Laissez Fai configurer votre événement et préparer le travail pour vous

Partez de ce que Fai sait déjà de votre événement

Ouvrez Opérations sur un nouvel événement, et Fai vous accueille avec ce qu’elle sait déjà, comme la date, le lieu et les types de billets en vente, puis suggère de quel type d’événement il s’agit. Confirmez-le ou cochez chaque type qui correspond à votre événement, et les rubriques suivent avec les noms qu’utilise votre événement : Intervenants et Salles pour une conférence, Athlètes et Sites pour un événement sportif, Commerçants et Stands pour un festival gastronomique ou de boissons.

Chaque réponse est enregistrée au fur et à mesure : vous pouvez partir à mi-chemin et revenir à la même question. Si vous préférez d’abord explorer, passez cette étape et Fai affiche les rubriques habituelles pour votre type d’événement, avec chaque choix encore possible plus tard.

• L’accueil de Fai: la date, le lieu et les types de billets qu’elle connaît déjà
• Type d’événement: confirmez sa suggestion ou cochez chaque type d’événement
• Enregistré au fur et à mesure: partez et revenez à la même question

• Run your event from its Today page

Ne montrez à votre équipe que les rubriques utiles à votre événement

Dites à Fai pour quoi vous voulez de l’aide : programmation et préparation des artistes, jour du show, personnel et bénévoles, sécurité, argent, sponsors et partenaires, ou restauration, boissons et commerçants. Une conférence vous interroge sur les intervenants et un événement sportif sur les athlètes. Vos choix déterminent les rubriques que voit votre équipe : une soirée club n’est pas encombrée par la planification du camping, et une conférence n’est pas interrogée sur les riders.

Votre rôle détermine où l’événement s’ouvre pour vous : un régisseur de scène commence sur En ce moment, un directeur de production sur Conducteur, ou sur Préparation des artistes tant que l’événement est encore à plusieurs semaines, et tous les autres sur Aujourd’hui. Changez à tout moment ce que Fai prend en charge, ajoutez une rubrique pour toute l’équipe, ou épinglez les rubriques que vous utilisez le plus en haut de votre propre liste sans changer celle des autres.

Avant de terminer, la liste que verra votre équipe s’affiche sous vos choix : personne n’est surpris par une rubrique manquante. Une rubrique qui contient déjà quelque chose s’affiche toujours.

• Ce que Fai prend en charge: les parties de l’événement pour lesquelles vous voulez de l’aide
• Votre rôle: promoteur, directeur de production, directeur de salle ou régisseur de scène
• Vos propres épingles: les rubriques que vous utilisez le plus en haut de votre liste

Confiez à Fai vos documents et l’organisation de l’an dernier

Déposez des contrats, des riders, une feuille de programmation ou le déroulé de l’an dernier dans Démarrer avec Fai. Elle intègre les contrats et les riders à votre programmation et classe tout le reste dans Documents, en relevant la programmation, les dates et les échéances. Chaque fichier s’affiche quand elle commence à le traiter : l’événement se remplit pendant que vous passez au travail suivant.

Fai trouve aussi l’événement qui ressemble à votre dernière édition et propose d’en copier l’organisation. Vous voyez ce que chaque partie ajoute et cochez ce qui est repris avant toute copie, et les personnes, les réservations, les réponses et les dépenses ne sont jamais copiées. Sur Aujourd’hui, elle suggère un plan de préparation adapté à votre type d’événement, de la signature de chaque contrat au règlement des comptes après le show, sous forme de tâches avec leurs échéances calculées. Décochez les tâches inutiles et renommez-en avant qu’elles ne rejoignent votre tableau.

Connectez votre boîte mail et elle classe les e-mails de l’événement et y repère les tâches dès le départ : une échéance enfouie dans l’e-mail d’un agent apparaît sur Aujourd’hui sous forme de suggestion.

• Donnez-moi quelque chose à lire: contrats, riders, feuilles de programmation et déroulés
• Partir de votre dernier événement: vous choisissez ce qui est repris
• Plan de préparation: les premières tâches, chacune avec son échéance
• Connecter votre boîte mail: les e-mails de l’événement classés dès le départ

• Tirez les leçons de cette année et commencez l’an prochain déjà configuré
• Faites travailler chaque e-mail, appel et document pour votre événement

Soyez prévenu des problèmes tant qu’il est encore temps

Toutes les heures, Fai vérifie l’événement et liste ce qu’elle trouve sous En attente de votre décision : tâches en retard à relancer ou à attribuer, artistes sans voyage ni hôtel à l’approche de l’événement, chambres vides dans un bloc d’hôtel avant sa date de libération, deux sets réservés sur la même scène au même moment, et échéances lues dans vos contrats, vos e-mails et vos notes d’appel. Chaque carte indique ce qu’elle a remarqué, ce que fait l’approbation et sur quoi elle s’appuie.

Aujourd’hui place les suggestions les plus importantes en premier, avec au-dessus le compte à rebours, les billets vendus par rapport à la semaine précédente, les tâches en retard et ce qui est dû cette semaine. Quand un horaire de passage sur votre conducteur bouge assez pour compter, Fai rédige un e-mail aux équipes concernées. Après un changement important, comme un nouveau contrat ou un set déplacé, demandez à Fai de vérifier l’événement tout de suite, et elle vous dit combien de nouveaux points elle a trouvés.

Fai clôt elle-même une suggestion quand le problème est réglé autrement, par exemple quand le voyage de l’artiste est réservé : la liste reste une liste de vrai travail.

