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Piloter la production

Valider les heures travaillées par l'équipe de votre événement et les bénévoles

Les responsables d'équipe des festivals et des lieux événementiels paient les employés d'agences et récompensent les bénévoles pour les heures réellement travaillées. Validez les heures à partir des pointages d'entrée et de sortie des créneaux pour obtenir un chiffre convenu pour chaque personne, avec chaque correction et sa raison conservées à côté.

Validez les heures de chaque personne à partir de ses pointages d'entrée et de sortie. Fai vérifie chaque ligne, signale les anomalies et vous permet de corriger le reste avec une raison.

Pour
Validation des heures travaillées par votre équipe, les employés d'agence et les bénévoles
Durée
7 minutes

Avant de commencer

  • Vous êtes propriétaire, administrateur ou producteur de l'événement. La page Opérations est accessible uniquement à ces rôles.
  • Votre équipe et vos bénévoles sont affectés à des créneaux, et votre équipe les pointe à l'entrée et à la sortie de chaque créneau dans Pointage de Créneaux.

  1. Ouvrez la vue Heures

    Ouvrez l'événement, sélectionnez Opérations, sélectionnez Créneaux, puis sélectionnez Heures en haut.

    Remarque: Chaque personne a une ligne par créneau dès qu'elle pointe ou que le créneau se termine. Choisissez un jour, un service ou une équipe externe au-dessus de la liste pour la filtrer.

    Vue Heures de Ticket Fairy pour un samedi de festival, avec cinq lignes en attente de validation, quatre signalées par Fai et une ligne sans anomalie
    Les heures en attente de validation, avec ce que Fai a relevé sur chaque ligne.

Vérifications de Fai sur chaque ligne

Une ligne couvre la période entre le pointage d'entrée et le pointage de sortie, sans jamais dépasser d'une heure la fin du créneau. Fai signale une ligne avec Pas de pointage de sortie, N'a pas pointé, Parti tard, Très court pour moins de la moitié du créneau, Deux créneaux en même temps pour la même personne ou Horaires modifiés après validation. Une ligne signalée affiche Vérifier au lieu de Valider.

  1. Validez les lignes sans anomalie

    Sélectionnez le bouton indiquant le nombre de lignes pour lesquelles Fai n'a relevé aucune anomalie, par exemple Valider 1 ligne, puis sélectionnez Valider.

    Remarque: La validation fixe les heures de chaque ligne et le coût horaire du créneau. Elle continue même si vous fermez la page, et Arrêter y met fin.

    Question « Valider 1 ligne » de Ticket Fairy au-dessus de la vue Heures, indiquant que Fai a vérifié ces lignes et n'a relevé aucune anomalie
    Validation des lignes pour lesquelles Fai n'a relevé aucune anomalie.

  2. Ouvrez une ligne signalée

    Sélectionnez Signalées par Fai au-dessus de la liste, puis sélectionnez Vérifier sur une ligne.

    Remarque: La ligne affiche en termes simples ce que Fai a relevé, les heures prévues et enregistrées, toute modification des heures et le coût si elle est validée maintenant.

    Ligne d'heures Ticket Fairy d'un barman sans pointage de sortie, avec les vérifications de Fai, les heures et les boutons pour la modifier ou la valider
    Une ligne sans pointage de sortie.

  3. Modifiez les heures si elles sont incorrectes

    Sélectionnez Modifier les heures, saisissez le temps à ajouter ou à retirer, indiquez la raison de la modification, puis sélectionnez Enregistrer.

    Remarque: Choisissez Fixer le total pour saisir le nombre d'heures que la ligne devrait afficher. Utiliser l'horaire prévu sur la ligne renseigne automatiquement les heures prévues du créneau.

    Boîte de dialogue Ticket Fairy Modifier les heures de Priya Shah, pour ajouter ou retirer du temps ou fixer le total, avec une raison et des raisons courantes à sélectionner
    Modification des heures avec une raison.

  4. Validez la ligne

    Sélectionnez Valider sur la ligne.

    Remarque: La ligne passe à Validé avec votre nom et l'heure. Ses heures et son coût restent ceux validés.

Ou faites-le faire pour vous

Fai lit les lignes d'heures d'un jour et indique ce qu'elle a relevé sur chacune. Elle valide les lignes que vous choisissez ou toutes celles qui ne présentent aucune anomalie, vous indique combien elle va en valider et attend votre confirmation.

Dans votre tableau de bord, avec Fai

Valide les heures de samedi à <EVENT NAME> qui ne présentent aucune anomalie

Laissez Fai le faire pour vous

Fai travaille dans votre tableau de bord Ticket Fairy. Créez votre compte, ouvrez Fai et collez la consigne ci-dessus.

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Vérifiez la facture d'une agence

  1. Indiquez l'équipe externe et le coût du créneau

    Dans Planifier, ouvrez le créneau, sélectionnez Plus de détails (facultatif), puis choisissez l'Équipe externe et saisissez le Coût horaire.

