1. Event Operating System
  2. Accueil du public
  3. VIP et merch

Prenez soin de chaque invité VIP et gardez chaque stand de merch approvisionné

Les invités VIP et le merchandising sont, après les billets eux-mêmes, deux des plus grandes sources de revenus d’un événement, et tous deux sont en général gérés depuis un tableur : un plan de tables sur un porte-bloc, un hôte qui apprend l’arrivée de son invité quand celui-ci le trouve, et un inventaire fait en parcourant le site. Avec Ticket Fairy, vous vendez des tables et des formules VIP avec un acompte encaissé en ligne, configurez vos espaces VIP et vos tables, et donnez à chaque invité un hôte prévenu dès que son billet est scanné à l’entrée. Chaque type de billet liste ses prestations incluses : chaque hôte sait ce que ses invités ont payé. Côté merch, chaque stand a son propre stock, vos ventes en caisse en sont déduites au fil de l’eau, et la part de chaque artiste sur son merch entre dans son décompte comme une ligne à part.

Réserver une démo en direct
  • Un hôte pour chaque invité VIP, prévenu dès son arrivée
  • Le stock de chaque stand de merch au fil des ventes
  • La part de merch de chaque artiste dans son décompte

Vendez tables et formules VIP avant la soirée

Vendez un carré ou une formule bouteille comme type de table, réservé par un seul groupe dont l’acheteur choisit la taille lors du paiement, le prix se mettant à jour en même temps. Encaissez le prix complet en ligne ou un acompte, et votre équipe d’entrée voit le solde restant à payer quand la réservation est scannée : personne n’a à le réclamer à table.

Donnez à chaque type de table ses propres dates de vente, son propre stock et un prix par invité supplémentaire, et laissez vos promoteurs vendre des tables via leurs propres liens. Chaque réservation de table passe une vérification d’identité avant que la carte ne soit débitée et le billet émis : vous savez qui a réservé le carré avant son arrivée.

L’application de scan affiche Reste à payer avec le solde au scan de la réservation. Votre équipe encaisse le paiement sur place comme vous le souhaitez, puis le marque comme payé dans l’application : l’argent des tables de la soirée est justifié réservation par réservation.

  • Types de tables: un carré ou une formule réservé par un seul groupe
  • Acompte en ligne: le prix complet ou une partie encaissé lors du paiement
  • Reste à payer: le solde affiché au scan de la réservation
Formulaire Créer un type de table de Ticket Fairy avec le nom, le prix, le stock, les limites d’invités et l’acompte en ligne pour un carré VIP

Organisez vos espaces VIP et vos tables

Configurez chaque espace VIP et ses tables, et chaque table a une fiche avec ses invités, son hôte et ce que leurs billets incluent. Votre responsable de l’accueil VIP voit tout le côté VIP de l’événement sur un seul plan, des carrés de la terrasse à la plateforme en bord de scène.

Les tables que vous vendez comme types de table apportent avec elles la taille du groupe : votre équipe sait combien de personnes placer à chaque table avant l’arrivée des invités. Vos hôtes voient les mêmes fiches de table : toute l’équipe VIP travaille sur le même plan.

  • Espaces VIP: chaque espace avec ses propres tables
  • Fiches de table: invités, hôte et prestations incluses pour chaque table

Donnez à chaque invité un hôte prévenu dès son arrivée

Attribuez un hôte à chaque invité ou à chaque table : chaque VIP a une personne qui s’occupe de lui toute la soirée. Quand le billet d’un invité VIP est scanné à l’entrée, son hôte reçoit une alerte : l’accueil est prêt, et personne ne cherche dans la foule un visage qu’il n’a vu que sur une liste d’invités.

L’alerte vient du scan que votre équipe d’entrée fait déjà, sans étape supplémentaire à l’entrée. Votre responsable de l’accueil VIP voit qui s’occupe de qui et comble les trous avant l’ouverture des portes : un changement tardif dans le planning des hôtes ne laisse pas la table d’un sponsor sans personne.

  • Attribution des hôtes: une personne pour chaque invité ou chaque table
  • Alertes d’arrivée: l’hôte est prévenu quand son invité a passé l’entrée
  • Couverture d’un coup d’œil: chaque invité associé à un hôte

Montrez à chaque hôte ce que comprend chaque billet

Listez ce que comprend chaque type de billet, comme une boisson de bienvenue, une rencontre avec l’artiste ou un lot de merch, et vos hôtes le voient à côté de chaque invité. Un invité avec un billet VIP reçoit tout ce qu’il a payé, et vos hôtes ne donnent jamais ce qu’un billet n’inclut pas.

