Gestionar la producción
Aprobar las horas trabajadas por el equipo de tu evento y los voluntarios
Los responsables del equipo en festivales y recintos de eventos pagan al personal de agencias y recompensan a los voluntarios por las horas que realmente trabajaron. Aprobar las horas a partir de los registros de entrada y salida de los turnos te proporciona una cifra acordada para cada persona, con cada corrección y su motivo junto a ella.
Aprueba las horas de cada persona en tu evento a partir de sus registros de entrada y salida. Fai revisa cada línea primero, para que apruebes de una vez las que no tienen nada extraño, corrijas el resto con un motivo y compruebes la factura de una agencia.
- Para
- Aprobación de las horas trabajadas por tu equipo, el personal de agencias y los voluntarios
- Dura
- 7 minutos
Antes de empezar
- Eres propietario, administrador o productor del evento. La página Operaciones solo se abre para esos roles.
- Tu equipo y los voluntarios están en turnos, y tu equipo registra sus entradas y salidas de cada turno en Registrar llegadas, en Shifts.
-
Abre la vista de horas
Abre el evento, selecciona Operaciones, selecciona Turnos y, después, selecciona Horas en la parte superior.
Nota: Cada persona tiene una línea por turno cuando registra su entrada o termina el turno. Elige arriba de la lista un día, un departamento o un equipo externo para acotarla.
Las horas que esperan aprobación, con lo que Fai detectó en cada línea.
Revisa las comprobaciones de Fai en cada línea
Una línea cuenta desde el registro de entrada hasta el de salida, y nunca más de una hora después del final del turno. Fai marca una línea con Sin registro de salida, No registró entrada, Salió tarde, Muy corto si dura menos de la mitad del turno, Dos turnos a la vez si la misma persona tiene dos turnos simultáneos, o Horarios cambiados tras la aprobación. Una línea marcada muestra Revisar en lugar de Aprobar.
-
Aprueba las líneas sin nada extraño
Selecciona el botón que indica cuántas líneas no tienen nada extraño según Fai, como Aprobar 1 línea, y después selecciona Aprobar.
Nota: La aprobación fija las horas de cada línea y el costo por hora del turno. Continúa aunque cierres la página, y Detener la finaliza.
La aprobación de las líneas en las que Fai no encontró nada extraño. -
Abre una línea marcada
Selecciona Marcadas por Fai encima de la lista y, después, selecciona Revisar en una línea.
Nota: La línea muestra en palabras sencillas lo que detectó Fai, las horas programadas y registradas, cualquier cambio en las horas y el costo si la apruebas ahora.
Una línea sin registro de salida. -
Cambia las horas si son incorrectas
Selecciona Cambiar las horas, introduce el tiempo que quieres añadir o quitar, indica el motivo del cambio y selecciona Guardar.
Nota: Elige Fijar el total para introducir las horas que debería tener la línea. Usar el horario programado rellena las horas programadas del turno.
Cambio de las horas con un motivo. -
Aprueba la línea
Selecciona Aprobar en la línea.
Nota: La línea pasa a Aprobado con tu nombre y la hora, y sus horas y costo quedan aprobados.
Prueba estos pasos en tu propio evento
Crea una cuenta gratis, monta tu evento y sigue los pasos de arriba en tu propio panel. Tarda unos minutos y no necesitas reservar una llamada comercial.
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O deja que lo hagan por ti
Fai lee las líneas de horas de un día y lo que detectó en cada una, y aprueba las líneas que elijas o todas las que no tengan nada extraño. Te indica cuántas líneas aprobará y espera tu confirmación.
En tu panel, con Fai
Aprueba las horas del sábado en <EVENT NAME> que no tengan nada extraño
Deja que Fai lo haga por ti
Fai trabaja dentro de tu panel de Ticket Fairy. Crea tu cuenta, abre Fai y pega la instrucción de arriba.
Sin cuotas de alta. Sin cuota mensual obligatoria. Sin tarjeta de crédito.
Comprueba la factura de una agencia
-
Indica el equipo externo y el costo del turno
En Planear, abre el turno, selecciona Más detalles (opcional), elige el Equipo externo e introduce el Costo por hora.
