1. Fonctionnalités
  2. Contrôle d’accès et billetterie sur place
  3. Scan à l’entrée

Faites entrer votre public rapidement, sans que personne entre deux fois

Une file se forme vite quand l’équipe à l’entrée partage un seul scanner, vérifie les noms sur une liste imprimée ou se demande quel bracelet va avec quel billet. Avec Ticket Fairy, chaque personne à l’entrée scanne les billets avec l’application Entry Fairy sur son propre iPhone ou téléphone Android, avec un accès qui ouvre l’application et rien d’autre de votre tableau de bord. Chaque téléphone voit chaque scan : un billet utilisé à l’entrée principale est refusé à l’entrée latérale. Chaque type de billet a ses propres règles de réentrée, horaires d’entrée et bracelet : l’application indique à votre équipe quoi faire à chaque scan, et vous suivez les arrivées et les scans refusés depuis votre propre téléphone pendant que les portes sont ouvertes.

Commencer gratuitement Réserver une démo
  • Chaque personne qui scanne sur son propre téléphone, avec son nom sur chaque entrée
  • Règles de réentrée, horaires d’entrée et bracelets définis pour chaque type de billet
  • Les arrivées et les scans refusés à suivre pendant que les portes sont ouvertes
Page Check-in de Ticket Fairy avec les liens de téléchargement de l’application de scan Entry Fairy pour l’équipe à l’entrée

Donnez à chaque personne à l’entrée son propre accès de scan

Invitez chaque personne qui scanne en tant que Personnel d’entrée. Cet accès ouvre l’application Entry Fairy et rien de votre tableau de bord : vous pouvez le confier à du personnel occasionnel pour un soir sans lui montrer vos ventes, votre liste d’invités ou vos acheteurs. Comme chaque personne a son propre accès, chaque entrée porte le nom de la personne qui l’a scannée, et vous pouvez voir ensuite qui a fait entrer chaque participant.

Ajoutez votre équipe d’entrée habituelle à votre marque, et son accès vaut pour chaque événement de la marque. Ajoutez plutôt une équipe d’un soir à l’équipe de cet événement, et son accès prend fin avec l’événement. L’invitation contient les liens App Store et Google Play : votre équipe installe l’application elle-même avant le jour J.

  • Personnel d’entrée: l’application de scan et rien d’autre de votre tableau de bord
  • Équipe de la marque ou de l’événement: votre équipe habituelle pour chaque événement, ou une équipe d’un soir
  • Un nom sur chaque entrée: voyez ensuite qui a fait entrer chaque participant
Fenêtre Ajouter un membre de l’équipe de Ticket Fairy avec le niveau d’autorisation Personnel d’entrée choisi pour une personne qui scanne les billets

Faites avancer la file à chaque entrée

Votre équipe à l’entrée pointe le téléphone vers le QR code sur le téléphone de l’acheteur, un billet dans le portefeuille du téléphone ou un billet imprimé, et l’application fait entrer le participant ou explique pourquoi elle refuse. Un billet accepté à l’entrée principale apparaît comme déjà scanné sur tous les autres téléphones, avec l’heure et le nom de la personne qui l’a scanné. Un billet remboursé, annulé, revendu ou remplacé est refusé avec la raison en termes simples : c’est la personne qui détient le billet actuel qui entre.

Quand on dit à un participant en tête de file qu’il est déjà entré, votre responsable de l’entrée recherche son nom ou son adresse e-mail dans Billets individuels sur la page Check-in. Enregistré le et Enregistré par indiquent quand le billet est entré et qui l’a scanné : la discussion se règle avec des faits. Si un billet a été scanné par erreur, Désactiver le scan du billet le remet à l’état valide pour que le participant puisse entrer normalement.

Affichez sur la vue de scan les réponses à vos propres questions de paiement, comme une demande d’accessibilité ou un choix de repas, et votre équipe à l’entrée les voit dès que le billet de chaque invité est scanné.

  • Application Entry Fairy: gratuite sur l’App Store et Google Play
  • Chaque téléphone à jour: un scan à une entrée apparaît sur tous les autres téléphones
  • Billets individuels: recherchez par nom ou e-mail et voyez qui l’a scanné
  • Désactiver le scan du billet: corrigez un scan fait par erreur
Tableau Billets individuels de Ticket Fairy avec le statut de chaque billet, l’heure d’entrée et qui l’a scanné

Laissez entrer chaque billet autant de fois que vous l’avez vendu

Un billet pour un soir fait entrer son détenteur une fois : une capture d’écran passée à un ami ne fait pas entrer une seconde personne. Un pass week-end doit pouvoir revenir chaque jour, et un pass backstage entre et sort toute la soirée. Donnez à chaque type de billet la règle dont il a besoin, et l’application la vérifie à chaque scan sur chaque téléphone : votre équipe n’a jamais à trancher elle-même à l’entrée.