Les prestations incluses sont rattachées au type de billet : vous les définissez une fois pour tous les invités de ce billet et les modifiez en une seule fois. Un invité de la formule or et un invité de la formule argent reçoivent chacun ce que liste leur propre billet, sans fiche de briefing à apprendre par cœur pour vos hôtes.

  • Prestations par type de billet: ce que chaque billet donne à son détenteur
  • À côté de chaque invité: l’hôte voit ce que cet invité a payé

Envoyez de vrais billets à votre liste d’invités VIP

Chaque nom de votre liste d’invités VIP reçoit par e-mail un vrai billet avec son propre QR code : les invités entrent aussi vite que les acheteurs, et leur hôte est quand même prévenu de leur arrivée. Ajoutez les invités un par un ou depuis un fichier CSV de noms et d’adresses e-mail.

Donnez à un partenaire, comme un sponsor ou un label, une délégation : un nombre défini de billets invités et son propre lien pour les émettre, sans accès à votre événement. Il s’arrête au nombre que vous fixez, et la délégation ne lui montre rien d’autre de votre événement. Après la soirée, voyez qui est entré et quand : vous savez si les invités de chaque partenaire sont venus.

  • Billets invités: un par un ou depuis un fichier CSV
  • Délégations: un partenaire émet ses propres noms depuis son lien
  • Arrivées: si chaque liste d’invités est venue
Formulaire Envoyer des billets invités de Ticket Fairy avec le type de billet Liste d’invités et le nom du détenteur saisi

Sachez ce que chaque stand de merch contient et vend

Chaque stand de merch a son propre stock : vous voyez ce qu’il contient et ce qu’il a vendu aujourd’hui. Votre équipe merch vend sur les caisses qu’elle utilise déjà, et les ventes arrivent depuis votre système de caisse : le stock de chaque stand baisse à chaque article vendu, et personne ne saisit une feuille de ventes à minuit.

Connaître le stock par stand vous dit quel stand réapprovisionner depuis la réserve avant que le best-seller ne manque devant une file, et quel stand garde du stock qu’il ne vendra pas. Votre responsable merch voit le stock de chaque stand depuis le tableau de bord sur son téléphone.

  • Stock par stand: ce que chaque stand contient et a vendu
  • Import des ventes: depuis votre système de caisse
  • Le stock suit les ventes: chaque vente est déduite de son stand

Versez à chaque artiste sa part de merch dans le décompte

Les ventes de merch de chaque artiste entrent dans le décompte de son show, sa part est ajoutée comme une ligne à part et le total à payer se met à jour. Le tour manager voit le chiffre du merch à côté des recettes de billetterie et des coûts, et chaque ligne indique d’où vient son montant.

Rien n’est supprimé d’un décompte. Contrepassez un montant erroné, et une nouvelle ligne l’annule, les deux restant sur la feuille : l’équipe de l’artiste voit toujours ce qui a changé. Partagez le décompte par lien ou imprimez-le en PDF pour le tour manager, marquez-le comme validé quand les deux parties acceptent les montants, et marquez-le comme payé une fois que l’artiste a reçu son argent.

Fai peut préparer un décompte, ajouter ou contrepasser des lignes et le partager, et elle vous montre chaque modification avant de la faire.

  • Ligne de part de merch: la part de l’artiste comme une ligne à part
  • Contrepasser une ligne: une nouvelle ligne l’annule et les deux restent
  • Partager ou imprimer: un lien ou un PDF pour le tour manager
  • Validé et payé: chaque étape consignée sur le décompte
Décompte préparé par Fai pour un show dans Ticket Fairy, avec les ventes de billets, la taxe sur les ventes, le son et la lumière et le cachet de l’artiste, chacun indiquant d’où vient son montant, et les totaux

Vendez du merch avec chaque billet avant le jour J

Vendez un t-shirt, une affiche ou un lot de merch comme supplément lors du paiement, avec son propre prix et son propre stock : les fans paient avant d’arriver et retirent leur achat le jour même. Les fans paient des semaines avant l’événement, et vous commandez le stock en sachant combien est déjà vendu.