Nota: El equipo externo es la agencia o empresa que proporciona al personal del turno. Las horas aprobadas multiplicadas por el costo por hora se incluyen en el Presupuesto del evento.
El equipo externo y el costo por hora de un turno. -
Compara las horas del equipo con la factura
En Horas, selecciona Por equipo externo.
Nota: Cada equipo muestra a sus personas y líneas, las horas registradas y aprobadas, lo que sigue pendiente y el costo aprobado. Abre un equipo para ver sus líneas.
Horas por equipo externo.
Fai lee las horas por equipo externo y, después de que lo confirmes, establece el equipo externo y el costo por hora de un turno.
En tu panel, con Fai
¿Cuántas horas trabajaron los encargados de SecureCo en <EVENT NAME> y cuántas están aprobadas?
Descarga las horas
-
Descarga el archivo
En Horas, elige el día, el departamento o el equipo externo que necesites y selecciona Descargar. Cuando el archivo esté listo, selecciona Descargar el archivo.
Nota: El archivo incluye las horas de cada línea, los cambios, el total, el estado, quién la aprobó y la tarifa y el costo. Permanece en la vista de Horas durante 7 días, y cada descarga queda registrada con tu nombre.
Fai inicia el mismo archivo con las líneas de horas que elijas después de que lo confirmes. Lo descargas desde la vista de Horas, donde permanece durante 7 días y cada descarga queda registrada.
En tu panel, con Fai
Dame en un archivo las horas aprobadas de SecureCo en <EVENT NAME>
Cambia las horas ya aprobadas
-
Abre la línea aprobada
Selecciona Aprobado encima de la lista y, después, selecciona la línea.
Nota: La línea muestra quién la aprobó y cuándo, cada cambio en sus horas con el motivo y su historial.
Una línea aprobada con un cambio y su historial. -
Cambia las horas
Selecciona Cambiar las horas, introduce el cambio y el motivo y, después, selecciona Guardar.
Nota: La línea vuelve a Esperando aprobación y conserva el costo por hora con el que se aprobó inicialmente. Apruébala de nuevo cuando las horas sean correctas.
Fai cambia las horas de una línea con el motivo que indiques, después de que lo confirmes, y la línea vuelve a quedar pendiente de aprobación.
En tu panel, con Fai
Quita 30 minutos del turno de bar de Ana Lima del sábado en <EVENT NAME> por un descanso sin goce de sueldo
Preguntas que puedes tener
- ¿Por qué quedaron algunas líneas cuando las aprobé todas?
- Cada línea se vuelve a comprobar al aprobarla. Cuando termina la aprobación, la vista de Horas muestra las líneas que quedaron para que alguien las revise, con el motivo, por ejemplo, una línea que cambió después de que Fai la revisara.
- ¿Qué ocurre si alguien cambia una línea mientras la apruebo?
- Tu aprobación deja esa línea como estaba y la lista muestra las cifras nuevas, para que nadie apruebe horas que no ha visto. Revisa la línea de nuevo y apruébala.
- ¿Se descuentan los descansos de las horas?
- No automáticamente. Usa Cambiar las horas con el motivo Descanso sin goce de sueldo para descontar un descanso de una línea.
- ¿Qué ocurre cuando cambia un registro de salida después de que apruebo?
- Las horas aprobadas se mantienen y Fai marca la línea con Horarios cambiados tras la aprobación. Cambia las horas si las nuevas horas son correctas.
- ¿A dónde va el costo de las horas?
- Al Presupuesto del evento, en una sección Personal y equipo: el costo de las horas aprobadas y el costo programado de las horas que aún no se han aprobado. La sección aparece cuando un turno tiene un costo por hora.
- ¿Quién más puede aprobar horas?
- El responsable de un departamento aprueba las horas de los turnos de ese departamento, pero nunca las suyas y nunca ve los costos. Los responsables de departamento aprueban desde su página Mis turnos.
- ¿Esto sustituye las horas y recompensas de los voluntarios?
- No. Horas en Voluntarios sigue comparando las horas a las que se apuntó cada voluntario con las horas que trabajó y envía sus recompensas; además, enlaza con la vista de Horas de Turnos.
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