Une règle Jour fixe combien d’entrées un billet permet chaque jour, et une règle Heure combien de retours il permet dans l’heure. Combinez les deux sur un même type de billet, par exemple une entrée par jour et pas plus de deux dans l’heure, et l’application ne fait entrer le détenteur que tant que chaque règle le permet encore. Les périodes suivent le billet : un pass week-end scanné à vingt heures le vendredi soir est de nouveau valable à vingt heures le samedi.

Les horaires d’entrée fonctionnent de la même façon. Offrez une entrée anticipée au VIP, ou fermez la liste d’invités à minuit, avec une Heure d’ouverture des portes et une Heure de dernière entrée sur ce seul type de billet. Un billet scanné en dehors de ses horaires est refusé comme pas encore valide ou plus valide : personne à l’entrée n’a à surveiller l’heure. Dites à Fai quel type de billet a besoin de quelle règle, par exemple une entrée par jour pour le pass week-end, et elle enregistre la modification une fois votre accord donné.

  • Une entrée par défaut: un second scan est refusé à chaque entrée
  • Règles Jour et Heure: les pass week-end reviennent chaque jour, l’équipe entre et sort
  • Horaires d’entrée par type de billet: entrée anticipée pour le VIP, une heure limite pour la liste d’invités
Règles des billets de Ticket Fairy avec le scan répété activé, une règle Jour et une règle Heure sur un même type de billet

Mettez le bon bracelet à chaque poignet

Un billet jour qui repart de l’entrée avec un bracelet week-end, ou un campeur sans bracelet camping, laisse quelqu’un entrer dans une zone qu’il n’a pas payée. Associez chaque bracelet ou badge aux types de billets et aux suppléments qui y ont droit, et l’application montre à votre équipe à l’entrée le nom et le visuel du bracelet à chaque scan. Elle attache le bracelet qu’elle voit, sans devoir se rappeler quels types de billets partagent une couleur pendant que la file s’allonge.

Un même bracelet peut couvrir plusieurs types de billets, comme un bracelet jour pour les billets du vendredi, du samedi et du dimanche. Attribuez aussi un bracelet à un supplément, comme un bracelet camping pour tous ceux qui ont acheté le camping, et un billet VIP avec camping affiche les deux bracelets. Choisissez Badge pour un pass porté sur un tour de cou, comme un badge artiste ou équipe associé à un type de billet équipe que vous gardez hors de la page publique de votre événement.

Modifiez un bracelet pour changer les billets qui y ont droit, désactivez un bracelet que vous ne distribuez pas encore, et activez Identifiants quand vous dupliquez l’événement pour que vos bracelets actifs passent aux types de billets de l’année suivante. Chaque bracelet reçoit un Code que vous pouvez modifier pour qu’il corresponde à la référence de votre commande de bracelets.

  • Bracelet ou Badge: un bracelet à l’entrée ou un pass sur un tour de cou
  • Des bracelets pour les suppléments: le bracelet camping ou parking suit le supplément
  • Copiés avec votre événement: les bracelets actifs passent à l’édition suivante
Fenêtre Créer un identifiant de Ticket Fairy associant un bracelet jour aux billets du vendredi, du samedi et du dimanche

Testez chaque téléphone la veille de l’ouverture des portes

La soirée se déroule bien quand l’entrée est réglée la veille. Envoyez leurs billets aux personnes de la liste d’invités, puis envoyez-vous un billet invité et scannez-le sur chaque téléphone. Le premier téléphone l’accepte, tous les autres l’affichent comme déjà scanné, et vous savez que chaque téléphone est connecté au compte et au réseau avant l’arrivée du premier invité.

Les billets invités portent le nom de chaque invité et leur propre code : votre équipe à l’entrée les scanne comme n’importe quel billet et il n’y a pas de liste à part à l’entrée. Les artistes et l’équipe technique peuvent entrer avec un type de billet équipe ou artiste que vous gardez hors de la page publique de votre événement, avec le scan répété activé pour qu’ils puissent aller et venir pendant le montage et le spectacle.