• Vérification toutes les heures: chaque partie de l’événement, toutes les heures
• Sur quoi elle s’appuie: les fiches derrière chaque suggestion
• Demander à Fai de vérifier cet événement: une nouvelle vérification après un changement important

• Commencez chaque journée en sachant ce qui vous attend et qui fait quoi

Approuvez, modifiez, reportez ou refusez chaque brouillon

Approuvez une carte et elle s’exécute aussitôt : l’e-mail part, les tâches rejoignent votre tableau ou la modification est faite. Modifiez d’abord les destinataires, l’objet ou le message d’un e-mail, ou décochez et renommez des tâches avant leur ajout. Reportez une suggestion à demain ou à la semaine prochaine, ou refusez-la en donnant une raison, et arrêtez ce type de suggestion sur l’événement s’il ne vous est pas utile.

Les suggestions du même type partagent une carte : dix tâches en retard tiennent sur une carte que vous ouvrez pour voir chacune. Quand un collègue traite une suggestion en premier, rien ne s’exécute deux fois et la carte indique où elle en est. Activité récente indique qui a approuvé, reporté ou refusé chacune, et Temps gagné grâce à Fai montre les heures qu’elle a fait gagner à votre équipe sur l’événement.

Si un envoi a commencé mais que son résultat n’est jamais revenu, la carte prévient que l’e-mail n’est peut-être pas parti : vous vérifiez vos e-mails envoyés avant de le renvoyer, et personne ne reçoit un message deux fois.

• Approuver: l’e-mail, les tâches ou la modification, d’un seul clic
• Modifier d’abord: changez le brouillon avant qu’il ne parte
• Pas maintenant: me le rappeler plus tard, refuser ou arrêter ce type
• Temps gagné grâce à Fai: les heures qu’elle a fait gagner à votre équipe

Envoyez chaque e-mail à votre nom et aux couleurs de votre marque

Quand votre boîte Google est connectée pour l’envoi, Fai envoie l’e-mail depuis celle-ci, à votre nom, et il apparaît dans vos e-mails envoyés. Sinon, il part au nom de votre marque et les réponses vous parviennent. Chaque e-mail porte le logo, la couleur et la police de votre kit de marque : un agent, un fournisseur ou un bénévole voit votre marque sur chaque message.

L’apparence de vos e-mails montre un vrai e-mail de l’événement avant que quiconque n’en reçoive un, avec l’origine de l’expéditeur, des réponses, du logo, de la couleur, de la police et du pied de page. Un festival avec sa propre identité peut utiliser son propre logo ou sa couleur principale pendant que vos autres événements gardent le kit de marque, et une seule étape rétablit le tout. La même apparence couvre les demandes de préparation, les offres, les contrats, les listes de location, les feuilles de route, les e-mails de créneaux et de bénévoles et le questionnaire d’avis.

• Depuis votre boîte mail: à votre nom, dans vos e-mails envoyés
• Votre kit de marque: logo, couleur et police sur chaque e-mail
• Aperçu en direct: un vrai e-mail de l’événement avant l’envoi

• Choose how your event emails look

Choisissez le travail que Fai fait sur chaque événement

Une soirée club n’a pas besoin de lecture des menus traiteur, et une conférence n’a pas besoin de vérification des riders. Compétences de Fai liste le travail qu’elle fait d’elle-même pour l’événement, comme lire les contrats, les riders et les attestations d’assurance ou repérer des tâches dans les documents et les e-mails, et vous désactivez ce que vous voulez pour cet événement uniquement. Vos autres événements gardent leurs propres réglages, et la réactivation tient en une étape.

Ce que Fai peut faire liste chaque action qu’elle mène sur l’événement quand vous le demandez, chacune marquée Vous demande d’abord ou Lecture seule : votre équipe sait avant de commencer que tout ce qui modifie l’événement attend une personne. Sur le planning, vous décidez séparément si Fai peut envoyer d’elle-même les premières offres d’un créneau et la question « toujours partant ? ».

• Ce que fait Fai: activez ou désactivez chaque type de travail pour cet événement
• Ce que Fai peut faire: les actions qu’elle mène quand vous le demandez
• Vous demande d’abord: chaque action qui modifie quelque chose vous attend

• Choose what Fai does on your event

Demandez à Fai n’importe quel travail sur l’événement avec vos mots

Demandez comme vous le feriez à un collègue, à l’écrit ou à voix haute. Fai peut pointer l’arrivée d’un steward sur le planning, proposer un créneau ouvert, remplir une fiche de préparation à partir d’un rider, signaler un incident, ajouter des risques à votre registre, copier l’organisation de l’an dernier ou programmer le questionnaire d’avis. Elle vous pose une question quand une demande peut avoir deux sens, vous montre exactement ce qu’elle s’apprête à envoyer ou à modifier, et attend votre accord.

Parlez à Fai en parcourant le site : elle répond pendant que vous parlez encore, s’arrête dès que vous l’interrompez, et chaque mot s’affiche dans le volet pour que vous puissiez continuer plus tard à l’écrit. Une modification ne passe jamais sur un simple oui en passant. Vous l’approuvez dans le volet, ou à voix haute en prononçant les mots exacts que Fai lit pour cette modification.

Fai lit les e-mails, les riders et les fichiers comme des informations, jamais comme des instructions, et elle travaille dans le cadre de vos autorisations : elle n’accède qu’aux marques et aux événements auxquels votre rôle donne accès. Demandez un graphique quand la tendance compte plus que les chiffres, ou un résumé écrit quand la réponse est destinée à un partenaire.

• Vos propres mots: aucun nom de rapport ou de champ à connaître
• Parler à Fai: demandez à voix haute et continuez à parler pendant qu’elle travaille
• Vos autorisations: Fai ne peut faire que ce que vous pouvez faire
• Votre accord: dans le volet ou avec les mots exacts qu’elle lit

• Ask Fai about your event
• Faites avancer votre billetterie en le demandant à Fai