Faites rédiger, vérifier et signer chaque accord de votre événement

Créez chaque contrat à partir du deal déjà conclu

Personne ne ressaisit un cachet ou une date. Choisissez avec qui est conclu le contrat, une offre acceptée, un artiste ou un intervenant, un exposant approuvé, un fournisseur, un membre de l’équipe ou quelqu’un d’autre, sélectionnez la fiche, et Fai remplit le cachet, les dates, le lieu et les conditions à partir de celle-ci. Vous vérifiez tout avant l’envoi, et le contrat part de votre propre modèle pour ce type d’accord.

Un événement musical rédige des contrats d’artiste, une conférence des contrats d’intervenant, un festival gastronomique des contrats d’exposant et une équipe de production des contrats de fournisseur et des accords d’équipe. Vos propres modèles de contrat reprennent vos conditions habituelles, et des modèles de départ en langage clair pour les contrats d’artiste, d’intervenant, d’exposant, de fournisseur et d’équipe vous donnent un point de départ si vous n’en avez pas encore.

• À partir de vos deals: une offre, une réservation, un exposant, un fournisseur ou un membre de l’équipe
• Rempli par Fai: cachet, dates, lieu et conditions tirés de la fiche que vous choisissez
• Vos modèles de contrat: vos conditions habituelles, avec des modèles de départ à adapter

• Sachez qui a une option sur chaque date et chiffrez chaque offre en toute confiance

Repérez les formulations inhabituelles et les clauses à risque avant toute signature

Fai compare chaque brouillon à vos conditions habituelles et liste chaque clause nouvelle, formulée autrement ou manquante : rien ne passe sans être lu. Elle signale aussi les clauses qui présentent un risque pour votre événement, comme une clause d’exclusivité territoriale, une condition d’annulation ou une ligne d’exclusivité, avec la clause elle-même et la raison pour laquelle il faut la regarder : votre avocat part des conditions qui comptent.

Tout ce qui reste inconnu attend sous À remplir avant l’envoi, comme une heure de set ou une date de solde, et le contrat ne peut pas partir tant que ce n’est pas rempli ou que la clause n’est pas supprimée. Ne modifiez la formulation que là où ce deal est différent, et Voir comme eux montre l’accord final exactement tel que l’autre partie le reçoit.

Votre avocat et votre équipe décident de chaque condition. Fai signale ce qu’il faut questionner et pourquoi, et le contrat ne change que si vous le modifiez.

• Comparé à vos conditions habituelles: les clauses nouvelles, reformulées et manquantes nommées
• Clauses à risque: exclusivité territoriale, annulation et exclusivité, avec la raison
• À remplir avant l’envoi: chaque information dont l’accord a encore besoin
• Voir comme eux: l’accord final avant son envoi

Faites signer sur n’importe quel téléphone, sans compte

Envoyez le contrat par e-mail avec un mot au-dessus du lien : l’autre partie le lit, coche pour accepter et signe en saisissant son nom, sur un téléphone ou un ordinateur. Un artiste le retrouve aussi sur sa page d’advance, et son agent ou son manager peut signer en son nom. Si quelque chose ne va pas, il vous dit quoi modifier et le contrat s’affiche comme refusé : vous savez où il en est.

Un contrat encore en attente reçoit un rappel avec un nouveau lien vers le même accord, et quand l’un d’eux attend depuis un moment, Fai suggère le rappel sur Aujourd’hui pour que vous l’approuviez. L’accord est verrouillé dès son envoi : ce qui est signé est exactement ce que vous avez envoyé.

• Envoyer pour signature: un e-mail avec un lien et votre mot
• Signé par le nom: aucun compte à créer avant de signer
• Pour le compte de l’artiste: un agent ou un manager signe pour l’artiste
• Rappels: un nouveau lien, ou la suggestion de Fai sur Aujourd’hui

• Send your event contracts and get them signed online

Contresignez et gardez une trace à laquelle les deux parties peuvent se fier

Quand le contrat est prêt pour votre signature, signez-le de la même façon et vous recevez tous les deux l’exemplaire signé par e-mail. Chaque signature est enregistrée avec le nom, l’heure, l’adresse IP et le navigateur, et l’historique du contrat montre chaque étape, du brouillon à la signature par les deux parties : la question de savoir qui a accepté quoi ne nécessite jamais de fouiller une boîte mail.

Les deals évoluent après l’envoi des documents, et la trace reste intacte. Modifiez un contrat envoyé ou refusé en créant une nouvelle version : l’ancienne ne peut plus être signée. Ajoutez un avenant à un contrat signé, ou un accord de résiliation pour y mettre fin plus tôt, et le contrat signé reste exactement tel qu’il était. Un contrat annulé reste enregistré avec votre motif.

• Signé par les deux: l’exemplaire signé envoyé par e-mail à chaque partie
• Trace de la signature: nom, heure, adresse IP et navigateur
• Avenants et nouvelles versions: des modifications qui ne touchent jamais à ce qui a été signé

Envoyez le même accord à toute une programmation d’un coup

Un festival avec une programmation complète ou un marché avec tout un champ de commerçants a besoin du même accord pour tout le monde, chacun avec son nom, son cachet et ses dates. Choisissez artistes et intervenants, exposants ou fournisseurs, cochez les personnes et choisissez un modèle : chaque contrat se remplit à partir de la réservation ou de la fiche de la personne, avec son cachet dans sa propre devise.

