Faites travailler chaque e-mail, appel et document pour votre événement

Lisez chaque conversation sur l’événement avec un résumé en tête

Fai classe chaque conversation par e-mail sous l’événement qu’elle concerne, depuis chaque boîte mail connectée par votre marque : le rider d’accueil, le devis des barrières et les conditions de l’autorisation se retrouvent ensemble, du plus récent au plus ancien. Ouvrez-en une et lisez le résumé de Fai avant les messages, avec des étiquettes pour son degré d’urgence et son sujet, comme Accueil, Autorisations, Paiement ou Production. N’importe qui dans l’équipe peut reprendre une conversation sans relire tout le fil.

Votre producteur, votre directeur de production et votre promoteur lisent tous les mêmes conversations et les mêmes résumés : personne n’a à transférer un e-mail pour mettre un collègue au courant. Tous les événements de votre marque lisent les mêmes boîtes mail connectées : un fournisseur qui travaille sur trois de vos événements voit chaque conversation classée sous le bon.

Boîtes connectées affiche chaque boîte Gmail ou Outlook que lit Fai et indique si elle fonctionne, avec la date de sa dernière vérification : vous savez tout de suite si une boîte mail demande votre attention.

• Boîte de réception de l’événement: les conversations sur cet événement, issues des boîtes mail de votre marque
• Le résumé de Fai: ce que dit chaque conversation avant même que vous la lisiez
• Urgence et sujet: des étiquettes sur chaque conversation

• Read your event's email in one inbox

Transformez chaque suite à donner d’un e-mail en tâche, en une étape

Sous Suites à donner trouvées par Fai, chaque tâche demandée par l’e-mail attend avec un bouton Ajouter comme tâche. La tâche arrive sur le tableau de l’événement avec l’e-mail dont elle vient, pour que la personne qui la reprend ait toute l’histoire, et la suite est marquée comme ajoutée pour que personne ne l’ajoute deux fois. Répondre par e-mail ouvre votre propre messagerie, avec le destinataire et le même objet : la réponse part de votre boîte mail et la conversation y reste.

Les indésirables quittent la Boîte de réception avec Marquer comme spam et n’y reviennent pas, tandis que l’e-mail lui-même reste intact dans votre vraie boîte mail. Si vous avez marqué quelque chose par erreur, la liste des spams le garde pour que vous puissiez le remettre.

Demandez à Fai ce qui est arrivé cette semaine sur l’événement et ce qui reste à faire : elle cherche dans les conversations, lit celles qui comptent et liste les suites à donner, pour que vous puissiez vous mettre à jour sur la route du site sans ouvrir un seul fil.

• Ajouter comme tâche: une suite à donner sur le tableau des tâches, avec son e-mail
• Répondre par e-mail: depuis votre propre boîte mail, dans la même conversation
• Marquer comme spam: les indésirables retirés pour de bon de la boîte de réception de l’événement

• Commencez chaque journée en sachant ce qui vous attend et qui fait quoi

Envoyez Fai prendre les notes de vos appels

Les points de préparation, les réunions de production et les briefings sécurité décident de la moitié de ce qui se passe le jour J, et personne pendant l’appel ne veut être celui qui prend les notes. Donnez à Fai le lien d’un appel Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams et un nom comme « Point de préparation avec le tour manager », et son preneur de notes rejoint l’appel quand il commence, l’enregistre et rédige les notes pour l’événement.

Chaque appel indique où en est le preneur de notes, de En attente à Enregistrement, Rédaction des notes puis Notes prêtes : vous ne vous demandez jamais s’il a bien rejoint l’appel. Vous pouvez l’annuler à tout moment : il ne rejoint pas l’appel, ou le quitte s’il y est déjà. Avec votre calendrier connecté, le preneur de notes rejoint les appels vidéo qui y figurent, sans lien.

• Prise de notes: rejoint votre appel Zoom, Meet ou Teams à votre place
• Suivi en direct: en attente, enregistrement en cours ou notes prêtes
• Depuis votre calendrier: les appels d’un calendrier connecté, sans lien à coller

• Take notes on your event calls with Fai

Partagez ce qui a été convenu dès la fin de l’appel

Ouvrez un appel marqué Notes prêtes pour lire son résumé, les suites convenues pendant l’appel avec qui s’en charge et pour quand, et des notes prêtes à envoyer à tous les participants. Réunions de production, points de préparation et briefings sécurité sont classés sous l’événement : n’importe qui dans l’équipe peut voir ce qui a été convenu des semaines plus tard, sans demander à la personne qui était là.

Quand un appel fixe une échéance, comme le rider définitif pour vendredi, Fai la relève avec les échéances de vos e-mails et de vos contrats et suggère une tâche sur Aujourd’hui. Demandez à Fai ce qui a été convenu lors de la réunion de production de la semaine dernière : elle retrouve l’appel et vous lit les notes.

