Piloter la production
Rendez les chambres d’hôtel inutilisées de votre événement avant la date de restitution
De nombreux contrats hôteliers facturent les chambres d’un bloc qui sont encore libres à la date de restitution. Les équipes de liaison avec les artistes et de production des festivals et des tournées rendent ces chambres à temps, en gardent assez pour les artistes encore en cours de réservation et préviennent l’hôtel par e-mail.
Rendez les chambres libres de votre bloc hôtelier à l’hôtel avant la date de restitution, gardez-en assez pour les artistes sans chambre, notez la raison et prévenez l’hôtel.
- Pour
- Rendre les chambres libres du bloc hôtelier avant que l’hôtel ne les reprenne
- Durée
- 4 minutes
Avant de commencer
- Vous êtes propriétaire, administrateur ou producteur de l’événement. La page Opérations s’ouvre uniquement pour ces rôles.
- Les chambres sont dans un bloc hôtelier pour les artistes et l’équipe, comme l’explique le guide sur la réservation de chambres d’hôtel pour vos artistes et votre équipe.
-
Ouvrir le bloc
Ouvrez l’événement, sélectionnez Opérations, sélectionnez Accommodation, sélectionnez Blocs de chambres, puis sélectionnez Ouvrir sur le bloc.
Remarque: Dans les 7 jours précédant la date de restitution, un bloc contenant des chambres libres indique le nombre de jours restants.
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Select Give rooms back
Sélectionnez Rendre des chambres en haut du bloc.
Rendre des chambres. -
Choisissez les chambres à rendre
Choisissez comment rendre les chambres.
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Saisissez les chambres à garder
Avec Toutes les chambres libres, saisissez les Chambres à garder chaque nuit.
Remarque: Le nombre initial correspond aux chambres dont vos artistes encore sans chambre ont besoin maintenant. La ligne en dessous indique le nombre de nuitées rendues à l’hôtel.
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Saisissez la raison
Saisissez la raison dans Pourquoi les rendez-vous ?.
Remarque: Votre équipe la voit dans l’historique du bloc.
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Choisissez si vous prévenez l’hôtel par e-mail
Laissez cochée la case indiquant le nom de l’hôtel et l’e-mail de son contact pour lui envoyer le détail des chambres rendues, ou décochez-la pour le prévenir vous-même.
Remarque: Si l’e-mail du contact ne figure pas dans le bloc, la case indique Ajoutez l'e-mail du contact à l'hôtel pour le prévenir d'ici. Ajoutez-le avec Modifier les informations sur le bloc.
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Rendez les chambres
Sélectionnez le bouton indiquant le nombre de nuitées, par exemple Give back 5 room nights.
Remarque: Un message confirme Chambres rendues et hôtel prévenu par e-mail. Si l’e-mail n’a pas été envoyé, le message l’indique et les chambres sont tout de même rendues. Prévenez alors l’hôtel vous-même.
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Vérifiez le bloc
Lisez le statut du bloc et Rendu jusqu'ici, puis les dernières lignes sous Historique.
Remarque: Le statut est Des chambres rendues, ou Toutes les chambres rendues lorsqu’il ne reste aucune chambre. L’historique indique qui a rendu les chambres, pourquoi et que l’hôtel a été prévenu.
Un bloc après le retour de chambres.
Suggestion de Fai avant la date de restitution
Dans les 14 jours précédant la date de restitution d’un bloc, Fai compare ses chambres libres aux artistes encore sans chambre et propose l’une de deux actions sous En attente de votre décision dans Today. Lorsque les artistes ont besoin de plus de chambres qu’il n’en reste dans le bloc, elle prépare un e-mail demandant davantage de chambres à l’hôtel, pour un bloc dont le contact dispose d’une adresse e-mail. Sinon, elle suggère de rendre les chambres libres, d’en garder assez pour ces artistes et de prévenir l’hôtel par e-mail. Rien n’est envoyé ni rendu avant l’approbation d’un membre de l’équipe, et vous pouvez modifier l’e-mail avant son envoi.
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Pas de frais d'installation. Pas d'abonnement mensuel obligatoire. Pas de carte bancaire requise.
Ou faites-le faire pour vous
Fai rend à l’hôtel les chambres libres d’un bloc, en conservant le nombre de chambres par nuit que vous demandez, avec votre raison, et prévient l’hôtel par e-mail lorsque le bloc contient l’adresse de son contact. Elle vous montre les chambres rendues et attend d’abord votre confirmation.
Dans votre tableau de bord, avec Fai
Rends les chambres libres de Hotel Lumen pour <EVENT NAME>, garde 2 chambres par nuit pour les artistes encore sans chambre et préviens l’hôtel par e-mail
Laissez Fai le faire pour vous
Fai travaille dans votre tableau de bord Ticket Fairy. Créez votre compte, ouvrez Fai et collez la consigne ci-dessus.
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Questions que vous pourriez avoir
- Pourquoi ne puis-je pas rendre autant de chambres que demandé ?
- Un artiste ou un membre de l’équipe a reçu une chambre pour l’une de ces nuits après l’ouverture de la fenêtre. La fenêtre affiche les chambres actuellement occupées : vérifiez-les, puis recommencez. Une chambre occupée par un artiste ou un membre de l’équipe n’est jamais rendue.
- Que se passe-t-il si la date de restitution arrive en premier ?
- Rien ne change automatiquement dans un bloc pour les artistes et l’équipe. Le bloc indique que la date de restitution est passée alors que des chambres sont encore libres. Vous pouvez toujours les rendre ou convenir d’une nouvelle date avec l’hôtel.
- Puis-je récupérer des chambres après les avoir rendues ?
- Si l’hôtel les a encore, sélectionnez Modifier les chambres sur le bloc et augmentez le nombre de chambres pour ces nuits. L’historique conserve les deux modifications.
- L’hôtel reçoit-il deux fois l’e-mail si je réessaie ?
- Non. Un retour de chambres envoie un seul e-mail à l’hôtel, même si vous sélectionnez à nouveau le bouton après une connexion lente.
- Qui peut rendre des chambres ?
- Les propriétaires, administrateurs et producteurs de l’événement, ainsi que tout membre de l’équipe qui approuve la suggestion de Fai.
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