Gestionar la producción
Devuelve las habitaciones de hotel sin usar de tu evento antes de la fecha de liberación
Muchos contratos de hotel cobran las habitaciones de un bloque que siguen vacías en la fecha de liberación. Los equipos de atención a artistas y producción de festivales y giras devuelven esas habitaciones a tiempo, conservan suficientes para los artistas que aún se están contratando para el evento y avisan al hotel por correo electrónico.
Devuelve al hotel las habitaciones vacías del bloque de tu evento antes de la fecha de liberación, conserva suficientes para los artistas que aún no tienen habitación, registra el motivo y avisa al hotel. En las dos semanas anteriores, Fai sugiere devolverlas o pedir más al hotel cuando hagan falta.
- Para
- Devolver las habitaciones vacías del bloque de hotel antes de que el hotel las recupere
- Dura
- 4 minutos
Antes de empezar
- Debes ser propietario, administrador o productor del evento. La página Operaciones solo está disponible para esos roles.
- Las habitaciones están en un bloque de hotel para artistas y equipo, como se muestra en la guía para reservar habitaciones de hotel para tus artistas y equipo.
-
Abre el bloque
Abre el evento, selecciona Operaciones, selecciona Accommodation, selecciona Bloqueos de habitaciones y, después, selecciona Abrir en el bloque.
Nota: Durante los 7 días anteriores a la fecha de liberación, un bloque con habitaciones vacías muestra cuántos días quedan.
-
Select Give rooms back
Selecciona Devolver habitaciones en la parte superior del bloque.
Devuelve las habitaciones. -
Elige qué habitaciones devolver
Elige cómo devolver las habitaciones.
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Indica las habitaciones que conservarás
Con Todas las habitaciones libres, indica las Habitaciones que conservas cada noche.
Nota: El número empieza con las habitaciones que necesitan ahora los artistas que aún no tienen habitación. La línea inferior indica cuántas noches de habitación se devuelven al hotel.
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Indica el motivo
Indica el motivo en ¿Por qué las devuelves?.
Nota: Tu equipo lo verá en el historial del bloque.
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Elige si avisar al hotel por correo
Deja marcada la casilla que muestra el hotel y el correo de su contacto para avisarle de qué habitaciones se devuelven, o desmárcala para avisarle tú.
Nota: Si el bloque no tiene el correo del contacto, la casilla muestra Agrega el correo del contacto del hotel para avisarle desde aquí. Añádelo con Cambiar datos en el bloque.
-
Devuelve las habitaciones
Selecciona el botón que indica el número de noches de habitación, por ejemplo, Give back 5 room nights.
Nota: Un mensaje confirma Habitaciones devueltas y hotel avisado por correo. Si el correo no se envió, el mensaje lo indica y las habitaciones siguen devueltas. Avisa tú al hotel por correo.
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Comprueba el bloque
Lee el estado del bloque y Devuelto hasta ahora. Después, revisa las líneas más recientes de Historial.
Nota: El estado es Algunas habitaciones devueltas o Todas las habitaciones devueltas cuando no quedan habitaciones. El historial indica quién devolvió las habitaciones, el motivo y que se avisó al hotel por correo.
Un bloque después de devolver habitaciones.
Revisa la sugerencia de Fai antes de la fecha de liberación
Durante los 14 días anteriores a la fecha de liberación de un bloque, Fai compara sus habitaciones vacías con los artistas que aún no tienen habitación y sugiere una de dos opciones en Espera tu decisión, en Today. Cuando los artistas necesitan más habitaciones de las que quedan en el bloque, prepara un correo para pedir más habitaciones al hotel, si el bloque tiene el correo del contacto. De lo contrario, sugiere devolver las habitaciones vacías, conservar suficientes para esos artistas y avisar al hotel por correo. No se envía nada ni se devuelve ninguna habitación hasta que un miembro del equipo lo aprueba, y puedes cambiar el correo antes de enviarlo.
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O deja que lo hagan por ti
Fai devuelve al hotel las habitaciones vacías de un bloque, conserva el número de habitaciones por noche que indiques, incluye tu motivo y avisa al hotel por correo cuando el bloque tiene el correo del contacto. Te muestra las habitaciones que se devolverán y espera tu aprobación.
En tu panel, con Fai
Devuelve las habitaciones vacías de Hotel Lumen para <EVENT NAME>, conserva 2 por noche para los artistas que aún no tienen habitación y avisa al hotel por correo.
Deja que Fai lo haga por ti
Fai trabaja dentro de tu panel de Ticket Fairy. Crea tu cuenta, abre Fai y pega la instrucción de arriba.
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Preguntas que puedes tener
- ¿Por qué no puedo devolver tantas habitaciones como solicité?
- Después de abrir el cuadro de diálogo, se asignó una habitación a un artista o miembro del equipo en una de esas noches. El cuadro muestra las habitaciones ocupadas ahora; compruébalas y vuelve a devolver las habitaciones. Una habitación ocupada por un artista o miembro del equipo nunca se devuelve.
- ¿Qué ocurre si pasa primero la fecha de liberación?
- En un bloque para artistas y equipo no cambia nada automáticamente. El bloque indica que pasó la fecha de liberación mientras aún hay habitaciones vacías, y todavía puedes devolverlas o acordar una nueva fecha con el hotel.
- ¿Puedo recuperar habitaciones después de haberlas devuelto?
- Si el hotel todavía las tiene, selecciona Cambiar habitaciones en el bloque y aumenta las habitaciones de esas noches. El historial conserva ambos cambios.
- ¿El hotel recibe dos veces el correo si vuelvo a intentarlo?
- No. Una devolución envía un solo correo al hotel, incluso si vuelves a seleccionar el botón después de una conexión lenta.
- ¿Quién puede devolver habitaciones?
- Los propietarios, administradores y productores del evento, además de cualquier miembro del equipo que apruebe la sugerencia de Fai para hacerlo.
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