Vous voyez chaque contrat avant que quoi que ce soit soit créé, avec la personne, son cachet et ce qui manque. Une personne sans adresse e-mail, ou un contrat qui a encore besoin d’informations comme une heure de set, est gardé en brouillon pour que vous le terminiez, et les personnes qui ont déjà un contrat sont décochées au départ. Approuvez une fois et chaque contrat prêt part à votre nom, avec votre propre objet et votre propre message si vous les ajoutez, et un second appui n’envoie jamais un contrat deux fois.

Les contrats sont créés et envoyés pendant que vous continuez. Chaque lot liste chaque personne comme Envoyé, Gardé en brouillon, Peut-être pas arrivé ou Non créé, avec la raison, et Réessayer atteint les personnes qu’un lot a manquées avec le même modèle.

• En envoyer plusieurs: artistes et intervenants, exposants ou fournisseurs
• Chaque contrat vérifié: la personne, le cachet et ce qui manque
• Contrats créés ensemble: le résultat de chaque personne et la raison

• Send contracts to many performers, traders or suppliers for your event at once
• Choisissez les bons commerçants et préparez chacun d’eux pour l’installation

Comparez le contrat d’un agent à votre offre

Pour chaque artiste que vous bookez, l’agent envoie son propre contrat, une facture d’acompte et un ou deux riders, éparpillés sur des semaines d’e-mails. Fai trouve chaque fichier dans les boîtes mail connectées à votre marque, indique de quoi il s’agit et place son contrat à côté de votre offre en termes simples : le cachet, l’acompte et son échéance, l’échéance du solde, la date du concert, la durée du set et les conditions d’annulation, chacun marqué Identique ou Différent.

Demandez à l’agent de corriger une différence avant de signer, puis téléversez l’exemplaire contresigné et l’offre passe Sous contrat. Un fichier arrivé par un autre moyen s’ajoute en une étape, et Fai détermine de quoi il s’agit. Confirmez chaque fichier, changez sa nature ou mettez-le de côté : seuls les fichiers que vous confirmez sont utilisés. Quand l’agent envoie une nouvelle version, elle remplace la précédente et indique ce qui a changé, et la précédente est conservée.

Chaque artiste affiche une seule prochaine étape, comme contresigner son contrat, jusqu’à ce qu’il indique Tout est fait : un festival de quarante artistes sait exactement quels documents sont encore ouverts.

• Trouvés dans votre boîte mail: les fichiers qu’envoie l’agent de chaque artiste
• Comparé à votre offre: cachet, acompte, échéances, date du concert, durée du set et annulation
• Une prochaine étape par artiste: ce qu’il faut faire ensuite, jusqu’à ce que tout soit fait

• Handle the contract, invoice and riders an artist's agent sends for your event

Transformez la facture et les riders de l’agent en paiements et en réponses d’advance

Fai lit la facture de l’agent pour savoir à quoi elle correspond, le montant et la devise, l’échéance, le numéro de facture et qui payer. Ajoutez-la aux paiements à venir et l’acompte, le solde ou le cachet de l’artiste reprend ces informations : votre budget et le règlement du concert affichent le même chiffre. Envoyez un rider technique ou d’accueil confirmé à l’advance de l’artiste, et chaque partie y attend comme une réponse à accepter.

Une facture d’acompte s’affiche sur le cachet que vous devez déjà : elle n’est jamais comptée deux fois, et une facture plus récente pour le même paiement remplace la précédente. Un rider plus récent indique ce qui a changé par rapport au précédent avant que vous ne l’envoyiez à nouveau : votre équipe de production travaille à partir de ce que l’artiste a demandé cette année. Si les conditions convenues diffèrent de la réservation de l’artiste, reportez-les sur la réservation, dont l’historique garde les anciennes valeurs.

• Lu par Fai: montant, échéance, numéro de facture et qui payer
• Ajouter aux paiements à venir: l’acompte, le solde ou le cachet avec les informations de la facture
• Envoyer à l’advance: chaque partie du rider comme une réponse à accepter

• Préparez chaque artiste sans courir après les fils d’e-mails
• Payez tout le monde à temps et faites le décompte de chaque show avec des chiffres vérifiables

Donnez à chaque artiste, commerçant et membre de l’équipe son propre dossier

Créez un dossier par type de contact, comme un dossier d’accueil des artistes, un dossier exposants, un dossier équipe ou un dossier fournisseurs, et envoyez-le à tous en une étape. Chaque personne ouvre son propre dossier depuis un lien privé sans compte : le règlement du site et le plan à côté de sa propre feuille de route, son contrat avec son statut et l’exemplaire signé, et son rider.

Chaque personne reçoit de votre part un e-mail avec son propre lien et sans pièce jointe, et toute personne sans adresse e-mail est listée pour que vous puissiez partager son lien par messagerie ou lui faire scanner son QR code à l’entrée. Modifiez plus tard une feuille de route ou un contrat et chaque dossier affiche la nouvelle version à sa prochaine ouverture, sans second e-mail.

Qui a reçu le dossier affiche chaque personne comme Envoyé, Peut-être pas arrivé ou Non envoyé, avec la date à laquelle elle l’a ouvert. Renvoyer ne s’adresse qu’aux personnes qui ne l’ont peut-être pas, et vous pouvez arrêter tout de suite le lien d’une personne s’il est tombé entre de mauvaises mains.

• Dossiers courants: des dossiers artistes, exposants, équipe et fournisseurs comme point de départ
• Sans connexion: son propre dossier depuis son propre lien
• Qui a reçu le dossier: envoyé, ouvert et peut-être pas arrivé
• Lien ou QR code: pour la personne qui ne lit jamais ses e-mails

• Send event document packs to your performers, traders and crew
• Planifiez chaque top, menez le show en direct et gardez toutes les équipes à la même heure