Sachez qui a une option sur chaque date et chiffrez chaque offre en toute confiance

Voyez d’un coup d’œil les options et les shows de chaque salle

Le calendrier dans les Opérations événementielles de votre marque affiche vos événements, chaque option et chaque offre en cours au jour qu’elle couvre, pour chaque salle et chaque scène que vous gérez. Chaque option indique sa place, comme option n° 1, et une date réservée affiche Confirmé : toute l’équipe sait quelles dates sont libres et qui fait la queue pour les autres.

Ajoutez une seule fois chaque salle, scène ou zone que vous réservez, avec sa jauge, puis posez des options dessus. Passez à la semaine, ou choisissez un seul espace, quand une journée chargée est encombrée. Un groupe de salles voit toutes ses salles ensemble, et un promoteur qui réserve plusieurs lieux garde toutes ses dates sur le même calendrier.

• Mois et semaine: options, shows et offres en cours aux jours qu’ils couvrent
• Espaces: chaque salle, scène ou zone avec sa jauge
• Ordre de la file: options n° 1, 2 et 3 sur chaque date

• Hold dates for shows at your venue

Posez une option en quelques secondes et connaissez votre place

Choisissez le jour, indiquez avec vos mots pour qui est l’option, l’artiste, le promoteur ou le client, et un message vous indique votre place dans la file. Ajoutez d’autres jours, des heures de début et de fin, un contact, une date d’expiration ou l’un de vos événements quand vous les avez, et l’option garde le tout avec son historique complet.

Une option avec une date d’expiration prend fin d’elle-même à la fin de ce jour, et chaque option derrière elle avance d’une place. Laissez la date vide et l’option reste jusqu’à ce que vous la confirmiez ou la leviez. Personne en dehors de votre équipe n’est prévenu de votre option : vous décidez quand prévenir l’autre partie.

• Poser une option: l’artiste, le promoteur ou le client, avec vos mots
• L’option expire le: une option qui prend fin d’elle-même et fait avancer la file
• Plusieurs jours: une série de dates en option ensemble

Mettez en demeure la première option quand vous avez besoin de la date

Derrière quelqu’un d’autre sur une date dont vous avez besoin ? Mettez en demeure la première option et donnez-lui un délai pour confirmer ou libérer la date. Si elle confirme, la date est à elle et votre option garde sa place. Si elle ne répond pas à temps, la date passe à celui qui a mis en demeure en une seule approbation, et chaque option garde l’historique complet de quand elle a avancé et pourquoi.

• Mettre en demeure la première option: un délai pour confirmer ou libérer la date
• Avance d’elle-même: les options derrière une option levée ou expirée avancent d’une place
• Historique de l’option: chaque changement, quand et pourquoi

Confirmez le show et choisissez le sort des autres options

Quand le show est conclu, l’option n° 1 confirme la date. Gardez les autres options en réserve au cas où la réservation tomberait, ou levez-les, et associez l’événement du show pour que Fai puisse préparer son décompte une fois la soirée terminée. Le calendrier affiche Confirmé à côté du nom, avec les éventuelles options en réserve dans leur nouvel ordre en dessous.

• Confirmer: la date réservée, affichée comme Confirmé
• Les garder en réserve: les autres options restent dans la file
• Associer à un événement: le décompte du show préparé une fois terminé

• Payez tout le monde à temps et faites le décompte de chaque show avec des chiffres vérifiables

Agissez sur les dates et les deals qui vous attendent aujourd’hui

À traiter, en haut des Opérations événementielles, liste les mises en demeure restées sans réponse, les options sur le point d’expirer, les offres sans réponse et les shows sans décompte, chacun avec le bouton pour agir. Fai vérifie toutes les heures, et quand un show est associé à un événement, elle rédige la relance dans les suggestions de cet événement pour que vous l’approuviez : une date ne va jamais au mauvais promoteur pendant que tout le monde est occupé.

Demandez à Fai ce qui est en option un samedi, de poser une option ou de mettre en demeure, de confirmer l’option n° 1 ou d’en lever une. Elle vous montre chaque modification et attend votre accord avant de la faire, et rien ne change dans votre calendrier sur sa seule initiative.