Ne proposez un supplément qu’avec les types de billets qui s’y prêtent, comme une affiche dédicacée avec le billet VIP, et mettez un lot de merch dans les prestations incluses d’une formule VIP pour que vos hôtes le remettent. Les suppléments de merch vendus en ligne apparaissent dans vos rapports de ventes avec vos billets, et vous ajoutez la part de l’artiste au décompte comme une ligne à part.

  • Suppléments de merch: payés lors du paiement et retirés le jour même
  • Pour certains types de billets: une affiche dédicacée avec le VIP uniquement
  • Stock sur chaque supplément: personne n’achète ce que vous n’avez pas
Formulaire Créer un supplément de Ticket Fairy avec le nom, le prix, le stock, un éditeur de description et quatre options

Comment les organisateurs gèrent VIP et merch

  • Une soirée club avec des carrés et service bouteille

    Les carrés se vendent comme types de table avec un acompte en ligne et le solde sur place. Chaque carré a un hôte prévenu quand le billet de la personne qui a réservé est scanné, et l’équipe d’entrée marque chaque solde comme payé à son encaissement.

  • Un festival avec un village d’hospitalité

    Le responsable de l’accueil VIP configure la terrasse du village et la plateforme en bord de scène, et chaque invité a un hôte. Les sponsors émettent leurs propres billets invités via des délégations, et les arrivées montrent quels invités de sponsors sont venus.

  • Un concert de tête d’affiche en tournée

    Le merch se vend sur trois stands, et les ventes importées depuis le système de caisse sont déduites du stock de chaque stand. La part de merch de l’artiste entre dans le décompte comme une ligne à part, et le tour manager valide la feuille avant le départ du bus.

  • Une journée hospitalité au stade

    Chaque formule d’hospitalité liste ses prestations incluses sur le type de billet, de la boisson de bienvenue au programme. Les hôtes voient ce que chaque invité a payé, et les invités de la meilleure formule reçoivent le meilleur accueil.

  • Un événement fans avec du merch précommandé

    Les fans ajoutent une affiche dédicacée à leur billet VIP lors du paiement, des semaines avant le jour J. Le promoteur commande le tirage à partir des précommandes déjà vendues, et ajoute la part de l’artiste au décompte comme une ligne à part.

Configurez-le étape par étape

Les guides sont en anglais.

Questions fréquentes : L’accueil VIP et le merch

VIP et merch

L’hôte attribué à cet invité ou à cette table. L’alerte vient du scan à l’entrée : votre équipe d’entrée n’a rien de plus à faire.

Non. Une réservation de table est un seul billet pour tout le groupe, scanné une fois pour la personne qui a réservé. Le nombre d’invités figure sur la réservation : votre équipe sait combien de personnes placer.

Quand votre équipe d’entrée scanne la réservation dans l’application Entry Fairy, celle-ci affiche Reste à payer avec le solde. Encaissez le paiement sur place comme vous le souhaitez, puis marquez-le comme payé dans l’application.

Oui. Après le paiement, l’acheteur photographie une pièce d’identité et prend un selfie, et le billet est émis une fois la vérification réussie. Un acompte est bloqué sur la carte de l’acheteur et débité une fois la vérification réussie.

Oui, avec une délégation : un nombre défini de billets invités et son propre lien, sans accès à votre événement. Il s’arrête au nombre que vous fixez.

Oui. Ouvrez Commandes, sélectionnez l’onglet Invité et annulez cette commande. Le QR code cesse de fonctionner et le billet retourne dans votre stock, mais l’e-mail ne peut pas être rappelé.

Oui. Ajoutez une ligne, choisissez son type, saisissez ce à quoi elle correspond et le montant. Saisissez un montant négatif pour un avoir, comme une part de merchandising que vous devez rembourser.

Contrepassez la ligne, et une nouvelle ligne l’annule, les deux restant sur la feuille. Un décompte partagé, validé ou payé est rouvert sous forme de nouvelle version avec votre raison, et la version précédente reste exactement telle qu’elle était, marquée Remplacé.

Non. Le marquer comme payé consigne le paiement. Chaque devise d’un décompte est totalisée séparément sous Totaux.

Il faut un accès propriétaire, admin ou producteur sur la marque. Fai peut aussi préparer un décompte, ajouter ou contrepasser des lignes et le partager, en vous demandant avant chaque modification.

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