• Résumé: ce que l’appel a décidé
• Suites convenues: qui s’est chargé de chaque tâche et pour quand
• Notes à partager: prêtes à envoyer à tous les participants de l’appel

Gardez chaque document avec ses échéances repérées

Documents rassemble les contrats, les riders et les autres fichiers de l’événement, classés selon ce qu’ils concernent : l’événement entier, la production, un artiste, l’équipe ou une scène. Fai lit chaque fichier pour en extraire les dates, les cachets et les détails, et quand un contrat, un e-mail ou les notes d’un appel fixent une échéance proche qui n’a pas encore de tâche, elle suggère la tâche sur votre page Aujourd’hui : une date enfouie en page neuf ne passe jamais inaperçue.

Ce que lit Fai arrive au bon endroit. La durée du set d’un artiste, son cachet, ses déplacements, son hôtel, ses détails techniques et de restauration se remplissent sur sa fiche avec le fichier dont ils viennent, et quand deux documents se contredisent, la fiche le signale : vous vérifiez avant que quelqu’un se fie au mauvais. Chaque valeur précédente est conservée, et vous pouvez en rétablir une si le fichier le plus récent était faux.

Téléversez un fichier qui existe déjà et vous choisissez de le remplacer, de garder les deux ou de l’ignorer. Archivez les fichiers dont vous n’avez plus besoin : la liste reste courte et rien n’est perdu.

• Documents: chaque fichier de l’événement, classé selon ce qu’il concerne
• Échéances repérées: des dates lues dans les contrats, les e-mails et les notes d’appel
• Détails lus pour vous: classés sur la bonne fiche, avec chaque contradiction signalée
• Archiver: les fichiers dont vous n’avez plus besoin, rangés à l’écart et toujours conservés

• Faites rédiger, vérifier et signer chaque accord de votre événement

Envoyez à votre équipe les listes avec lesquelles elle travaille

Les directeurs de production envoient les mêmes tableurs aux mêmes personnes chaque lundi à l’approche d’un événement. Programmez l’envoi du planning, du conducteur, de l’état de l’advancing, de la liste des chambres ou des prises en charge aux bonnes personnes de votre équipe chaque jour ou chaque semaine : chacun reçoit la dernière version à l’heure choisie, sans que personne doive penser à l’envoyer.

L’e-mail contient un lien, et la personne se connecte pour télécharger le fichier : un e-mail transféré ne donne jamais les numéros de téléphone de votre équipe à quelqu’un d’extérieur. Les listes avec des noms de personnes ne vont qu’aux propriétaires et aux administrateurs, les coordonnées ne sont incluses que si vous cochez la case, et chaque fichier et chaque téléchargement sont enregistrés. Créez un fichier sur le moment chaque fois que vous en avez besoin entre deux envois programmés.

• Envoyer régulièrement: chaque jour ou chaque semaine, dans le fuseau horaire de l’événement
• Les listes qu’utilise votre équipe: planning, conducteur, advancing, liste des chambres et prises en charge
• Connexion pour télécharger: seule votre équipe ouvre le fichier, et chaque téléchargement est enregistré

• Send your event lists to your team on a schedule

Mettez votre marque sur chaque e-mail envoyé par l’événement

Demandes d’advance, offres, contrats, listes de location, feuilles de route, e-mails de créneaux et questionnaire de satisfaction partent tous de votre événement. L’apparence de vos e-mails montre un vrai e-mail exactement tel que le reçoivent agents, fournisseurs, équipe et participants, envoyé au nom de votre marque avec le logo, la couleur et la police de votre kit de marque, et les réponses vont au membre de l’équipe qui l’a envoyé.

Donnez à un événement son propre logo ou sa propre couleur principale quand un festival a une identité à lui, et revenez à votre kit de marque en une étape. Quand une couleur est trop claire pour être lisible sur un bouton, les boutons utilisent une couleur sombre à la place et le panneau vous le signale : chaque e-mail reste lisible.

Vous choisissez aussi ce que fait Fai sur chaque événement. Désactivez tout travail que vous ne voulez pas qu’elle fasse sur cet événement, comme lire des riders pour une conférence sans artistes, et voyez lesquelles de ses actions ne font que lire et lesquelles vous demandent toujours votre accord d’abord.

• L’apparence de vos e-mails: un vrai aperçu avant tout changement
• Pour cet événement seulement: son propre logo ou sa propre couleur quand il en a besoin
• Compétences de Fai: le travail que fait Fai sur chaque événement, activé ou désactivé

• Choose how your event emails look
• Choose what Fai does on your event