    Remarque: L'équipe externe est l'agence ou l'entreprise qui fournit les personnes du créneau. Les heures validées multipliées par le coût horaire sont ajoutées au Budget de l'événement.

    Boîte de dialogue Ticket Fairy Modifier le créneau pour un créneau d'agent de sécurité, avec SecureCo Event Staffing comme équipe externe et 14.50 comme coût horaire
    L'équipe externe et le coût horaire d'un créneau.

  2. Comparez les heures de l'équipe avec la facture

    Dans Heures, sélectionnez Par équipe externe.

    Remarque: Chaque équipe affiche ses personnes et ses lignes, les heures enregistrées et validées, celles qui sont encore en attente et le coût validé. Ouvrez une équipe pour voir ses lignes.

    Heures Ticket Fairy par équipe externe, avec SecureCo Event Staffing, Northern Bars Ltd et vos propres équipes, chacune avec les heures enregistrées, validées et le coût validé
    Heures par équipe externe.

Fai lit les heures par équipe externe et définit l'équipe externe et le coût horaire d'un créneau après votre confirmation.

Dans votre tableau de bord, avec Fai

Combien d'heures les agents de SecureCo ont-ils travaillées à <EVENT NAME> et combien sont validées ?

Téléchargez les heures

  1. Télécharger le fichier

    Dans Heures, choisissez le jour, le service ou l'équipe externe dont vous avez besoin, puis sélectionnez Télécharger. Lorsque le fichier est prêt, sélectionnez Télécharger le fichier.

    Remarque: Le fichier contient les heures de chaque ligne, les modifications, le total, l'état, la personne qui l'a validée, ainsi que le taux et le coût. Il reste dans la vue Heures pendant 7 jours, et chaque téléchargement est enregistré avec votre nom.

Fai prépare le même fichier des lignes d'heures que vous choisissez après votre confirmation. Vous le téléchargez depuis la vue Heures, où il reste disponible pendant 7 jours et où chaque téléchargement est enregistré.

Dans votre tableau de bord, avec Fai

Donne-moi dans un fichier les heures validées de SecureCo à <EVENT NAME>

Modifiez des heures déjà validées

  1. Ouvrez la ligne validée

    Sélectionnez Validé au-dessus de la liste, puis sélectionnez la ligne.

    Remarque: La ligne indique qui l'a validée et quand, chaque modification de ses heures avec sa raison, ainsi que son historique.

    Ligne d'heures validée Ticket Fairy pour un barman, avec la personne qui l'a validée, une modification de 30 minutes pour une pause non payée, le coût et son historique
    Une ligne validée avec une modification et son historique.

  2. Modifiez les heures

    Sélectionnez Modifier les heures, saisissez la modification et sa raison, puis sélectionnez Enregistrer.

    Remarque: La ligne repasse à En attente de validation et conserve le coût horaire de sa première validation. Validez-la de nouveau lorsque les heures sont correctes.

Après votre confirmation, Fai modifie les heures d'une ligne avec la raison que vous indiquez, puis la ligne repasse en attente de validation.

Dans votre tableau de bord, avec Fai

Retire 30 minutes du créneau de bar d'Ana Lima samedi à <EVENT NAME> pour une pause non payée

Questions que vous pourriez avoir

Pourquoi certaines lignes sont-elles restées quand je les ai toutes validées ?
Chaque ligne est vérifiée de nouveau au moment de sa validation. Une fois la validation terminée, la vue Heures affiche les lignes restantes à vérifier, avec leur raison, par exemple une ligne modifiée après la vérification de Fai.
Que se passe-t-il si quelqu'un modifie une ligne pendant que je la valide ?
Votre validation laisse cette ligne telle quelle et la liste affiche les nouveaux chiffres, afin que personne ne valide des heures qu'il n'a pas vues. Vérifiez de nouveau la ligne, puis validez-la.
Les pauses sont-elles retirées des heures ?
Pas automatiquement. Utilisez Modifier les heures avec la raison Pause non payée pour retirer une pause d'une ligne.
Que se passe-t-il lorsqu'un pointage de sortie est modifié après ma validation ?
Les heures validées restent inchangées et Fai signale la ligne Horaires modifiés après validation. Modifiez les heures si les nouveaux horaires sont corrects.
Où va le coût des heures ?
Dans le Budget de l'événement, dans une section Staff and crew : le coût des heures validées et le coût prévu des heures qui ne le sont pas encore. La section apparaît dès qu'un créneau a un coût horaire.
Qui d'autre peut valider les heures ?
Le responsable d'un service valide les heures des créneaux de ce service, mais jamais les siennes et ne voit jamais les coûts. Les responsables de service valident depuis leur page Mes créneaux.
Cela remplace-t-il les heures et les récompenses des bénévoles ?
Non. Dans Volunteers, Heures compare toujours les heures auxquelles chaque bénévole s'est inscrit avec celles qu'il a travaillées et envoie ses récompenses. La page contient aussi un lien vers la vue Heures de Créneaux.

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