• À traiter: les options et les deals à trancher maintenant
• Donner la date à celui qui a mis en demeure: une seule approbation quand une mise en demeure reste sans réponse
• Vérifications toutes les heures: Fai regarde à nouveau toutes les heures

Partez de ce que vous avez déjà payé pour chaque offre

Saisissez l’artiste et Ce que vous lui avez déjà payé apparaît à côté de l’offre, avec chaque show passé, le cachet et le nombre de billets vendus. Fai suggère une fourchette de garantie à partir de vos propres shows avec l’artiste, ajustée à la jauge de la salle, ou à partir de shows de taille comparable si vous n’en avez pas, avec un badge indiquant sur quel historique elle repose.

Utilisez le milieu de la fourchette, ou reprenez votre dernière offre à l’artiste avec son deal et sa formulation, et l’offre indique tout ce qui diffère de la dernière fois. Demander à Fai d’expliquer met en mots les raisons de la fourchette. Partez d’une option pour créer une offre et elle arrive déjà remplie avec l’artiste, l’espace et les dates.

• Ce que vous lui avez déjà payé: les cachets passés avec les billets vendus à chaque show
• Fourchette de garantie suggérée: à partir de votre historique, avec Demander à Fai d’expliquer
• Reprendre votre dernière offre: le deal et la formulation, avec les différences indiquées

• Make an offer to an artist's agent for your show

Présentez n’importe quel deal comme les agents l’attendent et envoyez-le depuis votre boîte mail

Choisissez le calcul du cachet : un cachet fixe, une garantie ou un pourcentage, une garantie plus un pourcentage, un deal sur les entrées ou un deal décrit avec vos mots. Ajoutez l’acompte et le solde avec leurs échéances, la durée du set, les frais et le prix du billet, la formulation de l’annulation et de l’exclusivité territoriale et la commission d’agence, et gardez pour votre équipe des notes qui n’arrivent jamais chez l’agent.

Fai rédige l’e-mail à l’agent avec toute l’offre détaillée, en trouvant l’agent sur l’offre, sur la réservation de l’artiste ou sur votre dernière offre. Modifiez ce que vous voulez, vérifiez les adresses et envoyez-le depuis votre boîte mail connectée : une copie exacte de ce qui est parti reste avec l’offre. Définissez une date Valable jusqu’au et Fai vous le rappelle avant qu’elle ne passe.

Enregistrez vos deals et formulations habituels comme modèles d’offre : une nouvelle offre pour une première partie régulière ou une résidence part de conditions auxquelles vous vous fiez déjà.

• Tous les types de deal: fixe, « versus », plus, deal sur les entrées ou avec vos mots
• Préparer et envoyer: l’e-mail de l’offre rédigé par Fai pour que vous le modifiiez
• Modèles d’offre: vos deals et formulations habituels, prêts à l’emploi
• Valable jusqu’au: une échéance, avec un rappel de Fai avant

• Sachez ce que coûtera votre événement avant l’arrivée des factures

Gardez chaque contre-offre et programmez l’artiste dès qu’il dit oui

Quand l’agent répond, Fai trouve la réponse dans les e-mails de votre marque et remplit ce qu’il a dit. Ses conditions sont gardées comme nouvelle version à côté de celle que vous avez envoyée, et si vous répondez avec vos propres conditions, vous les envoyez avant de pouvoir enregistrer une acceptation : l’agent accepte toujours ce qu’il a vu. Enregistrez un oui et l’artiste rejoint la liste Artistes de votre événement avec le cachet, l’acompte, les échéances et la durée du set convenus, prêt pour l’advance.

Annuler retire la programmation si vous avez choisi le mauvais événement. Une fois le contrat signé, l’offre est marquée comme signée, et téléverser l’exemplaire contresigné du propre contrat de l’agent le fait pour vous. La commission d’agence convenue arrive dans le coût total de l’artiste et dans le décompte du show : le deal que vous avez conclu est celui que vous payez.

• Chercher leur réponse: la réponse de l’agent trouvée et lue par Fai
• Versions: chaque série de conditions envoyée et contre-proposée, dans l’ordre
• Programmé sur l’événement: les conditions convenues sur la réservation de l’artiste
• Annuler: la programmation retirée si l’événement n’était pas le bon

• Faites rédiger, vérifier et signer chaque accord de votre événement
• Préparez chaque artiste sans courir après les fils d’e-mails