  • Billets de la liste d’invités: des billets nominatifs que votre équipe scanne comme les autres
  • Billet de test: chaque téléphone vérifié avant l’ouverture des portes
  • Un comptage propre: les scans de test annulés avant le premier vrai invité
Formulaire Envoyer des billets invités de Ticket Fairy avec le type de billet Liste d’invités et le nom de l’invité saisi

Regardez votre public arriver heure par heure

Pendant que les portes sont ouvertes, Check-in, sur votre téléphone ou votre ordinateur, montre dans son onglet Par heure combien de billets votre équipe a scannés chaque heure face aux billets vendus, avec un onglet par jour pour un événement sur plusieurs jours : vous voyez quand la file se forme et quand le rush est passé. Après l’événement, le même rapport vous indique quand renforcer l’entrée la prochaine fois.

Enregistré compte les scans effectués jusqu’ici, Total vendu compte les billets émis et restants montre l’écart entre les deux. Les onglets Date, Type de billet et Suppléments répartissent les arrivées par jour, par type de billet et par supplément comme le parking ou le camping, et Par membre du personnel indique combien de billets chaque personne à l’entrée a scannés. Les chiffres restent sur chaque événement passé : vous pouvez comparer le moment du rush cette année et l’an dernier. Choisissez les détenteurs de billets qui ne sont pas encore entrés comme audience d’un e-mail, et rappelez-leur l’heure de la dernière entrée ou comment trouver l’entrée.

Demandez à Fai, l’assistante intégrée à votre tableau de bord, combien de personnes sont entrées, à quel rythme avance l’entrée ou si un invité précis est arrivé, depuis votre téléphone pendant que vous faites le tour du site. Elle répond à partir des mêmes chiffres d’entrée. Elle peut aussi inviter votre équipe d’entrée, envoyer leurs billets aux personnes de la liste d’invités et définir les règles de réentrée d’un type de billet, et elle vous montre chaque invitation, billet et modification et vous demande d’abord votre accord.

  • Par heure: les scans de chaque heure face aux billets vendus
  • Par membre du personnel: les billets scannés par chaque personne à l’entrée
  • Demandez à Fai: combien de personnes sont entrées et si un invité est arrivé
Rapport Entrées par heure de Ticket Fairy pour le jour de l’événement avec les scans de chaque heure et les chiffres Enregistré, Total vendu et restants

Voyez pourquoi des personnes ont été refusées tant que vous pouvez encore agir

L’onglet Scans refusés de Check-in compte chaque scan refusé par votre équipe, par motif, par entrée ou appareil de scan, par type de billet et par heure. Une série de billets présentés à nouveau après l’enregistrement à différentes entrées signifie généralement qu’un billet circule en capture d’écran. Une entrée qui refuse des billets en dehors de leurs horaires d’entrée signifie généralement qu’un panneau ou une consigne est erroné. Vous voyez les deux pendant que les portes sont encore ouvertes.

Regardez un jour ou tout l’événement, et ouvrez la liste de chaque scan refusé pour voir quand il a eu lieu, le motif, l’entrée, le type de billet et le détenteur. Avec la liste filtrée par lieu du scan et par motif, votre responsable de l’entrée peut traiter le problème de fond plutôt que la personne qui se trouve devant lui. Fai peut lire le même rapport et vous dire quel motif augmente.

  • Scans refusés: par motif, entrée, type de billet et heure
  • Présentés à nouveau après l’enregistrement: repérez les billets partagés en capture d’écran
  • Chaque scan refusé: quand, pourquoi, où et quel billet
Rapport Scans refusés de Ticket Fairy pour un festival avec les totaux à l’entrée et les scans refusés par motif, entrée, type de billet et heure

Vendez aux personnes sans billet depuis le téléphone qui scanne

Votre équipe à l’entrée vend des billets aux personnes venues sans billet depuis la même application Entry Fairy qu’elle utilise pour scanner. Acceptez les espèces, ou laissez l’acheteur poser sa carte, son téléphone ou sa montre au dos du téléphone de votre équipe : aucun terminal de paiement à louer ou à faire livrer. L’argent passe par le compte de traitement des paiements que vos billets en ligne utilisent déjà, et une deuxième entrée, un vendeur itinérant et la billetterie peuvent encaisser en même temps.

Ventes au guichet, sur la page Performance de votre événement, montre chaque vente par date ou par vendeur, espèces et carte séparées, pour faire les comptes avec chaque vendeur en fin de soirée. Une personne qui préfère payer sur son propre téléphone peut scanner un QR code d’achat rapide à l’entrée et acheter sur place pendant que votre équipe continue de scanner. Demandez à Fai si le paiement sans contact est prêt pour votre événement, et elle vous dit quoi corriger s’il ne l’est pas.

