois, un chauffeur qui a un créneau au même moment, un chauffeur avec trop peu de repos ou une journée trop longue selon vos règles de planning, et plus de personnes ou de bagages que le véhicule n’en prend. Vous corrigez, ou planifiez quand même quand vous en savez plus, et chaque alerte de la journée attend sous Prises en charge à vérifier.

Les temps de trajet sont mémorisés : la prochaine prise en charge entre le même aéroport et le même hôtel propose le temps que vous avez saisi la dernière fois. Un événement sportif transporte ses équipes, une conférence ses intervenants et un festival ses artistes, tous à partir de la même liste de chauffeurs et de véhicules.

• Des chauffeurs de votre équipe: l’équipe et les bénévoles par leur nom, avec leurs créneaux vérifiés
• Places et espace bagages: pour chaque van, voiture et minibus
• Vérifiez ceci avant d’enregistrer: chaque conflit signalé, avec le choix de planifier quand même
• Temps de trajet mémorisés: proposés à nouveau entre les mêmes lieux

• Plan your artists' pickups with drivers and vehicles for your event
• Préparez chaque artiste sans courir après les fils d’e-mails

Replanifiez toute la journée quand un vol atterrit en retard

Un vol en retard ne veut plus dire un après-midi au téléphone. Un vol suivi déplace sa prise en charge tout seul, ou vous indiquez son retard. Quand une prise en charge prévue bouge suffisamment pour compter, Fai vérifie la journée du chauffeur et suggère un nouveau plan, en gardant le même chauffeur s’il est libre ou en choisissant le chauffeur libre le moins occupé et un véhicule adapté.

Le nouveau plan attend sous Nouveaux plans de Fai et sur la page Aujourd’hui de l’événement, déjà vérifié selon les mêmes règles de places, de bagages, de repos et d’heures de travail qu’un plan que vous faites vous-même. Les chauffeurs qui ont un numéro de téléphone ne reçoivent un SMS que lorsque vous l’approuvez : personne n’apprend un changement que vous n’avez pas validé.

• Le vol est en retard: la prise en charge suit l’heure d’atterrissage
• Nouveaux plans de Fai: un plan vérifié pour le reste de la journée du chauffeur
• Approuver et prévenir les chauffeurs par SMS: personne ne reçoit de SMS tant que vous n’avez pas dit oui

Faites tourner des navettes et donnez à chaque chauffeur sa journée sur son téléphone

Transportez une foule de membres de l’équipe et d’artistes selon des horaires fiables pour tous. Ajoutez une navette avec son itinéraire, ses jours, le premier et le dernier départ et sa fréquence, puis ses places, son véhicule et son chauffeur, et indiquez si elle fait le trajet retour après chaque passage. Chaque trajet apparaît avec les prises en charge de la journée.

Chaque chauffeur ouvre un seul lien privé sans compte et ne voit que ses propres prises en charge et trajets de navette : combien il en a, quand a lieu le premier, et pour chaque prise en charge les passagers, les bagages, le véhicule et l’adresse de dépose, avec chaque horaire modifié signalé. N’affichez les numéros de téléphone des voyageurs sur le lien que si le chauffeur en a besoin.

Les chauffeurs appuient sur Pris en charge et Déposé au fur et à mesure, avec Annuler après une erreur. Chaque appui met à jour la prise en charge dans Voyages et les arrivées du jour J : vous savez où se trouve chaque artiste sans appeler personne.

• Horaires des navettes: premier et dernier départ, et fréquence
• La journée du chauffeur: seulement ses propres prises en charge et trajets de navette
• Pris en charge et Déposé: un appui chacun, avec Annuler après une erreur

Montrez à chaque artiste tout son séjour et ce qui a changé

Donnez à chaque artiste un seul itinéraire au lieu d’une série d’e-mails séparés. Séjour complet liste les vols, la prise en charge, les nuits d’hôtel et chaque horaire, du load-in et de la balance jusqu’à son set, dans l’ordre et à l’heure locale de l’événement. Il figure sur la feuille de route de l’artiste : votre équipe chargée des artistes et le tour manager lisent le même plan.

Un seul changement manqué, et un artiste se retrouve bloqué à l’aéroport. Chaque fois que l’artiste ouvre le lien de sa feuille de route, la liste qu’il a vue est conservée : Séjour complet signale ce qui a été ajouté, retiré ou déplacé depuis, avec l’ancien et le nouvel horaire. Votre équipe voit le même nombre de changements que l’artiste n’a pas encore vus, et Fai vous dit ce qui a changé pour n’importe quel artiste quand vous le lui demandez.

Un vol en provenance d’un autre fuseau horaire affiche l’heure à laquelle il atterrit sur votre événement : personne ne fait de calcul de fuseau horaire dans le hall des arrivées.

• Séjour complet: voyage, hôtel et horaires, dans l’ordre
• Heure locale de l’événement: un vol venu d’un autre fuseau horaire affiche son heure d’atterrissage ici
• Modifié depuis votre dernière visite: ajouté, retiré et déplacé, avec l’ancien et le nouvel horaire

• Show each act their whole stay and what changed
• Planifiez chaque top, menez le show en direct et gardez toutes les équipes à la même heure