  • Billetterie sur place dans l’application: des billets pour les personnes sans billet, en espèces ou par carte
  • Paiement sans contact sur un téléphone: une carte, un téléphone ou une montre sur le téléphone de votre équipe
  • Ventes au guichet: par vendeur ou par date, espèces et carte séparées

Comment les organisateurs gèrent leur entrée avec Ticket Fairy

  • Une soirée club avec une liste d’invités tardive

    Le promoteur invite quatre personnes d’entrée occasionnelles sur ce seul événement et donne au type de billet liste d’invités une Heure de dernière entrée à minuit. Les invités qui arrivent trop tard sont refusés par l’application, avec le motif affiché sur le téléphone : personne à l’entrée n’a à en discuter.

  • Un festival sur un week-end avec camping

    Les pass week-end reçoivent une règle Jour d’une entrée, et le bracelet camping suit le supplément camping. Chaque campeur repart de l’entrée avec un bracelet week-end et un bracelet camping, et un pass partagé le samedi matin est refusé à la deuxième entrée.

  • Une conférence avec plusieurs entrées

    Les participants sont scannés à trois entrées, et chaque téléphone voit les scans des autres. Les réponses à la question sur le régime alimentaire s’affichent sur la vue de scan : l’équipe à l’entrée oriente chaque participant vers la bonne file pour le déjeuner.

  • Une salle avec une équipe d’entrée habituelle

    La salle garde son personnel d’entrée dans l’équipe de la marque : les mêmes accès fonctionnent pour chaque spectacle de la saison. Par membre du personnel montre qui a tenu l’entrée la plus chargée, et le rapport par heure fixe les effectifs du mois suivant.

  • Un concert complet avec des captures d’écran partagées

    Vingt minutes après l’ouverture des portes, Scans refusés montre une série de billets présentés à nouveau après l’enregistrement à l’entrée latérale. Le responsable de l’entrée y envoie une personne de plus pour vérifier les noms, et la série s’arrête.

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Les guides sont en anglais.

Questions fréquentes : Scan et contrôle d’accès

Scan à l’entrée

Entry Fairy est gratuite sur l’App Store et Google Play pour iPhone, iPad et Android. Chaque personne qui scanne a besoin d’un téléphone ou d’une tablette capable de l’installer et de son propre accès.

Non. L’application Entry Fairy a besoin d’une connexion internet pour scanner les billets : vérifiez la connexion à chaque entrée avant l’ouverture des portes.

Non. Personnel d’entrée ouvre l’application de scan et rien de votre tableau de bord. Il vous faut un accès propriétaire ou administrateur sur l’événement, ou sur la marque qui l’organise, pour inviter l’équipe d’entrée.

Non. L’application compte les scans des 24 heures précédant chaque nouveau scan : la période suit le billet. Une règle horaire fonctionne de la même façon sur l’heure précédente. Une règle modifiée s’applique aux scans suivants, et les entrées déjà enregistrées comptent toujours.

Ouvrez le billet dans sa commande et passez son statut sur enregistré à la main. Un billet accepté de cette façon n’enregistre le nom de personne : réservez cette méthode aux cas où un téléphone ne peut pas scanner.

L’application affiche les deux bracelets au scan, ce qui convient à un VIP qui a aussi acheté le camping. Si vous avez choisi à la fois des types de billets et des suppléments pour un même bracelet, un billet n’y a droit que s’il comporte aussi l’un de ces suppléments. Un billet remboursé ou annulé est refusé : il n’affiche donc aucun bracelet.

Des billets. L’onglet Par heure compte chaque scan accepté : un billet qui sort et revient compte à chaque fois. Total vendu compte chaque billet émis pour l’événement, billets gratuits et billets pas encore payés compris, et les chiffres se chargent à l’ouverture de Check-in, les onglets Actualiser chargeant les scans effectués depuis.

Les propriétaires et administrateurs, ainsi que les accès Statistiques, Statistiques limitées, Support et Support limité, peuvent ouvrir Check-in. Un accès Statistiques limitées ou Support limité affiche tous les chiffres sauf les noms des personnes qui scannent. Scans refusés s’affiche pour les propriétaires, administrateurs, producteurs et accès Statistiques et Support, et l’ouverture de la liste de chaque scan refusé enregistre votre nom.

Le rapport d’entrées répartit les arrivées par heure, jour, type de billet, supplément et personne qui scanne, et chaque téléphone affiche son propre compteur. Scans refusés est réparti par entrée ou appareil de scan.

Les téléphones Android compatibles, dans le pays du compte de traitement des paiements utilisé par l’événement, une fois que l’événement a un lieu et que l’adresse de votre entreprise ou celle du lieu est complète. Si un téléphone ne le propose pas, l’application indique ce qu’il faut corriger, et l’option apparaît dans la minute qui suit l’enregistrement. Autant de téléphones que nécessaire peuvent vendre en même temps, et aucun n’a besoin d’être configuré à part.

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